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A. bezeichnet a) die physische Übermittlung der vom zuständigen [[Archiv]] als [[archivwürdig|Archivwürdigkeit (-reife)]] bewerteten Unterlagen eines Schriftgutbildners oder eines [[Zwischenarchiv]]s an das (End)[[Archiv]] vom Transport bis zur Übergabe und b) die Gesamtheit der im Rahmen einer A. an das [[Archiv]] übergebenen Unterlagen.
In der DDR umfasste der Terminus sowohl die Übernahme von Registraturgut in das Verwaltungsarchiv als auch die Übernahme von [[Archivgut]] aus dem Verwaltungsarchiv in das Endarchiv. Im deutschsprachigen Raum wird der Begriff heute in der Regel auf die Abgabe des bereits als archivwürdig bewerteten Schriftgutes an das [[Archiv]] beschränkt.
Die A. wird von der abgebenden Stelle nach Maßgabe der jeweils geltenden Verwaltungsvorschrift des Bundes und der Länder (Archivablieferungsordnung) organisiert, durchgeführt und finanziert. In der A.sliste findet sich zur Dokumentation der A. und zur Überprüfung der Vollständigkeit durch das [[Archiv]] eine Zusammenstellung der Unterlagen, die im Rahmen einer A. an das [[Archiv]] geliefert werden. Dies geschieht zumeist unter Angabe des [[Aktenzeichen]]s, des Aktentitels, der Laufzeit sowie weiterer Daten. Bis zur Erschließung des neuen Bestandes dient die A.sliste als vorläufiges Findhilfsmittel. Die A.sliste enthält somit im Unterschied zur Aussonderungs- oder Anbietungsliste nur die vom [[Archiv]] als archivwürdig bewerteten Unterlagen. Bei digitalen Unterlagen besteht das A.sobjekt gemäß dem ~OAIS-Modell (~ISO-14721) aus einem SIP (Submission Information Package), das alle sich aufeinander beziehenden Informationen in einem Paket zusammenfasst. Bei der konkreten Spezifizierung dieses Standards durch ein [[Archiv]] ist auf die Konvertierung in ein archivfähiges Format noch in der Behörde, auf die prospektive Einrichtung von Datenschnittstellen zwischen Behörde und [[Archiv]] sowie auf geeignete Maßnahmen zum Schutz von Personendaten und Geheimhaltungsstufen zu achten. Das SIP enthält alle Metadaten im ~XML-Format (Header) sowie in einem zweiten Teil alle Primärdaten (Content).
Im deutschen Sprachraum begegnen die Termini Abgabe und Abgabeliste in synonymer Verwendung für A. und A.sliste. Dem Begriff A. entsprechen im Englischen a) transfer, speziell für die A. digitaler Unterlagen auch submission, und b) transferred records sowie im Französischen versement.
Katrin Beyer
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006, ND 2011, S. 36; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 8; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 387; Peter Walne (Hrsg.), Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de terminologie archivistique (ICA Handbook Series 7), München ^^2^^1988, S. 160f.; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979, S. 19.
Archive oder Archivbestände, die beim Adel erwachsen sind. Der Begriff ist ein reiner Provenienzbegriff und umfasst eine große Bandbreite, die sich von wenigen Blättern einer [[Registratur]] bis zu umfangreichen, in Einzelfällen an die Bedeutung von Staatsarchiven heranreichenden Archiven erstrecken kann. A. können sich sowohl in privater als auch öffentlicher Trägerschaft befinden. Häufig besteht eine Unterteilung in Familien-, Herrschafts- und/oder Gutsarchive. Der Übergang zu [[Familienarchiven|Familienarchiv]], aber auch Wirtschaftsarchiven ist in vielen Fällen fließend. Insbesondere A. des hohen Adels können auch als Säkularisationsgewinne erworbene Archive kirchlicher Einrichtungen, [[Nachlässe|Nachlass]] von Beamten, Offizieren, Dichtern, Gelehrten, (Hof-)Musikern etc. enthalten, wie überhaupt die Vielfalt des in A. überlieferten Kulturguts ein Kennzeichen dieses Archivtyps darstellt.
Erste Ansätze zur Bildung von Archiven, meist in Form von Urkundenkisten, die mitgeführt oder an besonders sicheren Orten eingelagert waren, lassen sich beim hohen Adel bis ins 12. Jahrhundert zurückverfolgen. Die eigentliche Entstehung von A. erfolgte im Zusammenhang mit der Entfaltung des landesherrlichen Kanzleiwesens, der sich ausdifferenzierenden Verwaltung und der anwachsenden pragmatischen Schriftlichkeit im Spätmittelalter. Der Übergang von der „Urkunden-“ zur „Verwaltungskanzlei“ (Hans Patze zit. nach Moraw, S. 87) im 14. Jahrhundert machte die Zusammenfassung der häufig verstreuten Rechtstitel an einem Ort – zumeist der sich herausbildenden Residenz – erforderlich. Die so geschaffenen Archive wurden zu einem wichtigen Instrument des Herrschaftsaufbaus, der Verteidigung und Verdichtung von Herrschaftsrechten. Der Herren- und Ritteradel folgte diesem Vorbild mit zeitlicher Verzögerung. Überlegungen der Reichsjuristen des 18. Jahrhunderts, den Archivbegriff an die Reichsunmittelbarkeit zu binden (siehe Zedler, Sp. 1241), dürften dagegen kaum Realitätsbezug gehabt haben. Bevorzugte Räume für das [[Archiv]] waren gut gesicherte und feuerfeste Keller („Gewölbe“) oder Türme; funktional und personell bestand meist eine enge Verbindung mit der Kanzlei, durch die zugleich der [[Zugang]] limitiert wurde. Handelte es sich zunächst um Auswahlarchive von Urkunden, so wurden dort bald auch andere herrschaftliche Dokumente wie Korrespondenzen und Amtsbücher, seit dem 16. Jahrhundert in zunehmendem Maß Akten niedergelegt. Die Archive dienten in erster Linie der Rechtssicherung, daneben auch der familiären Identitätsbildung bspw. durch ihre Heranziehung für die Chronistik. Auch die A. selbst konnten Gegenstand familiärer Identität sein, insbesondere Gemeinschaftsarchive (Samtarchive), die bei weitverzweigten Familien eine ideelle Einheit zum Ausdruck brachten. Im Zuge von Herrschaftserweiterungen durch Heirat, Erbe, Gebietstausch oder der Aufhebung von Klöstern und Ordensgemeinschaften während der Reformation oder Säkularisation konnten A. beträchtliche Beständezuwächse – auch aus räumlich entfernten Gebieten – verzeichnen, die häufig als eigene Archivkörper erhalten blieben. Hinzu kam, in je unterschiedlichem Ausmaß, persönliches Schriftgut von einzelnen Familienangehörigen, das nicht mehr nur zur Rechtssicherung, sondern aus Gründen der Pietät aufbewahrt wurde. Im 19. Jahrhundert nahm die Entwicklung der Archive von regierenden und nicht-regierenden Häusern unterschiedliche Wege: Bei den erstgenannten erfolgte eine Abschichtung von Haus- und Staatsarchiven, die nach dem Ende der Monarchie 1918 endgültig vollzogen wurde, wenngleich sie in vielen Fällen örtlich vereint blieben. Einige Häuser begründeten danach neue [[Familienarchive|Familienarchiv]]. Die A. der Standesherren und des Niederadels wandelten sich mit dem schrittweisen Verlust an staatlichen Funktionen (Mediatisierung, Allodifizierung der Lehen, Ablösung der Patrimonialgerichtsbarkeit, Aufhebung von Erbuntertänigkeit und Dienstpflichten, Grundlastenablösung, Aufhebung der Polizeigewalt etc.) von Herrschafts- zu Gutsarchiven; das Eigentum daran blieb aber in aller Regel unangetastet. Zu Enteignungen von A. kam es im Zusammenhang mit Vergeltungsmaßnahmen des ~NS-Staates gegen Familien aus dem Umfeld des Attentats vom 20. Juli 1944 und dann in großem Umfang in der Sowjetischen Besatzungszone bei der „Bodenreform“ 1945. Die damals entzogenen Archive wurden mittlerweile in vielen Fällen restituiert und entweder den Eigentümern zurückgegeben oder ihr Verbleib in den regional zuständigen Staatsarchiven auf eine vertragliche Grundlage gestellt.
Wegen der unmittelbaren Relevanz des Archivguts für die Herrschaftsausübung wurden A. häufig bis ins 19. Jahrhundert hinein von hauptamtlichen Registratoren oder Archivaren betreut und geordnet. Daran schloss sich nicht selten eine Phase der Erschließung und Auswertung unter historischen Gesichtspunkten an. In neuerer Zeit wird die professionelle Betreuung von A. zunehmend schwieriger, da sie unmittelbar von den adligen Wirtschaftserträgen abhängig ist; selbst in den großen A. ist die Zahl hauptamtlicher Archivare rückläufig. Auch die Frage, inwieweit die Archive über ihre historischen Bestände hinaus in der Gegenwart fortgeführt werden, hängt vom Engagement und Selbstverständnis der sie tragenden Familien ab. Häufig werden ihnen nur noch Nachlässe angegliedert, sodass sie sich auch von dieser Seite her an [[Familienarchive|Familienarchiv]] annähern. Die Abgabe von Unterlagen der modernen adligen Wirtschaftsführung und Gutsverwaltung bleibt aber wünschenswert, um auch künftig ein Gesamtbild adligen Lebens dokumentieren zu können.
Das charakteristische Nebeneinander von herrschaftlichem und privatem [[Archivgut]] in A. erfordert einen Ausgleich zwischen der Gewährleistung des Eigentums und der Benutzbarkeit. Die Lagerung vor Ort als Teil eines historisch gewachsenen Ensembles, das nicht selten dem unmittelbaren Entstehungskontext der Archivalien entspricht, macht vielfach den besonderen Charme von A. aus, wirft aber auch besondere Probleme im Hinblick auf [[Bestandserhaltung]], Sicherung, archivfachliche Betreuung und Zugänglichkeit auf. Die Eintragungen in Denkmalbücher und die Liste national wertvollen Kulturguts sind Instrumente zur Sicherung von A., die aber bislang uneinheitlich gehandhabt werden. Auch aus dem Fideikommiss(auflösungs)recht und den (rechtlich unverbindlicheren) Hausgesetzen können sich Bestimmungen zum Schutz und zur Zugänglichkeit von A. ergeben. In Einzelfällen bestehen Kooperationen mit Staats- und Kreisarchiven für eine bessere Benutzbarkeit. Die vorbildlichen Lösungen, die in ~Nordrhein-Westfalen mit der Archivpflege durch die Landschaftsverbände (Betreuung der dezentralen A., Unterhalt von Archivdepots in Münster und Schloss Ehreshoven) oder in ~Baden-Württemberg mit dem 1971 gegründeten ~Hohenlohe-Zentralarchiv Neuenstein (Zusammenführung der Hohenlohischen Archive unter staatlicher Verwaltung) gefunden wurden, blieben bislang Ausnahmen. Auch die Idee privater Gemeinschaftsarchive oder gemeinsamer Benutzungssysteme wurde bisher nicht verwirklicht. Nicht zuletzt bleibt die Übergabe von A. an öffentliche Archive als Eigentum oder [[Depositum]] eine Möglichkeit zu ihrer dauerhaften Sicherung. Ansprechpartner für A. sind, von ~Nordrhein-Westfalen wiederum abgesehen, die Landes- oder Staatsarchive bzw. die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, die häufig auch Verzeichnungsarbeiten durchführen und in eigenen Archivinventarreihen publizieren.
Aufgrund ihrer Entstehung enthalten viele A. herrschaftliche Überlieferung zur Orts- und Landesgeschichte, die eine wichtige Ergänzung zum [[Archivgut]] in öffentlichen Archiven darstellt. Da in A. im 19. Jahrhundert häufig weniger umfangreich kassiert wurde als in staatlichen Archiven, sind hier mitunter Quellengattungen anzutreffen, die andernorts vernichtet wurden, wie bspw. Rechnungen. Auch Reichs-, Kreis- und Landtags- sowie Ritterschaftsakten sind hier in vielen Fällen vorhanden. Nicht zuletzt stellt die Zusammensetzung der A. selbst eine Quelle zur Geschichte der jeweiligen Herrschaftsentwicklung dar. Darüber hinaus verwahren A. nicht selten persönliche Gegenstände, Briefwechsel, Tagebücher und familiäre Erinnerungsstücke, die eine Innenansicht der adligen Herrschaft ermöglichen, sowie die unterschiedlichsten Realien. Auch besondere Positionen, die einzelne Familienmitglieder im Staats- und Kirchendienst erlangt haben, können ihren Niederschlag in den Beständen finden. Die Sicherung und Erhaltung von A. für die Zukunft muss deshalb ein wichtiges Anliegen aller Beteiligten sein. Denn die immer wieder vorkommenden Veräußerungen aus A. (aktuelle Beispiele nennt [[Archivalia|http://archiv.twoday.net/]]) bedeuten nicht nur einen Überlieferungs- und Kulturgüterverlust für die jeweilige Familie, sondern häufig für eine ganze Region.
Der Fachterminus „A.“ wurde erst von der modernen Archivwissenschaft in Abgrenzung zu staatlichen Archiven geprägt. Begriffe wie Fideikommissarchiv, Gutsarchiv, Hausarchiv, Herrschaftsarchiv, Patrimonialherrschaftsarchiv, Standesarchiv können inhaltlich deckungsgleich sein oder spezielle Formen von A. bezeichnen. Ferner erscheint der Begriff im Namen des Deutschen Adelsarchivs (Marburg) und des Bayerischen Adelsarchivs (München), die als Stiftung bzw. Verein die Adelsmatrikeln fortführen und die Geschichte des deutschen Adels dokumentieren.
Clemens Joos
Literatur:
Archivpflege und Archivalienschutz. Das Beispiel der Familienarchive und „Nachlässe“, Innsbruck/Wien/Bozen 2011 (Mitteilungen des österreichischen Staatsarchivs 56); Christian von Bar, Rudimente des Fideikommißrechts im geltenden Bibliotheksrecht, in: Wilhelm Herschel/Heinrich Hubmann/Manfred Rehbinder (Hrsg.), Festschrift für Georg Roeber zum 10. Dezember 1981, Freiburg 1982, S. 1-12 (Schriftenreihe des Archivs für Urheber- und Medienrecht (UFITA) 63); Martin Dallmeier, Privatarchive des Adels. Vernachlässigt im 20. Jahrhundert? Die Privatarchive in Bayern und ~Baden-Württemberg an der Jahrtausendwende, in: Bodo Uhl (Hrsg.), Das Archivwesen im 20. Jahrhundert – Bilanz und Perspektiven. Vorträge des 60. Südwestdeutschen Archivtags am 3. Juni 2000 in Aalen, Stuttgart 2002, S. 77-86; Andreas Hedwig/Karl Murk (Hrsg.), Adelsarchive. Zentrale Quellenbestände oder Curiosa? Marburg 2009 (Schriften des Hessischen Staatsarchivs Marburg 22); Werner Heegewaldt, Vom Volkseigentum zum Depositum – Zur Situation der Gutsarchive im Brandenburgischen Landeshauptarchiv, in: Der Archivar 57 (2004), S. 119-123; Konrad Krimm (Red.), Adelsarchive – Bewahrung und Betreuung. Colloquium auf Schloß Bödigheim am 13. September 1986 anläßlich der Heimattage ~Baden-Württemberg, Karlsruhe 1987 (Hierzuland. ~Extra-Heft 1); Gerhard Menk, Art. „Archiv“, in: Friedrich Jaeger (Hrsg.), Enzyklopädie der Neuzeit, Bd. 1, Stuttgart/Weimar 2005, Sp. 624-629; Peter Moraw, Die Entfaltung der deutschen Territorien im 14. und 15. Jahrhundert, in: Landesherrliche Kanzleien im Spätmittelalter. Referate zum VI. Internationalen Kongreß für Diplomatik, Bd. 1, München 1984, S. 61-108 (Münchener Beiträge zur Mediävistik und ~Renaissance-Forschung 35); Arnd Reitemeier, Art. „Archiv“, in: Werner Paravicini (Hrsg.), Höfe und Residenzen im Spätmittelalterlichen Reich. Bilder und Begriffe. Bearb. von Jan Hirschbiegel/Jörg Wettlaufer, Teilbd. 1, Ostfildern 2005, S. 256f. (Residenzenforschung 15.2.1); Berent Schwineköper, Das „Gutsarchiv“ als Archivtypus, in: Archivar und Historiker. Studien zur Archiv- und Geschichtswissenschaft. Zum 65. Geburtstag von Heinrich Otto Meisner, Berlin (Ost) 1956, S. 72-88; Johann Heinrich Zedler, Grosses vollständiges Universallexicon aller Wissenschafften und Künste, Bd. 2, Leipzig 1732, Sp. 1241-1244. Veröffentlichungen zu einzelnen Archiven oder Regionen verzeichnet die [[Bibliographie zum Archivwesen| http://www.archivschule.de/service/bibliographien/bibliographie-zum-archivwesen-1998-ff.html]]. Siehe auch die [[Länderverzeichnisse national wertvoller Archive| http://www.kulturgutschutz-deutschland.de/DE/3_Datenbank/Archive/archive_node.html]].
Gesamtheit der analogen oder elektronischen [[Dokumente|Dokument]], die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit (z. B. in einer Behörde) entstehen und aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden. Die A. bildet als grundlegende Einheit der [[Schriftgutverwaltung]] im Idealfall die Aufgaben und Entscheidungsprozesse ab, die zu ihrer Entstehung führten. Im süddeutschen Sprachraum einschließlich Österreich ersetzt der Begriff Akt den der A.. In der Schweiz wird sie als [[Dossier]] bezeichnet.
Das Wort hat seine Herkunft in dem lat. Wort acta (das Geschehene, die Handlung). A. meint jedoch nicht das Geschehene selbst, sondern die Aufzeichnungen darüber.
Man unterteilt A. grundlegend in [[Serienakten|Massenakten]] und Sachakten. Serienakten stellen die ältere Form der Aktenbildung dar, in der Dokumente zunächst ohne Rücksicht auf ihren Inhalt in chronologischer Reihenfolge abgelegt wurden. Teilweise wurden Schriftstücke auch aufgrund ihres besonderen Formats zu Serienakten zusammengefügt. Diese Art der Aktenbildung setzte in vielen Territorien im 15. und 16. Jahrhundert ein und findet sich heute noch, wenn Dokumente aufgrund eines besonderes Formats zusammengefügt werden oder Schriftstücke mehr als einen Betreff haben und daher nicht nach inhaltlichen Gesichtspunkten geordnet werden können, so beispielweise bei Protokollen. Aus praktischen Gründen ging man in den meisten Verwaltungen im Laufe der Frühen Neuzeit zu Sachakten über, die nach inhaltlichen Gesichtspunkten gebildet wurden.
Heute stellt in der Regel der nach Aufgabenbereichen untergliederte [[Aktenplan]] das zentrale Hilfsmittel bei der Formierung von A. dar, in manchen Verwaltungen werden A. jedoch auch nach frei gewählten inhaltlichen Schlagworten gebildet. Liegt ein [[Aktenplan]] vor, dann werden die A. mit [[Aktenzeichen]] sowie Aktentitel gekennzeichnet. A. sollen nur nach Bedarf und nicht auf Vorrat angelegt werden. Da eine Papierakte das Fassungsvermögen eines Aktenordners überschreiten kann, ist teilweise die Einteilung in mehrere Bände notwendig. Bei elektronischen A., die beliebig anwachsen könnten, erfolgt das Setzen eines Aktenschnittes. Als Mittel um die A. auf Grund eines zu großen Umfangs benutzbar zu halten, bietet sich mitunter die Bildung von Sondersachakten (früher: Beiakten, Nebenakten, Adhibenda) an. Dem Gegenteil, zu dünnen A., wird durch das Zusammenführen von einzelnen Unterlagen zu sogenannten Sammelsachakten begegnet. Einen bedeutenden Aktentypus stellen auch die Fallakten bzw. massenhaft gleichförmigen A. dar, die etwa im Rahmen von Gerichtsverfahren gebildet werden. A. werden oftmals in weitere Gliederungselemente, die Vorgänge, unterteilt.
Literatur:
Peter Eichhorn u.a. (Hrsg.), Verwaltungslexikon, ~Baden-Baden ^^3^^2002; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung, Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, München ^^2^^2000; Burkhardt Krems, Akte, in: ~Online-Verwaltungslexikon, <http://www.olev.de> (5. 7. 2009); Angelika ~Menne-Haritz, Dictionary on Archival Terminology of the ICA, DAT III: Draft Link, <http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/germanterms.htm> (18.8.2010); Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 1, Nachdruck, Marburg ^^2^^1998; Cornelia Vismann, Akten. Medientechnik und Recht, Frankfurt am Main 2000.
Eine systematische, hierarchisch gegliederte Zusammenstellung der Aufgaben einer Institution in Form von Betreffen und zugehörigen Notationen, die als Ordnungsrahmen für das Registrieren und [[Ordnen]] von [[Dokumenten|Dokument]] und die Bildung von [[Akten|Akte]] dient. Der A. kann in analoger oder elektronischer Form vorliegen. Er dient der systematischen Ordnung des Schriftgutes, ermöglicht einen erleichterten Zugriff auf dieses und führt zu einer Vereinfachung und Vereinheitlichung der [[Schriftgutverwaltung]]. Im Gegensatz zum Aktenverzeichnis dient der [[Aktenplan]] nur als Ordnungsrahmen und nicht dem Nachweis des tatsächlich vorhandenen Schriftgutes.
Erste A.e finden sich vereinzelt in der Frühen Neuzeit. Im 19. Jahrhundert entstanden erste Einheitsaktenpläne, die für Verwaltungen mit gleichen Kompetenzen und für gleiche Instanzenstufen gelten sollten. Seit der Mitte des 19. Jahrhunderts liegen zunehmend gedruckte A.e vor. Besonders durch die Büroreform Anfang des 20. Jahrhunderts findet der A. eine immer größere Bedeutung, da er durch die Abschaffung anderer Instrumente der [[Schriftgutverwaltung]] zunehmend zum zentralen Findmittel wurde. Mit dem Aufkommen der EDV wird die Notwendigkeit eines A. angesichts der Möglichkeiten der anderweitigen Informationsgewinnung durch Stich- und Schlagwortsuchen in Frage gestellt. Allerdings bietet die reine Volltextrecherche nach Schlagworten oftmals den Nachteil einer sehr hohen Trefferzahl; zudem müssen die Begrifflichkeiten durch einen Thesaurus vereinheitlicht werden. Daher bleibt der A. für die systematische Ablage des Schriftguts grundlegend. In nationalen wie internationalen Standards zur elektronischen Aktenführung bildet die Möglichkeit zur Integration eines A. bzw. eines einheitlichen Klassifikations- oder Ordnungsschemas eine Basisanforderung.
Man unterscheidet zwischen ~Teil-A..en, die sich nur auf Bereiche einer Institution beziehen, ~Gesamt-A.en, die für eine komplette Institution gelten und ~Einheits-A.en, die institutionenübergreifend sind. Bei letzteren diffenziert man zwischen ~Einheits-A.en für einen Verwaltungszweig, wie z.B. der Finanz- oder Justizverwaltung, und einem für Behörden derselben Stufe, etwa Regierungspräsidien.
Der A. muss folgende grundlegende Aufgaben erfüllen: 1. Gewährleistung eines einheitlichen Rahmens für die Zuordnung von Dokumenten sowie Vorgängen und zugleich Ermöglichung der Aktenbildung auch unabhängig von Veränderungen der Aufbauorganisation und der aktenführenden Stelle innerhalb der Institution, 2. Ermöglichung der Registrierung von Dokumenten, d.h. der Vergabe von [[Aktenzeichen]], 3. Bildung der Grundlage für die Ablage, die Aufbewahrung und die Wiederauffindbarkeit der Unterlagen, 4. Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Ergänzungen bei Aufgabenänderungen der Institution und Fortschreibungen des A., 5. Förderung eines Höchstmaßes an Wirtschaftlichkeit, 6. Integration von Aufbewahrungsfristen in den A. und Erleichterung der [[Aussonderung]] von Akten sowie ggf. Hinterlegung der Bewertungsentscheidungen.
Der A. besteht aus zwei Elementen, den hierarchisch geordneten Betreffen (Aufgaben) und der Kennzeichnung auch Notation genannt (alphabetisch, numerisch, alphanumerisch). Die Bildung eines A.s kann entweder induktiv erfolgen, indem man sich am vorhandenen Aktenbestand und den institutionellen Aufgaben orientiert oder deduktiv, indem man sich unabhängig vom vorhandenen Aktenbestand nach den Aufgaben der Institution richtet. Die hierarchische Gliederung der Betreffe erfolgt vom Allgemeinen zum Besonderen. Der Aufbau von Klassifikationsschemata ist durch die DIN 2330 (Begriffe und Benennungen, 1993) genormt. Die Gliederungstiefe beträgt in der Regel drei bis fünf Ebenen und richtet sich nach dem Aktenanfall. Zu Betreffseinheiten des A. können Ableitungen gebildet werden. Dies geschieht jedoch nach streng geregelten Grundsätzen und nur bei gleichartigen oder gleichwertigen Aktenplaneinheiten.
Literatur:
Aktenplan des Bundeskanzleramtes, <http://www.bundesregierung.de/nsc_true/Content/DE/__Anlagen/
aktenplan-bkamt-stand-maerz-2008,templateId=raw,property=publicationFile.pdf/aktenplan-bkamt-stand-maerz-2008> (14.6.2009); Peter Eichhorn (Hrsg.), Verwaltungslexikon, ~Baden-Baden ^^3^^2002; Begriffe und Benennungen. Allgemeine Grundsätze, hrsg. vom Deutschen Institut für Normung, Berlin 1993; Präsident des Bundesrechnungshofes (Hrsg.), Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, Bonn ^^2^^1989, S. 36-48; Eckart G. Franz, Vorläufer des Einheitsaktenplans. Kurhessische Registraturplanung im 19. Jahrhundert, in: Der Archivar 16 (1963), S. 250-262; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard a. Rhein 1993; Reinhard Kluge/ Rolf Rasmussen, Aktenplan – Notwendigkeit, Aufbau, Anwendung, Berlin (Ost) 1982; Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 1, Marburg 1976, S. 386-410; Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (BBB) (Hrsg.), Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Eine Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs, Sonderdruck der Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, Köln ^^2^^2005; Steffen Schwalm, Der Aktenplan – Aufgaben und Aufbau, in: <http://home.arcor.de/cuba-libertad/downloads/paperaktenplanfu.pdf> (17.6.2009).
Eine Abfolge von Kurzzeichen aus Ziffern und Buchstaben, dessen Zusammensetzung sich im Regelfall systematisch an einem [[Aktenplan]] orientiert oder nach der jeweils geltenden Registraturrichtlinie oder [[Geschäftsordnung]] richtet und so der eindeutigen, sach- und bearbeitungsgerechten Zuordnung eines aktenrelevanten Schriftstücks gleich welcher Art zu einem [[Vorgang]] und damit auch zu einer [[Akte]] dient. Mit seiner Hilfe wird der jederzeitige Rückgriff auf ein Schriftstück oder eine [[Akte]] sichergestellt.
Erwähnung findet das A. bereits in § 17 „Verteilung der Eingänge an die Bearbeiter, Eintragung in das [[Tagebuch]], Aktenbeifügung“ des Entwurfs zur „[[Geschäftsordnung]] für die Königliche Regierung in Cassel“ vom 1. April 1899. Dort heißt es: „Der Registrator setzt [nach der Eintragung des Eingangsstücks in das [[Tagebuch]]] die laufende Nummer darauf, prüft, ob die im Eingangsstück bezeichneten Anlagen vorhanden sind, macht über etwaige Unvollständigkeiten einen [[Vermerk]] und giebt die Zahl der Anlagen sowie das [[Aktenzeichen]] unten auf der ersten Seite des Eingangs an“ (s. Staatsarchiv Marburg (~StAMR) [[Bestand]] 166 Nr. 5255 Bl. 272). In § 4 der Preußischen Aktenordnung vom 28. November 1934 taucht das A. ebenfalls auf und wird hier unter anderem als Geschäftsnummer bezeichnet (s. Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften vom 28. November 1934 (Aktenordnung – ~AktO) in der am 1. März 1939 gültigen Fassung).
Das A. wird durch die Anbringung auf dem [[Dokument]] und/oder der [[Akte]] und durch die Eintragung in ein Aktenverzeichnis vermerkt. Es verfügt auf Grund der unterschiedlichen Abfolge von Ziffern, Buchstaben oder sonstigen Zeichen über eine große Variationsbreite und gewährleistet dadurch die Unterscheidbarkeit zu anderen Dokumenten und Akten. Durch die Voranstellung von weiteren Kennzeichen, die sich unter anderem aus den Organisations- und Geschäftsverteilungsplänen ergeben, bildet es in den meisten Fällen einen integralen Bestandteil des Geschäftszeichens. Das Anfügen von weiteren Kennzeichen bzw. sogenannten Ableitungen erfolgt nur in Ausnahmefällen und unter Berücksichtigung strenger Kriterien. So wird beispielweise eine Ableitung für die jeweiligen Bundesländer vergeben, wenn Akten eines Betreffs für jedes Land anfallen und Struktur sowie Anzahl der Ableitungen somit festliegen. Die Vergabe des A. erzwingt eine frühzeitige Strukturierung der Sachbearbeitung, da alle Vorgänge und Akten einer Aktenplanposition zugeordnet werden müssen.
Ein auf dem [[Aktenplan]] basierendes A. besteht heute beispielsweise aus einer Abfolge von sechs Ziffern, an die ggf. eine Ableitung angehängt werden kann. Besonders bei [[Massenverfahren|Massenakten]] wird an das A. eine Ziffernfolge als Erweiterung angefügt, die aus einem anderen Verfahren stammt und unter Umständen eine bereits existierende Mietkontonummer, Steuernummer, Personalnummer oder Fallnummer aufgreift. Sofern die Ordnung einer [[Schriftgutverwaltung]] hauptsächlich auf Nummern basiert, kann diese Nummer jedoch auch als A. fungieren. Dabei lassen sich mehrere Merkmale als Ordnungskriterien in Form von Nummern festhalten. So sieht etwa die „Verordnung über die Vergabe und Zusammensetzung der Versicherungsnummer“ vom 7. Dezember 1987 (s. ~BGBl. I S. 2532) eine Versicherungsnummer vor, die sich aus der Bereichsnummer, dem Geburtsdatum des Versicherten, dem Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens des Versicherten und einer Seriennummer bzw. Prüfnummer zusammensetzt. Dadurch lässt sich beispielsweise die Reihenfolge der Felder in Übereinstimmung mit der Reihenfolge der Ordnungsschritte bringen. In der Kommunalverwaltung sind A. gemäß Musteraktenplan der ~KGSt gebräuchlich.
Literatur:
Aktenordnung für die Verwaltung der Universitätsstadt Marburg an der Lahn (Stand: August 1997); Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften vom 28. November 1934 (Aktenordnung – ~AktO) in der am 1. März 1939 gültigen Fassung mit einem Anhang, enthaltend die AV des RJM vom 24. Februar 1939 (Dt. Just. S. 385) über die Einführung einheitlicher Aktenumschläge für Rechtssachen, Berlin 1939; Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit und Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, März ^^2^^1989; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg; 20); Bundesverwaltungsamt/Bundesanstalt für Büroorganisation und Bürotechnik (Hrsg.), Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis. ~BBB-Sonderdruck, Köln 2005; Stadt Mannheim – Stadtarchiv Mannheim/Fachbereich Personal und Organisation (Hrsg.), Akte, Vorgang und Vermerk – Ein kurzer Leitfaden zur Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung, Mannheim 2004.
!!A
* [[Ablieferung]]
* [[Adelsarchiv]]
* [[Akte]]
* [[Aktenplan]]
* [[Aktenzeichen]]
* [[Anbietung (-spflicht)]]
* [[Archiv]]
* [[Archivfähigkeit]]
* [[Archivführer]]
* [[Archivgesetz]]
* [[Archivgut]]
* [[Archivpädagogik]]
* [[Archivportal]]
* [[Archivwürdigkeit (-reife)]]
* [[Audiovisuelle Dokumente]]
* [[Aufbewahrungsfrist]]
* [[Aushebung]]
* [[Aussonderung]]
!!B
* [[Bärsches Prinzip]]
* [[Behördenberatung]]
* [[Benutzung]]
* [[Bereitstellung]]
* [[Bestand]]
* [[Beständeübersicht]]
* [[Bestandserhaltung]]
* [[Bewertungskriterium]]
* [[Bewertungsmethode]]
* [[Bewertungsmodell]]
!!C
!!D
* [[Depositalvertrag]]
* [[Depositum]]
* [[Digitalisieren]]
* [[Dokument]]
* [[Dokumentenmanagementsystem]]
* DOMEA-Konzept
* [[Dossier]]
* [[Druckschriften]]
!!E
* [[Elektronisches Records Management System]]
* [[Encoded Archival Description]]
* [[Enthält-Vermerk]]
* [[Ergänzungsdokumentation]]
* [[Ersatzverfilmung]]
* [[Erschließen]]
!!F
* [[Fachverfahren]]
* [[Familienarchiv]]
* [[Findbuch]]
* [[Flugblatt]]
* [[Fotosammlung]]
!!G
* [[Geschäftsgang]]
* [[Geschäftsordnung]]
* [[Geschäftszeichen]]
!!H
* [[Hybridakte]]
!!I
* [[Indizieren]]
!!J
!!K
* [[Kartensammlung]]
* [[Kassation]]
* [[Klassifikation]]
!!L
* [[Lebenszyklus]]
* [[Lesesaal]] (Benutzungssaal)
!!M
* [[Magazin]]
* [[Massenakten]]
!!N
* [[Nachlass]]
!!O
* [[OCR]]
* [[Öffentlichkeitsarbeit]] (archivische)
* [[Ordnen]]
!!P
* [[Pertinenzprinzip]]
* [[Plakat]]
* [[Provenienzprinzip]]
!!Q
!!R
* [[Records Continuum]]
* [[Records Management]]
* [[Regest]]
* [[Registratur]]
* [[Reponieren]]
* [[Retrokonversion]]
!!S
* [[Sachthematisches Inventar]]
* [[Sammeln]]
* [[Sammlungsgut]]
* [[Schenkung]]
* [[Schriftgutverwaltung]]
* [[Schutzfrist]] (Sperrfrist)
* [[Sicherungsverfilmung]]
* [[Signatur, digitale]]
* [[Signatur, elektronische]]
* [[Sprengel]]
!!T
* [[Tagebuch]]
* [[Tektonik]]
* [[Tondokumente]]
!!U
!!V
* [[Verfügung]]
* [[Vermerk]]
* [[Verschlusssache]]
* [[Verzeichnen]]
* [[Vorgang]]
* [[Vorgangsbearbeitung, elektronische]]
* [[Vorgangsbearbeitungssystem]]
!!W
* [[Weglegesache]]
!!X
!!Y
!!Z
* [[Zugang]]
* [[Zwischenarchiv]]
Die Absicht einer Behörde, Institution, Person oder Personengruppe, Unterlagen einem [[Archiv]] zu übergeben. Im Speziellen bei Registraturbildnern die Pflicht, für die Aufgabenerledigung nicht mehr benötigtes Schriftgut dem zuständigen [[Archiv]] auszuhändigen.
Während Papritz noch von einer Abgabepflicht der Behörden spricht, hat sich in den aktuellen Archivgesetzen in Deutschland der Begriff A. bzw. A.spflicht durchgesetzt. Die Begriffe A. und A.spflicht werden überwiegend im Kontext von Behördenabgaben an die jeweiligen staatlichen und kommunalen Archive verwendet, obwohl nicht nur Behörden Archiven Schriftgut anbieten.
Die A. durch Behörden wird durch Archivgesetze und kommunale Dienstanweisungen geregelt. Im Regelfall wird in diesen eine A.spflicht gegenüber dem zuständigen Sprengelarchiv nach Ablauf der geltenden [[Aufbewahrungsfrist]]en festgelegt. Wurde von Seiten des Archivs eine Vernichtungsgenehmigung für bestimmte Akten erteilt, so entfällt die Anbietungspflicht für diese. Die Behörden können von den Archiven im Rahmen der [[Behördenberatung]] und durch die [[Bereitstellung]] von Checklisten bei der A. betreut werden. Die A. ist Teil eines mehrschrittigen Prozesses. Zunächst werden von der jeweiligen Behörde die nicht mehr benötigten Unterlagen [[ausgesondert|Aussonderung]], in Listen erfasst und dem zuständigen [[Archiv]] angeboten. Anschließend erfolgt eine Bewertung durch das [[Archiv]], auf deren Grundlage die Behörde die [[archivwürdigen|Archivwürdigkeit (-reife)]] Unterlagen von den zu [[kassierenden|Kassation]] Unterlagen trennt und erstere dem [[Archiv]] [[abliefert|Ablieferung]]. Der komplette Prozess wird gelegentlich im Ganzen als A. oder [[Aussonderung]] bezeichnet. Analog hierzu existieren die Begriffe A.listen und Aussonderungslisten, die meistens synonym verwendet werden.
A.spflichten sind nicht nur im Bereich der staatlichen und kommunalen Archive relevant, sondern bei jedem für eine bestimmte schriftgutproduzierende Stelle zuständigen [[Archiv]], falls entsprechende bindende Vereinbarungen vorhanden sind (z.B. Kirchenarchive, Firmenarchive). A.en durch private Institutionen, Personen oder Personengruppen unterliegen hingegen keiner A.spflicht. Sie können jedoch im Rahmen der [[Ergänzungsdokumentation]] aktiv von Archiven eingeworben werden. Private A.en erfolgen häufig unabhängig von Archivsprengeln, wenngleich eine Beachtung der [[Sprengel]] und der daraus resultierenden Zuständigkeiten für die spätere Nutzung wünschenswert ist.
Die englische und französische Archivwelt kennt für A. und A.spflicht keine entsprechende Termini, sondern umschreibt A.spflicht mit „obligation to offer for transfer“ bzw. „obligation des administrations de respecter les procédures de versement“.
Verena Türck
Literatur:
Bernhard Grau, Aussonderung per Bekanntmachung. Die Bedeutung rechtlicher Regelungen für Anbietung und Übernahme von Verwaltungsschriftgut am bayrischen Beispiel, in: Jürgen Treffeisen (Hrsg.), Vom Büro ins Depot. Rationelle Verfahren der Bewertung und Übernahme von Akten. Vorträge des 70. Südwestdeutschen Archivtags am 19. Juni 2010 in Mühlheim, Stuttgart 2011, S. 8-25; Angelika ~Menne-Haritz, Dictionary on Archival Terminology of the ICA, DAT III: Draft Link, <http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/germanterms.htm> (13.2.2013); Burkhard Nolte, Kundenorientiert, standartisiert, effizient. Vorfeldarbeit im Sächsischen Staatsarchiv, in: Archivar 64 (2011), S. 288-291; Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 3, Nachdruck Marburg ^^2^^1998; Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste Fachrichtung Archiv, Münster 2000; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich, Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Jürgen Treffeisen, Anbietungspflicht staatlicher Unterlagen zwischen Theorie und Praxis, in: Rainer Polley (Hrsg.), Anbietung von Unterlagen öffentlicher Stellen an die Archive: Rechtslagen, Probleme, Lösungswege. Beiträge zu einem Workshop am 27. November 2008 an der Archivschule Marburg, Marburg 2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 50), S. 45-77; Stefanie Unger, Unterlagen an der Schnittstelle zwischen Behörde und Archiv. Anbietungspflicht und Anbietungspraxis am Fallbeispiel von vier baden-württembergischen Ministerien, in: Stefanie Unger (Hrsg.), Archivarbeit zwischen Theorie und Praxis. Ausgewählte Transferarbeiten des 35. und 36. Wissenschaftlichen Kurses an der Archivschule Marburg, Marburg 2004 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 41), S. 153-185. Zur Archivgesetzgebung siehe <http://www.archivschule.de/service/archivgesetze/> (4.6.2013).
Das A. (lat. archivum, altgr. Archeíon = die Behörde/Amtsstelle) bezeichnet zum einen die Institution oder Organisationseinheit, die [[Archivgut]] erfasst, erschließt, dauerhaft erhält und nutzbar macht. Zum anderen bezeichnet es das Gebäude oder den Raum ([[Magazin]]), der das [[Archivgut]] dauerhaft verwahrt; daneben auch Teile des Magazininhalts, die ehemals eigenständige Archive waren.
Archive, verstanden als Speicherorte von Wissen, sind seit der Antike fest mit der europäischen Kultur verbunden. Im Mittelalter sammelten Fürsten, Könige, Klöster oder Städte im Zuge der zunehmenden Verschriftlichung von Rechtsakten wichtige Unterlagen an zentralen Orten. Dabei waren sie von dem Interesse geleitet, herrschaftslegitimierende und territoriale Rechtsansprüche sicher zu verwahren und dauerhaft nachweisbar zu machen. Diese ersten fassbaren Schriftlichkeitsdepots waren als geschlossene Einheiten gedacht. Demnach war der [[Zugang]] zu den in ihnen verwahrten Unterlagen streng reglementiert.
In der Frühen Neuzeit kam es zu zahlreichen Neugründungen von Archiven als zentrale Organisationseinheiten. Sie erfuhren in personeller und archivfachlicher Hinsicht eine Professionalisierung. Fachpersonal kümmerte sich um die vorhandenen Schriftstücke und erste archivwissenschaftliche Traktate erschienen.
Eine grundlegende Erweiterung ihrer Funktion erfuhren Archive mit Anbruch der Moderne. Seit der Französischen Revolution wurden Archive als Nationaleigentum begriffen und erstmalig ein allgemeines formales Nutzungsrecht in Frankreich festgeschrieben. Im Windschatten der Nationalisierungsbestrebungen entstanden im Europa des 19. Jahrhunderts staatlich zentralisierte Archiveinrichtungen. Zunehmend rückten Archive immer stärker in das Blickfeld der Geschichtswissenschaft, wobei sich dabei politische und historische Interessen gegenseitig beförderten. Archive erfuhren eine erneute Professionalisierung durch Archivbauten, die Entwicklung einer Archivwissenschaft und die Einstellung und Ausbildung von Historikerarchivaren.
Zur Verwahrung von Behörden- oder Verwaltungsschriftgut im staatlichen oder öffentlichen Bereich bildeten sich im 20. Jahrhundert auf der Ebene des Bundes, der Länder und der Kommunen Archive auf gesetzlicher Grundlage heraus. Archivgesetze des Bundes und der Länder wurden ab Ende der 1980er Jahre festgeschrieben; allerdings definieren diese die Archive nicht selbst, sondern beschreiben verstärkt deren Aufgaben und festigen Nutzungsrechte.
Daneben entwickelten sich Kirchenarchive, Archive von wissenschaftlichen Institutionen, Unternehmens-, Vereins-, Partei-, Medien- und Adelsarchive. Rechtsgrundlage und Zugangsrechte dieser Archive können variieren. Neuerdings entstehen weitere Archive zu gesellschaftlich relevanten Themen wie die Archive der sozialen Bewegung oder Frauenarchive.
Archive dienen zum einen der Verwaltung in einer rechtssichernden-administrativen Funktion. Zum anderen dienen sie als „Quellenreservoir“ von Historikern. Archive sehen sich heute zunehmend als Dienstleister für die Gesamtgesellschaft und verstehen sich als kulturelles Gedächtnis der jeweiligen Gesellschaft. Ihre kulturgutschützende Funktion ist zudem heute national und international gesetzlich festgeschrieben.
Verschiedene „Funktionen“ oder spezielle Aufgaben von Archiven drücken sich in den Begriffen von Zwischen- und (End)archiv, Geheimarchiv (Arkanum) und öffentlichem A. sowie Verwaltungs- und historischem A. aus. Meisner und Leesch unterschieden weitere Archivarten wie Filial-, Haupt-, Behörden-, Empfänger-, Fach-, Einheits-, Zentral- und Zentrales A. oder Auslesearchiv.
Allgemeinhin wird als A. jegliche Art von Informationsspeicher bezeichnet, vor allem in der „Computersprache“ oder Informatik. Auch in der Verwaltungssprache wird unter dem Begriff „[[Archiv]]“ meist eine Altregistratur verstanden.
Das traditionelle Verständnis von A. zielt auf den physischen Ort des Archivs ab, wohingegen das digitale A. und der digitale Nutzersaal immer wichtiger werden und der Archivbegriff in dieser Hinsicht auch unter archivwissenschaftlicher Perspektive eine Erweiterung erfahren hat.
Neuerdings haben die Kulturwissenschaften einen regelrechten „archival turn“ erlebt, wodurch eine andere Verwendungsweise des Archivbegriffs zur archivpraktischen Definition von A. trat. Danach wird das A. als Ort der Wissensproduktion begriffen, das Dokumente der Vergangenheit erschafft und ein gesellschaftliches Gedächtnis formt, das auf alles möglich Sagbare und Denkbare verweist.
Simone Tibelius
Literatur:
Adolf Brenneke, Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens, bearb. von Wolfgang Leesch, Leipzig 1953; Martin Burkhardt, Arbeiten im Archiv. Paderborn 2006; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt ^^8^^2010; Markus Friedrich, Die Geburt des Archivs. Eine Wissensgeschichte, München 2013; ~Hans-Joachim Hecker, Archive, in: Handwörterbuch der deutschen Rechtsgeschichte, S. 285-293; Heinrich Otto Meisner/Wolfgang Leesch, Grundzüge der deutschen Archivterminologie, in: Archivmitteilungen 10 (1960), S. 134-152; Heinrich Otto Meisner, Archivarische Berufssprache, in: Archivalische Zeitschrift 42/43 (1934), S. 260-280; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2011; Uwe Schaper, Endarchiv und Zwischenarchiv – zwei Rechtskreise, in: Brandenburgische Archive. Mitteilungen aus dem Archivwesen des Landes Brandenburg 10 (1997), S. 17-19; Dietmar Schenk, "Aufheben, was nicht vergessen werden darf". Archive vom alten Europa bis zur digitalen Welt. Stuttgart 2013.
Materielle und funktionelle Eigenschaft von Unterlagen, um ohne oder mit minimalen Verlusten an Informationen und Authentizität unbefristet übernommen, [[erschlossen|Erschließen]], aufbewahrt, [[benutzt|Benutzung]] und interpretiert zu werden. A. kann als Teil der Bewertung und der [[Bestandserhaltung|Bestandserhaltung]] betrachtet werden.
Die A. ist abhängig vom physischen Informationsträger einerseits, der so beschaffen sein muss, dass er unter optimalen Lagerungsbedingungen möglichst resistent gegenüber Zerfall oder Qualitätsverlust ist, und exogenen Faktoren andererseits, die sich nachteilig auf die materielle oder funktionelle Eigenschaft von Unterlagen auswirken können.
Bei A. ist zu unterscheiden zwischen konventionell und elektronisch entstandenen Unterlagen.
Im Zusammenhang mit der Aufbewahrung und Restaurierung konventioneller Archivalien wird der Begriff A. häufig nur indirekt verwendet. Ist der Erhalt des physischen Trägermediums von konventionellen Unterlagen aus technischen Gründen nicht möglich, weil es sich beispielsweise um Nitrofilme oder Papier mit schweren Schäden handelt, die etwa auf Schimmelbefall, Tinten- oder Säurefraß zurückzuführen sind, der Erhalt der Informationen jedoch erwünscht, so muss das Trägermedium ersetzt werden. Dies geschieht üblicherweise durch Reproduktion als Ersatzmedien für Originale in Form von Mikroverfilmung und [[Digitalisierung|Digitalisieren]].
Bei genuin elektronischen Daten sind neue Denkkategorien notwendig. Zum einen gibt es keine Originale im früheren Sinne, die in das [[Archiv]] übernommen werden, sondern Daten. Diese sind entweder in einem archivfähigen digitalen Format vorhanden, verfügen also über die nötigen funktionellen Eigenschaften, um sie langfristig speichern oder lesbar machen zu können, oder sie müssen, wenn möglich, durch Umwandlung in ein geeignetes Format archivfähig gemacht werden. Zu beachten ist dabei, dass die Daten interpretierbar bleiben, also für einen menschlichen Betrachter lesbar gemacht werden können. Zum anderen müssen die Speichermedien, da ihre Haltbarkeit begrenzt ist, regelmäßig durch neue Informationsträger ersetzt werden.
Im Zusammenhang mit der Reproduktion von Ersatzmedien muss in Zukunft die Frage nach der Aussagequalität der Originale in Bezug auf Echtheitsfragen, aber auch auf die Erforschung der äußeren und stofflichen Eigenschaften der Informationsträger diskutiert werden. Auch die Möglichkeit der nachträglichen Veränderung elektronischer Unterlagen wirft Fragen auf.
Yvonne Bergerfurth
Literatur:
Frank M. Bischoff, Zur Archivfähigkeit digitaler Signaturen in elektronischen Registern, in: Udo Schäfer, Nicole Bickhoff (Hrsg.), Archivierung elektronischer Unterlagen, Stuttgart 1999, S. 183-198; Angelika ~Menne-Haritz, Archivfähigkeit, in: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, 3. überarbeitete Aufl. Marburg 2011; <http://www.fes.de/archiv/spiegelung/glossar/glossar.htm> (18.02.2013); Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005; Ulrike Hähnel, Nachdenken über Originalerhaltung von Archiv- und Bibliotheksgut, in: Angelika ~Menne-Haritz, Rainer Hofmann (Hrsg.), Archive im Kontext. Öffnen, Erhalten und Sichern von Archivgut in Zeiten des Umbruchs. Festschrift für Hartmut Weber, Düsseldorf 2010, S. 373-382; Christian Keitel, 2.4 Archive, in: Heike Neuroth, et al. (Hrsg.), nestor Handbuch. Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung Version 2.0, Boizenburg/ Göttingen 2009; Dagmar Ullrich, 8.2 Bitstream Preservation, in: Heike Neuroth et al. (Hgg.), nestor Handbuch. Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung Version 2.0, Boizenburg/ Göttingen 2009; Nils Brübach, OAIS – Das „Open Archival Information System“: Ein Referenzmodell zur Organisation und Abwicklung der Archivierung digitaler Unterlagen, in: <http://www.archiv.sachsen.de/download/pp_bruebach.pdf> (18.02.2013).
Beschreibung eines Archivs, der Archive einer Region, einer Verwaltungseinheit bzw. eines Staates, einer Archivsparte oder der für bestimmte Themen relevanten Archive mit Hinweisen zu den Beständen, zur [[Benutzung]] und in der Regel zur Geschichte der einzelnen archivischen Einrichtungen.
Als Mittel der archivischen [[Öffentlichkeitsarbeit]] und Informationstätigkeit dient der A. dazu, sowohl eine breite als auch spezifische Öffentlichkeit (z.B. Wissenschaft und übergeordnete Behörden) über die jeweiligen archivischen Einrichtungen zu informieren. Zugleich bietet er einen ersten [[Zugang]] sowohl zu einer nicht-wissenschaftlichen als auch einer wissenschaftlichen [[Benutzung]] des Archivguts und regt zur Auswertung der Bestände an.
Wichtiger Bestandteil des A. ist die Einführung in die Archivbestände, deren Gliederung und Umfang. Im Unterschied zu den [[Beständeübersichten|Beständeübersicht]] oder Findbüchern fallen die Angaben zu den einzelnen Beständen jedoch nicht so ausführlich aus. Dagegen beinhaltet er eine Reihe weiterer, vor allem praktischer Informationen zur Archivbenutzung. Hierzu zählen Angaben zur Stellung der jeweiligen Archive im Behördenaufbau, Zuständigkeiten und Kernaufgaben, Hinweise zur Archivbenutzung einschließlich der Adressen, Öffnungszeiten, Benutzungsbestimmungen, Publikationen sowie der Find- oder Hilfsmittel.
Grundsätzlich ist zwischen drei Typen von A. zu differenzieren. Der erste Typus beinhaltet als Mittel der archivischen [[Öffentlichkeitsarbeit]] allgemeine Angaben zu einem [[Archiv]] oder einer Archivverwaltung. Der zweite Typus fasst die Archive eines Staates, einer Verwaltungseinheit oder einer spezifischen Region zusammen. Zu letzterer können auch historische Landschaften oder Grenzregionen zweier Staaten mit einer grenzüberschreitenden Überlieferung zählen. In Deutschland wurden in jüngster Zeit verstärkt A. zu den historischen Regionen der ehemaligen deutschen Ostgebiete vorgelegt, die eine Übersicht über die in den dortigen Archiven verwahrten Bestände vermitteln. Daneben stehen die noch globaler gefassten internationalen A. Neben diesen territorial-regional gegliederten A. sind als dritter Typus die thematisch ausgerichteten A. zu zählen, die als Wegweiser durch die Archive bei der Beschäftigung mit einem bestimmten Themenschwerpunkt dienen. In einem erweiterten Verständnis sind hierunter auch die spartenspezifischen A. zu zählen (z.B. diejenigen zu den Kirchenarchiven eines Staates).
Die allgemeine Entstehung von A. lässt sich nicht an einem bestimmten Datum oder Ereignis festmachen. Frühe Beispiele sind u.a. ein internationaler A. von 1936 oder ein A. zum Staatsarchiv Danzig von 1912. Das gezielte Herausgeben von A. in einem größeren Umfang setzte vor allem in den 1950er Jahren ein. Dabei kam Frankreich eine Vorreiterrolle zu, wo zu dieser Zeit systematisch damit begonnen wurde, für die einzelnen Archive A. zu erarbeiten.
In der Regel liegen A. in der Form einer Publikation vor. Daneben existieren Archivprospekte oder ausführliche Internetauftritte, auf denen häufig wesentliche Inhalte eines A. zusammengefasst werden.
Verweise: „[[Archivportal]]“, „[[Findbuch]]“, „[[Sachthematisches Inventar]]“.
Annika Souhr
Literatur:
Elżbieta Alabrudzińska (Hrsg.), Geschichte des Protestantismus in Polen. Archivführer, Toruń 2001; Max Bär, Das K. Staatsarchiv zu Danzig, seine Begründung, seine Einrichtung und seine Bestände, Leipzig 1912 (Mitteilungen der K. Preußischen Archivverwaltung 21); Thomas P. Becker/Ute Schröder (Hrsg.), Die Studentenproteste der 60er Jahre. Archivführer, Chronik, Bibliographie, Köln 2000; Bundeskonferenz der Kirchlichen Archive in Deutschland (Hrsg.), Führer durch die Bistumsarchive der Katholischen Kirche in Deutschland, Siegburg ^^2^^1991; Christian Gahlbeck/Vacys Vaivada (Bearb.)/Joachim Tauber/Tobias Weger (Hrsg.), Archivführer zur Geschichte des Memelgebiets und der deutsch-litauischen Beziehungen, München 2006 (Schriften des Bundesinstituts für Kultur und Geschichte der Deutschen im östlichen Europa 27); Christian Gahlbeck in Verbindung mit dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv (Bearb.), Archivführer zur Geschichte Ostbrandenburgs bis 1945, München 2007 (Schriften des Bundesinstituts für Kultur und Geschichte der Deutschen im östlichen Europa 31); Ute Simon (Red.), Das Bundesarchiv. Dienstleistung für Forschung, Öffentlichkeit und Verwaltung, Koblenz ^^2^^2007; Hans Otte/Beate Magen, Die zentralen Archive in der evangelischen Kirche. Handbuch des kirchlichen Archivwesens, Bd. 1, Neustadt an der Aisch ^^4^^1997 (Veröffentlichungen der Arbeitsgemeinschaft für das Archiv- und Bibliothekswesen in der Evangelischen Kirche, 3); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Wolfgang Müller (Hrsg.), Saarländischer Archivführer, Saarbrücken ^^2^^2002; Hans Nabholz/Paul Kläui, Internationaler Archivführer, Zürich 1936; Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 4., Teil III 2. Archivische Ordnungslehre. Zweiter Teil, Marburg ^^2^^1983; Annika Schaefer/Harry Scholz (Bearb.)/Anja Kruke (Hrsg.), Die Archive der Politischen Stiftungen in der Bundesrepublik Deutschland. Ein Archivführer, Bonn 2010 (Beiträge aus dem Archiv der Sozialen Demokratie 6); Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns (Hrsg.), Die Staats- und Landesarchive in der Arbeitsgemeinschaft Alpenländer. Archivführer und Inventar der grenzüberschreitenden Überlieferung, München 1995; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin ^^3^^1979; Heiko Wartenberg, Archivführer zur Geschichte Pommerns bis 1945, Oldenburg 2008 (Schriften des Bundesinstituts für Kultur und Geschichte der Deutschen im östlichen Europa 33); Otto Sigg (Bearb.)/Staatsarchiv des Kantons Zürich (Hrsg.), Archivführer der Zürcher Gemeinden und Kirchgemeinden sowie der städtischen Vororte vor 1789. Zeugnisse zürcherischer Gemeinde-, Verwaltungs-und Rechtskultur im agrarischen und kirchlichen Zeitalter, Zürich 2006.
A. sind in einem staatlichen Gesetzgebungsverfahren entstandene, bundes- und landesrechtliche Normen des Archivrechts. Archivsatzungen enthalten hingegen Bestimmungen über die Organisation von Archiven und archivische Belange, die insbesondere im Rahmen der kommunalen und universitären Selbstverwaltung oder durch sonstige Archivträger gesetzt wurden. Die A. der Evangelischen Landeskirchen sind als Kirchengesetze im staatskirchenrechtlichen Sinne ebenfalls Satzungen.
A. zählen als spezielle Gesetze des besonderen Verwaltungsrechts zum Bereich des öffentlichen Rechts. Als rechtliche Grundlage der öffentlichen Archivverwaltungen enthalten sie Regelungen zum [[Archivgut]], der Einrichtung, Stellung und Aufgaben des Bundesarchivs und der öffentlichen Archive in den Ländern. Das Gesetz über die Sicherung und Nutzung von [[Archivgut]] des Bundes (Bundesarchivgesetz) enthält entsprechend der Gesetzgebungskompetenz des Bundes keine darüber hinausgehenden Regelungen. Die einzige im Bund und in allen Ländern gleichermaßen geltende Archivnorm ist das auf völkerrechtlichen Konventionen fußende Bundesgesetz zum Schutz deutschen Kulturguts von 1955. Das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes von 2005 bezieht sich hingegen grundsätzlich nicht auf [[Archivgut]].
Das Bundesarchivgesetz und die Landesarchivgesetze entstanden im Zeitraum von 1987 bis 1997 und erfahren seither mehrfach Novellierungen, nicht zuletzt aufgrund neuerer Tendenzen und Möglichkeiten der Schriftgutentstehung und –verwaltung durch elektronische Medien. Erste archivspezifische Normen kamen bereits um 1800 mit den französischen Revolutionsgesetzen auf, mit dem Gründungsgesetz von 1794 (7. Messidor II) wurde Bürgern erstmals [[Zugang]] zu Archiven garantiert. Die nachfolgende Säkularisierung sowie Grenz- und Eigentumsveränderungen als Folge des Wiener Kongresses lenkten den Fokus auf den Umgang mit [[Archivgut]], insbesondere seine Behandlung, Erfassung und Auswertung. Doch erst das Aufkommen gesellschaftlich-politischer Diskussionen um informationelle Selbstbestimmung in den 1970er und 80er Jahren hat rechtliche Lücken und fehlende gesetzliche Grundlagen von Datenschutz und Archivierung aufgezeigt und die Entwicklung der A. angestoßen.
Neben den grundlegenden Elementen Personen- und Datenschutz, [[Zugang]] zu [[Archivgut]] und Kulturgutschutz regeln A. das Archivwesen, dessen Stellung in der öffentlichen Verwaltung, die Anbietungspflicht und Übernahme von Unterlagen der Behörden, Gerichte und öffentlichen Institutionen, sowie archivische Aufgaben, Zuständigkeiten und Kompetenzen.
Engl.: archival law; Frz.: loi sur les archives/ loi sur l’archivage.
Heike ~Bartel-Heuwinkel
Literatur:
Archivschule Marburg, Archivgesetze und weitere Gesetze, Stand 03.07.2015, <http://www.archivschule.de/DE/service/archivgesetze/> (12.07.2015); Irmgard Christa Becker/Dominik Haffer/ Volker Hirsch/Karsten Uhde (Hrsg.), Archiv – Recht – Geschichte, FS Rainer Polley, Marburg 2014 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 59); Florence de ~Peyronnet-Dryden/Matthias Nuding, Archive in Frankreich, in: Revue de l'IFHA [en ligne] (2014), < http://ifha.revues.org/7877> (17.02.2015); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 21, 24; Friedrich Schoch/Michael Kloepfer/Hansjürgen Garstka, Archivgesetz (~ArchG-ProfE). Entwurf eines Archivgesetzes des Bundes, Berlin 2007 (Beiträge zum Informationsrecht 21); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg 32006, ND 2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), S. 45; Siegfried Becker/ Klaus Oldenhage, Bundesarchivgesetz. Handkommentar, ~Baden-Baden 2006 (Nomos Kommentar); Rainer Polley (Hrsg.), Archivgesetzgebung in Deutschland – Ungeklärte Rechtsfragen und neue Herausforderungen, Marburg 2003 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 38); Bartholomäus Manegold, Archivrecht. Die Archivierungspflicht öffentlicher Stellen und das Archivzugangsrecht des historischen Forschers im Licht der Forschungsfreiheitsverbürgung des Art. 5 Abs. 3 GG, Berlin 2002 (Schriften zum Öffentlichen Recht 87).
A. bezeichnet alle in Archiven dauerhaft verwahrten Unterlagen, nicht aber die in [[Zwischenarchiv]]en. Die Einzeleinheit wird auch Archivale (Pl. Archivalien) genannt. Zu A. kann prinzipiell jeder Informationsträger erklärt werden. I.d.R. handelt es sich um Schriftgut, v.a. Urkunden, Akten, Amtsbücher. Daneben treten verstärkt Karten, Pläne, Fotos, Filme und digitale Aufzeichnungsformen auf, ferner Münz- oder Siegelsammlungen. Zum A. zählen auch alle erläuternden Hilfsmittel, wie das [[Findbuch]]. A. lässt sich nach seiner Entstehung in amtliches und nicht-amtliches A. unterscheiden. Einige Archivgesetze sprechen bei Letzterem von [[Sammlungsgut]] und grenzen es deutlich von A. ab. Überwiegend werden sie vom Gesetzgeber aber synonym behandelt. Mit der Unterscheidung geht keinerlei Beurteilung der Wertigkeit einher. Unter Beachtung des Gesetzes zum Schutz deutschen Kulturgutes gegen Abwanderung (Kulturgutschutzgesetz) wird A. als Kulturgut behandelt.
A. ist Gegenstand archivfachlicher Aufgaben wie Übernahme, Bewerten, [[Erschließen]], Erhalten, Bereitstellen. Entscheidend ist dabei die Umwidmung von Registraturgut in A., indem durch die Bewertung (vgl. [[Bewertungskriterium]], -methode, -modell) die [[Archivfähigkeit]] und Archivwürdigkeit festgestellt und wodurch es i.d.R. von der [[Kassation]] ausgeschlossen wird. Mit der Umwidmung von Registraturgut in A. geht auch ein Eigentümerwechsel einher.
Die Definition von und den Umgang mit A. regeln Archivgesetze, die konkrete [[Benutzung]] spezielle [[Archiv]]- oder Benutzungsordnungen. Nach Ablauf einer [[Aufbewahrungsfrist]] (innerhalb der Behörde bzw. des Zwischenarchivs) unterliegt A. häufig einer [[Schutzfrist]] (im [[Archiv]]). Die registraturbildende Stelle ([[Ablieferung]]) erhält häufig einen bevorzugten Zugriff auf ihre Bestände.
Die Verwahrung und [[Bereitstellung]] erfolgt in Archivbauten ([[Magazin]], [[Lesesaal]]) oder dafür bereitgestellten Räumlichkeiten der Verwaltung. Die aktive [[Bestandserhaltung]] gewährleisten integrierte oder externe Restaurierungswerkstätten.
Das angelsächsische Archivwesen trifft ebenso eine Unterscheidung zwischen Registraturgut (records) und [[Archivgut]] (archives, archival materials, archival object/unit, sound carrier). Das französisch geprägte Archivwesen kennt hingegen keine Trennung und hat nur den Oberbegriff für „l´ensemble des documents“.
Joachim Hendel
Literatur:
Archivgesetze (http://www.archivschule.de/DE/service/archivgesetze/); Gerhard Enders: Archivverwaltungslehre, 3., durchges. Aufl. Berlin 1968 (= Archivwissenschaft und historische Hilfswissenschaften, Band 1); Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, 2. Aufl., München 2000 (Schriften des Bundesarchivs, Band 43); Dieter Strauch: Das Archivalieneigentum. Untersuchungen zum öffentlichen und privaten Sachenrecht deutscher Archive, 2., verm. und verb. Aufl. Köln 2014 (Erzbischöfliche Diözesan- und Dombibliothek, Band 6).
Ein A. bietet einen zentralen Zugriff auf Informationen über Archive im Internet und zumeist die Möglichkeit, in den Findmitteln mehrerer Archive gleichzeitig zu recherchieren. Die Einrichtung von A. zielt hauptsächlich darauf ab, Bürger, öffentliche Stellen und Unternehmen zu befähigen, Archive und ihre Quellen selbstständig zu recherchieren und so die für sie entscheidenden Informationen zu finden.
In technischer Hinsicht handelt es sich um ein Webportal (von lat. porta = Tor), das übergreifende Informationen zu den Inhalten und den beteiligten Archiven präsentiert und Links zu den einzelnen teilnehmenden Institutionen liefert. Teilweise ist heute bereits eine Recherche bis auf die Ebene der Dokumente (Primärdaten) und eine Bestellung der Archivalien über einen Warenkorb zur Einsichtnahme im [[Lesesaal]] des jeweiligen Archivs möglich. Meist werden neben den [[Beständeübersichten|Beständeübersicht]] auch Informationen zu Aufgaben, Mitarbeitern, Serviceangeboten, Veranstaltungen und Öffnungszeiten der Archive bereitgestellt.
Bis heute gibt es kein einheitliches deutsches A. Ein erster übergreifender [[Zugang]] zum [[Archivgut]] ist derzeit nur durch das gemeinsame Portal für Bibliotheken, Archive und Museen (BAM) möglich, das 2001 durch das ~Bibliotheksservice-Zentrum ~Baden-Württemberg, das Landesarchiv ~Baden-Württemberg und die Stiftung Landesmuseum für Technik und Arbeit in Mannheim ins Leben gerufen wurde. Ein Überblick über die vorhandenen Archivportale kann auf der Internetseite der Archivschule Marburg gewonnen werden. Daneben erlauben die Internetauftritte des Bundesarchivs und die A. der Bundesländer übergreifende Recherchefunktionen, die in der Mehrzahl nicht nur die Staatsarchive, sondern auch Bestände von kirchlichen, kommunalen, Universitäts- und einigen Wirtschaftsarchiven umfassen. Zu den frühesten A. gehören diejenigen ~Nordrhein-Westfalens und ~Baden-Württembergs. Seit 2002 stellt das Bundesarchiv in der „Zentralen Datenbank Nachlässe“ Möglichkeiten zur Recherche von Nachlässen in Archiven und Bibliotheken bereit. In ähnlicher Weise weist das Portal „Kalliope“ auf Autographen und Nachlässe vor allem in Bibliotheken und Archiven hin. Außerdem bündelt das Portal zum [[Archivgut]] der SED Informationen zu den entsprechenden Beständen des Bundesarchivs und der Staatsarchive der neuen Bundesländer. Des weiteren realisierte die Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare die Einführung eines einheitlichen A. für die Wirtschaft. Auch im kirchlichen Bereich gibt es Ansätze zur Einführung von A., beispielsweise das Portal der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive.
Auf europäischer Ebene bietet das europäische Suchportal des 2004 gegründeten Projekts MICHAEL (Multilingual Inventory of Cultural Heritage in Europe) die Möglichkeit, digitale Sammlungen in Museen und anderen kulturgutbewahrenden Einrichtungen gebündelt zugänglich zu machen. Informationen über 36 Staats- und Landesarchive in ~Baden-Württemberg, Bayern, der Schweiz, Italien und Österreich liefert das A. der Arbeitsgemeinschaft der Alpenländer (~ArgeAlp). Seit 2009 gibt es außerdem das durch die Europäische Kommission geförderte Projekt ~APEnet ([[Archiv]] Portal Europa), im Rahmen dessen am Aufbau eines gemeinsamen Internetportals für europäische Archive gearbeitet wird. Über Europa hinaus stellt das A. der UNESCO Informationen zu Archiven in Nord- und Südamerika, Afrika, den arabischen Staaten und Asien zur bereit.
Julia Sobotta
Literatur:
~APE-Net, Übersetzung der Projektbeschreibung aus dem gemeinsamen Projektantrag, Stand vom 12. Oktober 2009, S. 3, <http://www.apenet.eu> (17.3.2011); <http://de.wikipedia.org/wiki/Archivportal >(17.3.2011); <http://www.archivschule.de/service/archive-im-internet/archive-in-deutschland/archivportale/regionale-archivportale-im-internet.html> (17.3.2011); <http://www.landesarchiv-bw.de/web> (17.3.2011); <http://www.archive-argealp.de> (17.3.2011); <http://www.archive-bw.de> (17.3.2011); <http://www.archive.nrw.de> (17.3.2011); <http://archivportal.niedersachsen.de> (17.3.2011); <http://www.archive.schleswig-holstein.de> (17.3.2011); <http://www.archiverlp.de> (17.3.2011); <http://www.archive-in-bayern.de> (17.3.2011); <http://www.archive-in-thueringen.de> (17.3.2011); <http://www.hadis.hessen.de> (17.3.2011); <http://ariadne.uni-greifswald.de> (17.3.2011); <http://www.orden.de/index_oa.php> (17.3.2011); <http://kalliope.staatsbibliothek-berlin.de> (17.3.2011); <http://www.nachlassdatenbank.de> (17.3.2011); <http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi> (17.3.2011); <http://www.wirtschaftsarchivportal.de> (17.3.2011); Markus Lischer, www.archivportal.ch. Ein Tor zur schweizerischen Archivlandschaft, Luzern 2004, <http://www.archivinfo.ch/archivportal.pdf> (17.3.2011); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), Lexikon Dokumentenmanagement, Berlin 2008.
Als A. bezeichnet man einen Teilbereich der Historischen Bildungsarbeit. A. dient als Sammelbegriff für alle Maßnahmen und Veranstaltungen, bei denen Kinder und Jugendliche im Rahmen von didaktisch aufbereiteten Angeboten mit archivalischen Quellen in Berührung kommen.
Nachdem man bereits im 19. Jahrhundert vereinzelt versucht hatte, die Arbeit mit Archivalien in den Schulunterricht zu integrieren, wurde A. in größerem Umfang erst nach dem Zweiten Weltkrieg betrieben. Eine Vorreiterrolle kam dem 1949 gegründeten „service éducatif“ des Französischen Nationalarchivs zu. Qualifiziertes Lehrpersonal entwickelte Angebote für den außerschulischen Unterricht, von denen durch die Einbeziehung der Departementalarchive und den Aufbau eines „Archivobus“-Netzes auch zahlreiche Schüler in ländlichen Gebieten profitierten. Die Etablierung vergleichbarer Angebote in anderen europäischen Staaten erfolgte mit zeitlicher Verzögerung. In der DDR waren Angebote für Schüler Teil der [[Öffentlichkeitsarbeit]] der Archive, die der „sozialistischen Bewußtseinsbildung der Werktätigen“ dienen sollte. In der Bundesrepublik kann man erst ab den Siebziger Jahren von einer A. im eigentlichen Sinne des Wortes sprechen. Ein im Zuge des gesellschaftlichen Wandels wachsendes, von zivilgesellschaftlichen Initiativen getragenes „neues“ Geschichtsbewusstsein führte allmählich zu einem Wandel des archivarischen Selbstverständnisses und mehr Interesse für die Belange der nichtwissenschaftlichen Öffentlichkeit. Katalysatorische Wirkung kam dem 1973 ins Leben gerufenen „Schülerwettbewerb Deutsche Geschichte um den Preis des Bundespräsidenten“ (heute: Geschichtswettbewerb des Bundespräsidenten“) sowie der hohen Zahl verfügbarer Lehrkräfte auf dem westdeutschen Arbeitsmarkt zu Beginn der Achtziger Jahre zu. Mitte der Achtziger Jahre stellte zunächst das Stadtarchiv Bremerhaven, wenig später dann auch Staatsarchive in Bremen, Hessen und ~Nordrhein-Westfalen die ersten Geschichtslehrer ein. Diese blieben Beschäftigte ihrer jeweiligen Schulen, leisteten von nun an aber einen Teil ihres Stundendeputats in den Archiven ab. In Analogie zu dem seit den Siebziger Jahren des 20. Jahrhunderts bekannten Beruf des „Museumspädagogen“ bezeichnete man die abgeordneten Lehrer schon früh als Archivpädagogen. In der Folgezeit nahm die [[Archivpädagogik]] einen kontinuierlichen Aufschwung. 1988 wurde die „Archivpädagogenkonferenz“ gegründet; knapp zehn Jahre später rief der Vorstand des Vereins Deutscher Archivare e.V. (heute: Verband Deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.) den Arbeitskreis „[[Archivpädagogik]] und Historische Bildungsarbeit“ ins Leben. Obwohl nach wie vor zahlreiche Lehrer als A. arbeiten, gehören Organisation und Durchführung archivpädagogischer Angebote heute auch zum Aufgabenbereich vieler Archivarinnen und Archivare. Wie alle anderen archivischen Fachaufgaben blieb die A. von den Mitte der Neunziger Jahre einsetzenden Sparbemühungen in der öffentlichen Verwaltung nicht unberührt.
Ziel der A. ist es, Schülern Einblicke in die Aufgaben des Archivs als Informationseinrichtung zu geben und ihr Interesse an der Geschichte der eigenen Lebenswelt zu wecken. Durch den praktischen Umgang mit Originalen, die in der Regel aus der den Schülern vertrauten regionalen oder lokalen Umgebung stammen, wird die Vorgehensweise des Historikers nachempfunden. („Spurensuche“). Idealerweise trägt dies zu einer erhöhten Motivation und einem besseren Lernerfolg der Schüler bei. Wie auch an anderen außerschulischen Lernorten sollen die Schüler zu forschendem Lernen ermutigt und ihre Eigeninitiative gestärkt werden. Der A. liegen somit eindeutig fachdidaktische Konzepte und Überlegungen zugrunde; vereinzelt wird sogar von einer eigenständigen „Archivdidaktik“ gesprochen, ohne dass dieser Begriff bislang eindeutig von der Geschichtsdidaktik abgegrenzt worden wäre.
Innerhalb der Archivwissenschaft wird die A. zunehmend als Teil der den Archiven vom Gesetzgeber übertragenen Verpflichtung verstanden, [[Archivgut]] für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Folglich zählt man sie immer häufiger zu den von den Archiven zu erledigenden Pflichtaufgaben. Diese Aufwertung der A. als unabdingbarer Bestandteil der [[Öffentlichkeitsarbeit]] eines Archives geht teilweise mit einer abweichenden Definition des Begriffs einher. Im weiteren Sinn dient A. oft auch als Bezeichnung für alle Bemühungen, Menschen durch pädagogische Angebote für die Bedeutung von Archiven zu sensibilisieren, neue Nutzer zu gewinnen und ihnen die Arbeit im [[Archiv]] zu erleichtern. De facto wird A. – ähnlich wie die franz. und engl. Begriffe „service éducatif“ und „educational service – somit auch als Synonym für „Historische Bildungs-“ oder „[[Öffentlichkeitsarbeit]]“ benutzt.
Gregor Patt
Literatur:
Véronique Castagnet / Christophe Barret / Annick Pegeon, Le Service éducatif des Archives nationales par chemins de traverse, ~Villeneuve-d’Ascque 2012; Wolfgang Jacobmeyer, Schülererfahrungen bei der Spurensuche im Archiv, in: Robert Kretzschmar (Hrsg.), Archive und Forschung. Referate des 73. Deutschen Archivtages in Trier, Siegburg 2003 (Der Archivar, Beiheft 8), S. 366-376; Dieter Klose, Archivpädagogische Perspektiven – eine europäische Bilanz. Tagung für Archivpädagogik in Bocholt, in: Der Archivar 57 (2004), S. 208-216; Johanna Maria Küenzlen, Archivpädagogik und Landesgeschichte. Das Archiv als außerschulischer Lernort in ~Baden-Württemberg. Archivpädagogische Angebote in der Wahrnehmung von Schulen, Marburg 2013; Thomas Lange / Thomas Lux, Historisches Lernen im Archiv. Methoden historischen Lernens, Schwalbach 2004; Thomas Lange (Hrsg.)., Geschichte – selbst erforschen. Schülerarbeit im Archiv, Weinheim / Basel 1993; Roswitha Link, Archivpädagogik im Rahmen Historischer Bildungsarbeit im Stadtarchiv Münster, in: Der Archivar 42 (1989), S. 513-517; Joachim Pieper, Lernort ~Nordrhein-Westfälisches Hauptstaatsarchiv in Düsseldorf. Geschichte entdecken, erfahren und beurteilen. Eine Einführung in die Archivarbeit, Düsseldorf 2000 (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes ~Nordrhein-Westfalen, Reihe G: Lehr- und Arbeitsmaterialien, Bd. 6); Clemens Rehm, Spielwiese oder Pflichtaufgabe? Archivische Öffentlichkeitsarbeit als Fachaufgabe, in: Der Archivar 51 (1998), S. 205-218; Gregor Richter, Öffentlichkeitsarbeit, Bildungsaufgaben und Unterrichtsdienste der Archive, in: Gregor Richter (Hrsg.), Aus der Arbeit des Archivars. FS Eberhard Gönner, Stuttgart 1986 (Veröffentlichungen der Staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 44), S. 23-41; Ingrid Röschlau, Öffentlichkeitsarbeit der Archive - Aufgaben und Ziele der Archivpädagogik: Das Stadtarchiv, Frankfurt als Ort lebendiger Geschichtsaneignung, in: Vom Geheimarchiv zur Stadtgeschichte für alle. Das Stadtarchiv Frankfurt als kulturelles Forum, Geschichtswerkstatt und Dokumentationszentrum. Beiträge zur Archivpädagogik und Öffentlichkeitsarbeit der Stadtarchive, Frankfurt/M. 1989 (Kleine Schriften des Frankfurter Stadtarchivs 3), S. 9-19; Günther Rohdenburg, 10 Jahre Archivpädagogik, in: Ders. (Hrsg.), Öffentlichkeit herstellen – Forschen erleichtern! 10 Jahre Archivpädagogik und historische Bildungsarbeit – Vorträge zur Didaktik, Bremen 1996, S. 11-18; Ders., Archiv. Verstaubt sind nur die Regale, in: Lothar Dittmer / Detlef Siegfried (Hrsg.), Spurensucher. Ein Praxisbuch für historische Projektarbeit, Hamburg 2005, S. 45-64; Jürgen Scheffler, Geschichtsunterricht im Archiv, in: Pädagogik und Schulalltag 52 (1997), S. 246-251; Birgit ~Schneider-Bönninger, "Ran an die Quellen!": Theorie und Praxis der Archivdidaktik - Das Wolfsburger Modell, Wolfsburg 2005; Volker Schockenhoff, Historische Bildungsarbeit – Aperçu oder ,Archivische Kernaufgabe‘. Die gegenwärtige Diskussion um die zukünftige Rolle öffentlicher Archive, in: Günther Rohdenburg (Hrsg.), Öffentlichkeit herstellen – Forschen erleichtern! 10 Jahre Archivpädagogik und historische Bildungsarbeit – Vorträge zur Didaktik, Bremen 1996, S. 15-26; Waltraut Schreiber, Die Kooperation ~Schule-Archiv als Beitrag zur Entwicklung von reflektorischem Geschichtsbewusstsein, in: Jens Murken (Hrsg.), Die Archive am Beginn des 3. Jahrtausends. Archivarbeit zwischen Rationalisierungsdruck und Serviceerwartungen. Referate des 71. Deutschen Archivtags 2000 in Nürnberg, Siegburg 2002 (Der Archivar, Beiheft 6), S. 375-391; Kristin Tuma, Archivpädagogik als ein Mittel der historischen Bildungs- und archivischen Öffentlichkeitsarbeit – vorgestellt an ausgewählten Beispielen , Potsdam 2006 (Diplomarbeit masch.)
Das Merkmal der Archivreife erfüllen Unterlagen, die in Bezug auf ihre Bearbeitung abgeschlossen sind, vom [[Registratur]]bildner für den Primärzweck ihrer Entstehung nicht mehr benötigt werden und deren gesetzlich vorgesehene oder anderweitig ermittelte [[Aufbewahrungsfrist]]en abgelaufen sind.
Archivwürdigkeit als positives Ergebnis einer Bewertungsentscheidung oder als gesetzlich normierte Eigenschaft bezeichnet den bleibenden Wert von Unterlagen mit historisch oder rechtlich bedeutsamer Belegfunktion, die dauerhaft im [[Archiv]] aufzubewahren sind.
Hinweise auf die Eigenschaft der Archivreife als Voraussetzung für die Archivierung von Unterlagen finden sich bereits bei Heinrich August Erhard, der 1834 den Grundsatz formulierte, dass nur „abgeschlossene Verhandlungen“ (Erhard, S. 194) in Archiven aufbewahrt werden sollen. Fritz Zimmermann brachte 1957/58 den Begriff der Archivreife mit der negativen Wertauslese in Verbindung, da Unterlagen, die diesen Zustand nicht erreicht haben, für eine Archivierung aus temporären Gründen (noch) nicht infrage kämen.
Um dieselbe Zeit vollzog sich in der deutschen Bewertungsdiskussion die sogenannte „kopernikanische Wende“, der zufolge der Fokus auf archivwürdige Unterlagen verlagert wurde, statt kassables Schriftgut zum Maßstab für die Formulierung von [[Bewertungskriterien|Bewertungskriterium]] zu machen. Zimmermann etablierte außerdem eine archivalische Wertlehre und gebrauchte die Begriffe Archivwürdigkeit und positiver Archivwert – unterschieden nach einem inneren und äußeren Wert – synonym in Abgrenzung zum negativen Archivwert. Diese Termini sind anschlussfähig im internationalen Kontext: Im anglo-amerikanischen Raum wird auch heute für Archivwürdigkeit auf die Begriffe „archival value“, „enduring value“, „historical value“, „permanent value“ oder „continuing value“ rekurriert. Im französischsprachigen Raum finden sich dementsprechend die Bezeichnungen „valeur administratif/ historique“ oder „intérêt administratif/ historique“.
In funktionaler Hinsicht ist die Eigenschaft der Archivreife Voraussetzung für die [[Anbietungspflicht|Anbietung (-spflicht)]] seitens des Registraturbildners, für die Abgabe an ein Endarchiv und für die praktische Umsetzung einer Bewertungsentscheidung. An [[Zwischenarchiv]]e werden Unterlagen in der Regel vor Eintritt in das Stadium der Archivreife abgegeben; ebenso kann in der Praxis bereits zuvor eine Bewertungsentscheidung getroffen werden.
Die Archivwürdigkeit von Unterlagen wird kraft weisungsungebundener und ausschließlicher Kompetenz vom zuständigen [[Archiv]] nach vorab festgelegten und auf der Grundlage wissenschaftlich erarbeiteter [[Bewertungsmethode]]n und Bewertungskriterien festgestellt – häufig unter Beteiligung beziehungsweise Mitwirkung der Behörde, das heißt beispielsweise „im Benehmen“ mit der abgebenden Stelle. Daneben kann sich die Archivwürdigkeit auch aus Rechts- oder Verwaltungsvorschriften ergeben. In mehreren Archivgesetzen finden sich Legaldefinitionen, die jedoch eher Grundsätze für Bewertungskriterien formulieren. In § 3 Bundesarchivgesetz werden etwa „die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte, die Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder die [[Bereitstellung]] von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung“ aufgezählt. In der Praxis müssen diese abstrakten Begriffe operationalisiert werden.
Abweichend von der voranstehenden Definition kann im Falle von Registern und Internetseiten, die potenziell nicht abgeschlossen werden, von der Voraussetzung der Archivreife für die Archivierung abgesehen und aufgrund von Vereinbarungen mit der führenden Stelle ein bestimmter, eventuell regelmäßig erhobener Stand „eingefroren“ und in das [[Archiv]] übernommen werden.
Divergierend zur Praxis in Deutschland sind im [[Bewertungsmodell]] des Schweizerischen Bundesarchivs auch anbietungspflichtige Stellen befugt, die Archivwürdigkeit von Unterlagen mit rechtlich-administrativer Bedeutung verbindlich zu bestimmen. Das österreichische Bundesarchivgesetz vermeidet den Begriff der Archivwürdigkeit und ermächtigt die Bundesregierung, „durch Verordnung festzulegen, welchen Arten von Schriftgut die Eigenschaft eines Archivgutes offenkundig nicht zukommt oder zukommen wird“ (§ 5 Abs. 4). Im Kontext der jüngsten deutschen Bewertungsdiskussion wird das Begriffspaar „archivwürdig/ kassabel“ (Nippert, S. 47) gänzlich infrage gestellt und im Hinblick auf Dokumentationsprofile für die Einordnung in Dringlichkeitsstufen plädiert.
Karsten Christian
Literatur:
Simone Chiquet, Was heisst eigentlich archivwürdig?, in: Schweizerische Zeitschrift für Geschichte 51 (2001), S. 470-486; Gerhart Enders, Zur Problematik der Archivwürdigkeit, in: Archivmitteilungen 17 (1967), S. 89-93; Heinrich August Erhard, Ideen zur wissenschaftlichen Begründung und Gestaltung des Archivwesens, in: Zeitschrift für Archivkunde, Diplomatik und Geschichte 1 (1834), S. 183-247 u. 373-463; Heinrich Otto Meisner/Wolfgang Leesch, Grundzüge einer deutschen Archivterminologie. Referentenentwurf des Ausschusses für deutsche Archivsprache. Neubearbeitung, in: Archivmitteilungen 4 (1960), S. 134-152, hier S. 148; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg ^^3^^2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), S. 46; Klaus Nippert, Integrierte Bewertung – Ansatz zu einem nachhaltigen Ressourceneinsatz im Archiv, in: Universität des Saarlandes (Hrsg.), Dokumentationsziele und Aspekte der Bewertung in Hochschularchiven und Archiven wissenschaftlicher Institutionen, Saarbrücken 2007 (Universitätsreden, 73), S. 47-53; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 29, 91, 147, 290; ~Hans-Joachim Schreckenbach, Archivgesetze und Archivterminologie, in: Klaus Oldenhage/Hermann Schreyer/Wolfram Werner (Hrsg.), Archiv und Geschichte. Festschrift für Friedrich P. Kahlenberg, Düsseldorf 2000 (Schriften des Bundesarchivs, 57), S. 157-181, hier S. 163-165; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 27; Fritz Zimmermann, Wesen und Ermittlung des Archivwertes. Zur Theorie einer archivalischen Wertlehre, in: Archivalische Zeitschrift 54 (1958), S. 103-122.
Im engeren Sinne sind unter ~AV-D. Filmaufzeichnungen (Bewegtbilder) und/oder Tonaufzeichnungen zu subsumieren. ~AV-D. können in analoger, genuin digitaler oder digitalisierter Form vorliegen und sind im Gegensatz zu ‚klassischem [[Archivgut]]’, dessen Datenträger Papier/Papyrus/Pergament ist, nur maschinenlesbar, wobei die analogen Datenträger und digitalen Formate äußerst heterogen sind. Nicht dazu zählen Fotografien bzw. Einzelbildmaterial.
Damit ~AV-D. zu archivischen ~AV-D. werden müssen sie als archivwürdig bewertet worden sein. Die Zunahme von archivwürdigen ~AV-D stellt neue Anforderungen an die Archive und führen oftmals dazu, dass ~AV-D. aufgrund ihrer spezifischen Eigenschaften als Selektbestand einen gesonderten [[Bestand]] in der [[Tektonik]] eines Archivs bilden (Fischer, S. 3, 7).
Grundsätzlich begann die Entstehung von ~AV-D. mit der Verbreitung der film- und audiotechnischen Möglichkeiten und somit der Produktion von archivrelevanten audiovisuellem Medien. Für ~AV-D., sowohl auf analogen Datenträgern als auch in digitalen Formaten, sind im Unterschied zu ‚klassischem [[Archivgut]]’ ein grundsätzlich anderer Umgang und besondere Kompetenzen sowohl in der Lagerung, Erschließung als auch in der [[Bereitstellung]] erforderlich. Empfehlungen zum archivischen Umgang mit ~AV-D. haben u.a. die International Association of Sound and Audiovisual Archives (IASA, TC 03 und TC 04), Memoriav (Memoriav, Empfehlung Ton) und die International Federation of Film Archives (FIAF, Cataloguing Rules) publiziert.
Die Funktion der Archivierung von ~AV-D. ist die Sicherung von, aus kulturellen, historischen, rechtlichen und/oder wirtschaftlichen Gründen, erhaltenswürdigen Film- und Tondokumenten. ~AV-D. können historische Ereignisse und Alltagsgeschichte in einer Weise wiedergeben, wie es durch ‚klassisches [[Archivgut]]’ nicht geleistet werden kann. ~AV-D. können allerdings nicht nur aufgrund der auf den Datenträgern enthaltenen Informationen erhaltenswürdig sein, sondern auch aufgrund ihrer eigenen Materialität. So spiegeln insgesamt ~AV-D. als Archivbestände relevante Entwicklungen der Technik- und Kommunikationsgeschichte der letzten ca. 100 Jahre wider.
Der Begriff des ~AV-D. ist kein speziell archivischer Begriff, sondern vielmehr aus dem allgemeinen Sprachgebrauch adaptiert. Das geringe Alter von ~AV-D. in Archiven führt dazu, dass der Begriff sich in keiner gängigen Terminologie zu archivischen Begriffen findet (vgl. etwa ~Menne-Haritz, Archivterminologie; ICA, Terminology). In der archivischen Praxis findet sich der Begriff ~AV-Aufzeichnugen in analoger Verwendung.
Rebecca Rose
Literatur:
Ole Fischer, Überlegungen zum Umgang mit digitalisierten und digitalen ~AV-Aufzeichnungen im Landesarchiv ~Baden-Württemberg, 2014; FIAF Cataloguing Commission, Harriet W. Harrison (Hg,) The FIAF Cataloguing Rules For Film Archives, 1991; Memoriav, Empfehlung Ton, die Erhaltung von Tondokumenten, 2014; IASA Technical Committee, The safeguarding of the Audio Heritage: Ethics, Principles and Preservation Strategy, ed. by Dietrich Schüller. Version 3, 2005 (= Standards, Recommended Practices and Strategies, ~IASA-TC 03). International Association of Sound and Audiovisual Archives. <www.iasa-web.org/tc03/ethics-principles-preservation-strategy> (11.06.2015); IASA Technical Committee, Guidelines on the Production and Preservation of Digital Audio Objects, ed. by Kevin Bradley. Second edition 2009. (= Standards, Recommended Practices and Strategies, ~IASA-TC 04). <www.iasa-web.org/tc04/audio-preservation> (11.06.2015); IASA Technical Committee, Handling and Storage of Audio and Video Carriers, edited by Dietrich Schüller and Albrecht Häfner. 2014. (= Standards, Recommended Practices and Strategies, ~IASA-TC 05); ICA, Multilingual Archival Terminology <http://www.ica.org/14282/multilingual-archival-terminology/multilingual-archival-terminology.html> (11.06.2015); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006, ND 2011
der Zeitraum, in dem Akten nach Abschluss der Bearbeitung und Schließen der [[Akte]], meist auf Grund von Gesetzen und Verordnungen, für den Zugriff entweder bei der Entstehungsorganisation der Akten oder in einem [[Zwischenarchiv]] aufzubewahren sind. Die A. ist nicht mit der [[Schutzfrist]] zu verwechseln.
A. können gesetzlich festgelegt sein und von gesetzlichen Vorgaben bestimmt werden (z.B. § 90 BBG Einsichtsrecht in Personalakten, Bestimmungen zum Steuerrecht oder haushaltsrechtliche Vorgaben). Sie werden in Fristenkatalogen oder im Einzelfall festgelegt. Bei der Fristbemessung sind neben den rechtlichen Vorgaben auch die Tragweite des bearbeiteten Sachverhalts oder der behördlichen Entscheidung sowie die Bedeutung der Information über den bearbeiteten Sachverhalt hinaus zu beachten. Liegen keine gesetzlichen oder anderen Vorschriften vor, ist die aktenführende Behörde für die Festlegung der A. zuständig. Diese sollen besonders unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit so kurz wie möglich sein.
Die A. muss spätestens bei der Verlagerung des Schriftguts in die (Alt-)[[Registratur]] festgelegt werden. Sie gewährleistet, dass für die festgelegte Zeitspanne auf das Schriftgut zurückgegriffen werden kann. Als Fristbeginn zählt in der Regel der Beginn des Kalenderjahres, das auf den [[Vermerk]] zum Schließen der [[Akte]] folgt. Nach Ablauf der A. müssen die Behörden das Schriftgut den zuständigen Archiven [[anbieten|Anbietung (-spflicht)]] und dürfen dieses nicht eigenmächtig vernichten.
Viele Verwaltungen schreiben die A. in einem Katalog fest, dessen Aufbau der Struktur des [[Aktenplans|Aktenplan]] folgt und die Frist für die jeweiligen Betreffsgruppen angibt. Im kommunalen Bereich existieren Muster, so beispielsweise die der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (~KGSt).
Literatur:
Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragtem für Wirtschaftlichkeit und Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, Bonn ^^2^^1989; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Bundesverwaltungsamt/Bundesanstalt für Büroorganisation und Bürotechnik (Hrsg.), Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis, Köln 2005.
A. bezeichnet die vorübergehende Entnahme von [[Archivgut]] aus dem [[Magazin]] für eine [[Bereitstellung]] im Rahmen der [[Benutzung]]. Das Zurücklegen des Archivguts heißt [[Reponieren]].
Die A. ist Teil der Magazinverwaltung und wird ausschließlich vom Archivpersonal, in manchen Archiven vom speziell geschulten Magazinpersonal zu festgelegten Zeiten, vorgenommen. An Stelle der entnommenen Archivalie wird ein Stellvertreter, z. B. ein Durchschlag oder eine Zweitausfertigung des Bestellscheins hinterlassen. Dieses Verfahren ermöglicht die Ermittlung des Verbleibs der ausgehobenen Archivale und ihr korrektes [[Reponieren]]. Die A. wirkt sich, wie andere Tätigkeiten der Magazinverwaltung, auf die Konzeption von Magazinräumen, Berechnung von Laufwegen und Einrichtung der Magazine aus.
Im heutigen Sprachgebrauch ist der Begriff A. ausschließlich auf den physischen Zugriff auf analoges [[Archivgut]] beschränkt im Gegensatz zur [[Bereitstellung]] von digitalem [[Archivgut]]. Dem Begriff entsprechen im Englischen to charge out sowie im Französischen communication.
Riccarda Henkel
Literatur:
Mario Glauert, Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste, online unter: <http://www.landeshauptarchiv-brandenburg.de/filepool/archivmagazin_glauert.pdf> (12.06.2014); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg³ 2006, ND 2011, S. 50; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 68; Maria Rita Sagstetter, Der richtige Griff: Schadensbegrenzung bei der Benützung, in: Archive in Bayern - Bd. 1 2003, S. 259-292; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 29.
A. bezeichnet die seitens einer Schriftgut produzierenden Stelle eigenverantwortlich durchgeführte Herausnahme von abschließend bearbeiteten und nicht mehr benötigten Unterlagen aus der [[Registratur]] oder den Ablagen mit dem Ziel der [[Anbietung|Anbietung (-spflicht)]] an das zuständige [[Archiv]] oder, im Falle einer unbefristeten Kassationsgenehmigung, der Vernichtung. Im behördlichen Bereich vollzieht sich die A. in der Regel durch Verlagerung in eine Altregistratur, in der die betreffenden Unterlagen bis zum Ablauf der [[Aufbewahrungsfrist]] verbleiben.
Frühe Verwendungen des Begriffes finden sich in amtlichen Bekanntmachungen der ersten Hälfte des 19. Jahrhunderts. Zunächst bezeichnete der Terminus die verwaltungsintern besorgte Vernichtung nicht mehr benötigten Schriftguts. Dies wandelte sich mit den Registraturordnungen, die seit den 1850er Jahren in Preußen, Bayern und anderen deutschen Territorien erlassen wurden. Von nun an hatten Verwaltungsbehörden und Gerichte den Staatsarchiven Listen des aus ihren [[Registratur]]en ausgesonderten Schriftguts zur Entscheidung über dessen Aufbewahrung oder [[Kassation]] vorzulegen. Die A. konnte somit nicht mehr mit der Vernichtung von Schriftgut gleichgesetzt werden. Handlungsempfehlungen und Leitfäden zu Registraturwesen und [[Schriftgutverwaltung]] trugen diesem Bedeutungswandel seit Beginn des 20. Jahrhunderts Rechnung. Gleichwohl blieb die synonyme Verwendung der Begriffe A. und [[Kassation]] auch weiterhin – und zum Teil bis in die Gegenwart hinein – gebräuchlich. Heute lassen sich im Wesentlichen zwei definitorische Ansätze unterscheiden, ein eng gefasster und ein weit gefasster: Ersterer betrachtet A. als einen ausschließlich inner-behördlichen Prozess, der vor der [[Anbietung|Anbietung (-spflicht)]] stattfindet; letzterer geht von einem mehrstufigen und das [[Archiv]] involvierenden Prozess aus, der [[Anbietung|Anbietung (-spflicht)]], Bewertung, [[Ablieferung]] und Übernahme einschließt.
A.en dienen insbesondere einer Reduktion des in den [[Registratur]]en befindlichen Schriftguts. Durch die Verlagerung geschlossener und zur Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendiger Unterlagen tragen sie zu einer verbesserten Übersichtlichkeit und insgesamt zu einer effizienteren [[Schriftgutverwaltung]] bei. Ausgesondertes Schriftgut wird üblicherweise mittels einer A.sliste erfasst. In der ~IT-gestützten [[Vorgangsbearbeitung|Vorgangsbearbeitung, elektronische]] müssen nach dem DOMEA-Konzept behördlich genutzte [[Dokumentenmanagementsystem]]e über eine A.sschnittstelle verfügen, die eine regelmäßige fristengesteuerte A. von Unterlagen ermöglicht. Im Rahmen des elektronischen A.sverfahrens werden [[Akte]]n und [[Vorgänge|Vorgang]] abgefragt, deren [[Aufbewahrungsfrist]] abgelaufen ist, und zu einem Aktenschnitt zusammengefasst. Die Selektion der auszusondernden Unterlagen wie auch die Erstellung der A.sliste erfolgen hier weitgehend automatisiert. Das DOMEA-Konzept unterteilt den Prozess der A. in mehrere Stufen (zweistufiges oder vierstufiges Verfahren), die, je nach Variante, bis zur Abgabe [[archivwürdigen|Archivwürdigkeit (-reife)]] Schriftguts an das zuständige [[Archiv]] reichen. Zugrunde gelegt wird dort folglich ein weit gefasstes Verständnis des Begriffes, das über die hier vorgeschlagene Definition hinausweist.
Dem deutschen Terminus A. entspricht das englische „disposal“. In der französischsprachigen Literatur wird er mit dem Begriff „élimination“ wiedergegeben, der sich jedoch auf die Vernichtung von Unterlagen bezieht. Eine Fachbezeichnung, die die deutsche Bedeutung des Wortes angemessen widerspiegelt, kennt das Französische nicht. Jenseits des Archivwesens wird der Begriff A. im Bibliotheksbereich gebraucht. Dort bezeichnet er die Aussortierung von nicht mehr nachgefragten Büchern und anderen Medien aus den vorhandenen Beständen.
Dirk Petter
Literatur:
Bundesarchiv, Aussonderung digitaler Unterlagen und deren Archivierung im Bundesarchiv – Ein Leitfaden. Version 1.2, o.O. 2010, S. 32; Bundesministerium des Innern, ~DOMEA-Konzept. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0. Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Berlin 2004, S. 30-32 und 38-41; Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, o.O. 2007, S. 19; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt ^^8^^2010, S. 81-85; Andrea Hänger, Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten. Vorstellung des Pilotprojektes des Bundesarchivs, in: Archive in Bayern 4 (2008), S. 243-248; ~Hans-Jürgen Höötmann, Schriftgutverwaltung und Überlieferungsbildung, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien und Informationsdienste Fachrichtung Archiv, Münster 2004, S. 49-76, hier S. 50-53; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), S. 51-52; F. Michalski, Leitfaden für das Registraturwesen und den allgemeinen Geschäftsgang der deutschen Stadtverwaltungen, Leipzig 1904, S. 51; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 124; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 30-32; Jürgen Treffeisen (Hrsg.), Vom Büro ins Depot. Rationelle Verfahren der Bewertung und Übernahme von Akten. Vorträge des 70. Südwestdeutschen Archivtags am 19. Juni 2010 in Müllheim, Stuttgart 2011; Peter Walne (Hrsg.), Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de terminologie archivistique, München u.a. ^^2^^1988, S. 55-56; Andrea Wettmann, Bewertung per Mausklick. Zur Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, in: Archive in Bayern 4 (2008), S. 265-277.
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Inspired by [[this|http://groups.google.com/group/TiddlyWiki/browse_thread/thread/93b8de752492ddc4/b0608ebb1149578c]] post on the tiddlywiki google group, and with helpful comments by Eric Shulman, this plugin automatically adds enclosing double brackets to nonwikiwords (i.e., auto linking them) on saving a tiddler. This does not affect the usual autolinking of wikiword tiddler titles.
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var replaceOnlyFirst = false;
}}}
You can also specify a list of tiddler titles that you do not want to be auto-bracketed. By default, the name of the tiddler containing the titles to exclude is called {{{noAutoLink}}}. That name can be specified by changing the following line in the code below:
{{{
var excludeThese = "noAutoLink";
}}}
to
{{{
var excludeThese = "whatever you want";
}}}
In your "noAutoTag" tiddler, each line should contain only one tiddler title to exclude from auto-bracketing. Don't add any spaces on that line unless they are in the tiddler title itself. For example:
{{{
montypython
xmas list - 2007
culture of capitalism - notes
}}}
!Problems/Limitations/Notes
* Can't handle tiddler titles with square brackets in them so they're ignored.
* Can choose to autolink only first occurrence of title, but if you edit the tiddler later and add that title into the tiddler text before the first occurrence of the title, it will be bracketed.
* Shadowed tiddlers and tiddlers tagged with "excludeLists" are not auto-bracketed.
!Code
***/
//{{{
TiddlyWiki.prototype.saveTiddler_weaveLinks =
TiddlyWiki.prototype.saveTiddler;
TiddlyWiki.prototype.saveTiddler =
function(title,newTitle,newBody,modifier,modified,tags)
{
// User settings
var replaceOnlyFirst = false;
var excludeThese = "noAutoLink";
// Don't tag the list of tiddler titles to exclude.
if (title == excludeThese)
return this.saveTiddler_weaveLinks.apply(this, arguments);
// Helpers
// ------------------------------------------------------------------------
// To sort titles into descending length.
var compareDescLen = function(a, b)
{
if (a.length == b.length) return 0;
return b.length - a.length;
}
var isBounded = function(start, end)
// Test if tiddler title has a non-alphanum char (or nothing) on each side.
// Takes both indices of the title match, along with the title itself.
{
var reAlphaNum = new RegExp("\[\A-Za-z0-9\]");
return !(start != 0 && reAlphaNum.test(newBody.substr(start - 1, 1)) ||
end != newBody.length - 1 &&
reAlphaNum.test( newBody.substr(end + 1, 1)));
}
var isBracketed = function(start, end)
// Is matched string within given indices enclosed in pairs of brackets?
// Assumes brackets aren't allowed in titles (even tiddler text);
// bumping into pair of non-enclosing brackets means string isn't enclosed.
{
var foundL = false;
var foundR = false;
// Start from char just before title up to second char in newBody.
for (var i = start - 1; i > 0; i--)
{
if (newBody.charAt(i) == ']' && newBody.charAt(i - 1) == ']')
return false;
if (newBody.charAt(i) == '[' && newBody.charAt(i - 1) == '[')
{
foundL = true;
break;
}
}
// Look from next char after title up to second last char.
for (var i = end + 1; i < newBody.length - 1; i++)
{
if (newBody.charAt(i) == '[' && newBody.charAt(i + 1) == '[')
return false;
if (newBody.charAt(i) == ']' && newBody.charAt(i + 1) == ']')
{
foundR = true;
break;
}
}
return foundL && foundR;
}
var isNonWikiWord = function(word)
// No brackets though they're allowed in tiddler titles.
{
return (word.indexOf(" ") != -1 ||
word.search(config.textPrimitives.wikiLink) == -1) &&
word.indexOf("[") == -1 &&
word.indexOf("]") == -1;
}
var isUsrExcluded = function(currTitle)
// Checks given tiddler title against those in the excluded list.
{
if (excludeArr)
{
for(var i = 0; i < excludeArr.length; i++)
if (excludeArr[i] == currTitle) return true;
}
return false;
}
var tids = store.getTiddlers("title","excludeLists");
var arr = new Array(tids.length); // Titles to use: to be filtered, sorted.
var arrLen = 0; // Number of titles.
var matchIdx; // [[Index]] of a matching title.
var searchIdx; // Searching from this index in newBody.
var excludeArr;
var posLitString; //KS Marks the position of the Literatur: String
var titlesToExclude = store.getTiddlerText(excludeThese);
// split(/\n/) might not be ok with IE?
if (titlesToExclude) excludeArr = titlesToExclude.split('\n');
//KS Find position of "Literatur: " String
posLitString = newBody.indexOf("Literatur:",0);
// if (posLitString >= 0) newBody = newBody + "Found at position: " + posLitString;
// Filter list of titles.
for (var i = 0; i < arr.length; i++)
{
if (isNonWikiWord(tids[i].title) && !isUsrExcluded(tids[i].title))
{
arr[arrLen] = tids[i].title;
arrLen++;
}
}
arr.sort(compareDescLen);
// Main loop
for (var i = 0; i < arrLen; i++)
{
searchIdx = 0; // Start search for title at start of newBody.
// If a match, replace if not bracketed and if it is free of alphanum
// on either side. Search again from end of matching title in newBody.
// Should maybe rewrite this using regexp.exec.
for ( ; ;)
{
matchIdx = newBody.indexOf(arr[i], searchIdx);
if (matchIdx == -1) break;
var brackets = isBracketed(matchIdx, matchIdx + arr[i].length - 1);
if (brackets && replaceOnlyFirst) break;
//KS Check if the hit is after the position of the Literatur: String
if (posLitString >= 0 && posLitString < matchIdx)
{
break;
}
if (isBounded(matchIdx, matchIdx + arr[i].length - 1, arr[i])
&& !brackets)
{
newBody = newBody.substring(0, matchIdx) +
"[[" + arr[i] + "]]" +
newBody.substring(matchIdx + arr[i].length);
if (replaceOnlyFirst) break;
}
searchIdx = matchIdx + arr[i].length + 1;
}
}
return this.saveTiddler_weaveLinks.apply(this, arguments);
}
//}}}
Die B. ist eine strategische Kompetenz staatlicher und nichtstaatlicher Archive. Den staatlichen, kommunalen und kirchlichen Archiven obliegt im Besonderen der gesetzlich normierte Auftrag, staatliche und kommunale Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen oder kirchliche Einrichtungen in ihrem jeweiligen [[Archivsprengel|Sprengel]] hinsichtlich der Planung, Umsetzung und Koordination der konventionellen und elektronischen [[Schriftgutverwaltung]] zu unterstützen.
Zu den Vorläufern der modernen B. gehörten bis zum Ausbruch des Ersten Weltkrieges u.a. die Wanderregistratoren. Ihnen kam im Bereich der kommunalen Verwaltung die Aufgabe zu, die dort durch Aufsichtsbehörden festgestellten Mängel in den [[Registratur]]en zu beheben (Bruns, S. 30). Bereits um 1900 setzten zunächst in der staatlichen Betriebsverwaltung, später auch in den kommunalen und staatlichen Verwaltungen, Bestrebungen ein, die auf eine radikale Vereinfachung der [[Schriftgutverwaltung]] zielten. Diese bürotechnischen Modernisierungen der sog. Büroreform führten jedoch zu Qualitätseinbußen in der behördlichen [[Schriftgutverwaltung]] (Hoffmann, Behördliche [[Schriftgutverwaltung]], S. 29ff.). Diesen nach 1945 fortbestehenden und sich zum Teil noch verschärfenden Defiziten wurde seit den 1950er Jahren zunächst auf Bundesebene durch eine entsprechende Unterstützung der Bundesverwaltung durch das Bundesarchiv entgegengewirkt (Meiburg, S. 95). Nach seiner Gründung 1965 übernahm das [[Zwischenarchiv]] des Bundesarchivs diese Aufgaben. Mittlerweile ist die B. als archivfachliche Kernaufgabe auch in den meisten Archivgesetzen der Länder verankert worden. Dabei obliegt den Archiven die konkrete Ausgestaltung der gesetzlichen Rahmenvorgaben.
Die traditionellen Themen der B. werden in jüngster Zeit durch Problemkreise erweitert, die aus der Einführung elektronischer [[Fachverfahren]] wie z.B. DMS in den Behörden resultieren. Um die damit verbundenen inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen an die Archivare effizienter bewältigen zu können, richten einige staatliche Archive entsprechende Arbeitsgruppen ein (Nolte, S. 289). Indem Archivare im Rahmen der B. u.a. bei der Einführung elektronischer [[Fachverfahren]] in den Behörden bereits frühzeitig archivische Interessen in den Abstimmungsprozess einbringen (Kluttig, Strategien, S. 148, ~Ksoll-Marcon, S. 229), verändern sie auch das Berufsbild des Archivars, der nunmehr schon zu Beginn verwaltungsinterner Prozesse aktiv wird (Kretzschmar, S. 29).
Die B. richtet sich in Form von Schulungen, Projektbegleitungen, Informationsveranstaltungen und entsprechender Gremienarbeit mittlerweile nicht mehr ausschließlich an Registratoren, sondern auch an Führungskräfte und ~IT-Mitarbeiter (Kluttig, Akten, S. 1). Neben der persönlichen B. vor Ort bedienen sich die Archivare zur Erfüllung dieser Aufgabe zunehmend auch moderner Kommunikationsformen wie z.B. des Inter- bzw. Intranets (Ernst, S. 239). Als Teil der archivischen [[Öffentlichkeitsarbeit]] soll die B. öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen das für eine ordnungsgemäße [[Schriftgutverwaltung]] notwendige Wissen vermitteln. Dazu gehören Kenntnisse einer strukturierten und ordnungsgemäßen Aktenführung, einer systematischen Registraturverwaltung sowie der Gewährleistung eines geordneten Anbietungsverfahrens (Hoffmann, Die staatlichen Archive, S. 261ff.).
Benjamin Kram
Literatur:
Siegried Büttner, Die behördliche Schriftgutverwaltung und die staatlichen Archive. Ein Erfahrungsbericht, in: Der Archivar 34 (1981), S. 39-58; Alfred Bruns (Hrsg.), Kommunale Registraturordnungen, Münster ^^2^^1986 (Nachdrucke zur westfälischen Archivpflege 1); Katharina Ernst, Die Nutzung von Internet und Intranet für die Behördenberatung im Bereich Schriftgutverwaltung, in: Stefanie Unger (Hrsg.), Archive und ihre Nutzer – Archive als moderne Dienstleister. Beiträge des 8. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg 2004 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 39), S. 239-261; ~Ralf-Maria Guntermann, Behördenberatung im Wandel. Ein Fachkonzept zur Zukunftsfähigkeit archivischer Beratungsdienstleistungen im Landesarchiv NRW, in: Archivar 64 (2011), S. 332-335; Heinz Hoffmann, Die staatlichen Archive und die behördliche Schriftgutverwaltung. Zur Neufassung der Bestimmungen zur Schriftgutverwaltung in der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien, in: Der Archivar 50 (1997), S. 260-287; Ders., Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993 (Schriften des Bundesarchivs 43); ~Hans-J. Höötmann, Möglichkeiten archivischer Einflussnahme auf die Schriftgutverwaltung zugunsten einer effektiven Überlieferungsbildung, in: Thüringisches Hauptstaatsarchiv (Hrsg.), Weiterbildung der Archivberatungsstelle, Sonderheft, Weimar 2005, S. 62-68; Thekla Kluttig, Strategien und Spielräume archivischer Behördenberatung, in: Nils Brübach (Hrsg.), Der Zugang zu Verwaltungsinformationen – Transparenz als archivische Dienstleistung. Beiträge des 5. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg 2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 33), S. 147-154; Dies., Behördliche Schriftgutverwaltung – obskures Objekt der Beratung, in: Stefanie Unger (Hrsg.), Archive und ihre Nutzer – Archive als moderne Dienstleister. Beiträge des 8. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg 2004 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 39), S. 211-223; Dies., Akten, Vorgänge, Dokumente – Tendenzen in der behördlichen Schriftgutverwaltung, Der Archivar 53 (2000), S. 22–26; Robert Kretzschmar, Aktenaussonderung und Bewertung in ~Baden-Württemberg. Rechtsgrundlagen, Organisationsrahmen, Arbeitsmethoden, in: Ders. (Hrsg.), Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen, Stuttgart 1997 (Landesarchivdirektion ~Baden-Württemberg (Hrsg.), Werkhefte der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 7), S. 19-33; Margit ~Ksoll-Marcon, Digitale Unterlagen – eine neue Herausforderung bei der Behördenberatung, in: Stefanie Unger (Hrsg.), Archive und ihre Nutzer – Archive als moderne Dienstleister. Beiträge des 8. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg 2004 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 39), S. 225-237; Anette Meiburg, Schulungen zur Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden: Erwartungen und Erfahrungen von Verwaltung und Bundesarchiv, in: Alexandra Lutz (Hrsg.), Zwischen analog und digital – Schriftgutverwaltung als Herausforderung für Archive. Beiträge zum 13. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2009 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 49), S. 95-114; Angelika ~Menne-Haritz, Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme. Mit Handreichungen für die Beratung von Behörden, Marburg 1996 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 25); Burkhard Nolte, Kundenorientiert, Standardisiert, Effizient. Vorfeldarbeit im Sächsischen Staatsarchiv, in: Archivar 64 (2011), S. 288-291; Rudolf Schatz, Behördenschriftgut, Aktenverwaltung, Archivierung, Boppard am Rhein 1961; Kerstin Schenke u.a., Vertraute Aufgaben auf Neuem Gebiet. Behördenberatung für elektronische Akten und Unterlagen im Bundesarchiv, in: Archivar 64 (2011), S. 292-298; Susanne Wolf (Hrsg.), Neue Entwicklungen und Erfahrungen im Bereich der digitalen Archivierung: von der Behördenberatung zum Digitalen Archiv. 14. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ vom 1. und 2. März 2010 in München, München 2010 (Sonderveröffentlichungen der Staatlichen Archive Bayerns 7)
B. (auch Benützung, Nutzung) bezeichnet die Ansicht und Auswertung von Archivalien durch Personen, die nicht zum [[Archiv]] gehören. Aus archivarischer Sicht steht die B. als [[Bereitstellung]] von Archivalien am Ende der Kernaufgaben Überlieferungsbildung und [[Erschließung|Erschließen]].
Für Jacques Derrida sind der [[Zugang]] zum [[Archiv]] und damit die Möglichkeit der Nutzung und Interpretation des darin Gelagerten das „essentielle Kriterium“ für die „wirkliche Demokratisierung“ einer Gesellschaft (Derrida, 14-15 (Anm.)). Die Berechtigung bzw. Befähigung, über [[Zugang]] oder Nicht-[[Zugang]] und damit über Nutzung und ~Nicht-Nutzung zu entscheiden, bedeutet demnach politische Macht.
Bis in die Frühe Neuzeit war die Nutzung des Archivs durch andere als die Archiveigentümer, etwa Fürsten, Klöster, Städte oder ihre Bevollmächtigten, eher selten. Doch mit der Wende zu einer quellenbasierten Historiografie seit dem 17. Jahrhundert begehrten immer mehr Gelehrte Einlass in die bis dato verschlossenen Archive. Landesherren mussten sich nun überlegen, ob sie ihr Arkanum offenlegten, um in die Geschichte eingehen zu können, oder doch lieber die Türen verschlossen hielten. Die Idee einer prinzipiellen Öffnung der Archive entstand erst im Zuge der Französischen Revolution. In Deutschland änderten sich die Modalitäten der B. jedoch kaum. Zwar waren mit dem Ende des Alten Reichs und den damit verbundenen territorialen und rechtlichen Veränderungen viele Archive zu „historischen“ Orten geworden, denn viele der darin verwahrten und vorher gerne vor allzu neugierigen Blicken verborgenen Rechtstitel waren nun ungültig geworden und damit weit weniger brisant als vorher. Dennoch hing der [[Zugang]] zum [[Archiv]] weiterhin vom erfolgreichen Gesuch an dessen Eigentümer ab. Erst mit der Etablierung der Geschichtswissenschaft und der Herausbildung des Archivarsberufs seit dem Ende des 19. Jahrhunderts professionalisierte sich das Verhältnis von Archiven und ihren Benutzern. Seit den 1980er-Jahren ist die B. in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder geregelt. Häufig erlassen Archive zudem detaillierte Benutzungsordnungen. Die B. findet dann meist in einem [[Lesesaal]] innerhalb des Archivgebäudes statt und muss vorher beantragt und genehmigt werden. Heute sind es vor allem [[Schutzfristen|Schutzfrist]], Geheimhaltungsauflagen ([[Verschlusssache]]) und [[bestandserhalterische Gründe|Bestandserhaltung]], die der Nutzung von [[Archivgut]] entgegenstehen. Allerdings gibt es die Möglichkeit, die Verkürzung von Schutzfristen zu beantragen oder die Rechte einzufordern, die die Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und einiger Länder festgeschrieben haben, wobei die Auswirkung letzterer auf die Archive und ihre B. im Moment noch nicht abschätzbar ist.
Die archivische Debatte über B. wird in jüngster Zeit vor allem von dem Einstellungswandel bestimmt, den die Verwaltungsreformen in den 2000er-Jahren mit sich brachten. Archive verstehen sich zunehmend als Dienstleister und der Benutzer wurde folgerichtig zum „Kunden“, freilich zu einem schwierigen. Diese Wahrnehmung ist zum einen darauf zurückzuführen, dass sich der Benutzer- bzw. Kundenkreis insofern erweiterte, als nun auch die abgabepflichtigen Behörden als Benutzer wahrgenommen werden, die Rückgriff auf die von ihnen abgegebenen Unterlagen verlangen. Zum anderen steigen bei den Benutzern die Ansprüche an die Zugänglichkeit und die Nutzungsmöglichkeiten von [[Archivgut]]. Das betrifft nicht nur die digitale Verfügbarkeit von Findmitteln und Archivalien im „virtuellen [[Lesesaal]]“, sondern zunehmend auch den Wunsch nach interaktiven Beteiligungs- und Austauschmöglichkeiten, die das Web 2.0 eröffnet, die aber bislang nur selten von Archiven angeboten werden. Rechtsfragen – etwa nach Urheber- oder Verwertungsrechten – stehen dem oft ebenso im Weg wie die Tatsache, dass damit ganz neue Kommunikationswege zwischen [[Archiv]] und Benutzer entstehen, die mit der traditionellen hierarchischen Kommunikation einer Behörde nicht mehr viel gemeinsam haben. In anderen Ländern und in internationalen Projekten wie dem europäischen ~Urkunden-Portal monasterium.net ist der Schritt zum [[Archiv]] 2.0 oft schon getan, teilweise auch unter Beteiligung deutscher Archive. In der Folge verlagert sich B. räumlich weg von den Archiven, während der inhaltliche Beitrag der Benutzer zu dem digital bereitgestellten [[Archivgut]] wächst, etwa durch die Kommentierung von Archivalien oder die Ergänzung bzw. Korrektur von Findmitteln. Die scheinbar klaren Grenzen zwischen archivarischer Tätigkeit und B. beginnen zu verschwimmen.
Christine Friederich
Literatur:
Jacques Derrida, Dem Archiv verschrieben. Eine freudsche Impression, Berlin 1997; Markus Friedrich, Die Geburt des Archivs. Eine Wissensgeschichte, München 2013; Bastian Gillner, Archive im digitalen Nutzerkontakt. Virtuelle Lesesäle, soziale Medien und mentale Veränderungszwänge, in: Archivar 66 (2013), S. 406-415; Hans Schadek (Hrsg.), Zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Das Dienstleistungsunternehmen Archiv auf dem Prüfstand der Benutzerorientierung, Stuttgart 2002; Gerd Schneider, Archive zwischen Risiko und Chance. Interner Umgang mit externen Bedingungen, in: Stefanie Unger (Hrsg.), Archive und ihre Nutzer – Archive als moderne Dienstleister. Beiträge des 8. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg 2004, S. 13-56; Marcus Stumpf/Katharina Tiemann (Hrsg.), „Im (virtuellen) Lesesaal ist für Sie ein Platz reserviert...“. Archivbenutzung heute – Perspektiven für morgen, Münster 2013.
Alle archivfachlichen und organisatorischen Maßnahmen, die eine [[Benutzung]] des Archivguts ermöglichen.
In den Archiven des Mittelalters und der Neuzeit spielte die B. für eine Nutzung im heutigen Sinne keine Rolle, im Vordergrund stand die juristisch-administrative Aufgabe der Archive zur Sicherung von Herrschaftsrechten. Seit der Öffnung der Archive für die Geschichtswissenschaft im 19. Jahrhundert entwickelt sich die B. im 20. und 21. Jahrhundert zur zentralen Aufgabe der Archive.
Sie umfasst im weitesten Sinne alle archivischen Arbeitsprozesse einschließlich der Bewertung, Übernahme und Erschließung des Archivguts, im engeren Sinne bezeichnet sie die B. der Infrastruktur für die [[Benutzung]], den Magazindienst mit der [[Aushebung]] und [[Reposition|Reponieren]] von [[Archivgut]] und den Lesesaaldienst mit der B. von Hilfsmitteln für die Recherche und der B. von [[Archivgut]] bzw. Ersatzformen, wenn das Original aus [[bestandserhalterischen Gründen|Bestandserhaltung]] nicht vorgelegt werden kann.
Die B. erfolgt (1) im [[Lesesaal]] vor Ort und wird durch die Publikation von Erschließungsdaten, Editionen und Reproduktionen unterstützt. Angesichts der Entwicklungen in der Informationstechnologie gewinnt (2) die virtuelle/digitale B. zunehmend an Bedeutung. Erschließungsdaten, Digitalisate und digitales [[Archivgut]] werden in lokalen Netzwerken im [[Lesesaal]], vor allem aber im Internet bereitgestellt. Die virtuelle/digitale B. erfolgt auf eigenen ~Internet-Plattformen der Archive und in Kooperation mit anderen Institutionen über gemeinsame Portale. Das Open Archival Information System (OAIS) sieht hierfür die Generierung von Dissemination Information Packages (DIP) vor, die auf die individuellen Bedürfnisse des Nutzers zugeschnitten werden können.
Im Vordergrund steht die freie Zugänglichkeit der Informationen. Benutzungsbeschränkungen aufgrund von [[Schutzfristen|Schutzfrist]] können durch Maßnahmen bei der analogen und digitalen B. gesteuert werden (B. im [[Lesesaal]] mit Kopierverbot, Ausgabe von Kopien mit Anonymisierung etc.).
Alternative Termini sind Ausgabe und Vorlage, die stärker im Bereich der analogen B. Verwendung finden. Die Abgrenzung zwischen B. und [[Benutzung]] ist oft unscharf, obwohl beide Begriffe unterschiedliche Funktionsbereiche bezeichnen. Das gilt auch für die Termini production(-s) im Englischen, communication(-s) im Französischen, servicio(-s) im Spanischen und comunicazione(–i) im Italienischen.
Annekathrin Miegel
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg 32006, ND 2011, S. 56; Heike Neuroth, Achim Oßwald, Regine Scheffel u.a. (Hrsg.): nestor Handbuch. Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung, Version 2.3, Kap. 4:8, http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:0008-2010071949 (5.6.2014); Richard ~Pearce-Moses: A glossary of archival and records terminology 2005 (Archival fundamentals series II), S. 314; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 37; Peter Walne (Hrsg.), Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de terminologie archivistique, München 21988 (ICA Handbook Series 7), S. 47 u. 133; Dictionnaire des archives. De l’archivage aux systémes d’information, Paris 1991, S. 65.
B. bezeichnet eine Gruppe von Unterlagen, die nach logisch nachvollziehbaren Gesichtspunkten wie ihrer Herkunft, ihrem Entstehungszusammenhang ([[Provenienzprinzip]]), ihrem Sachinhalt ([[Pertinenzprinzip]]), formalen oder materiellen Merkmalen ([[Sammlungsgut]], Selekt) zu einer Einheit zusammengefasst werden. B.e fungieren als zentrale Gliederungsebene der [[Tektonik]] eines Archivs.
Als Gliederungseinheit stellt der [[Bestand]] das zentrale Ordnungs- und Strukturelement eines Archivs dar, indem er die logisch nachvollziehbare wechselseitige Abgrenzung von Unterlagengruppen garantiert. Die Bestandsbildung sowie die Transparenz der Prinzipien, die dieser zugrunde liegen, sind Voraussetzung für das Auffinden von Archivalien. Die Orientierung in den B. wird gewährleistet durch [[Erschließung|Erschließen]], d.h. [[Ordnung|Ordnen]] und [[Verzeichnung|Verzeichnen]] in Beständeübersichten und Findmitteln ([[Findbuch]]).
Der Begriff des B.es kann weiter ausdifferenziert werden nach dem Prinzip der B.-bildung (Provenienz~, Pertinenz~), nach Klassifizierung der darin enthaltenen Unterlagen, nach dem Gesichtspunkt der zu erwartenden Entwicklung der jeweiligen Unterlagengruppe (offener bzw. laufender ~ im Gegensatz zum geschlossenen bzw. historischen ~) oder nach dem Zeitpunkt ihrer Formierung (vorarchivisch oder archivisch). Mehrere Bestände können in der Archivtektonik als weitere Hierarchiestufe zu einer Beständegruppe bzw. Abteilung zusammengefasst werden.
Seit dem Übergang vom 18. zum 19. Jahrhundert stand die innere Ordnung der Archive im Mittelpunkt der Betrachtungen der Archivtheoretiker. Die Abgrenzung einzelner Archivaliengruppen als Bestände stand dabei im engen Zusammenhang mit dem Aufkommen des Provenienzprinzips. Im Zuge der politischen und administrativen Neuordnungen nach dem Reichsdeputationshauptschluss 1803 mussten in den Archiven Unterlagen aus völlig unterschiedlichen Provenienzen vereinigt werden. Hinzu kam die immer dynamischer werdende Entwicklung der Verwaltung, die mit der Herausbildung neuer Verwaltungszweige verbunden war. Pertinenzordnungen wie die im Badischen Generallandesarchiv in Karlsruhe vorherrschende Brauersche Rubrikenordnung oder die im bayerischen Allgemeinen Reichsarchiv erfolgte Ordnung nach Sachpertinenzen stießen hier schnell an ihre Grenzen. Neue Themen fanden in der Logik dieser Systeme keinen Platz und wurden oft unsachgemäß in diese hineingezwängt.
Die Notwendigkeit, die Herkunft bzw. den Ursprung der Unterlagen stärker zu berücksichtigen und die vorgefundene Ordnung beizubehalten, d.h. die zu einer Provenienz gehörigen Unterlagen in einem B. zu belassen, wurde schon in der ersten Hälfte des 19. Jahrhunderts als zweckdienlich erkannt, aber oftmals noch nicht konsequent umgesetzt (vgl. bspw. 1816 Christian Heinrich Delius für die Preußische Provinz Sachsen). In einem Reglement, mit welchem 1881 das [[Provenienzprinzip]] im Geheimen Staatsarchiv zu Berlin eingeführt wurde, heißt es in § 2 schließlich: „Die Aufstellung des Geheimen Staatsarchivs erfolgt nach der Provenienz seiner Bestände.“ (zitiert nach Brenneke, S. 68). Zur allgemeinen Verbreitung und endgültigen Etablierung verhalf dem Begriff dann die 1934 veröffentlichte „Übersicht über die Bestände des Geheimen Staatsarchivs zu ~Berlin-Dahlem“, deren Vorbild zahlreiche andere deutsche Archive bald folgten. In diesem Sprachgebrauch bedeutete B. allerdings immer noch „Provenienzbestand“. Erst später erfuhr der Begriff seine Ausweitung hin zum heutigen Verständnis.
Im Gegensatz zur deutschen unterscheidet die englische und französische Fachterminologie zwischen Einheiten von [[Archivgut]], die nach dem [[Provenienzprinzip]] gebildet wurden, einerseits (engl. record group, archive group, frz. fonds) und Sammlungen andererseits (engl. collection, frz. collection). Der Begriff des Pertinenzbestands findet hier keine direkte inhaltliche Entsprechung.
Analog zum englischen und französischen Sprachgebrauch definiert das Lexikon Archivwesen der DDR "B." enger als einen Komplex von [[Archivgut]], der nach [[Provenienzprinzip]] gebildet wurde. Nach Pertinenz zusammengefasste Archivgutkomplexe werden auf Grund der Vermischung mehrerer Provenienzen als "Mischbestand" bezeichnet. Diese Begriffsverwendung bildet allerdings nicht den heutigen Sprachgebrauch ab, der vor allem die Funktion von B.en als Gliederungselementen der Archivstruktur widerspiegelt, während die Prinzipien der Bestandsbildung erst zur Definition von Subtypen eine Rolle spielen.
Niklas Konzen
Barbara Trosse
Literatur:
Adolf Brenneke, Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des Europäischen Archivwesens, hrsg. von Wolfgang Leesch, Leipzig 1953; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt ^^7^^2007, S. 45f.; Walter Jaroschka, Zentralisierung und Dezentralisierung im bayerischen Archivwesen, in: Hermann Bannasch (Hrsg.), Beständebildung, Beständeabgrenzung, Beständebereinigung. Verhandlungen des 51. Südwestdeutschen Archivtags am 11. Mai 1991 in Augsburg, Stuttgart 1993, S. 37-51; Heinrich Otto Meisner/Wolfgang Leesch, Grundzüge einer deutschen Archivterminologie, 1960; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2011, S. 56; Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 1, Marburg ^^2^^1983; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich, Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 37; Hansmartin Schwarzmaier, Die Einführung des Provenienzprinzips im Generallandesarchiv Karlsruhe, in: Der Archivar 43 (1990), S. 348-359; Lexikon Archivwesen der DDR, hrsg. von der Staatlichen Archivverwaltung des Ministeriums des Inneren der DDR, Berlin 1979, S. 86; Bodo Uhl, Die Bedeutung des Provenienzprinzips für Archivwissenschaft und Geschichtsforschung, in: Zeitschrift für bayerische Landesgeschichte 61 (1998), S. 97-121; Peter Walne (Hrsg.), Dictionay of Archival Terminology. English and French. With Equivalents In Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, München ^^2^^1988; <https://www.bundesarchiv.de/foxpublic/Hilfe.html> (13.07.2015).
Unter B. versteht man einen Tätigkeitsbereich im [[Archiv]], der sowohl die Entwicklung und Anwendung neuer Konzepte und Normen zum präventiven Schutz von [[Archivgut]] wie auch spezifischer technischer oder nichttechnischer Maßnahmen umfasst, die für eine sachgerechte Aufbewahrung, Aufbereitung, Erhaltung, Sicherung und [[Benutzung]] von [[Archivgut]] notwendig sind.
Für die angewandten Verfahren, die vom Erhalt der Originale bis zu deren Ersetzung durch alterungsbeständigere Medien reichen können, werden unterschiedliche Konzepte und Strategien benötigt. Zur B. gehören als Erhaltungstechniken die Bereiche Magazinverwaltung, Prävention, Konservierung, Restaurierung und die Substitution bzw. die Sicherungs- und Schutzverfilmung von [[Archivgut]]. Eng mit der B. verbunden sind darüber hinaus auch der Archivbau und die Notfallvorsorge.
Als zusammenfassender Begriff für alle Maßnahmen zum Schutz von [[Archivgut]] wurde dieser erstmals 1987 verwendet, zunächst im westdeutschen Bibliothekswesen, nach und nach auch im deutschen Archivwesen. Er ist dabei inhaltlich komplexer als die zuvor gebräuchlichen Begriffe „Konservierung“ und „Restaurierung“. Lag zuvor in diesem Bereich die Verantwortung nahezu allein bei entsprechend archivfachlich qualifiziertem Personal (Restauratoren), so werden in den Begriff B. heute alle Mitarbeiter eines Archivs eingebunden.
International hat der Begriff in der archivischen Fachsprache anderer Länder allerdings keine Entsprechung. Im englischsprachigen Raum wird stattdessen, analog zu den Begriffspaaren „Konservierung und Restaurierung“, bei weitgehender inhaltlicher Konkordanz eher von „conservation“, „preservation“ und „restauration“, seltener von „preventive conservation“ und „collection care“ gesprochen. Eine ähnliche Verwendung der Begriffe ist auch in anderen Sprachen üblich:
• Französisch: conservation (préventive)/ préservation (curative)/ restauration
• Italienisch: conservazione
• Spanisch: conservación/ preservación
• Niederländisch/Flämisch: Conservering/ Restauratie
Christian Helbich
Literatur:
Christine van den Heuvel, Kleine Niedersächsische Archivkunde. Eine Orientierungshilfe für die Ausbildung zum/r Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv, Hannover 2007 (Veröffentlichungen der Niedersächsischen Archivverwaltung: Kleine Schriften des Niedersächsischen Landesarchivs 1), S. 118–129; Anna Haberditzl, Zwanzig Jahre „Bestandserhaltung“ oder Wie ein neuer Begriff hilft, Archive und Bibliotheken zu verändern, in: Angelika ~Menne-Haritz/Hartmut Weber (Hrsg.), Archive im Kontext. Öffnen, Erhalten und Sichern von Archivgut in Zeiten des Umbruchs, Düsseldorf 2010 (Schriften des Bundesarchivs 72), S. 345–357; Maria Kobold/Jana Moczarski, Bestandserhaltung. Ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken, Darmstadt 22012; Laura A. Millar, Archives. Principles and Practices, New York 2010, S. 73–96, 262 u. 266–268; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005 (Archival Fundamental series II), S. 87f. u. 304–307. – Lexikon Archivwesen der DDR, hrsg. von der Staatlichen Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR, Berlin ^^3^^1979, S. 175f.; Carmen Crespo Nogueira (Hrsg.), Glossary of basic archival and library conservation terms, München 1988 (ICA handbooks series 4), S. 86 u. 291; Dictionnaire des archives. De l’archivage aux systèmes d’information, Paris 1991, S. 68f.; Stella Keenan/Colin Johnston, Concise dictionary of library and information science, London u.a. ^^2^^2000, S. 57 u. 197; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (ND 2011) (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), S. 57; A. J. M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, 's-Gravenhage 2007, Nr. 151f.; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 38.
Die B. ist ein schriftliches Hilfsmittel der archivischen [[Erschließung|Erschließen]] (gedruckt oder digital), in dem die einzelnen Komplexe des Archivguts (Bestände) eines Archivs bzw. der Abteilung eines Archivs summarisch beschrieben werden, um Nutzern eine Orientierung über die jeweils vorhandene Überlieferung zu ermöglichen.
In der B. (engl. summary guide oder repository guide; frz. état des fonds) sind den Beschreibungen der einzelnen Bestände in der Regel Ausführungen zur Geschichte der jeweiligen Einrichtung sowie zur Zuständigkeit, Ordnung, [[Benutzung]] und zu den rechtlichen Grundlagen vorangestellt. Die Anordnung der Einträge zu den Beständen innerhalb der B. spiegelt die innere Gliederung ([[Tektonik]]) des Archivs bzw. der Archivabteilung wider. Hinsichtlich der Ausführlichkeit der Informationen weisen die Übersichten erhebliche Unterschiede auf. Die Beschreibung eines Bestands in der B. referiert idealtypisch den Bestandsnamen, den Umfang und die Laufzeit sowie Angaben zum Bestandsbildner, zur Bestandsgeschichte, zu den vorhandenen Findhilfsmitteln, zu etwaiger korrespondierender Überlieferung und zur Literatur.
Nach Leesch ist die B. (als Gesamt- oder Teilübersicht) anhand der enthaltenen Informationen von den so genannten ‚Verzeichnissen’ (Repertorium oder [[Inventar|Sachthematisches Inventar]]) zu unterscheiden. Sie enthalten neben Angaben zu Archiven und ihren Beständen auch solche zu einzelnen Archivalieneinheiten.
Der Bedarf, einen Überblick über den Gesamtbestand eines Archivs zu erhalten, resultiert aus der Öffnung der Archive für die interessierte Öffentlichkeit seit dem 19. Jahrhundert. Einzelne Einrichtungen (bspw. die Staatsarchive in Schleswig und Hannover) kamen dieser Nachfrage bereits zu Beginn des 20. Jahrhunderts nach. In größerer Dichte erschienen gedruckte B.en in Deutschland nach dem Zweiten Weltkrieg, als die Kriegseinwirkungen umfassende Bestandsaufnahmen des vorhandenen Archivguts erforderlich gemacht hatten. Mit der zunehmenden Verbreitung des Internet seit Mitte der 1990er Jahre lässt sich beobachten, dass die Publikation der B. in Buchform zunehmend durch die leichter zu aktualisierende digitale Form ersetzt wird.
Lutz Bannert
Literatur:
Max Bär, Übersicht über die Bestände des K. Staatsarchivs zu Hannover, Leipzig 1900; Horst Conrad und Gunnar Teske, Archivische Öffentlichkeitsarbeit, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde, Münster ^^3^^2014, S. 269-280, hier S. 271 f.; Gerhard Enders, Archivverwaltungslehre. Nachdruck der 3., durchgesehenen Auflage mit einem bio-bibliographischen Vorwort, hrsg. von Eckart Henning und Gerald Wiemers, Leipzig 2004, S. 152-154; Jean Favier (Hrsg.), La pratique archivistique Française, Paris 1993, S. 154-161; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde Darmstadt ^^7^^2007, S. 102-106 und 119 f.; Georg Hille, Übersicht über die Bestände des K. Staatsarchivs zu Schleswig, Leipzig 1900; Wolfgang Leesch, Archivbehelfe: Haupttypen und Sonderformen, in: Der Archivar 28 (1975), Sp. 319-326 (m. w. N.); Brigitta Nimz, Archivische Erschließung, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde, Münster ^^3^^2014, S. 105-141, hier S. 119 f.; Peter Worm, Neue Informationstechnologien und Archive, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde, Münster ^^3^^2014, S. 223-241, hier S. 231.
Ein Entscheidungsmerkmal für die Auswahl [[archivwürdiger|Archivwürdigkeit (-reife)]] Unterlagen, das sich an zuvor gesetzten und höherrangigen Zielen der Überlieferungsbildung orientiert. Angewendet werden kann ein B. in Kombination mit einer [[Bewertungsmethode]] im Rahmen eines [[Bewertungsmodell]]s.
Eine tiefergehende Reflexion über theoretisch fundierte und rational nachvollziehbare B. setzte erst in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts ein. Bis dahin galt der ungeschriebene Grundsatz, lediglich solches Registraturgut von einer [[Kassation]] auszunehmen, dem intuitiv eine nachhaltige rechtliche bzw. fiskalische Bedeutung beigemessen wurde („Fingerspitzengefühl“). Im Zuge des langsamen Wandels von einer negativen zu einer positiven Aktenauslese gewannen auch andere Merkmale, wie z.B. der Nutzen für die historische Forschung an Relevanz für die Archivare. Als international besonders einflussreich erwiesen sich die Überlegungen Theodore R. Schellenbergs, der aus dem Evidenz- und Informationswert verschiedene formale wie inhaltliche Kriterien für die Überlieferungsbildung ableitete. Die in Deutschland erst spät, in den 1990er Jahren einsetzende Rezeption dieser Wertlehre war dann allerdings von einer Überbetonung evidenzbasierter Auslesemerkmale bestimmt, die der Alltagspraxis in den Archiven zumeist nicht gerecht wurde. Auch wenn in jüngerer Zeit wieder verstärkt auf das komplementäre Verhältnis der beiden Wertkategorien Schellenbergs hingewiesen wurde, darf dies nicht darüber hinweg täuschen, dass eine systematische, Aktengruppen übergreifende Auseinandersetzung mit B. nach wie vor ein Desiderat darstellt. Generell gilt außerdem, dass Kriterien zur Entscheidung über eine potentielle [[Archivwürdigkeit|Archivwürdigkeit (-reife)]] bislang überwiegend im Kontext amtlicher Überlieferung diskutiert und [[Nachlässe|Nachlass]] sowie [[Sammlungsgut]] dabei oft weitgehend ausgespart wurden. Aktuell erschwert wird die Formulierung allgemeiner Entscheidungsmerkmale vor allem durch den nicht explizit abgegrenzten, teils synonymen Gebrauch von B., Dokumentationszielen, Bewertungsmethoden und –modellen in der archivischen Fachdiskussion. Zudem mangelt es größtenteils noch immer an einer transparenten Nachzeichnung von Bewertungsprozessen, die ansonsten als empirische Grundlage für eine vergleichende Kriterienanalyse dienen könnten.
Grundsätzlich wird zwischen formalen und inhaltlichen B. unterschieden. Es wird empfohlen, das auszusondernde Registraturgut zunächst auf Erstere hin zu überprüfen, da diese einen höheren Grad an Objektivierbarkeit aufweisen und sie eine zeitaufwändigere inhaltsorientierte Bewertung überflüssig machen können. Zu den formalen Gesichtspunkten werden einerseits die materielle Qualität bzw. der Erhaltungszustand der Aufzeichnungen ([[Archivfähigkeit]]) sowie weiterhin der Aspekt der Rechtssicherung gezählt. Ein weiteres Kriterium kann zudem der Aktenumfang („Dickität“) sein, der unter Umständen bereits Hinweise auf detailreiche Informationen oder einen besonderen Einzelfall geben kann. Ebenso auf der formalen Ebene anzusiedeln ist die Vermeidung von Redundanzen bei der Überlieferungsbildung – ein Sachverhalt, für den das Bundesarchiv das Kriterium der Federführung geprägt hat. Wesentlich subjektiver als die genannten Entscheidungsmerkmale sind inhaltliche B., die daher einer ausführlicheren Begründung von Seiten der Archivare bedürfen. Ausschlaggebend für eine Übernahme kann in diesem Kontext die Funktion bzw. Aufgabenwahrnehmung des jeweiligen Registraturbildners sein (Evidenz). Für die Beurteilung der konkreten inhaltlichen Qualität spielt auch der Wert für Fragestellungen der Forschung eine wichtige Rolle, die allerdings kaum zu antizipieren sind. Bei der Einschätzung des Quellenwerts gewinnen einzelne Faktoren an Bedeutung, die akten- und ortsspezifisch einer großen Varianzbreite unterliegen und oft der individuellen Sachkenntnis des Archivars überlassen bleiben. Um historisch relevante Ereignisse, Entwicklungen und Personen zu dokumentieren, kann beispielsweise bereits der Entstehungszeitraum oder die Notwendigkeit einer Ersatzüberlieferung für eine Übernahme in das [[Archiv]] sprechen. Abgesehen vom Aktenumfang können die genannten formalen wie inhaltlichen Kriterien auch bei der Auswahl digitaler Aufzeichnungen angewandt werden, wobei im Vergleich zu analogem Schriftgut die [[Archivfähigkeit]] von Dateiformaten für eine Langzeitspeicherung stark an Bedeutung gewinnt. Geändert haben sich allerdings die Anwendungsbedingungen für B., die in sehr viel höherem Maße prospektiv in die archivische Bewertung einfließen, als dies bisher der Fall war.
Lorenz Baibl
Literatur:
Arbeitshilfe „Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive“ der BKK vom 15./16.9.2008 <http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Arbeitshilfe_Dokumentationsprofil.pdf> (25.3.2013); Frank M. Bischoff / Robert Kretzschmar (Hrsg.), Neue Perspektiven archivischer Bewertung. Beiträge zu einem Workshop an der Archivschule Marburg am 15. November 2004, Marburg 2005 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 42); Matthias Buchholz, Archivische Überlieferungsbildung im Spiegel von Bewertungsdiskussion und Repräsentativität, 2., überarbeitete Aufl., Köln 2011 (Archivhefte 35); ~Hans-Jürgen Höötmann / Katharina Tiemann, Archivische Bewertung - Versuch eines praktischen Leitfadens zur Vorgehensweise bei Aussonderungen im Sachaktenbereich, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 52 (2000), S. 1-11; Max Huber, Archivische Bewertung: Aspekte, Probleme, Konjunkturen, in: Arbido 24, Heft 4 (2009), S. 8-12; Elke Koch, Theoretisch optimal – praktisch unmöglich? Bewertung und Übernahme von Akten mithilfe der EDV, in: Jürgen Treffeisen (Hrsg.), Vom Büro ins Depot. Rationelle Verfahren der Bewertung und Übernahme von Akten. Vorträge des 70. Südwestdeutschen Archivtags am 19. Juni 2010 in Müllheim, Stuttgart 2011, S. 26-36; ~Hans-Dieter Kreikamp, Das Bewertungsmodell des Bundesarchivs – Federführung als Bewertungskriterium, in: Andrea Wettmann (Hrsg.), Bilanz und Perspektiven archivischer Bewertung. Beiträge eines Archivwissenschaftlichen Kolloquiums, Marburg 1994 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 21), S. 83-87; Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 31979 (S. 99, Artikel „Bewertungskriterien“); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Nachdruck der 3., durchgesehenen Auflage, Marburg 2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Theodore R. Schellenberg, The Appraisal of Modern Public Records, in: Bulletins of the National Archives 8 (1956), S. 233-278; Katharina Tiemann, Bewertung und Übernahme von amtlichem Registraturgut, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde: ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv, 2. überarb. Aufl., Münster 2008, S. 83-95; Bodo Uhl, Die Geschichte der Bewertungsdiskussion, in: Andrea Wettmann (Hrsg.), Bilanz und Perspektiven archivischer Bewertung. Beiträge eines Archivwissenschaftlichen Kolloquiums, Marburg 1994 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 21), S. 11-35; Reto Weiss, Die rechtlichen Vorgaben zur Bewertung: eine Analyse, in: Arbido 24, Heft 4 (2009), S. 13-16.
Eine B. ist eine begründete Vorgehensweise zur positiven Auslese archivwürdiger Aufzeichnungen nach zuvor gesetzten Zielen der Überlieferungsbildung; sie basiert auf [[Bewertungskriterien|Bewertungskriterium]] und kann in einem [[Bewertungsmodell]] gleichberechtigt neben anderen B. stehen.
Infolge der stark ansteigenden Schriftgutproduktion im 19. und 20. Jahrhundert standen Archivare bei der Überlieferungsbildung vor einem Massenproblem. Aus diesem Grund entstanden seit Beginn des 20. Jahrhunderts erste Ansätze zu einer intensiven Auseinandersetzung mit Fragen der archivischen Bewertung. Bei der Lösung des Massenproblems in den Archiven stand die [[Aussonderung]] von Schriftgut ([[Kassation]]) einer positiven Auslese des archivwürdigen Schriftgutes (Bewertung) gegenüber. In der Gegenwart steht insbesondere die Bewertung im Fokus der Überlegungen zur archivischen Überlieferungsbildung.
International herausragenden Einfluss auf die Diskussion um die Überlieferungsbildung hatten insbesondere Theodore R. Schellenbergs Überlegungen zur Bewertung bzw. den der Bewertung zugrunde liegenden Kriterien. Während es in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts international und in der deutschsprachigen Diskussion vor allem in den 1990er Jahren zum Teil heftige Auseinandersetzungen um die Relevanz verschiedener Bewertungskriterien gegeben hat, bestand im Hinblick auf die B. weitgehende Einigkeit darüber, dass sich diese zwar an bestimmten Überlieferungszielen sowie auch dem zu bewertenden Material zu orientieren haben, selbst aber weitgehend wertfrei seien. Eine neue Herausforderung stellt der Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen dar. Die elektronische Datenverarbeitung stellt Archivarinnen und Archivare nicht nur vor das Problem der Bewertung neuer Quellengattungen, sondern bietet auch neue Möglichkeiten und Chancen für die archivische Bewertung (z.B. durch Datenbankabfragen).
Die bisher entwickelten B. bewegen sich im Spannungsfeld von abstrakt-theoretischen Überlegungen und konkreten Anleitungen für die Praxis. Verschiedene Vorgehensweisen haben sich für die Bewertung von Schriftgut etabliert, wobei von diesen nicht alle gleichermaßen anerkannt sind und es deutliche Unterschiede in den nationalen und internationalen Diskussionen gibt. Von den bei einer Überlieferungsbildung infrage kommenden und zum Teil subjektiven Bewertungskriterien hängt die Wahl der B. ab. Weitgehender Konsens besteht mittlerweile darüber, dass eine Auslese archivwürdigen Schriftgutes auf der Grundlage einer Aktenautopsie und dem sogenannten „archivarischen Fingerspitzengefühl“ den Ansprüchen einer reflektierten und archivwissenschaftlich vertretbaren Bewertung sowie auch der Gewährleistung transparenter Entscheidungen nicht Genüge leistet.
Grundsätzlich zu unterscheiden ist zwischen prospektiven und retrospektiven B. Im Gegensatz zur retrospektiven Bewertung der Aktenautopsie soll durch eine prospektive Vorgehensweise bereits vor oder während der Entstehung von Schriftgut die Bewertung auf der Grundlage zuvor gesetzter Kriterien erfolgen. Letzteres geschieht beispielsweise durch eine Analyse der Aufgaben, Funktionen und Zuständigkeiten von Behörden bei der sogenannten horizontalen und vertikalen Bewertung. In der Praxis ist ein Zusammenspiel von beiden Ansätzen anzustreben, da die prospektive Bewertung insbesondere der Reduktion der Schriftgutmenge dient, eine retrospektive Bewertung von Schriftgut zur Herausfilterung von bedeutenden Persönlichkeiten oder herausragenden Einzelfällen aber nicht überflüssig machen kann. Eine weitere Unterscheidung ist zwischen induktiven und deduktiven B. zu machen. Der Ansatz der B. erfolgt etwa beim Macroappraisal von oben nach unten (top-down bzw. deduktiv), während der Ansatz der Aktenautopsie von unten nach oben (bottum-up bzw. induktiv) erfolgt.
Im Prozess der Überlieferungsbildung sollten nach Bedarf Kontextanalyse und Aktenautopsie, Listenbewertung und Einzelbewertung miteinander kombiniert werden. Grundsätzlich sollte jeder Bewertungsaktion eine genaue Definition der Überlieferungsziele, eine intensive Auseinandersetzung mit dem Entstehungszusammenhang der zu bewertenden Unterlagen sowie eine Reflektion über eine der Form der Aufzeichnungen angemessene B. vorangestellt werden. Unabhängig von der Wahl der Vorgehensweise gilt es für alle Methoden, dass die Bewertungsentscheidungen dokumentiert und begründet, also transparent sein müssen.
Ole Fischer
Literatur:
Irmgard Christa Becker, Arbeitshilfe zur Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive. Einführung in das Konzept der BKK zur Überlieferungsbildung und Textabdruck, in: Archivar 62 (2009), S. 122-131; Irmgard Christa Becker, Dokumentationsprofile als Grundlage kommunalarchivischer Bewertung, Vortrag gehalten beim Workshop „Ziele und Methoden archivischer Bewertung“ am 1.12.2010 im Landesarchiv ~Baden-Württemberg, URL: <http://www.landesarchiv-bw.de/web/ziele_und_methoden_archivischer_bewertung/52498> (2.4.2013); Matthias Buchholz, Archivische Überlieferungsbildung im Spiegel von Bewertungsdiskussion und Repräsentativität, Köln ^^2^^2011 (Archivhefte 35); Terry Cook, Macroappraisal in Theory and Practice. Origins, Characteristics and Implementation in Canada, 1950-2000, in: Archival Science 5 (2005), S. 101-161; Mark A. Greene/Todd J. ~Daniels-Howell, Documentation with an Attitude. A Pragmatist’s Guide to the Selection and Acquisition of Modern Business Records, in: James M. O’Toole (Hrsg.), The Records of American Business, Chicago 1997, S. 161-229; ~Hans-Jürgen Höötmann/Katharina Tiemann, Archivische Bewertung – Versuch eines praktischen Leitfadens zur Vorgehensweise bei Aussonderung im Sachaktenbereich, in: Archivpflege in Westpflege und Lippe 52 (2000), S. 1-11; Max Huber, Archivische Bewertung: Aspekte, Probleme, Konjunkturen, in: Arbido 4 (2009), S. 8-12; ~Hans-Dieter Kreikamp, Das Bewertungsmodell des Bundesarchivs – Federführung als Bewertungskriterium, in: Andrea Wettmann (Hrsg.), Bilanz und Perspektiven archivischer Bewertung. Beiträge eines Archivwissenschaftlichen Kolloquiums, Marburg 2004 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 21), S. 83-87; Robert Kretzschmar, Aussonderung und Bewertung von sogenannten Massenakten, Erfahrung der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg, in: ders. (Hrsg.), Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen. Zur Praxis der archivischen Bewertung in ~Baden-Württemberg, Stuttgart 1997 (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg A 7), S. 103-118; Robert Kretzschmar, Spuren zukünftiger Vergangenheit. Archivische Überlieferungsbildung im Jahr 2000 und die Möglichkeiten einer Beteiligung der Forschung, in: Der Archivar 53 (2000), S. 215-222; Robert Kretzschmar, Transparente Ziele und Verfahren. Ein Positionspapier des ~VdA zur archivischen Überlieferungsbildung, in: Frank M. Bischoff/Robert Kretzschmar (Hrsg.), Neue Perspektiven archivischer Bewertung. Beiträge zu einem Workshop an der Archivschule Marburg am 15. November 2004, Marburg 2005 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 42), S. 13-36; Jürgen Treffeisen, Perspektiven der archivübergreifenden Überlieferungsbildung in ~Baden-Württemberg, in: Robert Kretzschmar (Hrsg.), Methoden und Ergebnisse archivübergreifender Bewertung, Tübingen 2002, S. 42-68; Ziwes, Franz Josef, Wikipedia und Co. statt Sisyphus? Konventionelle und digitale Hilfsmittel zur qualitativen Bewertung von Personalakten, in: Archivar 63 (2010), S. 175-178.
Ein B. ist ein planmäßiges, wissenschaftliches Konzept, das nach Formulierung von Dokumentationszielen im Rahmen der Prüfung der [[Archivwürdigkeit|Archivwürdigkeit (-reife)]] von Unterlagen (Bewertung) mit gewissen, zu definierenden Regeln einen Ansatz zur Wertermittlung der Überlieferung eines Registraturbildners, eines Verwaltungszweiges oder eines behördlichen Funktionsbereichs bietet und das verbindlich angewendet werden kann.
B.e wurden maßgeblich aufgestellt und entwickelt, um dem Problem der Bewertung von [[Massenakten]] zu begegnen. Bereits in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts wurden Kassationsgrundsätze in Form von Richtlinien und Bestimmungen für bestimmte Aktengruppen aufgestellt, wie beispielsweise im Jahre 1924 am Reichsarchiv für militärische und wirtschaftliche Akten des 1. Weltkriegs. Auch ist bekannt, dass in den USA oder Frankreich bei einer [[Kassation]] mehrere Archivare beteiligt wurden und so für wechselseitige Kontrolle sorgten. Heinrich Otto Meisner entwickelte daraus die Forderung, dass neben dem zuständigen Sachbearbeiter innerhalb der Verwaltung noch ein weiterer Sachbearbeiter den Anbietungsbericht an das [[Archiv]] erarbeiten sollte, ehe die Archivleitung über die [[Archivwürdigkeit|Archivwürdigkeit (-reife)]] entschied (Meisner, Schutz und Pflege, S. 44). Später - in den 1930er Jahren - sollten in Preussen bei [[Kassation]]en sogenannte Motivenberichte verfasst werden, um den Entscheidungsweg des Archivars zu dokumentieren. Doch waren letztere Instrumente lediglich für den internen Gebrauch bestimmt und erwiesen sich letztlich nicht als nachhaltig.
Mit der Wende in der Bewertungsdiskussion von der [[Kassation]] hin zur positiven Überlieferungsbildung wurden neue Ansätze zur Wertermittlung von Unterlagen aufgestellt. Der dabei vollzogene Wandel des Verhältnisses zwischen Staat und Gesellschaft bzw. staatlichen Institutionen und Individuen sowie die zunehmende Öffnung der Archive für den Bürger als [[Benutzer]] erforderten neue Herangehensweisen bei der Bewertung von Unterlagen: bei modernen B.en treten daher Grundsätze wie die Durchdringung des Gegenstandes, die Transparenz in der Entscheidung und die sorgfältige Dokumentation der Überlieferungsbildung in den Vordergrund.
Beim Erstellen von B.en sind folgende Faktoren von Bedeutung: Erarbeitung im Benehmen mit der aktenführenden Stelle, Möglichkeit der Beschränkung auf das wesentliche Material, archivübergreifende Vereinbarungen und dabei Anerkennung des B.s von allen Beteiligten – besonders im Hinblick auf den zu erwartenden Überlieferungsverlust bei einzelnen Archiven – sowie die Ergänzungsbedürftigkeit durch Sammlungen und Einbezug des bei der Auswertung gewonnenen methodischen Erfahrungspotentials der Forschung. Durch das Aufstellen eines B.s kann so das zuvor definierte Dokumentationsziel erreicht werden. In der aktuellen Diskussion hat die Problematik um das B. zu der Fokussierung auf ein umfassenderes Archivierungsmodell geführt, das „auch die Erschließung und Zugänglichmachung von Unterlagen im [[Archiv]] vor Augen hat.“ (Bischoff, Maßstäblichkeit, S. 268)
Der Terminus B. wird in der archivwissenschaftlichen Literatur meistens unreflektiert verwendet. Definitionen oder Ansätze zu Begriffserklärungen sind nur schwer zu finden. Oft werden die Begriffe „Modell“ und „[[Methode|Bewertungsmethode]]“ nahezu synonym verwendet.
Julius Leonhard
Literatur:
Positionen des Arbeitskreises Archivische Bewertung im ~VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare zur archivischen Überlieferungsbildung, in: Frank M. Bischoff/Robert Kretzschmar (Hrsg.), Neue Perspektiven archivischer Bewertung. Beitrag zu einem Workshop an der Archivschule Marburg am 15. November 2004, Marburg 2005 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 42), Anhang 1, S. 195-206; Frank M. Bischoff, Bewertung als Gegenstand der Archivarsausbildung – Fragen aus der Sicht der Archivschule Marburg, in: Frank M. Bischoff/Robert Kretzschmar (Hrsg.), Neue Perspektiven archivischer Bewertung. Beitrag zu einem Workshop an der Archivschule Marburg am 15. November 2004, Marburg 2005 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 42), S. 119-144; Frank M. Bischoff, Maßstäblichkeit historischen Erinnerns. Anmerkungen zur Verbindlichkeit archivarischer Auslesetätigkeit, gestuften Archivwürdigkeit und Bewertungsdokumentation, in: Friedrich Beck/Eckart Henning/~Joachim-Felix Leonhard/Susanne Paulukat/Olaf B. Rader (Hrsg.), Archive und Gedächtnis. Festschrift für Botho Brachmann, Potsdam 2005 (Potsdamer Studien 18), S. 253-276; Matthias Buchholz, Archivische Überlieferungsbildung im Spiegel von Bewertungsdiskussion und Repräsentativität, Köln ^^2^^2011 (Archivhefte 35); Heinrich Otto Meisner, Schutz und Pflege des staatlichen Archivgutes mit besonderer Berücksichtigung des Kassationsproblems, in: Archivalische Zeitschrift 45 (1939), S. 34-51; Martina Wiech, Steuerung der Überlieferungsbildung mit Archivierungsmodellen. Ein archivfachliches Konzept des Landesarchivs ~Nordrhein-Westfalen, in: Der Archivar 58 (2005), S. 94-100.
Das B.P. bezeichnet ein Erschließungskonzept, bei dem [[Archivgut]] nicht in seinem systematischen Zusammenhang, sondern in der Reihenfolge, in der es in das [[Archiv]] gelangt ist, gelagert, verzeichnet und lediglich in Form einer virtuellen Struktur im [[Findbuch]] geordnet wird.
Der Archivar Max Bär (1855-1928) entwickelte das nach ihm benannte B.P. zur schnellen Bewältigung großer, ungeordneter Archivbestände. 1903 wurde er zum Leiter des neu gegründeten Staatsarchivs Danzig ernannt, das in kurzer Zeit umfangreiche Bestände unterschiedlicher Provenienzen übernehmen musste, die sich zum Teil in einem sehr schlechten Ordnungszustand befanden. Bär sah die Hauptaufgabe des Danziger Archivs in der schnellen [[Bereitstellung]] von Akten für Behörden, weshalb er eine rasche Nutzbarmachung des Archivguts anstrebte. Umfangreiche Ordnungsmaßnahmen nach den gängigen Verfahren erschienen Bär zu diesem Zweck als zu zeitaufwendig, so dass er sich für eine lediglich virtuelle Ordnung entschied: Die Bestände wurden in der Reihenfolge belassen, in der sie in das [[Archiv]] gelangt waren. Bei der Verzeichnung wurden ihnen dann gemäß ihrer Lagerung fortlaufende Nummern zugewiesen. Die Ordnung erfolgte anschließend nur im Rahmen des Findbuches.
1912 übernahm Bär die Leitung des Staatsarchivs Koblenz, das durch die Zusammenführung von Archivalien sehr unterschiedlicher Provenienz und mehrere Flüchtungen vor einer ähnlichen Problemlage wie das Staatsarchiv Danzig stand. Auch dort brachte er das B.P. zur Anwendung.
Abweichend vom ursprünglichen Konzept Bärs wird gelegentlich auch die vorläufige Verzeichnung ungeordneter Bestände, die der Vereinfachung einer späteren tatsächlichen Ordnung des Archivguts dient, als B.P. bezeichnet.
Maria von Loewenich
Literatur:
Max Bär, Das K. Staatsarchiv zu Danzig, seine Begründung, seine Einrichtungen und seine Bestände, Leipzig 1912, S. 34-61; Kurt Becker, Art. „Bär, Max“, in: Neue Deutsche Biographie 1, Berlin 1953, S. 525; Adolf Brenneke/Wolfgang Leesch (Bearb.), Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens, Leipzig 1953, ND München 1988, S. 83-85; Gottfried Dohme, Gedanken über das „Bärsche Prinzip“, in: Archivmitteilungen 14 (1964), S. 107-109; Emil Schaus, Die Umgestaltung des Koblenzer Staatsarchivs, in: Archivalische Zeitschrift 36 (1926), S. 68-71.
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DOMEA ist ein Akronym für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ~IT-gestützten [[Geschäftsgang]]. Es ist ein von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (~KBSt) (mit-)entwickeltes und ständig fortgeschriebenes Konzept zur vollständigen elektronischen Bearbeitung behördlicher Geschäftsprozesse vom Posteingang über die Bearbeitung und Versendung bis hin zur [[Aussonderung]] und Archivierung der in einer Behörde entstehenden Unterlagen. Mit der Umsetzung des Konzeptes und der Einführung entsprechend zertifizierter Software in den Verwaltungen wird letztendlich die elektronische [[Akte]] als Arbeitsmittel eingeführt.
Das D. hat sich in den letzten etwas mehr als zehn Jahren zu einem ~Quasi-Standard für Dokumentenmanagementsysteme in ganz Deutschland entwickelt. Zunächst war es 1996 „nur“ das Ziel der ~KBSt, nach dem „~Einer-für-alle-Prinzip“ für alle Bundesbehörden ein ~IT-System zu entwickeln, das den Dokumentenaustausch und die Vorgangsbearbeitung auch über große Distanzen ermöglichte. Hintergrund war das im April 1994 in Kraft getretene ~Berlin-Bonn-Gesetz, in dessen Folge Parlament und Teile der Regierung nach Berlin umzogen, andere jedoch in der ehemaligen Bundeshauptstadt verblieben bzw. sogar dort hin verlegt wurden. Im November 1999 veröffentlichte die ~KBSt noch unter dem Namen „Konzept Papierarmes Büro (~DOMEA-Konzept) – Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ~IT-gestützten [[Geschäftsgang]]“ eine erste Version (1.0), bestehend aus einem ~Organisations-Konzept und einem sogenannten Leistungsverzeichnis. Die organisatorischen und technischen Veränderungen bzw. Weiterentwicklungen seit 1996 machten jedoch eine Überarbeitung erforderlich. Das Konzept wurde zum einen an die neue „Gemeinsame [[Geschäftsordnung]] der Bundesministerien“ (GGO) und an die neue „Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien“ (~RegR) angepasst, die 2000 und 2001 im Rahmen der Initiative der Bundesregierung „Moderner Staat, Moderne Verwaltung“ erlassen worden waren. Beide regeln auf der Grundlage der herkömmlichen papierbasierten [[Schriftgutverwaltung]] auch den Umgang mit elektronischen Unterlagen und halten gleichzeitig den „weiteren Entwicklungsprozess in der ~IT-gestützten Vorgangsbearbeitung offen“ (s.~RegR, S. 4). Anpassungsbedarf entstand darüber hinaus durch die integrierte ~E-Government-Strategie „Deutschland online“, auf die sich Bund, Länder und Gemeinden 2003 verständigt hatten. Dies wurde durch die ~E-Government-Initiative „~BundOnline“ 2005 fortgeführt. Da die Serviceleistungen für Bürger und Wirtschaft nur dann verbessert werden können, wenn die Kooperation in und zwischen den Behörden verbessert wird, stellt die ~IT-gestützte Vorgangsbearbeitung eine wesentliche Komponente im Rahmen dieser ~E-Government-Initiativen dar. Der erste Entwurf des überarbeiteten Organisationskonzeptes DOMEA 2.0 wurde von der ~KBSt schließlich 2003 auf ihrer Website veröffentlicht und in der Folge von der Fachwelt diskutiert und kommentiert. Im September 2004 erschien die Endfassung. 2005 wurde das Gesamtkonzept nochmals in Teilen überarbeitet. Es besteht seitdem aus insgesamt drei Teilen: dem Organisationskonzept (in der Version 2.1) mit seinen Anlagen und mittlerweile elf Erweiterungsmodulen, in denen die Anforderungen an spezifische Funktionsbereiche definiert werden, dem Anforderungskatalog (in der Version 2.0), der behördenspezifische funktionale Anforderungen an Vorgangsbearbeitungssysteme enthält, und einem darauf basierenden Zertifizierungsverfahren.
Das D. definiert Anforderungen für den gesamten [[Lebenszyklus]] elektronischer Dokumente von der Entstehung bis zur [[Aussonderung]] an das zuständige [[Archiv]]. Das Konzept betrachtet dabei den gesamten Bearbeitungsprozess sowie angrenzende Funktionalitäten. Das ursprüngliche Organisationskonzept richtete sich vorrangig an funktionalen Beschreibungen der im Prozess Beteiligten aus, während das neue Konzept stärker prozessorientiert ist und damit einer ablauforganisatorischen Betrachtung des Geschäftsgangs den Vorrang gibt.
Das D. basiert auf allgemein gültigen, aus bestehenden Gesetzen (z.B. Archivgesetze, Verwaltungsverfahrensgesetz) und sonstigen relevanten Normen (z.B. Geschäftsordnungen, Registraturanweisungen) abgeleiteten Prinzipien des Verwaltungshandelns, die übergreifend für alle Verwaltungsebenen, also für Bundes-, Landes- und kommunale Behörden gleichermaßen gelten. Diese Prinzipien stellen die rechtlichen und damit letztlich auch organisatorischen Grenzen dar, in denen sich die Behörde bei der Einführung entsprechender Systeme zu bewegen hat. Dies sind: das Prinzip der dauerhaften, klaren Arbeitsteilung, das Prinzip der Amtshierarchie, das Prinzip der Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns und das Prinzip der Aktenmäßigkeit.
An die Stelle von Papierakten sollen künftig behördliche Geschäftsprozesse treten, die medienbruchfrei und vollständig elektronisch realisiert werden können. Die elektronische [[Akte]] soll – soweit dies nicht in führenden [[Fachverfahren]] erfolgt – in Vorgangsbearbeitungssystemen erzeugt, erfasst und verwaltet werden. Dabei müssen auch die Unterlagen in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Darüber hinaus müssen auch elektronische Akten eine transparente und nachvollziehbare Struktur aufweisen und sich in einen Kontext einordnen lassen. Sie müssen, wie ihre Vorgänger im Papierformat, über die unmittelbare Bearbeitung hinaus ihre Nachweisfunktion erfüllen.
Grundlage für das D. ist der [[Geschäftsgang]] mit der Eingangsbearbeitung, der Bearbeitung des Vorgangs, dem Postausgang und der [[Aussonderung]] und Archivierung des Vorgangs bzw. der [[Akte]]. Im Rahmen einer Einführung wird zunächst für alle diese Teilbereiche der (analoge) ~Ist-Zustand in den Behörden analysiert und daraus eine Problembeschreibung abgeleitet. Zu den Problemen werden organisatorische Lösungsalternativen angeboten und schließlich deren technische Umsetzungsmöglichkeiten beleuchtet. Hintergrund dieses Vorgehens ist die Überlegung, dass zunächst die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden müssen, um letztendlich eine komplette elektronische Aktenführung zu ermöglichen. Die Schwierigkeiten der Umstellung liegen selten in der Einführung neuer ~IT-Systeme, sondern in der notwenigen (Wieder-)Einführung einer geschäftsordnungskonformen Bearbeitung und einer regelgerechten [[Schriftgutverwaltung]], deren Grundsätze in Vergessenheit geraten sind. Das ursprünglich im D. vorgesehene Einführungsszenario sah eine behördenweite Einführung in einem dreistufigen Verfahren vor. Inzwischen werden unter Beibehaltung des dreistufigen Verfahrens zwei Lösungsalternativen angeboten, die sich in der Auswahl der einzubindenden Organisationseinheiten unterscheiden (organisationsbezogen bzw. prozessorientierte Einführung).
Literatur:
~KBSt (Hrsg.), ~DOMEA-Konzept. Organisationskonzept 2.1. Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ~IT-gestützten Geschäftsgang (Schriftenreihe der ~KBSt; Bd. 61), Berlin 2005; Andrea Hänger, / Andrea Wettmann, Das ~DOMEA-Konzept – eine Zwischenbilanz aus archivischer Sicht, in: Der Archivar 60 (2007), S. 24-29; ~KBSt (Hrsg.), Konzept Papierarmes Büro (~DOMEA-Konzept) – Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ~IT-gestützten Geschäftsgang (Schriftenreihe der ~KBSt; Bd. 45), Berlin 1999.
Der D. bildet die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrung von [[Archivgut]], das die Überlieferung eines Archivs ergänzt ([[Sammlungsgut]], [[Ergänzungsdokumentation]]). Die Vertragspartner sind der Eigentümer (Deponent) des [[Depositums|Depositum]] und das aufbewahrende [[Archiv]]. Eigentümer können sowohl andere Archive, Privatpersonen oder Stellen ohne geeignete eigene Aufbewahrungsmöglichkeit sein.
Nach dem Römischen Recht wurde ein Deposital- oder Verwahrungsvertrag geschlossen, wenn eine Sache mit der verbindlichen Auflage, sie zurück zu erhalten, zur Aufbewahrung übergeben wurde. Eine der frühesten gesetzlichen Regelungen zu [[Deposita|Depositum]] im archivischen Kontext findet sich im Landesarchivgesetz von ~Baden-Württemberg. Allerdings wird allein die Deponierung der Unterlagen von "Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen und über kein eigenes [[Archiv]] verfügen, das archivfachlichen Ansprüchen genügt", (§8 Abs. 1) aufgeführt. Unterlagen von Privatpersonen von besonderem öffentlichen oder historischen Interesse, die die staatliche Überlieferung ergänzen, fehlen dagegen. Diese Lücke schließen die Archivgesetze von Sachsen, ~Sachsen-Anhalt und Niedersachsen. "[[Depositum]]" als offizielle Bezeichnung findet sich ausschließlich in den Archivgesetzen Sachsens und ~Sachsen-Anhalts. Dort ist auch bestimmt, dass bei der Übernahme von nicht staatlichem [[Archivgut]] ein D. abzuschließen ist.
Der D. ist als eigenständige Vertragsart zu betrachten, auch wenn er in erster Linie Elemente der Verwahrung (§§698-700 BGB) und der Leihe (§§598-606 BGB) beinhaltet. Während die Verwahrung vor allem die Interessen des Hinterlegers berücksichtigt, wahrt die Leihe die des Entleihers. Es ist durchaus möglich, eine mündliche Vereinbarung zu treffen, auch wenn eine schriftliche sehr ratsam ist. Dies verdeutlicht das Urteil um den [[Nachlass]] von Ödon von Horvath (Heydenreuter, 667-671). Inhaltlich werden im D. die gegenseitigen Rechte und Pflichten von Deponent und [[Archiv]] festgelegt. Typische Elemente sind die Erschließung, mögliche [[Kassation]], die [[Benutzung]], z.B.: auch Nutzungseinschränkungen und die Verwertung. In den meisten Fällen ist eine spätere Eigentumsübertragung an das [[Archiv]] geregelt. Ergänzend sollte die Einwilligung zur Übernahme entstandener Kosten durch den Eigentümer im Falle einer Rückforderung seiner Unterlagen integriert werden. Die bisher abgeschlossenen Depositalverträge weisen aufgrund bestehender Vertragsautonomie eine große Vielfalt auf, die der Praxis der unterschiedlichen Archive und Eigentümer geschuldet ist. Trotz genannter Freiheiten darf der D nicht gegen gesetzliche Verbote verstoßen (§134 BGB), was dazu führen würde, dass der Vertrag nicht wirksam ist. Verschiedene im Internet zur Disposition gestellte Musterverträge (http://www.thueringen.de/imperia/md/content/staatsarchive/abst/depositalvertrag.pdf (02.02.2012))
können als Grundlage dienen und sollten durch individuelle Vereinbarungen ergänzt werden.
Kristina Starkloff
Literatur:
Herbert Günther, Zur Übernahme fremden Archivguts durch staatliche Archive, in: Archivalische Zeitschrift 79 (1996), S. 37-64; Helmut Haberstumpf, Archivverträge, in: Ulrich Loewenheim (Hrsg.), Urheberrecht im Informationszeitalter. Festschrift für Wilhelm Nordemann zum 70. Geburtstag am 8. Januar 2004, München 2004, S. 167-179; Reinhard Heydenreuter, Der Rechtsfall. Die Archivierung von literarischen Nachlässen, in: Der Archivar 41 (1988), S. 667-671; O.A., "Vertrag (Verwahrungs=)", in: Johann Georg Krünitz (Hrsg.), Oekonomische Encyklopädie oder allgemeines System der Staats- Stadt- Haus- und Landwirtschaft, <http://www.kruenitz1.uni-trier.de> (25.05.2012); Dieter Strauch, Das Archivalieneigentum. Untersuchungen zum öffentlichen und privaten Sachenrecht deutscher Archive, Köln u.a. 1998.
(lat. das Hinterlegte) Im Allgemeinen ist mit D. eine zur Verwahrung gegebene bewegliche Sache gemeint. Im engeren archivwissenschaftlichen Sinne bezeichnet der Begriff die einem [[Archiv]] auf vertraglicher Basis ([[Depositalvertrag]]), im Unterschied zur [[Schenkung]] und zum Kauf ohne Übergang des Eigentums übergebenen Unterlagen einer juristischen oder natürlichen Person des öffentlichen oder privaten Rechts. Trotz des Eigentumsvorbehalts des Deponenten und soweit im [[Depositalvertrag]] nicht anders geregelt, gelten Deposita in der Regel als öffentliches [[Archivgut]], womit Sicherung und Erschließung durch das [[Archiv]] sowie die [[Benutzung]] der Unterlagen sichergestellt werden sollen. Die Übernahme von Deposita dient im Allgemeinen zur Ergänzung des vorhandenen Archivguts.
Der Begriff D. findet im Archivwesen traditionell Verwendung. Möglicherweise hatte er in früherer Zeit insofern eine umfassendere Bedeutung, als dass er Archivalia im Allgemeinen bezeichnete. Darauf könnte zumindest der von depositum abgeleitete Begriff Depositorium hinweisen, der eine alte Bezeichnung für [[Archiv]] bzw. Aufbewahrungsraum darstellt. Nachweislich reicht die Verwendung des Begriffs D. im heutigen Sinne mindestens bis in das 19. Jahrhundert zurück. So weist beispielsweise das Akzessionsjournal des Staatsarchivs Osnabrück das dort 1890 deponierte [[Archiv]] des Historischen Vereins Osnabrück (Best. Dep. 6 c) ausdrücklich als D. aus. Offiziell verwenden heute nur die Länder Sachsen und ~Sachsen-Anhalt in ihren Archivgesetzen die Bezeichnung D. für das in den Besitz der öffentlichen Archive gelangte [[Archivgut]] unter Eigentumsvorbehalt. Trotz Fehlens entsprechender rechtlicher Definitionen in den übrigen Bundesländern ist der Begriff aber im archivfachlichen Sprachgebrauch deutschlandweit üblich und wird auch in den Musterdepositalverträgen der staatlichen Archivverwaltungen verwendet.
An der Übernahme privater Unterlagen als Deposita, wie z.B. Nachlässe von Politikern, Beamten, Wissenschaftlern, Schriftstellern oder Künstlern, haben Archive im Rahmen ihrer [[Sammlungstätigkeit|Sammeln]] ein besonderes Interesse, um das eigene [[Archivgut]] zu ergänzen. Die Archivgesetze bieten dafür – allerdings ohne die Eigenarten und Erfordernisse der entsprechenden Verträge näher zu benennen – die rechtliche Grundlage, wobei auch schon vor deren Schaffung diese archivische Befugnis unbestritten gewesen war. Geknüpft ist die Übernahme privater Deposita an ein öffentliches, mitunter sogar an ein „besonderes öffentliches Interesse“ (z.B. § 7 Abs. 2 ~HArchivG). Die Archivverwaltungen sind selbst Interpreten dieses Passus, um angebotene, aber nicht archivwürdige Unterlagen Privater ablehnen zu können. Darüber hinaus wird ihnen auf diese Weise – zur Schonung vorhandener Ressourcen – eine gesetzliche Zurückhaltungspflicht auferlegt. Um das D. angesichts des Eigentumsvorbehalts auf Dauer im [[Archiv]] zu behalten, zu sichern und der Nutzung zugänglich zu machen, sehen die staatlichen ~Muster-Depositalverträge oftmals Laufzeiten über Jahre und Jahrzehnte, die unbefristete Vertragsdauer oder sogar einen zukünftigen Eigentumsübergang vom Deponenten auf das [[Archiv]] vor, der zur Erlangung der Rechtsgültigkeit aber in Form einer [[Schenkung]] realisiert werden muss. Ungeachtet dieser Bestimmungen sind Archive aber nicht gegen ein unzeitiges Rückgabeverlangen des Deponenten gefeit. Darüber hinaus können Beschränkungen in der allgemeinen Nutzung der Unterlagen mit dem Eigentümer vereinbart werden. Eine Übernahme fremden Archivguts als D. kann sich ferner für die Archive der Länder aus der Übernahme von [[Archivgut]] nachgeordneter Stellen des Bundes ergeben, das jenen angeboten wird (vgl. § 2 Abs. 1 Satz 1 ~BarchG). Darüber hinaus kennt das Archivrecht die Übernahme von kommunalem oder sonstigem öffentlichen [[Archivgut]] unter Eigentumsvorbehalt, das zwar auf dem Gebiet der Länder, aber nicht in deren Zuständigkeitsbereich entstanden ist. Eine flächendeckend eindeutige gesetzliche Regelung der sich daraus ergebenden Frage nach den Eigentumsverhältnissen ist jedoch nicht gegeben.
Im Bibliothekswesen bezeichnet der Begriff D. auch Pflichtstücke oder ausgelagertes Schriftgut. Außerdem werden Bücher oder ganze Sammlungen aus Privatbesitz, die auf zeitlich begrenzte oder unbegrenzte Dauer unter Eigentumsvorbehalt überlassen werden, im bibliothekarischen Bereich – ähnlich wie im Archivwesen – häufig als D. bezeichnet.
Hendrik Friggemann
Literatur:
Johann Heinrich Barth, Genealogisch-etymologisches Lexikon, Bd. 1: Deutsch, Reichelsheim 2006, S. 171; W. Grebe/E. Zunker, Depositum, in: Severin Corsten (Hrsg.), Lexikon des gesamten Buchwesens, Bd. 2: Buck – Foster, Stuttgart ^^2^^1989, S. 251; Herbert Günther, Zur Übernahme fremden Archivguts durch staatliche Archive, in: Archivalische Zeitschrift 79 (1996), S. 37-64; Rolf Lieberwirth (Bearb.), Latein im Recht, Berlin ^^4^^1996, S. 90; Rainer Polley, Spezialprobleme des Erwerbs, der Erschließung, der Benutzung und der Verwertung von Nachlassdokumenten [Referatsskript zur Fortbildungsveranstaltung der Archivschule Marburg AK 12: „Nachlässe: Privates Schriftgut in Archiven“, 21.-23. Oktober 2011]; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979, S. 109.
ist die abbildende oder inhaltliche Umwandlung analoger Aufzeichnungen in eine digitale Form – Digitalisat genannt – und ihre Speicherung.
Ausgehend von den USA und den dort erfolgreich durchgeführten Digitalisierungsprojekten in den wissenschaftlichen Bibliotheken, begannen auch in Deutschland Anfang der 1990er-Jahre Überlegungen zum D. von [[Archivgut]]. Eines der ersten Modellprojekte war der Aufbau des Digitalen Archivs des Stadtarchivs Duderstadt von 1996 bis 1998. In diesem Projekt wurde der gesamte, ca. 80.000 Seiten umfassende Archivbestand bis 1650 eingescannt, damals noch in 256 Graustufen bei 300 dpi. Parallel erfolgte die seitenweise inhaltliche Erschließung der Archivalien mittels einer Datenbank.
In der Folge wurden die Digitalisierungsbestrebungen in deutschen Archiven durch vielfältige Programme finanziell gefördert. So stieß die Deutsche Forschungsgemeinschaft mit ihrem Projekt "Neue Möglichkeiten und Qualitäten der Zugänglichkeit zu digitalen Konversionsformen gefährdeter Bücher und Archivalien" (seit 1997) die Untersuchung von Nutzungsmöglichkeiten des D.s entscheidend an.
Heute haben das Bundesarchiv und die Landesarchive eigene Digitalisierungsstrategien entwickelt, in denen festgelegt wird, welche Anteile von [[Beständeübersichten|Beständeübersicht]], Findmitteln und Archivalien in bestimmten Zeiträumen digitalisiert und ggf. auch online gestellt sein sollen. Z. B. möchte das Bundesarchiv 100 Prozent seiner Beständeübersichten, zehn Prozent seiner Findmittel und ein Prozent seiner Archivalien online stellen. Die ersten beiden Ziele wurden 2010 erreicht.
Verschiedene Standards bei der Digitalisierung wie z. B. [[Encoded Archival Description]] (EAD) für Findmittel stellen internationale Standards her und erleichtern nicht nur die ~Online-Stellung der Digitalisate, sondern auch ihren Nachweis in überregionalen und spartenübergreifenden ~Online-Portalen wie z. B. dem ~BAM-Portal oder dem Netzwerk ~SED-/~FDGB-[[Archivgut]]. Auf europäischer Ebene sind hier vor allem die Portale Europeana und Apenet zu nennen.
Dass auch die europäische Politik dem D. eine wichtige Rolle als Instrument zur Sicherung des kulturellen Erbes zuweist, belegen die seit 2001 von jedem die Ratspräsidentschaft führenden Land veranstalteten Konferenzen zu verschiedenen Themen der Digitalisierung.
Um sich den Herausforderungen der Langzeitarchivierung zu stellen, haben sich Partner aus unterschiedlichen Bereichen im Netzwerk nestor zusammengeschlossen. Ähnliche Ziele verfolgt das Projekt www.kulturerbe-digital.de, das Informationen über aktuelle Digitalisierungsprojekte und vielfältige Hilfestellungen zu Digitalisierungsprojekten bereithält.
Ein Digitalisat kann aus einer oder mehreren Dateien bestehen, wenn z.B. die eigentliche Archivalie getrennt von etwaigen Metadaten – den archivalischen Informationen – gespeichert wird. Hierbei werden, je nach analoger Quelle, verschiedene Verfahren eingesetzt.
Z. B. erfolgt das D. von zweidimensionalen Dokumenten – per Scan oder Fotografie – grundsätzlich in drei Grundformen: Die analogen Informationen werden entweder in einen Universal-, einen Matrix- oder in einen Vektorcode umgewandelt. Während der Universalcode nur über eine begrenzte Anzahl von Zeichen verfügt und nur die Information selbst, nicht aber ihre Form abbildet – bei Buchstaben also z. B. den Buchstabenwert, aber nicht den Schrifttyp –, legt der Matrixcode ein Raster über die zu digitalisierende Fläche, teilt diese in Pixel auf und speichert die Daten auf diese Weise ab. Dabei werden die realen Farb-, Licht- und Schattenwerte heruntergerechnet. Der Vektorcode hingegen hält die Koordinaten des genauen Aussehens der zu digitalisierenden Informationen im Raum und in der Fläche.
Das inhaltliche D. kann sich auf [[OCR]]-Verfahren stützen. Alternativ können Daten auch manuell erfasst werden. Die Erfassung der Daten auf inhaltlicher Ebene bedarf des Nachbaus der zu d. Teile der Dokumentstruktur in einer Softwareumgebung und eine genaue, interpersonell nachvollziehbare Dokumentation des Vorgehens. Dazu gehört auch die Definition von Erschließungsrichtlinien, die Kontrolle ihrer Einhaltung und ggf. ihre Anpassung während der laufenden Erfassungsarbeiten. Die digitalisierten Daten erleichtern einerseits den Mitarbeitern die Recherche und andererseits Forschern das Suchen in und Auswerten von Beständen, z. B. wenn die Daten aus gleichförmigen [[Massenakten]] wie Personalakten digitalisiert werden.
Beim kombinierten D. werden entweder exemplarische Abbildungen und der gesamte Inhalt der Archivalien erfasst oder aber sämtliche Unterlagen abgebildet und lediglich die relevanten inhaltlichen Teile digitalisiert.
Das D. stellt dem [[Archiv]] Benutzungskopien bereit und verringert so den Zugriff auf die Originale, dient demnach konservatorischen Zwecken und wirkt bestandserhaltend.
Ebenso können Digitalisate in den Internetauftritt eines Archivs eingebunden werden und dienen so der [[Öffentlichkeitsarbeit]]. Darüber hinaus ermöglichen sie es dem Benutzer, ortsunabhängig mit den Archivalien zu arbeiten. Die Archive versprechen sich vom D. nicht zuletzt auch eine Kostenersparnis und einen nachhaltigen Gesamtnutzen.
Als Sonderform des D. ist die [[Retrokonversion]] zu nennen, die analoge Findmittel in digitale Formate überführt.
René Rohrkamp
Literatur:
Nestor: <http://www.langzeitarchivierung.de> (17.3.2011); ~BAM-Portal: <http://www.bam-portal.de> (17.3.2011); Netzwerk ~SED-/~FDGB-Archivgut: <http://www.bundesarchiv.de/sed-fdgb-netzwerk> (17.3.2011); Europeana: <http://www.europeana.eu/portal> (17.3.2011); Apenet: <http://www.apenet.eu> (17.3.2011); Matthias Buchholz, Überlieferungsbildung bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten im Spannungsverhältnis von Bewertungsdiskussion, Repräsentativität und Nutzungsperspektive. Eine Fallstudie am Beispiel von Sozialhilfeakten der oberbergischen Gemeinde Lindlar, Köln 2001; Hans Coppi (Hrsg.), Elektronische Erschließung archivalischer Quellen in Gedenkstätten. Beiträge des internationalen Workshops in der Gedenkstätte und dem Museum Sachsenhausen am 23./24. März 2001, Münster u.a. 2002 (Materialien der Stiftung Brandenburgische Gedenkstätten 1); Rainer Hering/Jürgen Sarnowsky/Christoph Schäfer u.a., Forschung in der digitalen Welt, Hamburg 2006 (Veröffentlichungen aus dem Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg 20); Jan Jäckel/Katrin Wenzel, Retrokonversion, Austauschformate und Archivgutdigitalisierung, Marburg 2010 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 51); Bettina Joergens (Hrsg.), Biographie, Genealogie und Archive gemeinsam im digitalen Zeitalter. Detmolder Sommergespräche 2006 und 2007, Insingen 2009; Ulrich Kampffmeyer (Hrsg.), Automatische Erfassung von Schriftgut. Strukturierung von Schriftgutvorlagen für die automatische elektronische Erfassung. Technische Grundlagen, Gestaltung von Schriftgut, elektronische Erfassung und Erschliessung, Eschborn 1994 (~AWV-Schrift 6486); Eckhard Lange (Hrsg.), Wer zappelt im Netz, wer knüpft die Fäden?, ~Baden-Baden 1997 (Beiträge zur Mediendokumentation 4); ~Joachim-Felix Leonhard, Der Einsatz der Datenverarbeitung bei der Erschließung von Nachlässen und Autographen, Berlin 1991; Gerald Maier/Thomas Fricke (Hrsg.), Kulturgut aus Archiven, Bibliotheken und Museen im Internet, Stuttgart 2004 (Werkhefte der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 17); Gerald Maier, Die Digitalisierung von Archivgut. Ziele, Workflow und ~Online-Präsentation, in: Angelika ~Menne-Haritz/Rainer Hofmann (Hrsg.), Archive im Kontext. Öffnen, Erhalten und Sichern von Archivgut in Zeiten des Umbruchs, Düsseldorf 2010, S. 285-304 (Schriften des Bundesarchivs 72); Andreas Metzing (Hrsg.), Digitale Archive. Ein neues Paradigma?, Marburg 2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 31); Roger Odenthal, Digitale Archivierung. Leitfaden, Frechen 2007; o.A., Digitalisieren – Internationale Projekte in Bibliotheken und Archiven. Digitalization – International projects in libraries and archives, Berlin 2007; Diether Degreif (Bearb.), Vom Findbuch zum Internet. Erschließung von Archivgut vor neuen Herausforderungen. Referate des 68. Deutschen Archivtags, 23.-26. September 1997 in Ulm, Siegburg 1998 (Der Archivar Beiband 3); Sean Townsend, Digitising History. A Guide to Creating Digital Resources from Historical Documents, Essex 1999; Georg Vogeler (Hrsg.), Digitale Diplomatik. Neue Technologien in der historischen Arbeit mit Urkunden, Köln 2009 (Archiv für Diplomatik, Schriftgeschichte, Siegel- und Wappenkunde 12); Hartmut Weber/Gerald Maier (Hrsg.), Digitale Archive und Bibliotheken. Neue Nutzungsmöglichkeiten und Nutzungsqualitäten, Stuttgart 2000 (Werkhefte der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 15); Anna Weymann/Rodrigo A. Luna Orozco/Christoph Müller u.a., Einführung in die Digitalisierung von gedrucktem Kulturgut. Ein Handbuch für Einsteiger, Berlin 2010, <http://www.iai.spk-berlin.de/fileadmin/dokumentenbibliothek/handbuch/Handbuch_Digitalisierung_IAI_IPK_Online_druck.pdf> (17.3.2011); <http://www.digitizationguidelines.gov> (17.3.2011).
im engeren Sinne der [[Schriftgutverwaltung]] ein papiergebundenes, digital entstandenes („digital born“) oder in eine digitale Form gebrachtes Schriftstück, das Informationen zu einem spezifischen Betreff enthält und als schriftlicher Niederschlag der Geschäftstätigkeit von Behörden oder sonstigen Organisationen anzusehen ist.
D. setzen sich aus Primär- und Metadaten zusammen und müssen den Kriterien der Authentizität und Integrität genügen. Im Gegensatz zum landläufigen Verständnis müssen D. nicht notwendigerweise Informationen von einer gewissen Relevanz enthalten und bedürfen auch nicht zwingend einer (autographen) Unterschrift. Durch ihre Entstehungsform als Einzelausfertigungen unterscheiden sie sich von Amtsbüchern oder Datenbanken. Mehrere in einem Sachzusammenhang stehende D. bilden einen [[Vorgang]], in der Praxis oftmals auch die nächsthöhere Formierungsstufe der [[Akte]]. Die materielle Beschaffenheit des D. ist von geringer Relevanz, so dass auch Informationsträger wie Bild- und [[Tonaufnahmen|Tondokumente]] als D. angesehen werden.
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Dictionary on archival terminology of the ICA, DAT III: Draft, <http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/germanterms.html> (18.8.2010); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Inneren (Hrsg.), Lexikon. Archivwesen der DDR, Berlin 1979; Richard ~Pearce-Moses, A glossary of archival and records terminology, Chicago 2005; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.
ein Computersystem aus Hard- und Software, mit dem jegliche Art von Informationen aufgenommen, verwaltet, wiedergefunden und dargestellt werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob diese Informationen auf Papier, Mikrofilm oder innerhalb eines Computersystems in digitaler Form vorliegen. Wichtigstes Kennzeichen eines D. ist es, dass [[Dokumente|Dokument]], auch wenn sie digital erstellt wurden, „eingefroren“ werden, d.h. es können keine Vermerke oder Verfügungen mehr aufgenommen werden. In angelsächsischen Gebieten wird das D. als Electronic [[Records Management]] Systeme (ERMS) bezeichnet.
D. können die Digitalisierung bereits bestehender Dokumente umfassen. Sie unterstützen systemtechnisch bestehende Abläufe und erlauben einen flexiblen Zugriff auf unterschiedliche Informationen sowie den gleichzeitigen Zugriff durch mehrere Bearbeiter auf dieselbe Information. Die Einführung von D. führt zu prozessorientierten Arbeitsstrukturen und damit oftmals zur Neuordnung von Organisationsabläufen. Vor allem aus archivischer Sicht ist die Einführung eines D. daher nicht als technische, sondern als organisatorische Herausforderung zu verstehen. Insbesondere die (Wieder-)Einführung von Geschäftsabläufen, die Einführung eines [[Aktenplanes|Aktenplan]] und die Beachtung bestehender Geschäftsordnungen sollten an erster Stelle stehen.
Die heute bestehenden D. entwickelten sich ursprünglich aus Systemen zur revisionssicheren optischen Archivierung (sog. Archivsysteme). Typische Funktionalitäten dieser Systeme waren Module zur Massendatenspeicherung sowie die Speicherung der Dokumente auf unveränderbaren Medien. Im weiteren Verlauf wurden neue Anforderungen an die Systeme gestellt. Immer wichtiger wurden nun Funktionen wie die Weiterleitung von Dokumenten, (eigenständige) Wiedervorlage der Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt und die Speicherung eines bestimmten Status eines Dokuments (Versionierung). Bisher relational attributierte Dokumente (Datenbanken) sollten nun auch inhaltlich klassifiziert werden können, um sie dem „richtigen“ Mitarbeiter zum passenden Zeitpunkt in einer adäquaten Aggregation zur [[Verfügung]] zu stellen. Bestehende Systeme wurden also um den Wissensaspekt erweitert und entwickelten sich zu sogenannten Knowledgemanagementsystemen. Diese hatten das Ziel, den Wissensbedarf (des Unternehmens) abzudecken, den Wissensstand zu verwerten und dazu beizutragen, die intellektuellen Ressourcen (eines Unternehmens) nutzbar zu machen. KM befasst sich demnach mit der „Erschließung“ der Ressource „Wissen“ mit dem Ziel, Kommunikations- und Produktionsprozesse sowohl innerhalb als auch außerhalb (eines Unternehmens) effizient zu gestalten. Seit einigen Jahren setzt sich zunehmend der ~Web-Ansatz durch. Dabei werden Internet-, Intranet und ~Extranet-Auftritte auch mit ~DM-Funktionalitäten umgesetzt (Contentmanagement).
An D. werden folgende Anforderungen gestellt:
• Erfassung von Informationen, soweit sie nicht im Rechner vorliegen, sowie Aufbereitung dieser in eine geeignete elektronische Form
• Umsetzung von Informationen in ein zur Archivierung geeignetes Format
• Erfassung von Kenndaten bzw. sog. Attributen zur Information, die das spätere Wiederauffinden (Retrieval) erlauben
• sichere Ablage von Daten auf geeigneten Speichermedien
• einfache Auffindbarkeit von gewünschten Informationen über bestimmte Suchmöglichkeiten (Recherche)
• Abrufbarkeit der Informationen aus dem Datenspeicher und Verfügbarkeit für den Anwender oder ein Programm (Datenbankfunktionalität)
• Ermöglichung von Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleiten von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren wie etwa Fax oder Email
• Erleichterung der Verteilung von Dokumenten, soweit dies erforderlich ist
• Administration der Dokumente und der Ablagestrukturen sowie Verwaltung der Zugriffsrechte von Benutzern
• [[Bereitstellung]] von Mechanismen für die Sicherung der Dokumentenbestände und der zugehörigen Datenbanken und anderer Profile
Dabei liegen die Vorteile von D. auf der Hand. Insbesondere verkürzen sie Zugriffs- und Ablagezeiten, Transportzeiten sowie Suchzeiten. Sie verbessern die Produktivität und führen zu Personaleinsparungen. Sie reduzieren Bürosystemkosten, notwendige Formulare und Dokumente sowie den Platzbedarf. Zusätzlich und wesentlich schwerer zu beziffern bieten sie aber auch für die tägliche Arbeit nicht zu unterschätzende Vorteile. D. ermöglichen einen dezentralen und gleichzeitigen Zugriff mehrerer Personen auf das gleiche [[Dokument]]. Sie bieten eine höhere Konsistenz durch zentrale Datenhaltung. Daten können einfacher gesichert und kopiert werden. Vorhandene Informationen können besser erschlossen werden.
Bei D. gibt es keine klar vordefinierten Prozesse, wie z.B. in einem [[Vorgangsbearbeitungssystem]] (VBS oder Workflowsystem). Der Übergang von einem prozessorientieren D. auf der einen Seite und VBS auf der anderen Seite ist fließend. Die Standards, die ein D. bzw. ERMS erfüllen soll, wurden 1997 in dem amerikanischen Standard des Department of Defense (~DoD) 5015.510 festgelegt. Auf europäischer Ebene wird der Standard für die Entwicklung, Beschaffung und Implementierung von D. / ERMS durch ~MoReq (Model Requirement for the Managment of Electronic Records) gewährleistet. ~MoReq wurde auf Initiative der Europäischen Kommission erstmals 2001 veröffentlicht und liegt seit 2008 in einer erweiterten Version als ~MoReq 2 vor. Bei ~MoReq handelt es sich nicht um eine Norm, sondern um eine Empfehlung. Darüber hinaus hat 2006 das International Council on Archives (ICA) Empfehlungen veröffentlicht, da es eine große Anzahl unterschiedlicher D. / ERMS auf dem Markt gab, die sich funktional von einander unterschieden. Die Requirements for Records in Electronic Office Enviroments bemühen sich, gemeinsame, weltweit abgestimmte funktionale Anforderungen für ~Software-Produkte zu entwickeln.
Literatur:
Oliver Berndt/Lothar Leger, Dokumentenmanagementsysteme. Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied 1994; Jürgen Gulbins/Markus Seyfried/Hans ~Strack-Zimmermann, Dokumentenmanagement. Vom Imaging zum ~Business-Dokument, Berlin 2002; Harald Klingelhöller, Dokumentenmanagementsysteme. Handbuch zur Einführung, Berlin 2001; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.
D. sind alle auf dem Wege des Buchdrucks oder anderer zur Vervielfältigung von Druckvorlagen geeigneter und nach heutiger DIN 8730 klar definierter technischer Verfahren zumeist in Papierform gleich welchen Umfangs und Inhalts und unabhängig von der Auflagenhöhe zum Zwecke der Information, Meinungsbildung, Werbung und/oder Agitation sowie Propaganda oder sonstigen Zwecken hergestellte Erzeugnisse von Texten sowie bildlichen Darstellungen mit oder ohne Text und Musikalien mit oder ohne Text, die zur Verbreitung in einem exklusiven oder nicht exklusiven und mehr oder weniger großen Adressatenkreis im öffentlichen Raum auf kommerziellem oder nichtkommerziellem Wege bestimmt sind und teilweise im Rahmen der jeweils hinsichtlich der Meinungsfreiheit oder Zensur geltenden verfassungsmäßigen bzw. presserechtlichen Regelungen besonderen Schutzansprüchen sowie Auflagen unterliegen können. Abzugrenzen von den Printmedien sind die in vielfältiger Form erscheinenden, jedoch an das Medium Internet gebundenen online-Publikationen, die ihrerseits wieder in unterschiedlichen Formaten als digitale Grundlage oder als teilweise oder vollständige Wiedergabe einer D. erscheinen können.
Die Entstehung und Verbreitung von D. ist untrennbar verbunden mit der gemeinhin als Medienrevolution umschriebenen Erfindung des Buchdrucks durch Johannes Gutenberg Mitte des 15. Jahrhunderts. Diese führte zu einem enormen Alphabetisierungs- und Verschriftlichungsschub und befand sich mit dem frühneuzeitlichen Medienereignis der Reformation in einem gegenseitigen Bedingungsprozess, der die Entstehung einer neuen Form von Öffentlichkeit ermöglichte, welche ihrerseits wiederum weiteren strukturellen Wandlungsprozessen unterlegen war.
Da D. als das sich an den öffentlichen Raum richtende Medium sich immer auch im Kontext der jeweils gültigen Rechts- bzw. Verfassungsordnungen bewegen, ist ein [[Zugang]] über diesen Bereich naheliegend. So werden die heute in den presserechtlichen Regelungen der Länder der Bundesrepublik Deutschland als „Druckwerke“ bezeichneten D. zumeist alle als einmalig oder periodisch erscheinende und zur Verbreitung bestimmte Druckerzeugnisse bezeichnet, die ihrerseits den jeweiligen landesrechtlichen, in den wesentlichen Punkten übereinstimmenden Regelungen unterliegen können. Der den Pressegesetzen der Länder dabei zugrunde liegende Pressebegriff geht weit über den normalen Sprachgebrauch hinaus und orientiert sich am verfassungsrechtlichen Pressebegriff, der letztlich auf das gedruckte Wort als Abgrenzungsmerkmal zum Rundfunkrecht abhebt und alle Publikationsformen, die eine Teilhabe am öffentlichen Kommunikationsprozess bedeuten, unter den Schutz der aus Art. 5 GG hervorgehenden Pressefreiheit stellt. Auf einfachgesetzlicher Ebene zählen daher die Pressegesetze der Länder zu Druckwerken nicht nur Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, ferner Flugschriften, Handzettel oder [[Plakate|Plakat]], sondern auch besprochene Tonträger wie etwa Schallplatten, Tonbänder oder Hörbücher sowie bildliche Darstellungen, Bildträger, Musikalien mit Text sowie ~CD-ROMs und ~DVDs; zu den Druckwerken zählen weiterhin die Mitteilungen der Nachrichtenagenturen, Pressekorrespondenzen und Materndienste sowie presseredaktioneller Hilfsunternehmen unabhängig von ihrer technischen Form. Nicht den Bestimmungen der jeweiligen Pressegesetze unterliegen in der Regel die amtlichen Druckwerke, soweit diese ausschließlich amtliche Mitteilungen enthalten sowie die sog. harmlosen Druckwerke, also die den Zwecken des Gewerbes und Verkehrs, des häuslichen und geselligen Lebens dienenden Druckwerke wie Formulare, Preislisten, Werbedrucksachen, Familienanzeigen, Gebrauchsanweisungen, Fahrkarten, Geschäfts-, Jahres- und Verwaltungsberichte und dergleichen sowie Stimmzettel für Wahlen. Ferner gilt es im presserechtlichen Kontext auf die in den Landespressegesetzen verankerte Impressumspflicht zu verweisen sowie auf die Ablieferungspflicht von Pflichtexemplaren der Druckwerke, wie sie das Gesetz über die Deutsche Nationalbibliothek bzw. auf Länderebene zumeist die jeweiligen Landespressegesetze vorsehen.
Weitere Möglichkeiten einer Typisierung von D. ergeben sich aus:
Umfang und (Weiter-)Verarbeitung: D. lassen sich hinsichtlich des Umfangs und ihrer ggf. erfolgten buchbinderischen (Weiter-)Verarbeitung in Einblatt- oder Mehrblattdrucke unterscheiden. Beispiele für Einblattdrucke sind etwa nur einseitig bedruckte [[Flugblätter|Flugblatt]], Handzettel oder Flyer, die meist zum Zwecke der Ankündigung, Werbung oder Propaganda erzeugt werden. Als Mehrblattdrucke erscheint beispielhaft die Flugschriftliteratur aus den Anfängen des Buchdrucks sowie der Reformationszeit. Als klassische mit einer Bindung und einem Bucheinband versehene Publikationsform ist das Buch zu nennen.
Periodizität: Als weiteres Unterscheidungsmerkmal für D. kann deren Erscheinungshäufigkeit gelten. Periodisch in unterschiedlichen Zeitabschnitten erscheinend sind klassischerweise Tageszeitungen oder Zeitschriften. Nicht periodisch sind jene Publikationen, die als zur einmaligen Erscheinung bestimmt sind wie Bücher, Kataloge, geografische Karten und Pläne, aber auch Postkarten, Kalender, Poster, Flugblätter, Flugschriften, [[Plakate|Plakat]].
Vertriebswege: Ferner kann zur Unterscheidung von D. deren Vertriebsweg betrachtet werden. Hier lässt sich der in der Regel kommerzielle Vertrieb über den Buchhandel unterscheiden von der im Bibliothekswesen sog. „Grauen Literatur“ als Sammelbezeichnung für alle nicht verlagsgebunden erscheinenden Publikationen. Graue Literatur wird von unterschiedlichen Einrichtungen und Organisationen herausgegeben und ist oft nur schwer ausfindig zu machen, stellt jedoch eine oft wichtige Informationsquelle über die sie herausgebende Einrichtung dar. Die Bandbreite der Grauen Literatur reicht von unveröffentlichten Hochschul- oder Institutsschriften über Tagungs- und Kongressberichte oder Jahresberichte von Organisationen, Vereinen und Verbänden bis hin zu Programmheften, Katalogen oder auch Flugblättern.
Terminologisch vom Begriff der D. abzugrenzen sind die zum Teil synonym verwandten Begriffe „Drucksache“ oder „Druckwerk“. Als Drucksachen werden im Sinne von D. in der Regel amtliche oder zu Geschäftszwecken gedruckte Erzeugnisse bezeichnet. Als Drucksache können auch bestimmte für den postalischen Verkehr nach Vorgaben und zumeist für den massenhaften Versand bestimmte gedruckte Texterzeugnisse bezeichnet werden. Ferner wird der Begriff der „Druckschrift(en)“ auch gebraucht für die für den Buchdruck oder sonstige mechanische Vervielfältigungsverfahren geeigneten Schriften in Abgrenzung zur Schreibschrift einerseits oder eine im Schriftbild den Druckbuchstaben angenäherte Schreibschrift andererseits.
Andreas Jobst
Literatur:
Johannes Burkhardt, Das Reformationsjahrhundert. Deutsche Geschichte zwischen Medienrevolution und Institutionenbildung 1517-1617, Stuttgart 2002; Elizabeth L. Eisenstein, Die Druckerpresse. Kulturrevolutionen im frühen modernen Europa, Wien/New York 1997; Jürgen Habermas, Strukturwandel der Öffentlichkeit, Frankfurt am Main 1962; <http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/druckschriften.html> (28.05.2012); Martin Löffler/Reinhart Ricker, Handbuch des Presserechts, München ^^5^^2005; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Elisabeth ~Noelle-Neumann/Winfried Schulz/Jürgen Wilke (Hrsg.), Fischer Lexikon Publizistik, Massenkommunikation, Frankfurt am Main 2009; Heinz Pürer/Johannes Raabe, Presse in Deutschland, Konstanz ^^3^^2007; Klaus Sedelmeier/Emanuel H. Burkhard (Hrsg.), Presserecht. Begründet von Prof. Dr. Martin Löffler†. Kommentar zu den deutschen Landespressegesetzen mit systematischen Darstellungen zum pressebezogenen Standesrecht, Anzeigenrecht, Werbe- und Wettbewerbsrecht, Vertriebsrecht, Urheber- und Verlagsrecht, Arbeitsrecht, Titelschutz, Jugendmedienschutz und Steuerrecht, München^^5^^2006; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979.
siehe [[Vorgangsbearbeitungssystem]]
Siehe [[Dokumentenmanagementsystem]]
Bei der EAD handelt es sich um einen Standard zur Erstellung von elektronischen Findmitteln. Die aktuell gültige Version stammt von 2002.
Die EAD gibt mittels einer DTD (//Document Type Definition//) oder eines Schemas eine genaue Bestimmung des Dokumententyps "[[Findbuch]]" und legt damit Regeln für seine Kodierung auf der Grundlage von Auszeichnungssprachen (//markup languages//) wie z.B. XML (//eXtensible Markup Language//) fest. Aus diesen Vorgaben ergibt sich der (genormte) Aufbau des Dokuments. Die Kodierung erfolgt unter Verwendung von Metasprachen wie SGML (//Standard Generalized Markup Language//), die auf dem internationalen Standard ISO 8879 beruht. Sehr verbreitet sind ~XML-Notationen.
Die Art und Weise, wie der Inhalt und die Struktur eines elektronischen Findmittels (z.B. im Internet) dargestellt werden, beruht auf der jeweiligen Kodierung dieses Dokumententyps mittels einer Metasprache. Diese besteht aus einer Summe vorab definierter Zeichen und Befehle (in der ~XML-Terminologie z.B. so genannte "Elemente" und "Attribute", ihrer feststehenden Bedeutung (Semantik) und der festgelegten Abfolge ihrer Verwendung (Syntax). Das [[Dokument]] muss "wohlgeformt" und "valide" sein. Eine falsche Verwendung der syntaktischen und semantischen Vorgaben führt zu einer fehlerhaften Darstellung. Die zu einer Datei gehörigen Metadaten im Dateikopf ("header") enthalten Informationen über den Dokumententyp, die Kodierung und die damit verbundene Darstellungsart der Datei, woraus ersichtlich ist, ob der Dokumententyp z.B. in XML oder einer anderen Auszeichnungssprache spezifiziert ist.
Prinzipien einer ~SGML-basierten DTD für archivische Findmittel wurden von einem Team des //Bentley Library Research Fellowship// im Jahr 1995 in den //Ann Arbor Accords// festgelegt. Seit 1995 erfolgt eine Zusammenarbeit mit der //Society of American Archivists// (SAA). Die aktuelle Version von 2002 wird von der //Library of Congress// herausgegeben.
Das Ziel der EAD ist es, mit der Vorgabe bestimmter formaler und inhaltlicher Elemente und deren Kodierungsart Kriterien für das Abfassen und den Aufbau elektronischer Findmittel festzulegen. Aufgrund einer von der anglo-amerikanischen abweichenden Verzeichnungstradition in Deutschland wurde EAD für die deutschen Erfordernisse im Rahmen der Vorgaben angepasst. Dabei entstanden ~EAD-Profile, die sich geringfügig voneinander unterscheiden, so beispielsweise im Bundesarchiv und in verschiedenen Staatsarchiven, im ~DFG-Projekt zur [[Retrokonversion]] archivischer Findmittel sowie im Internetportal BAM (Portal zu Bibliotheken, Archiven, Museen). Trotz der unterschiedlichen Profile werden mit EAD allgemein verbindliche, vereinheitlichende Standards geschaffen, die eine breite Zugänglichkeit zu Informationen über das in Archiven verwahrte [[Archivgut]] gewährleisten; sie ermöglichen die Konversion bzw. Kompatibilität elektronischer Datei- und Datenbanksysteme und erleichtern grenzüberschreitende Kooperationen.
Julia Anna Riedel
Literatur:
Ann Arbor Accords, Principles and Criteria for an SGML Document Type Definition (DTD) for Finding Aids, <http://sunsite.berkeley.edu/FindingAids/EAD/accords.html> (14.03.2011); Jackie M. Dooley (Hrsg.), Encoded Archival Description: Context, Theory, and Case Studies, Chicago 2001; Encoded Archival Description Working Group of the Society of American Archivists and the Network Development and MARC Standards Office of the Library of Congress (Hrsg.), Encoded Archival Description Tag Library: 2002, Chicago 2002; Kathleen Feeney, Retrieval of Archival Finding Aids Using ~World-Wide-Web Search Engines, in: American Archivist 62 (1999), 2, S. 206-228; Michael J. Fox, EAD Cookbook 2002, <http://www.archivists.org/saagroups/ead/ead2002cookbook.html> (14.03.2011), Angelika ~Menne-Haritz, Das Version ~EAD-Kochbuch (ohne Abschnitte 4 und 5), <http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/daofind/eadkochbuch.pdf> (14.03.2011), (deutsche Übersetzung der Version 1.0, EAD Cookbook) ; Michael J. Fox, Archival Exchange Formats: Developments and Future Issues, in: Katrin Wenzel/Jan Jäckel (Hrsg.), Retrokonversion, Austauschformate und Archivgutdigitalisierung. Marburg 2010, S. 163-181; Richard ~Pearce-Moses (Hrsg.), A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 20, 129, 146, 369, <http://www.archivists.org/glossary> (15.03.2011); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; "Encoded Archival Description" und "Dokumenttypdefinition", <http://de.wikipedia.org> (12.03.2011).
* Für hilfreiche Anmerkungen danke ich Archivassessor Wolfgang Krauth und Dipl.-Informatiker Klaus Schleiter (FH).
Der EV. steht für die nähere inhaltliche archivische Beschreibung einer Verzeichnungseinheit (Akteneinheit) über den vergebenen Aktentitel hinaus und steigert damit die Verzeichnungstiefe.
Mit dem massenhaften Aufkommen der Aktenüberlieferung ab dem beginnenden 19. Jahrhundert und deren stärkeren Gewichtung als Quelle für die historische Forschung wurden verschiedentliche Versuche unternommen, im Rahmen der Verzeichnung in Form von Vermerken den Informationsgehalt über den Aktentitel hinaus zu steigern. Eine verallgemeinerbare Systematik oder Einheitlichkeit, sowohl was die Begrifflichkeit als auch die Anwendung dieser Vermerke betraf, gab es jedoch lange Zeit nicht.
In den 1930er Jahren erwähnte Heinrich Otto Meisner erstmalig den Begriff der ~Intus-Vermerke – hier im Sinne einer Hervorhebung von inhaltlich Unerwartetem. Generell festzustellen ist, dass im 20. Jahrhundert die Begriffe „Intus“ und „Hierin“ teilweise in synonymer Verwendung zum hier vorgestellten Verständnis des EV. eingesetzt wurden.
Die unterschiedlichen Funktionen dieser Vermerke reichten von einer selektiven – häufig wertenden – Beschreibung des Inhalts, über eine Benennung besonderer oder ungewöhnlicher Aktenbestandteile bis hin zu einer reinen Aufnahme einzelner Stichworte. Gleichsam lässt sich eine Funktionsverschiebung konstatieren: Dienten die zusätzlichen Angaben über den Aktentitel hinaus zunächst lediglich der Korrektur desselben bzw. dem Hinweis auf davon abweichende Bestandteile, so erfolgte schließlich eine funktionale Weiterentwicklung dahingehend, dass über die Vermerke die Verzeichnungstiefe gesteigert wurde. Mit der Normierung von Verzeichnungsgrundsätzen in den 1960er Jahren durch Johannes Papritz wurde der EV. als Begriff etabliert. In der DDR erschien der EV. erstmalig in den Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen des Deutschen Zentralarchivs Potsdam von 1954.
Der EV. kann den Nutzern von Archivalien über den bestehenden Aktentitel hinaus als eine zusätzliche Informationsquelle bei der Recherche und der Auswertung von Akteneinheiten im Hinblick auf den Wert für die eigene Forschung dienen. Er steht somit in enger Beziehung zum Titel einer [[Akte]] und liefert innerhalb dieser Relation einen zusätzlichen Aussagewert. Entsprechend wird er in aller Regel nur dann eingesetzt, sofern ein bestehender Aktentitel in seiner inhaltlichen Aussagekraft Defizite aufweist.
Im Rahmen der Verzeichnung wird der EV. in zweierlei Funktion verwendet: Zum einen dient der EV. als ein Korrekturinstrument für inhaltlich zu eng oder zu weit gefasste Aktentitel. Zum andern lässt sich mit dem EV. die Erschließungstiefe steigern.
In diesem Zusammenhang sind fünf Formen zu unterscheiden: (1.) Der EV. mit der Ergänzung durch ein „auch“ (Enthält auch) erweitert einen inhaltlich zu kurz gefassten Aktentitel. (2.) Dagegen schränkt der EV. mit der Erweiterung durch ein „nur“ (Enthält nur) einen inhaltlich zu weit gefassten Titel ein. (3.) Der EV. ohne weitere Zusätze (Enthält) beschreibt eine Akteneinheit in ihrem gesamten Umfang. Das heißt, der gesamte Inhalt einer Verzeichnungseinheit wird wiedergegeben. In einem so verstandenen Sinne wird er auch synonym zum EV. mit der Erweiterung durch ein „nur“ (Enthält nur) eingesetzt, da er den Aktentitel auf den tatsächlichen und vollständigen Inhalt reduziert. (4.) Der EV. mit der Ergänzung „unter anderem“ (Enthält u.a.) zielt auf eine qualitative Wertung des Akteninhalts ab, indem er inhaltlich besondere oder wichtige Bestandteile, die aus dem Titel nicht unmittelbar hervorgehen, explizit macht. (5.) Der EV. mit dem Zusatz „vor allem“ (Enthält v.a.) bezieht sich auf den quantitativen Schwerpunkt einer Akteneinheit. Das bedeutet, hierbei werden diejenigen Teile einer [[Akte]] beschrieben, die zahlenmäßig den Hauptteil der Verzeichnungseinheit ausmachen. Eine Kombination der unterschiedlichen Formen ist möglich – jedoch eher selten anzutreffen.
Grundsätzlich ist zwischen dem EV. und dem sogenannten Darin-[[Vermerk]] zu unterscheiden. Letzterer – schon vor dem Zweiten Weltkrieg bei der Verzeichnung verwendet – wird in den überwiegenden Fällen dazu genutzt, einzelne Bestandteile einer Akteneinheit, die in physischer oder formaler Hinsicht vom Rest der [[Akte]] abweichen, gesondert auszuweisen. Seltener wird der Darin-[[Vermerk]], vor allem in jüngerer Zeit, zur Hervorhebung von inhaltlich Überraschendem oder Unerwartetem eingesetzt. Gerade in diesem Punkt ist eine klare Trennung zum EV. mit der Ergänzung „auch“ (Enthält auch) inhaltlich nicht immer eindeutig. Dem EV. entspricht im Englischen der Begriff „part of the title: includes”, im Französischen „partie du titre d'un dossier: contient”.
Daniel Wilhelm
Literatur:
Helmut Lötzke, Zur Erschließung von Archivbeständen, in: Staatliche Archivverwaltung im Staatssekretariat für Innere Angelegenheiten (Hrsg.), Archiv und Historiker. Studien zur Archiv- und Geschichtswissenschaft, Berlin 1956, S. 220-235; Heinrich Otto Meisner, Aktenkunde. Ein Handbuch für Archivbenutzer mit besonderer Berücksichtigung ~Brandenburg-Preußens, Berlin 1935; Peter Müller, Vollregest, Findbuch oder Informationssystem – Anmerkungen zu Geschichte und Perspektiven der archivischen Erschließung, in: Der Archivar 58 (2005), S. 6-15; Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik. Herausgegeben von der Staatlichen Archivverwaltung im Ministerium des Innern der Deutschen Demokratischen Republik, Potsdam 1964; Johannes Papritz, Archivwissenschaft Band 3. Teil III. 1. Archivische Ordnungslehre, Marburg ^^2^^1983; Ders., Titelaufnahme bei Sachakten. Ein Normvorschlag, in: Der Archivar 14 (1961), Sp. 325-336; Gerhard Schmid, Spezielle Probleme der Aktenverzeichnung. ~Enthält-Vermerk und ~Darin-Vermerk II. Teil, in: Archivmitteilungen 6 (1962), S. 200-208; Ders., Spezielle Probleme der Aktenverzeichnung. ~Enthält-Vermerk und ~Darin-Vermerk, in: Archivmitteilungen 5 (1962), S. 168-174; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich, Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 59; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979, S. 117.
Anreicherung des Archivgutes mit weiterem Material, welches zusätzlich zu der Überlieferung aus dem Zuständigkeitsbereich eines Archives herangezogen werden kann. Sie kann auch angelegt werden, um Überlieferungslücken im [[Archivgut]] entgegenzutreten. E. anzulegen ist eine zentrale Aufgabe von Archiven, die zudem von der historischen Forschung gefordert wird.
Schon seit dem 18. Jahrhundert sind für Bestandsergänzungen handschriftliche Kopieraktionen der Archive belegt, an deren Stelle heute die Ergänzungsverfilmung tritt. Die frühen Werke der Archivwissenschaft kennen den Begriff E. nicht, sondern sprechen bei jeglichem [[Archivgut]] außerhalb der amtlichen Überlieferung allgemein von [[Sammlungen|Sammeln]], die zur Ergänzung der Bestände getätigt werden sollen (Brenneke, Papritz, Enders, Meisner). Ab den 1960er/70er Jahren wird die „Bildung nichtstaatlichen Dokumentationsgutes in den Staatsarchiven – oder analog in Kommunalarchiven – als E. begründet oder beschrieben“ (Kretzschmar, S. 56). Folgend wurden in den 1970er/80er Jahren die Bemühungen um nichtamtliche Bestände in den staatlichen Archiven intensiviert und zahlreiche zeitgeschichtliche Sammlungen aus- und aufgebaut. Franz’ Einführung in die Archivkunde enthält schließlich in der ersten Ausgabe von 1974 einen Abschnitt E. 1996 erarbeiteten die baden-württembergischen Staatsarchive noch „Richtlinien für die [[Sammlungstätigkeit|Sammeln]]“, in denen sich diese Tätigkeit auf die ergänzende nichtamtliche Überlieferungsbildung konzentrierte. 2008 wurde der Begriff Sammlungstätigkeit gestrichen und durch E. ersetzt.
Zur E. werden vor allem nichtamtliche Unterlagen wie Sammlungsbestände und [[Nachlässe|Nachlass]] herangezogen. Zudem kommt eine Erweiterung des [[Archiv]]- und Sammlungsgutes durch Kopien und Verfilmung/Mikroformen von Quellen in Frage. Es können auch „Ersatzquellen“, beispielsweise durch die Niederschrift von Erinnerungs- und Erlebnisberichten, geschaffen werden. Aber auch amtliches Schriftgut, beispielsweise die Überlieferung nach- oder nebengeordneter Behörden, kann herangezogen werden. Bei der Übernahme von Unterlagen zur E. ist zu prüfen, ob andere Einrichtungen für die Verwahrung und Zugänglichmachung eine Zuständigkeit beanspruchen können (Subsidiaritätsprinzip) und/oder, wenn feste Zuständigkeiten fehlen, gemeinsam mit anderen Archiven im Rahmen der Überlieferungsbildung im Verbund strategische Konzepte zur Sicherung der unterschiedlichen Unterlagen entwickelt werden können. Ziel der Bemühungen ist eine „Historische Gesamtdokumentation“ (Kretzschmar, S. 56), die alle Bereiche der Lebenswirklichkeit abdeckt. Neben der Frage nach inhaltlicher Ergänzung bereits vorhandener Bestände entscheiden übliche [[Bewertungskriterien|Bewertungskriterium]] wie Authentizität, [[Archivfähigkeit]] und Benutzbarkeit über die Übernahme der Materialien. Das wesentliche Augenmerk bei der Anschaffung der Unterlagen liegt neben dem Evidenz- und Kontext- besonders auf dem Informationswert. Der Archivar/die Archivarin wird diesbezüglich als Dokumentar/in tätig und führt eine dokumentarische Bewertung durch. Eine aktive Form der Einwerbung wird auf diesem Feld besonders nötig.
Das Wort E. wird zum gegenwärtigen Zeitpunkt in keinem der Landesarchivgesetze benutzt. Die Rechtsgrundlage für den Erwerb von E. im staatlichen Archivwesen ist durch die Möglichkeit der Ergänzung des Archivgutes durch dokumentarische Materialien bzw. sonstiger archivwürdiger Unterlagen, zumeist unter der Prämisse des öffentlichen Interesses daran, in den Archivgesetzen fast aller Länder niedergelegt. E. wird hier, im Gegensatz zu der Archivierung des genuinen Archivgutes, nicht als Pflicht, sondern als freiwillige Aufgabe der Landesarchive bezeichnet. Die Unterlagen können nach Übernahme in das [[Archiv]] als öffentliches [[Archivgut]] gelten oder es können hinsichtlich der [[Benutzung]] dieses Archivgutes mit den abgebenden Stellen abweichende Regelungen getroffen werden. Richtlinien für die E. wurden vom Landesarchiv ~Baden-Württemberg im Jahr 2008 erarbeitet. Ein Überlieferungsprofil für nichtstaatliches [[Archivgut]] erarbeitete 2011 das Landesarchiv NRW. Das ~KGSt-Gutachten von 1985 zählt an dritter Stelle der Aufgaben der Kommunalarchive die Sammlung von Dokumenten zur Gemeinde-/Kreisgeschichte auf. Auch hier ergänzt die Sammlung von Dokumenten Schriftgutübernahmen aus der Verwaltung. Für Kommunalarchive nimmt diese Tätigkeit einen höheren Stellenwert ein als in den staatlichen Archiven und steht in direktem Zusammenhang mit der Aufgabe als Anlaufstelle für Fragen der Orts- und Regionalgeschichte. Im Positionspapier der BKK zur kommunalarchivarischen Überlieferungsbildung von 2004 und in der daraus abgeleiteten „Arbeitshilfe zur Entwicklung eines Dokumentationsprofils“ von 2008 hat das nichtamtliche Schriftgut seinen subsidiären Charakter abgelegt und ein ganzheitlicher „Ansatz von Überlieferungsbildung, der gleiche Kriterien für die Bewertung von amtlichen und nichtamtlichen Überlieferungen zugrunde legt“, wird verfolgt. Ebenso wie staatliche und kommunale sind auch viele kirchliche Archive gehalten, Ergänzungsdokumentationen anzulegen.
E. wird heute fälschlicherweise oft synonym mit den Begriffen Sammlung/Sammlungen/zeitgeschichtliche Sammlung benutzt. Hierbei muss aber beachtet werden, dass nicht jede Sammlung eine E. und umgekehrt auch nicht jede E. eine Sammlung ist. Vielmehr können eine Sammlung und ein [[Nachlass]] einen Teil der E. darstellen. Diese bestimmt sich durch den ausschließlichen Zweck der Ergänzung der Archivbestände. Das Wort Ergänzungsüberlieferung kommt dem Begriff am nächsten, wird aber meist als Hinweis auf sachähnliche Überlieferung in anderen Archiven verwandt.
Sabine Eibl
Literatur:
Irmgard Christa Becker, Arbeitshilfe zur Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive. Einführung in das Konzept der BKK zur Überlieferungsbildung und Textabdruck, in: Der Archivar 62 (2009), Sp. 336-340; Robert Kretzschmar, Historische Gesamtdokumentation? Überlieferungsbildung im Verbund?, in: Christoph J. Drüppel/Volker Rödel (Hrsg.), Überlieferungssicherung in der pluralen Gesellschaft. Verhandlungen des 57. Südwestdeutschen Archivtags am 10. Mai 1997 in Aschaffenburg, Stuttgart 1998, S. 53-69; Landesarchiv ~Baden-Württemberg, Richtlinien für die Ergänzungsdokumentation im Landesarchiv ~Baden-Württemberg vom 16. April 2008, <http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/42375/Richtlinien_Ergaenzungsdokumentation_160408.pdf> (23.05.2012); Clemens von ~Looz-Corswarem, Zur Bedeutung der Ergänzungsdokumentation in der archivischen Überlieferungsbildung, in: Dieter Kastner (Redaktion), Fotos und Sammlungen im Archiv, Köln 1997, S. 155-164 (Landschaftsverband Rheinland, Rheinisches Archiv- und Museumsamt, Archivberatungsstelle, Archivhefte 30); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, ND Marburg ^^3^^2006, S. 68 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20); Andreas Pilger, Ein neues Positionspapier des ~VdA-Arbeitskreises „Archivische Bewertung“ zur Überlieferungsbildung im Verbund“, in: Der Archivar 65 (2012), S. 6-11; Marcus Stumpf, Nichtamtliche Überlieferung in Kommunalarchiven zwischen archivwissenschaftlicher Theoriebildung und Archivierungspraxis, in: Archivpflege in ~Westfalen-Lippe 78 (2011), S. 9-15; Hans Ulrich Thamer, Die Bedeutung von nichtamtlichem Archivgut als Ergänzungs- und Parallelüberlieferung für die Forschung, in: Archivpflege in ~Westfalen-Lippe 62 (2005), S. 3-7; Jürgen Treffeisen, Ergänzungsdokumentation und Sicherung nichtstaatlicher Unterlagen: archivfachliche Betreuung von Körperschaften, Vereinen und Verbänden als (kostenpflichtige) Dienstleistung, in: Nicole Bickhoff (Hrsg.), Archive auf dem Markt? Vermarktung und Verwaltung archivischer Dienstleistungen. Vorträge im Rahmen des 63. Südwestdeutschen Archivtags am 17. Mai 2003 in Ludwigshafen am Rhein, Stuttgart 2004, S. 39-46; Martina Wiech, Überlieferungsprofil für das nichtstaatliche Archivgut im Landesarchiv ~Nordrhein-Westfalen, in: Der Archivar 64 (2011), S. 336-340.
Anreicherung des Archivgutes mit weiterem Material, welches zusätzlich zu der Überlieferung aus dem Zuständigkeitsbereich eines Archives herangezogen werden kann. Sie kann auch angelegt werden, um Überlieferungslücken im Archivgut entgegenzutreten. [[Ergänzungsdokumentation]] anzulegen ist eine zentrale Aufgabe von Archiven, die zudem von der historischen Forschung gefordert wird.
Schon seit dem 18. Jahrhundert sind für Bestandsergänzungen handschriftliche Kopieraktionen der Archive belegt, an deren Stelle heute die Ergänzungsverfilmung tritt. Die frühen Werke der Archivwissenschaft kennen den Begriff [[Ergänzungsdokumentation]] nicht, sondern sprechen bei jeglichem Archivgut außerhalb der amtlichen Überlieferung allgemein von Sammlungen, die zur Ergänzung der Bestände getätigt werden sollen (Brenneke, Papritz, Enders, Meisner). Ab den 1960er/70er Jahren wird die „Bildung nichtstaatlichen Dokumentationsgutes in den Staatsarchiven – oder analog in Kommunalarchiven – als [[Ergänzungsdokumentation]] begründet oder beschrieben“ (Kretzschmar, S. 56). Folgend wurden in den 1970er/80er Jahren die Bemühungen um nichtamtliche Bestände in den staatlichen Archiven intensiviert und zahlreiche zeitgeschichtliche Sammlungen aus- und aufgebaut. Franz’ Einführung in die Archivkunde enthält schließlich in der ersten Ausgabe von 1974 einen Abschnitt [[Ergänzungsdokumentation]]. 1996 erarbeiteten die baden-württembergischen Staatsarchive noch „Richtlinien für die Sammlungstätigkeit“, in denen sich diese Tätigkeit auf die ergänzende nichtamtliche Überlieferungsbildung konzentrierte. 2008 wurde der Begriff Sammlungstätigkeit gestrichen und durch „[[Ergänzungsdokumentation]]“ ersetzt.
Zur [[Ergänzungsdokumentation]] werden vor allem nichtamtliche Unterlagen wie Sammlungsbestände und Nachlässe herangezogen. Zudem kommt eine Erweiterung des Archiv- und Sammlungsgutes durch Kopien und Verfilmung/Mikroformen von Quellen in Frage. Es können auch „Ersatzquellen“, beispielsweise durch die Niederschrift von Erinnerungs- und Erlebnisberichten, geschaffen werden. Aber auch amtliches Schriftgut, beispielsweise die Überlieferung nach- oder nebengeordneter Behörden, kann herangezogen werden. Bei der Übernahme von Unterlagen zur [[Ergänzungsdokumentation]] ist zu prüfen, ob andere Einrichtungen für die Verwahrung und Zugänglichmachung eine Zuständigkeit beanspruchen können (Subsidiaritätsprinzip) und/oder, wenn feste Zuständigkeiten fehlen, gemeinsam mit anderen Archiven im Rahmen der Überlieferungsbildung im Verbund strategische Konzepte zur Sicherung der unterschiedlichen Unterlagen entwickelt werden können. Ziel der Bemühungen ist eine „Historische Gesamtdokumentation“ (Kretzschmar, S. 56), die alle Bereiche der Lebenswirklichkeit abdeckt. Neben der Frage nach inhaltlicher Ergänzung bereits vorhandener Bestände entscheiden übliche Bewertungskriterien wie Authentizität, [[Archivfähigkeit]] und Benutzbarkeit über die Übernahme der Materialien. Das wesentliche Augenmerk bei der Anschaffung der Unterlagen liegt neben dem Evidenz- und Kontext- besonders auf dem Informationswert. Der Archivar/die Archivarin wird diesbezüglich als Dokumentar/in tätig und führt eine dokumentarische Bewertung durch. Eine aktive Form der Einwerbung wird auf diesem Feld besonders nötig.
Das Wort [[Ergänzungsdokumentation]] wird zum gegenwärtigen Zeitpunkt in keinem der Landesarchivgesetze benutzt. Die Rechtsgrundlage für den Erwerb von Ergänzungsdokumentationen im staatlichen Archivwesen ist durch die Möglichkeit der Ergänzung des Archivgutes durch dokumentarische Materialien bzw. sonstiger archivwürdiger Unterlagen, zumeist unter der Prämisse des öffentlichen Interesses daran, in den Archivgesetzen fast aller Länder niedergelegt. [[Ergänzungsdokumentation]] wird hier, im Gegensatz zu der Archivierung des genuinen Archivgutes, nicht als Pflicht, sondern als freiwillige Aufgabe der Landesarchive bezeichnet. Die Unterlagen können nach Übernahme in das Archiv als öffentliches Archivgut gelten oder es können hinsichtlich der [[Benutzung]] dieses Archivgutes mit den abgebenden Stellen abweichende Regelungen getroffen werden. Richtlinien für die [[Ergänzungsdokumentation]] wurden vom Landesarchiv ~Baden-Württemberg im Jahr 2008 erarbeitet. Ein Überlieferungsprofil für nichtstaatliches Archivgut erarbeitete 2011 das Landesarchiv NRW. Das ~KGSt-Gutachten von 1985 zählt an dritter Stelle der Aufgaben der Kommunalarchive die Sammlung von Dokumenten zur Gemeinde-/Kreisgeschichte auf. Auch hier ergänzt die Sammlung von Dokumenten Schriftgutübernahmen aus der Verwaltung. Für Kommunalarchive nimmt diese Tätigkeit einen höheren Stellenwert ein als in den staatlichen Archiven und steht in direktem Zusammenhang mit der Aufgabe als Anlaufstelle für Fragen der Orts- und Regionalgeschichte. Im Positionspapier der BKK zur kommunalarchivarischen Überlieferungsbildung von 2004 und in der daraus abgeleiteten „Arbeitshilfe zur Entwicklung eines Dokumentationsprofils“ von 2008 hat das nichtamtliche Schriftgut seinen subsidiären Charakter abgelegt und ein ganzheitlicher „Ansatz von Überlieferungsbildung, der gleiche Kriterien für die Bewertung von amtlichen und nichtamtlichen Überlieferungen zugrunde legt“, wird verfolgt. Ebenso wie staatliche und kommunale sind auch viele kirchliche Archive gehalten, Ergänzungsdokumentationen anzulegen.
[[Ergänzungsdokumentation]] wird heute fälschlicherweise oft synonym mit den Begriffen Sammlung/Sammlungen/zeitgeschichtliche Sammlung benutzt. Hierbei muss aber beachtet werden, dass nicht jede Sammlung eine [[Ergänzungsdokumentation]] und umgekehrt auch nicht jede [[Ergänzungsdokumentation]] eine Sammlung ist. Vielmehr können eine Sammlung und ein [[Nachlass]] einen Teil der [[Ergänzungsdokumentation]] darstellen. Diese bestimmt sich durch den ausschließlichen Zweck der Ergänzung der Archivbestände. Das Wort Ergänzungsüberlieferung kommt dem Begriff am nächsten, wird aber meist als Hinweis auf sachähnliche Überlieferung in anderen Archiven verwandt.
Sabine Eibl
Literatur:
Irmgard Christa Becker, Arbeitshilfe zur Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive. Einführung in das Konzept der BKK zur Überlieferungsbildung und Textabdruck, in: Der Archivar 62, 2009, Sp. 336-340; Robert Kretzschmar, Historische Gesamtdokumentation? Überlieferungsbildung im Verbund?, in: Christoph J. Drüppel/Volker Rödel (Hg.), Überlieferungssicherung in der pluralen Gesellschaft. Verhandlungen des 57. Südwestdeutschen Archivtags am 10. Mai 1997 in Aschaffenburg, Stuttgart 1998, S. 53-69; Landesarchiv ~Baden-Württemberg, Richtlinien für die Ergänzungsdokumentation im Landesarchiv ~Baden-Württemberg vom 16. April 2008, online unter <http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/42375/Richtlinien_Ergaenzungsdokumentation_160408.pdf> (23.05.2012); Clemens von ~Looz-Corswarem, Zur Bedeutung der Ergänzungsdokumentation in der archivischen Überlieferungsbildung, in: Dieter Kastner (Redaktion), Fotos und Sammlungen im Archiv (Landschaftsverband Rheinland, Rheinisches Archiv- und Museumsamt, Archivberatungsstelle, Archivhefte 30), Köln 1997, S. 155-164; Angelika ~Menne-Haritz, Art. Ergänzungsdokumentation, in: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, ND Marburg ³2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20), S. 68; Andreas Pilger, Ein neues Positionspapier des ~VdA-Arbeitskreises „Archivische Bewertung“ zur Überlieferungsbildung im Verbund“, in: Der Archivar 65, 2012, S. 6-11; Marcus Stumpf, Nichtamtliche Überlieferung in Kommunalarchiven zwischen archivwissenschaftlicher Theoriebildung und Archivierungspraxis, in: Archivpflege in ~Westfalen-Lippe 78 (2011), S. 9-15; Hans Ulrich Thamer, Die Bedeutung von nichtamtlichem Archivgut als Ergänzungs- und Parallelüberlieferung für die Forschung, in: Archivpflege in ~Westfalen-Lippe 62 (2005), S. 3-7; Jürgen Treffeisen, Ergänzungsdokumentation und Sicherung nichtstaatlicher Unterlagen: archivfachliche Betreuung von Körperschaften, Vereinen und Verbänden als (kostenpflichtige) Dienstleistung, in: Nicole Bickhoff (Hrsg.), Archive auf dem Markt? Vermarktung und Verwaltung archivischer Dienstleistungen. Vorträge im Rahmen des 63. Südwestdeutschen Archivtags am 17. Mai 2003 in Ludwigshafen am Rhein, Stuttgart 2004, S. 39-46; Martina Wiech, Überlieferungsprofil für das nichtstaatliche Archivgut im Landesarchiv ~Nordrhein-Westfalen, in: Der Archivar 64, 2011, S. 336-340.
E. ist ein fotografisches Verfahren zur Speicherung analogen Schrift- und Archivguts auf Mikrofilm. Im Gegensatz zur Schutz- und [[Sicherungsverfilmung]] wird das Original nach der Verfilmung vernichtet und durch die entstandenen Mikrofilmaufnahmen ersetzt.
Die zunehmende Verwendung der E. in der öffentlichen Verwaltung der Nachkriegszeit und die sich daraus für die Archive ergebenden Probleme lösten in den 1970er und 1980er Jahren eine kontroverse Fachdebatte aus. Diskutiert wurden rechtliche, wirtschaftliche, konservatorische und inhaltliche Aspekte der E. In der DDR erschien die E. als eine geeignete Maßnahme zur Sicherung von Schriftgut mit befristeten Aufbewahrungszeiten. [[Archivgut]] hingegen sollte von der E. weitgehend ausgenommen bleiben und nur bei Massenschriftgut zur Anwendung kommen. Ähnlich verhielt es sich in der Bundesrepublik Deutschland. Dort wurde die E. bei Verwaltungsschriftgut, das noch einer [[Aufbewahrungsfrist]] unterlag, durchgeführt, bei [[Archivgut]] aber zunächst nur kritisch erwogen. Als besonders problematisch erschien die gänzliche Ersetzung des Originals durch ein Speichermedium mit ebenfalls begrenzter Haltbarkeit, der Verlust von Aussagewert, der allein über die Form des Schriftstücks übermittelt werden kann (intrinsischer Wert), die Konservierung nicht mehr veränderbarer Ordnungszustände und die fehlende Farbigkeit der Aufnahmen. Als zentrale Argumente für die E. galten hingegen die Sicherung von Informationen, die sich auf Originalen mit sehr schlechtem Erhaltungszustand befanden, sowie die Möglichkeit der Raum- und Kostenersparnis.
In der Empfehlung der Kultusministerkonferenz zur Erhaltung der vom Papierzerfall bedrohten Archivbestände von 1995 heißt es dazu: „Die E. ist als bildliche Speicherung insbesondere für Unterlagen aus Papier angezeigt, die aufgrund endogen bedingter Ursachen (z.B. Säure, Holzschliff) auf andere Weise nicht oder nicht wirtschaftlich erhalten werden können. Sie findet ihre Grenzen im überlieferungsbedingten äußerlich-formalen Wert der Unterlagen (‚intrinsic value‘), der als bildliche Information nicht wiedergegeben werden kann.“
Aus archivarischer Sicht erscheint somit der Einsatz der E. als [[bestandserhaltende Maßnahme|Bestandserhaltung]] dann geeignet, wenn der schlechte Erhaltungszustand des Archivguts eine Verfilmung notwendig macht und der äußeren Form des Archivguts kein Informationswert beigemessen werden kann. Des Weiteren muss eine Vernichtung der Originale rechtlich zulässig sein und im Vergleich zur Restaurierung und physischen Aufbewahrung eine tatsächliche Kostenersparnis erwarten lassen. Vor diesem Hintergrund wird die E. nur an großen Beständen mit massenhaft gleichförmigem [[Archivgut]] vorgenommen.
Wie auch die Mikroverfilmung im Allgemeinen unterliegt die E. Richtlinien, die die Vorbereitung, Durchführung und den Abschluss der Verfilmung sowie die anschließende Lagerung und [[Benutzung]] regeln. Zentrale Anforderungen an die E. sind dabei u.a. die Bewahrung der vollständigen Aussagekraft der Originale, die Alterungsbeständigkeit des Trägermaterials und die Erkennbarkeit der Erschließungseinheit sowie der jeweiligen Position eines Schriftstücks darin. Erst nach genauer Überprüfung der Lesbarkeit und Vollständigkeit der Mikrofilmaufnahmen werden die Originale für die Vernichtung freigegeben.
Fremdsprachige Synonyme für E. sind substitution microfilming und disposal microfilming.
Literatur:
Mario Glauert, Sabine Ruhnau (Hrsg.), Verwahren, Sichern, Erhalten. Handreichungen zur Bestandserhaltung in Archiven, Potsdam 2005 (Veröffentlichungen der brandenburgischen Landesfachstelle für Archive und Öffentliche Bibliotheken, 1, zugl. Veröffentlichungen des Landesverbandes Brandenburg des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., 2); Angelika ~Menne-Haritz, Der intrinsische Wert von Archiv- und Bibliotheksgut. Kriterienkatalog zur bildlichen und textlichen Konversion bei der Bestandserhaltung. Ergebnisse eines ~DFG-Projektes. Marburg 1997 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 26); Helmut Richtering, Die Ersatzverfilmung des Schriftgutes der Registraturen und die Archive. Berichte über die 7. Landesfachbesprechung über Fragen des Archivwesens in ~Nordrhein-Westfalen, in: Der Archivar 24 (1971), Sp. 245-356; Alfred Schlegel, Probleme der Sicherungs- und Ersatzverfilmung unter dem Aspekt der Bewertung des neuzeitlichen Schriftgutes, in: Archivmitteilungen 5 (1969), S. 183-184; Hans Joachim Schreckenbach, Archivische Reproduktionstechnik, in: Botho Brachmann/Manfred Kossok (Hrsg.), Archivwesen der Deutschen Demokratischen Republik. Theorie und Praxis, Berlin 1984, S. 291-296; Bodo Uhl, Mikrofilm und Archiv – Eine Zwischenbilanz, in: Der Archivar 41/1 (1988), Sp. 73-96; Bodo Uhl, Die Verfilmung als Mittel der Bestandserhaltung, in: Hartmut Weber (Hrsg.), Bestandserhaltung. Herausforderung und Chancen, Stuttgart 1997 (Veröffentlichungen der Staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg, 47), S. 339-354; Reinhard Vogelsang, Probleme der Ersatzverfilmung aus der Sicht des Kommunalarchivs, in: Der Archivar 28/3 (1975), Sp. 301-308; Hartmut Weber, Verfilmen oder Instandsetzen? Schutz- und Ersatzverfilmung im Dienste der Bestandserhaltung, in: Ders. (Hrsg.), Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken, Stuttgart 1992 (Werkhefte der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg Serie A H.2), S. 91-131.
Aufbereitung und Nutzbarmachung der im [[Archivgut]] enthaltenen Informationen durch [[Ordnen]] und [[Verzeichnen]] nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen. Ergebnis des E. ist ein durch die erarbeiteten Findmittel nutzbarer und auswertbarer [[Bestand]].
Generell gehört das E. zu den Kernaufgaben des Archivars. Grundsätzliche Überlegungen zur Definition der Begriffe Ordnung, Verzeichnung und Erstellung von Findmitteln stellte Heinrich Otto Meisner bereits 1934 an, gleichwohl er den Begriff des E. nicht definierte.
Das E. beinhaltet die Klassifizierung des Archivguts, also die Einordnung der Verzeichnungseinheiten in die [[Tektonik]] sowie die Beschreibung des vorliegenden Archivguts. Daneben gehören zum E. die Untersuchung der Entstehungszusammenhänge des Archivguts und die Erarbeitung der Bestandsgeschichte für die Einleitung des Findbuchs.
Das E. ist die Basis für eine systematische Auswertung der Archivalien. Durch das E. werden die Hauptinformationen des Archivguts erfasst und durch Ordnung und Verzeichnung nutzbar gemacht und in Findmitteln festgehalten. Vor dem E. wird das [[Archivgut]] bewertet und übernommen. Das E. "umfaßt die Bestandsbildung und Bestandsabgrenzung im Rahmen der [[Tektonik]] des Archivs, die innere Ordnung der Bestände" (Lexikon Archivwesen der DDR, S. 120), deren Verzeichnung und schließlich die Erstellung von Findmitteln.
Ein Erschließungsprojekt beginnt mit der Bestandsanalyse und der Frage nach der Bestandsstruktur und den Archivaliengruppen. Es endet mit der Zugänglichmachung des Archivguts, z.B. durch Präsentation des erstellten Findmittels im Internet. Erschließungsprotokolle erleichtern ein einheitliches E. bei Bearbeiterwechseln.
Erschließungsmethode: Meist folgt die Ordnung der Verzeichnung, indem in der Reihenfolge der Lagerung verzeichnet und erst anschließend die virtuelle Ordnung der Verzeichnungseinheiten vorgenommen wird [[Bärsches Prinzip]]. Die Ordnung kann vor der Verzeichnung erfolgen, wenn die übernommene Ordnung des Bestands bestehen bleibt oder bei kleineren Beständen aufgrund zutreffender Aktentitel eine vorherige Ordnung möglich ist.
Erschließungsrichtlinien: Nicht einheitlich verwendet werden Erschließungsrichtlinien bzw. Erschließungsstandards – Leitfäden für ein standardisiertes E. von [[Archivgut]]. In der DDR waren die Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze (OVG) der Staatlichen Archivverwaltung der DDR die zentrale Erschließungsrichtlinie. Internationale Erschließungsstandards sind z.B. ~ISAD-G (General International Standard Archival Description), ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) und ~ICA-ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings).
Erschließungstiefe: Ebenso uneinheitlich ist die Verwendung mehrstufiger Kategorisierungen des Erschließungsgrades von Beständen (z.B.: vollständig, vorläufig, bedingt oder nicht erschlossen). In der Praxis gelten Bestände bereits als erschlossen, wenn sie in sich geordnet sind und durch vorhandene Signaturen, durch Orts- oder Personennamen oder durch Zugangsnummern, Abgabelisten oder Aktenverzeichnisse benutzbar sind.
Verschiedenen Erschließungsstufen entsprechen unterschiedliche Arten von Findmitteln:
[[Archivführer]] auf einer Ebene jenseits der jeweiligen archivischen Einrichtung, Bestandsübersichten auf Archivebene und Findbücher auf Bestandsebene.
Der Begriff des E. ist nicht eindeutig abgegrenzt und wird oft synonym mit dem [[Verzeichnen]] verwendet.
Jörg Müller
Literatur:
Heinrich Otto Meisner, Archivarische Berufssprache, in: Archivalische Zeitschrift 42/43 (1934), S. 260-280; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg ^^3^^2000; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979; Jürgen Treffeisen, Planung, Organisation und Durchführung von archivischen Erschließungsprojekten, Vortrag am 25. Juni 2005 auf dem 13. Sächsischen Archivtag in Stollberg/Erzgebirge, <http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/45312/Saechsischer_Archivtag%20_Vortrag.pdf> (29.3.2011).
Der Begriff F. bezeichnet elektronische Informationssysteme für die Unterstützung von Verwaltungs- und Geschäftsprozessen.
Öffentliche Verwaltungen benötigen zur effizienten Erfüllung ihrer fachlichen Aufgaben spezielle ~IT-Anwendungen, die den Bearbeitungsprozess bei der Beantragung und Durchführung von Dienstleistungen unterstützen. Solche F. berücksichtigen die individuellen Anforderungen der Verwaltung für eine bestimmte Aufgabe. Die Grundlage von F. sind in der Regel relationale Datenbanken, die auf Tabellen beruhen, aber auch mit weiteren digitalen Objekten verknüpft sein können. Die Anwendung kann die an verschiedenen Orten abgelegten Informationen am Bildschirm zu einem einheitlichen Bild zusammensetzen. Die Datenpräsentation ist daher konstitutiv und beruht auf der benutzerspezifischen Abfrage des Anwenders. Es gibt somit nicht nur eine authentische Ansicht.
In der analogen [[Schriftgutverwaltung]] waren die nach einem festen Formular strukturierten Amtsbücher und Karteikarten die Vorgänger der F. Die Information war fest an den materiellen Träger gebunden. Mit dem Einzug der IT in die öffentliche Verwaltung entstanden Büroautomatisierungssysteme, die ursprünglich zur Verwaltung kaufmännischer Daten entwickelt wurden. Die Anwendungsgebiete dieser ~IT-Verfahren dehnten sich auf zahlreiche Bereiche der Verwaltung aus.
Für den aus der Kommunikationstechnologie stammenden Begriff wurde vom ~VdA-Arbeitskreis „Archivische Bewertung“ im September 2013 eine Definition erstellt: „Elektronische F. sind technische Informationssysteme (Computerprogramme) auf der Basis von Datenbanken, die im administrativen Umfeld der Erfüllung einer oder mehrerer konkreter Verwaltungsaufgaben dienen. [...]. Sie speichern Informationen häufig in formalisierter Form und sorgen dafür, dass diese Informationen über Abfragen recherchierbar, untereinander verknüpfbar und zu fallweise spezifizierten Berichten aggregierbar sind.“
Es werden drei Strukturierungsvorgänge unterschieden:
a) Informationen werden aus einer komplexen Datenbasis nach Bedarf ausgewählt.
b) Informationen werden miteinander verknüpft und aus der Verknüpfung werden neue Informationen generiert. Auch eine Verknüpfung mit anderen F. und DMS/VBS ist möglich.
c) Informationen können exportiert und weiterverarbeitet werden.
Der Begriff F. findet vor allem in der Überlieferungsbildung bei der Bewertung digitaler Unterlagen und der digitalen Langzeitarchivierung Verwendung. Wird ein F. als archivwürdig betrachtet, muss entschieden werden, welche Informationen übernommen werden sollen. Die Informationen zu Objekten der realen Welt, die sogenannten Entitäten, müssen nach festgesetzten Kriterien ausgewählt werden. Für die spätere Nachvollziehbarkeit dieser Entscheidung ist eine Dokumentation wichtig. Da häufig Beziehungen zwischen Papierunterlagen und F. in der Behörde existieren, kann eine Bewertung nur unter Berücksichtigung der komplementären Überlieferung erfolgen.
Die ursprüngliche ~Software-Umgebung von F. kann derzeit wohl nicht zuverlässig archiviert werden. Die Daten müssen daher in langzeitarchivtaugliche Formate exportiert werden. Derzeit wird die Migrationsstrategie in den meisten Fällen der Emulationsstrategie vorgezogen. In jedem Fall müssen die Metadaten zur Dokumentation erhalten und verknüpft werden.
Im Bereich der Nutzung eröffnen Informationen aus den F. durch einen auswertbaren Datenpool neue Möglichkeiten. Der Nutzer kann die Informationen durch eigene Methoden auswerten und durch individuelle Abfragen zu neuen Erkenntnissen gelangen.
Marco Birn
Literatur:
Bewertung elektronischer Fachverfahren. Diskussionspapier des ~VdA‐Arbeitskreises „Archivische Bewertung“, Stand: 5. September 2013, <www.vda.archiv.net/uploads/media/ Disskussionspapier2013.pdf> sowie die überarbeitete Fassung vom Dezember 2014 in: Archivar 68 (2015), S. 89-92; Rolf Dässler und Karin Schwarz, Archivierung und dauerhafte Nutzung von Datenbankeninhalten aus Fachverfahren. Eine neue Herausforderung für die digitale Archivierung, in: Archivar 63 (2010), S. 6-18; Christian Keitel und Rolf Lang, Ingest von Fachverfahren im Landesarchiv ~Baden-Württemberg. Anmerkungen zu Authentizität, Prozessen und Softwareentwicklung, in: Entwicklung in den Bereichen Records Management / Vorarchiv - Übernahme - Langzeitarchivierung. Dreizehnte Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ vom 27. bis 28. April 2009, ausgerichtet vom Staatsarchiv St. Gallen, St. Gallen 2009 (Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ 13; Veröffentlichungen des Staatsarchivs St. Gallen), S. 35-45.
F. beinhalten als Privatarchive die persönlichen Unterlagen von mehreren miteinander verwandten Personen, die zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmt sind. Die Unterlagen können über mehrere Generationen hinweg entstanden sein und Nachlasscharakter haben.
Bedeutende F. waren über lange Zeit vor allem in adeligen Familien zu finden. Deren Unterlagen galten aufgrund der gesellschaftlichen, politischen und rechtlichen Bedeutung, die der Adel etwa in Deutschland bis 1919 besaß, als besonders [[archivwürdig|Archivwürdigkeit (-reife)]]. Außerdem konnte gerade in diesen Familien, deren Identität besonders stark auf die Herkunft rekurrierte, eine enge Bindung an das überlieferte Schriftgut bestehen. Als adeliges F. können jedoch nur die Teile der Unterlagen in einem [[Adelsarchiv]] gelten, die familiäre oder andere persönliche Angelegenheiten betreffen.
Seit der Industrialisierung nahm die Zahl bürgerlicher F. erheblich zu. Insbesondere Unternehmerfamilien begannen, die eigenen Unterlagen systematisch zu sammeln. Das Historische [[Archiv]] Krupp etwa basiert zu einem Teil auf dem 1905 gegründeten F. Hügel. In den F. von Unternehmerfamilien finden sich, insbesondere in den Beständen aus der Zeit vor der Mitte des 20. Jahrhunderts, häufig auch Unterlagen zu der unternehmerischen Tätigkeit beziehungsweise zu den Unternehmen selbst.
Wurden die schriftlichen Hinterlassenschaften adeliger und bürgerlicher Familien zunächst vorwiegend im privaten Umfeld aufbewahrt, so befinden sich heute mehr und mehr solcher Unterlagen in öffentlichen Archiven. Diese übernahmen zahlreiche bedeutende F., vorwiegend als [[Schenkung]] oder [[Depositum]]. Eine bedeutende Zahl von F. befindet sich zum Beispiel in den Beständen des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.
F. enthalten persönliche Unterlagen wie Schriftverkehr, Fotos, Notizen et cetera und können dahingehend zumeist auch als Familiennachlässe verstanden werden. Sie erfüllen mehrere Funktionen. Befinden sie sich noch in der betreffenden Familie, können sie zu der Bildung und Wahrung familiärer Identifikation beitragen. In öffentliche Archive übernommen, dienen F. als Ergänzungsüberlieferung zu den Unterlagen aus den Altregistraturen der Verwaltung. Die ergänzenden Unterlagen können sowohl für kultur- und sozialgeschichtliche Untersuchungen als auch für die genealogische Forschung von Interesse sein.
Familienarchivare sind in Deutschland gemeinsam mit Archivaren an Herrschaftsarchiven in der Fachgruppe 4 des Verbandes der deutschen Archivarinnen und Archivare e. V. organisiert.
Carsten Stühring
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Ute Dietsch, Familienarchive und Nachlässe im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz. Ein Inventar, Berlin 2008 (Veröffentlichungen aus den Archiven Preußischer Kulturbesitz, Arbeitsberichte 8); Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, o. O. 2002; o. A., Alfried Krupp von Bohlen und ~Halbach-Stiftung. Historisches Archiv Krupp – Archivgeschichte, <http://www.thyssenkrupp.com/de/konzern/geschichte_archive_k1_2.html> (24.05.2012); o. A., Fachgruppe 4 des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archive e. V., <http://www.vda.archiv.net/fachgruppen/fachgruppe-4-herrschafts-und-familienarchive.html> (24.05.2012); o. A., ~Wikipedia-Eintrag Adelsarchiv, <http://de.wikipedia.org/wiki/Adelsarchiv> (24.05.2012); Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005 (Archival Fundamentals Series II., Society of American Archivists); Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979; Staatliche Archivverwaltung im Ministerium des Innern der Deutschen Demokratischen Republik (Hrsg.), Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik 1964, digitalisiert von Felix Roth, Potsdam 1964, <http://www.staatsarchive.de/publikationen/OVG.pdf> (24.05.2012).
Gliederung und Darstellung der Verzeichnungseinheiten eines Bestandes in digitaler oder analoger Form.
Erste Findbücher können für das 18. Jahrhundert nachgewiesen werden. Ihre Wurzeln jedoch reichen zurück bis zu den Urkundenrepertorien des 15. und 16. Jahrhunderts und den späteren, weniger detaillierten Auflistungen des Schriftgutes in den Registraturen. Häufig wird der Begriff des F. synonym mit dem des Repertoriums verwandt (vom Lateinischen "//reperire//"= (auf)finden, entdecken). Adolf Brennecke und Johannes Papritz hingegen weisen darauf hin, dass Findbücher lediglich eine mögliche Erscheinungsform eines Repertoriums, nämlich in Buchform, seien.
Bei Findbüchern handelt es sich um ein ursprünglich handschriftliches, später maschinell erzeugtes Verzeichnis der Archivalien eines Archivs auf der Ebene eines Bestandes. Einerseits dokumentieren sie den Erschließungszustand eines Archivs, andererseits ermöglichen sie (dadurch) die Recherche in den Beständen eines Archivs. Zugleich dient die Dokumentation der Erschließung eines Bestandes seiner Erhaltung, weist er doch die zugehörigen Archivalien nach und garantiert ihre Auffindbarkeit.
In der Regel bestehen Findbücher aus einer Einleitung, einer Gliederung und Darstellung der Verzeichnungseinheiten sowie einem Orts- und Personenindex, manchmal auch einem Sachindex und einer Konkordanz. Die Einleitung kann sowohl in die Bestands- und Überlieferungsgeschichte als auch in den historischen Zusammenhang einführen und enthält überdies Hinweise auf die „Gesichtspunkte der Bearbeitung“ sowie Quellen- und Literaturhinweise. Die Gliederung spiegelt in der Regel die innere Ordnung des Bestandes wider und orientiert sich im Wesentlichen an folgendem Schema: Signatur bzw. Leitfaden, Nr., Titel, Inhaltsvermerk (Enthältvermerk, Darinvermerk, Laufzeit und Umfang. Während das Indexverzeichnis die konkrete Recherche nach Personen und Orten ermöglicht, dient die Konkordanz dem (Wieder)Auffinden der Archivalien anhand alter Signaturen bzw. [[Aktenzeichen]].
Ursprünglich lagen F. ausschließlich in Buchform vor (F. werden hier nicht synonym mit Repertorien verwandt). Dies hat(te) zur Folge, dass sie erst nach der vollständigen und endgültigen Erschließung eines Bestandes erstellt wurden. Die Entwicklungen der letzten Jahrzehnte haben jedoch das Erstellen von F. in elektronischer Form ermöglicht, so dass Ergänzungen erleichtert werden. In elektronischer Form können F.
sowohl als Datei (z.B. als PDF) oder als Datenbank vorliegen.
Nicht alle F. sind frei zugänglich. Enthalten sie selbst bereits personenbezogene Daten, die noch einer [[Schutzfrist]] unterliegen, so kann der Nutzer sie erst nach deren Ablauf oder Verkürzung einsehen. Oft werden sie daher in einem eigenen Raum, dem sogenannten Repertorienraum, aufbewahrt oder sind in elektronischer Form nur eingeschränkt sichtbar für den Nutzer.
Christine Axer
Literatur:
Adolf Brennecke, Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Schriftwesens, München u.a. 1988 (Bearb. und erg. von Wolfgang Leesch); Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt ^^8^^2010; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg – Institut für Archivwissenschaft 20); Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 4 Teil III, 2: Archivische Ordnungslehre, Marburg ^^2^^1983; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Inneren der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979.
Publikation in Form eines meist illustrierten [[Einblattdrucks|Druckschriften]], häufig im Hochformat, die situationsbezogen und aus aktuellem Anlass hergestellt und vertrieben wird. Das F. transportiert auf plakative, bisweilen auch provokative, in jedem Fall aber einprägsame Weise Informationen und/oder gesellschaftliche, politische, sittliche und religiöse Normen, in jüngerer Zeit auch verstärkt kommerzielle Hinweise.
Die Entstehungsgeschichte des F. ist eng verknüpft mit der Erfindung des Buchdrucks. Da der Druck mit beweglichen Lettern die relativ schnelle Produktion von Einblattdrucken in hohen Stückzahlen zu niedrigen Preisen ermöglichte, fanden F. seit dem späten 15. Jahrhundert eine immer weitere Verbreitung. Zunächst kamen für die Illustration in der Regel Holzschnitte zum Einsatz, ab Mitte des 16. Jahrhunderts lösten Kupferstich und Radierung diese Technik allmählich ab. Die hohe Aktualität der Themen und das handliche Hochformat trugen ebenfalls zur zunehmenden Beliebtheit bei. Anders als heute wurden F. zunächst nicht kostenlos verteilt, sondern über den Buchhandel oder durch Kolporteure und fahrende Händler vertrieben. Dennoch erreichten sie von Anfang an ein breites Publikum, das von Analphabeten, die vor allem die Bilder erfassten oder denen der Text vorgelesen wurde, über gebildete Bevölkerungsschichten bis hin zu bewussten Sammlern reichte. F. wurden so zu einer wichtigen Form der frühen Bildpublizistik und einem der bedeutenden frühneuzeitlichen Massenkommunikationsmittel. Einen ersten Höhepunkt erreichten Produktion und Verbreitung von F. während der Reformation und des Bauernkrieges. Seine Blütezeit erreichte das F. dann im Zeitalter der Konfessionalisierung und im Dreißigjährigen Krieg, als es zunehmend zu einem Medium der politischen und konfessionellen Auseinandersetzung avancierte.
Auch wenn das F. seine Bedeutung als Informationsmedium in der Neuzeit durch die Entwicklung der Tagespresse sowie von Rundfunk und Fernsehen und schließlich des Internets allmählich eingebüßt hat, lebte und lebt es doch als politisches Kommunikationsmittel fort. Vor allem politische und gesellschaftliche Umbruchzeiten, wie beispielsweise die Zeit der Französischen Revolution, der Befreiungskriege und der Revolution von 1848 waren immer auch Hochzeiten des F. Im 20. Jahrhundert waren F. ein wichtiges Mittel der politischen Agitation für Parteien, Verbände und andere gesellschaftliche Gruppen. So markieren zum Beispiel die Weimarer Republik mit ihren zahlreichen Wahlkämpfen und Volksbegehren, aber auch die Jahre der Studentenbewegung und das Aufkommen Neuer Sozialer Bewegungen, wie z.B. der Friedensbewegung oder der ~Anti-Atomkraft-Bewegung, weitere Höhepunkte der Flugblattproduktion. Auch in diktatorischen und von Zensur geprägten Gesellschaftssystemen sowie in Kriegszeiten spielte das F. in jüngerer Zeit eine wichtige Rolle sowohl als Mittel der Propaganda sowie als Medium oppositioneller Meinungsäußerung. Bekanntes Beispiel für letzteres sind die sechs F., mit denen die Widerstandsgruppe Weiße Rose zwischen Sommer 1942 und Frühjahr 1943 zur Abkehr vom Nationalsozialismus aufrief. In beiden Weltkriegen setzten die Kriegsparteien auf beiden Seiten F. in der psychologischen Kriegführung ein. Dazu wurden diese über feindlichem Gebiet ausgestreut, um die gegnerischen Truppen oder die Zivilbevölkerung zu beeinflussen. In Krisengebieten, in denen der [[Zugang]] zu modernen Kommunikationsmitteln wie Rundfunk, Fernsehen und Internet schwierig ist, werden zur Information der Bevölkerung auch heute noch F. aus der Luft abgeworfen. Abgesehen von seiner eingeschränkt fortdauernden Funktion als politisches Kommunikationsmittel findet das F. heute aber vor allem Verwendung als Werbemittel, zum Beispiel für Veranstaltungen und Sonderverkaufsaktionen.
F. vermitteln Informationen, häufig auch Normen, Selbst- und Fremdbilder. Sie zielen in der Regel auf die Bestärkung, Veränderung oder Steuerung von Einstellungen ab. Vor allem frühneuzeitliche F. weisen ein breites Spektrum allgemeiner moralischer, gesellschaftlicher, religiöser und politischer Themen auf. Sie enthalten zum Beispiel Berichte über Kriegsereignisse und Naturerscheinungen, praktische Lebensregeln, Kalender, Volkslieder und Wallfahrtsgebete. Das Thema wird in Vers oder Prosa dargestellt und kommentiert, wobei in der Frühen Neuzeit sowohl die deutsche als auch die lateinische Sprache oder Kombinationen von beiden zu finden sind. Illustrierte F. weisen in der Regel eine klare Gliederung der Bild- und Textanteile auf. Meist nimmt die Graphik das obere Drittel der Seite ein, manchmal auch die Hälfte, seltener mehr. Der Text befindet sich meist als separierter Block unterhalb der Abbildung. Das Bild dient nicht nur der graphischen Darstellung des Textes, sondern transportiert in der Regel eigene Aussagen, so dass sich bildliche und textliche Elemente verschränken, durchdringen und gegenseitig ergänzen. Da die Illustrationen auf F. immer auf einer ausgeprägten zeitgenössischen Bildersprache basieren, erschließen sie sich dem heutigen Betrachter jedoch nicht ohne Weiteres. Zum richtigen Verständnis von Inhalt und Aussage insbesondere frühneuzeitlicher F. sind daher neben historischem Fachwissen auch ikonographische und literaturwissenschaftliche Kenntnisse notwendig.
Diese Kenntnisse vorausgesetzt, sind F. eine reichhaltige kulturhistorische Quelle zum Beispiel für kunstgeschichtliche sowie historische, literatur- und kommunikationswissenschaftliche Fragestellungen. Sie geben in verdichteter Form Auskunft über politische und gesellschaftliche Ereignisse und Veränderungen und gewähren Einblick in öffentliche Meinungsbildungsprozesse. Bereits im 16. Jahrhundert wurden F.-Sammlungen, beispielsweise von Marcus zum Lamm in Darmstadt oder Herzog August in Wolfenbüttel, angelegt. Bedeutende, zum Teil bis in die Gegenwart reichende [[Sammlungen|Sammlungsgut]] befinden sich heute u.a. in der Herzog August Bibliothek in Wolfenbüttel, der Staatsbibliothek zu Berlin P.K., in der Bibliothek für Zeitgeschichte an der Württembergischen Landesbibliothek in Stuttgart, am Deutschen Historischen Museum in Berlin, im Bundesarchiv in Koblenz und im [[Archiv]] der sozialen Demokratie in Bonn.
Im 16. und 17. Jahrhundert waren für die illustrierten Einblattdrucke eine Reihe verschiedener Bezeichnungen geläufig, wie beispielsweise Abriss, Aviso, Bericht, Relation Pasquill, Zeitung und Famososchrift. Im Bereich der politischen Propaganda wurden auch die Begriffe „fliegendes Blatt“ und „fliegende Zeitung“ verwendet. Erst im 18. Jahrhundert etablierte sich der Begriff F. als Übersetzung des französischen Ausdrucks „feuille volante“. Die bis heute geläufige Bezeichnung bezieht sich nicht auf Flugschriften, Faltblätter oder Flyer. Im Gegensatz zu den F. umfassen Flugschriften mehrere Seiten; außerdem sind sie weniger plakativ und weisen in der Regel außer auf dem Titelblatt keine Illustrationen auf, weswegen sie der dem F. charakteristischen durchgängigen Verflechtung von Text und Bild entbehren; Faltblätter und Flyer dienen vor allem zu kommerziellen Werbezwecken und sind damit in ihrer Funktion und Themenbreite eingeschränkter als F..
~Esther-Julia Howell
Literatur:
Christiane Caemmerer/Jörg Jungmayr/Eef Overgaauw (Hrsg.), Flugblätter von der Frühen Neuzeit bis zur Gegenwart als kulturhistorische Quelle und bibliothekarische Sondermaterialien, Frankfurt a.M. 2010; Severin Corsten/Günther Pflug/Friedrich Adolf ~Schmidt-Künsemüller (Hrsg.), Lexikon des gesamten Buchwesens, Bd. II, Stuttgart ^^2^^1989, S. 622-623; Der Große Brockhaus, Bd. 4, Wiesbaden ^^16^^1954, S. 155-156; Stefan Fisch, Flugblätter, Flugschriften, Anschläge, in: Werner Paravicini (Hrsg.), Höfe und Residenzen im spätmittelalterlichen Reich. Bilder und Begriffe, Ostfildern 2005, S. 546-548; Martin Hufnagel, Flugblatt seit dem 15. Jahrhundert, <http://sae.ideenspeicher.at/flugblatt/index.htm> (26.05.2012); ~Joachim-Félix Leonhard/~Hans-Werner Ludwig/Dietrich Schwarze/Erich Straßner (Hrsg.), Medienwissenschaft: Ein Handbuch zur Entwicklung der Medien und Kommunikationsformen, Bd. 1, Berlin 1999, S. 132-142; Meyers Enzyklopädisches Lexikon, Bd. 9, korr. Nachdruck Mannheim 1980, S. 82, 91-92; Harry Oelke, Die Konfessionsbildung des 16. Jahrhunderts im Spiegel illustrierter Flugblätter, Berlin 1992 (Arbeiten zur Kirchengeschichte 57); Dietmar Strauch/Margarete Rehm (Hrsg.), Lexikon Buch. Bibliothek Neue Medien, München ^^2^^2007, S. 180-181.
Im allgemeinen Sinne stellt eine F. eine Zusammenstellung von Fotografien verschiedener analoger oder [[digitaler|Digitalisieren]] Bildträger, Formate und Motive dar, die auf Dauer von einer Institution oder einer Privatperson zielgerichtet oder zufällig, abschließend oder offen angelegt wurde.
Im archivalischen Sinne bezeichnet eine F. generell den Gesamtbestand der Fotografien nach der oben genannten Definition, der aufgrund der Beschaffenheit des Materials meist der Sammlungsabteilung eines Archivs zugeordnet und unter besonderen Bedingungen aufbewahrt wird. Im Speziellen kann sich der Begriff der F. auch auf einen einzelnen [[Bestand]] und / oder auf den Teil eines Bestandes beziehen.
Die Separierung der F. in einer eigene Abteilung geht zum einen auf deren teilweise spezifische [[Erschließung|Erschließen]] als [[Sammlungsgut]] (Motiv, Zeit, Ort, etc.), zum anderen zumindest bei analogen Fotografien, die fotochemisch erzeugt wurden, auf die besonderen Aufbewahrungsbedingungen hinsichtlich klimatischer Lagerung oder spezieller reaktionsarmer Verpackungen zurück. Demgegenüber werden [[digitale|Digitalisieren]] Fotografien auf geeigneten Speichermedien gesichert.
Neben besonderen Aufbewahrungsbedingungen unterliegen Fotografien auch besonderen rechtlichen Bedingungen, die im Persönlichkeits-, Urheber- und Markenrecht festgelegt sind und den [[Zugang]] zu Fotosammlungen regeln.
F. wurden bereits kurz nach der Erfindung der Daguerreotypie, vor allem aber seit dem 20. Jahrhundert von Agenturen, Archiven, Bibliotheken oder Museen angelegt. Eine der weltweit ältesten F., die bereits Mitte des 19. Jahrhunderts aufgebaut wurde, befindet sich in der Wiener Albertina.
Michael Ucharim
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Cynthia K. Sauer, Doing the Best We Can? The Use of Collection Development Policies and Cooperative Collecting Activities at Manuscript Repositories, in: American Archivist 64/2 (2001), S. 308-349; Direction des Archives de France (Hrsg.), Dictionnaire de terminologie archivistique, Paris 2002; <http://www.albertina.at/die_sammlung/fotosammlung> (30.5.2012); Javier Piñar (Hrsg.) / ~Marie-Loup Sougez, Images in time. A Century of Photography at the Alhambra, 1840-1940, Granada 2003; Pete Johnston / Bridget Robinson, Collections and Collection Description, in: Collection Description Focus Briefing Paper 1 (2002), online unter <http://www.ukoln.ac.uk/cd-focus/briefings/bp1/bp1.pdf> (30.5.2012); Richard ~Pearce-Moses, A glossary of archival and records terminology, Chicago 2005 (Archival fundamentals series II); Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin (Ost) 1979; Steven L. Hensen, Archives, Personal Papers, and Manuscripts. A Cataloguing Manual for Archival Repositories, Historical Societies, and Manuscript Libraries, Chicago ^^2^^1989 (Society of American Archivists 1989).
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save: {text: "speichern", tooltip: "Änderungen in dieses TiddlyWiki speichern"},
sync: {text: "synchronisieren", tooltip: "Änderungen mit anderen TiddlyWiki-Dateien und Servern synchronisieren", content: '<<sync>>'},
importTask: {text: "importieren", tooltip: "Tiddler und Plugins aus anderen TiddlyWiki-Dateien und Servern importieren", content: '<<importTiddlers>>'},
tweak: {text: "optimieren", tooltip: "Erscheinungsbild und Reaktion des TiddlyWiki optimieren", content: '<<options>>'},
upgrade: {text: "upgraden", tooltip: "Upgraden des Kerncodes von TiddlyWiki", content: '<<upgrade>>'},
plugins: {text: "Plugins", tooltip: "Installierte Plugins verwalten", content: '<<plugins>>'}
});
// Optionen, die im Options-Panel oder/in Cookies eingestellt werden koennen
merge(config.optionsDesc,{
txtUserName: "Ihr Benutzername zum Unterzeichnen Ihrer Einträge",
chkRegExpSearch: "Reguläre Ausdrücke in der Suche aktivieren",
chkCaseSensitiveSearch: "Groß-/Kleinschreibung in der Suche aktivieren",
chkIncrementalSearch: "Inkrementelle Zeichen-für-Zeichen-Suche",
chkAnimate: "Animationen aktivieren",
chkSaveBackups: "Beim Speichern ein Backup erstellen",
chkAutoSave: "Automatisch speichern",
chkGenerateAnRssFeed: "RSS-Feed beim Speichern generieren",
chkSaveEmptyTemplate: "Leere Vorlage beim Speichern generieren",
chkOpenInNewWindow: "Externe Links in einem neuen Fenster öffnen",
chkToggleLinks: "Klick auf geöffnete Tiddler lässt diese schließen",
chkHttpReadOnly: "Bearbeitungsfunktionen ausblenden, wenn Zugriff via HTTP",
chkForceMinorUpdate: "Bearbeitungen als kleine Änderungen mit Beibehaltung von Datum und Zeit behandeln",
chkConfirmDelete: "Löschbestätigung vor dem Löschen von Tiddlern",
chkInsertTabs: "Benutzen Sie die Tabulatortaste um Tabulatorzeichen einzufügen anstelle jeweils zum nächsten Feld zu springen",
txtBackupFolder: "Verzeichnisname für Backup Dateien:",
txtMaxEditRows: "Maximale Zahl von Zeilen in einer Textbox eines Tiddlers:",
txtTheme: "Name des zu verwendenden Themes",
txtFileSystemCharSet: "Standard-Zeichensatz beim Speichern von Änderungen (nur Firefox/Mozilla)"});
merge(config.messages,{
customConfigError: "Beim Laden von Plugins sind Fehler aufgetreten. Siehe PluginManager für Details",
pluginError: "Fehler: %0",
pluginDisabled: "Nicht ausgeführt, da durch 'systemConfigDisable'-Tag deaktiviert",
pluginForced: "Ausgeführt, da durch 'systemConfigForce'-Tag erzwungen",
pluginVersionError: "Nicht ausgeführt, da dieses Plugin eine neuere Version von TiddlyWiki erfordert",
nothingSelected: "Nichts ausgewählt. Sie müssen zuerst ein oder mehrere Elemente auswählen",
savedSnapshotError: "Es scheint, dass dieses TiddlyWiki inkorrekt gespeichert wurde. Bitte besuchen Sie http://www.tiddlywiki.com/#Download für Details",
subtitleUnknown: "(unbekannt)",
undefinedTiddlerToolTip: "Der Tiddler '%0' existiert noch nicht",
shadowedTiddlerToolTip: "Der Tiddler '%0' existiert noch nicht, hat aber einen vordefinierten Schatteneintrag",
tiddlerLinkTooltip: "%0 - %1, %2",
externalLinkTooltip: "Externer Link zu %0",
noTags: "Es gibt keine getaggten Tiddler",
notFileUrlError: "Sie müssen zunächst dieses TiddlyWiki in eine Datei speichern, bevor Änderungen gespeichert werden können",
cantSaveError: "Änderungen können nicht gespeichert werden. Mögliche Gründe:\n- Ihr Browser unterstützt das Abspeichern nicht (Firefox, Internet Explorer, Safari und Opera können dies mit richtiger Konfiguration)\n- Der Pfadname zu Ihrem TiddlyWiki enthält ungültige Zeichen\n- Die TiddlyWiki-HTML-Datei wurde verschoben oder umbenannt",
invalidFileError: "Die originale Datei '%0' scheint kein gültiges TiddlyWiki zu sein",
backupSaved: "Backup gespeichert",
backupFailed: "Fehler beim Speichern des Backup",
rssSaved: "RSS-Feed gespeichert",
rssFailed: "Fehler beim Speichern des RSS-Feed",
emptySaved: "Leere Vorlage gespeichert",
emptyFailed: "Fehler beim Speichern der leeren Vorlage",
mainSaved: "TiddlyWiki-Datei gespeichert",
mainFailed: "Fehler beim Speichern der TiddlyWiki-Datei. Ihre Änderungen wurden nicht gespeichert",
macroError: "Fehler im Makro <<%0>>",
macroErrorDetails: "Fehler beim Ausführen von Makro <<%0>>:\n%1",
missingMacro: "Kein entsprechendes Makro vorhanden",
overwriteWarning: "Ein Tiddler namens '%0' existiert bereits. Wählen Sie OK zum Überschreiben",
unsavedChangesWarning: "WARNUNG! Ungespeicherte Änderungen im TiddlyWiki vorhanden\n\nWählen Sie OK zum Speichern\nWählen Sie ABBRECHEN/CANCEL zum Verwerfen",
confirmExit: "--------------------------------\n\nUngespeicherte Änderungen im TiddlyWiki vorhanden. Wenn Sie fortfahren, werden Sie diese Änderungen verlieren\n\n--------------------------------",
saveInstructions: "SaveChanges",
unsupportedTWFormat: "Nicht unterstütztes TiddlyWiki-Format '%0'",
tiddlerSaveError: "Fehler beim Speichern von Tiddler '%0'",
tiddlerLoadError: "Fehler beim Laden von Tiddler '%0'",
wrongSaveFormat: "Speichern im Speicherformat '%0' nicht möglich. Standardformat zum Speichern wird verwendet.",
invalidFieldName: "Ungültiger Dateiname %0",
fieldCannotBeChanged: "Feld '%0' kann nicht geändert werden",
loadingMissingTiddler: "Es wird versucht, den Tiddler '%0' vom Server '%1' bei\n\n'%2' im Workspace '%3' abzurufen",
upgradeDone: "Das Upgrade auf Version %0 ist komplett\n\nKlicken Sie auf 'OK' zum Neuladen des aktualisierten TiddlyWiki",
invalidCookie: "Ungültiger Cookie '%0'"});
merge(config.messages.messageClose,{
text: "schließen",
tooltip: "diesen Textbereich schließen"});
config.messages.backstage = {
open: {text: "Backstage", tooltip: "Öffnen Sie den Backstage-Bereich für Arbeiten an Entwicklungs- und Bearbeitungsaufgaben"},
close: {text: "schließen", tooltip: "Backstage-Bereich schließen"},
prompt: "Backstage: ",
decal: {
edit: {text: "bearbeiten", tooltip: "Den Tiddler '%0' bearbeiten"}
}
};
config.messages.listView = {
tiddlerTooltip: "Klick für den vollen Text dieses Tiddlers",
previewUnavailable: "(Vorschau nicht vorhanden)"
};
config.messages.dates.months = ["Januar", "Februar", "März", "April", "Mai", "Juni", "Juli", "August", "September", "Oktober", "November","Dezember"];
config.messages.dates.days = ["Sonntag", "Montag", "Dienstag", "Mittwoch", "Donnerstag", "Freitag", "Samstag"];
config.messages.dates.shortMonths = ["Jan", "Feb", "Mär", "Apr", "Mai", "Jun", "Jul", "Aug", "Sep", "Okt", "Nov", "Dez"];
config.messages.dates.shortDays = ["So", "Mo", "Di", "Mi", "Do", "Fr", "Sa"];
// Suffixe für Datum (englischsprachig), z.B. "1st","2nd","3rd"..."30th","31st"
config.messages.dates.daySuffixes = ["st","nd","rd","th","th","th","th","th","th","th",
"th","th","th","th","th","th","th","th","th","th",
"st","nd","rd","th","th","th","th","th","th","th",
"st"];
config.messages.dates.am = "am";
config.messages.dates.pm = "pm";
merge(config.messages.tiddlerPopup,{
});
merge(config.views.wikified.tag,{
labelNoTags: "keine Tags",
labelTags: "Tags: ",
openTag: "Öffne Tag '%0'",
tooltip: "Zeige Tiddlers mit Tags '%0'",
openAllText: "Öffne alle",
openAllTooltip: "Alle diese Tiddler öffnen",
popupNone: "Keine anderen Tiddler mit '%0' getaggt"});
merge(config.views.wikified,{
defaultText: "Der Tiddler '%0' existiert noch nicht. Doppelklicken zum Erstellen",
defaultModifier: "(fehlt)",
shadowModifier: "(vordefinierter Schatten-Tiddler)",
dateFormat: "DD. MMM YYYY",
createdPrompt: "erstellt am"});
merge(config.views.editor,{
tagPrompt: "Geben Sie die Tags durch Leerstellen getrennt ein, [[benutzen Sie doppelte eckige Klammern]] falls nötig, oder wählen Sie vorhandene",
defaultText: "Geben Sie den Text für '%0' ein"});
merge(config.views.editor.tagChooser,{
text: "Tags",
tooltip: "Wählen Sie vorhandene Tags zum Hinzufügen zu diesem Tiddler aus",
popupNone: "Es sind keine Tags definiert",
tagTooltip: "Tag '%0' hinzufügen"});
merge(config.messages,{
sizeTemplates:
[
{unit: 1024*1024*1024, template: "%0\u00a0GB"},
{unit: 1024*1024, template: "%0\u00a0MB"},
{unit: 1024, template: "%0\u00a0KB"},
{unit: 1, template: "%0\u00a0B"}
]});
merge(config.macros.search,{
label: "suchen",
prompt: "Dieses TiddlyWiki durchsuchen",
placeholder: "",
accessKey: "F",
successMsg: "%0 Tiddler gefunden, die %1 enthalten",
failureMsg: "Keine Tiddler gefunden, die %0 enthalten"});
merge(config.macros.tagging,{
label: "Tagging: ",
labelNotTag: "kein Tagging",
tooltip: "Liste der Tiddler, die mit '%0' getaggt sind"});
merge(config.macros.timeline,{
dateFormat: "DD. MMM YYYY"});
merge(config.macros.allTags,{
tooltip: "Tiddler, die mit '%0' getagged sind, anzeigen",
noTags: "Keine getaggten Tiddler vorhanden"});
config.macros.list.all.prompt = "Alle Tiddler in alphabetischer Reihenfolge";
config.macros.list.missing.prompt = "Tiddler, auf die verwiesen wird, die aber nicht existieren";
config.macros.list.orphans.prompt = "Tiddler, auf die nicht von anderen Tiddlern verwiesen wird";
config.macros.list.shadowed.prompt = "Tiddler, für die Standardeinträge existieren";
config.macros.list.touched.prompt = "Tiddlers, die lokal verändert wurden";
merge(config.macros.closeAll,{
label: "alle schließen",
prompt: "Alle angezeigten Tiddler schließen (außer denen, die gerade bearbeitet werden)"});
merge(config.macros.permaview,{
label: "Permaview",
prompt: "Erzeugt einen URL, mit dem auf alle gerade geöffneten Tiddler verwiesen werden kann"});
merge(config.macros.saveChanges,{
label: "Änderungen speichern",
prompt: "Alle Änderungen speichern",
accessKey: "S"});
merge(config.macros.newTiddler,{
label: "Neuer Tiddler",
prompt: "Neuen Tiddler erstellen",
title: "Neuer Tiddler",
accessKey: "N"});
merge(config.macros.newJournal,{
label: "Neues Journal",
prompt: "Neuen Tiddler mit aktuellem Datum und aktueller Zeit erstellen",
accessKey: "J"});
merge(config.macros.options,{
wizardTitle: "Erweiterte Optionen verändern",
step1Title: "Diese Optionen werden mit Cookies in Ihrem Browser gespeichert",
step1Html: "<input type='hidden' name='markList'></input><br><input type='checkbox' checked='false' name='chkUnknown'>Unbekannte Optionen anzeigen</input>",
unknownDescription: "//(unbekannt)//",
listViewTemplate: {
columns: [
{name: 'Option', field: 'option', title: "Option", type: 'String'},
{name: 'Description', field: 'description', title: "Beschreibung", type: 'WikiText'},
{name: 'Name', field: 'name', title: "Name", type: 'String'}
],
rowClasses: [
{className: 'lowlight', field: 'lowlight'}
]}
});
merge(config.macros.plugins,{
wizardTitle: "Plugins verwalten",
step1Title: "Aktuell geladene Plugins",
step1Html: "<input type='hidden' name='markList'></input>",
skippedText: "(Dieses Plugin wurde nicht ausgeführt, da es nach dem Start hinzugefügt wurde)",
noPluginText: "Es sind keine Plugins installiert",
confirmDeleteText: "Wollen Sie wirklich folgende Plugins löschen:\n\n%0",
removeLabel: "systemConfig-Tag entfernen",
removePrompt: "systemConfig-Tag entfernen",
deleteLabel: "löschen",
deletePrompt: "Diese Tiddler endgültig löschen",
listViewTemplate: {
columns: [
{name: 'Selected', field: 'Selected', rowName: 'title', type: 'Selector'},
{name: 'Tiddler', field: 'tiddler', title: "Tiddler", type: 'Tiddler'},
{name: 'Description', field: 'Description', title: "Beschreibung", type: 'String'},
{name: 'Version', field: 'Version', title: "Version", type: 'String'},
{name: 'Size', field: 'size', tiddlerLink: 'size', title: "Größe", type: 'Size'},
{name: 'Forced', field: 'forced', title: "Erzwungen", tag: 'systemConfigForce', type: 'TagCheckbox'},
{name: 'Disabled', field: 'disabled', title: "Deaktiviert", tag: 'systemConfigDisable', type: 'TagCheckbox'},
{name: 'Executed', field: 'executed', title: "Geladen", type: 'Boolean', trueText: "Ja", falseText: "Nein"},
{name: 'Startup Time', field: 'startupTime', title: "Startzeit", type: 'String'},
{name: 'Error', field: 'error', title: "Status", type: 'Boolean', trueText: "Fehler", falseText: "OK"},
{name: 'Log', field: 'log', title: "Log", type: 'StringList'}
],
rowClasses: [
{className: 'error', field: 'error'},
{className: 'warning', field: 'warning'}
]},
listViewTemplateReadOnly: {
columns: [
{name: 'Tiddler', field: 'tiddler', title: "Tiddler", type: 'Tiddler'},
{name: 'Description', field: 'Description', title: "Beschreibung", type: 'String'},
{name: 'Version', field: 'Version', title: "Version", type: 'String'},
{name: 'Size', field: 'size', tiddlerLink: 'size', title: "Größe", type: 'Size'},
{name: 'Executed', field: 'executed', title: "Geladen", type: 'Boolean', trueText: "Ja", falseText: "Nein"},
{name: 'Startup Time', field: 'startupTime', title: "Startzeit", type: 'String'},
{name: 'Error', field: 'error', title: "Status", type: 'Boolean', trueText: "Fehler", falseText: "OK"},
{name: 'Log', field: 'log', title: "Log", type: 'StringList'}
],
rowClasses: [
{className: 'error', field: 'error'},
{className: 'warning', field: 'warning'}
]}
});
merge(config.macros.toolbar,{
moreLabel: "mehr",
morePrompt: "Weitere Funktionen anzeigen",
lessLabel: "weniger",
lessPrompt: "Zusätzliche Befehle verstecken",
separator: "|"
});
merge(config.macros.refreshDisplay,{
label: "aktualisieren",
prompt: "Gesamte TiddlyWiki-Ansicht aktualisieren"
});
merge(config.macros.importTiddlers,{
readOnlyWarning: "Sie können nicht in eine schreibgeschützte TiddlyWiki-Datei importieren. Versuchen Sie diese über eine file:// URL zu öffnen",
wizardTitle: "Tiddler aus anderer Datei oder anderem Server importieren",
step1Title: "Schritt 1: Server oder TiddlyWiki-Datei ausfindig machen",
step1Html: "Typ des Servers auswählen: <select name='selTypes'><option value=''>Wählen...</option></select><br>URL oder Pfadnamen eingeben: <input type='text' size=50 name='txtPath'><br>...oder nach einer Datei browsen: <input type='file' size=50 name='txtBrowse'><br><hr>...oder einen vordefinierten Feed auswählen: <select name='selFeeds'><option value=''>Wählen...</option></select>",
openLabel: "öffnen",
openPrompt: "Verbindung zu dieser Datei oder Server starten",
statusOpenHost: "Verbindung zum Host starten",
statusGetWorkspaceList: "Liste von vorhandenen Workspaces abrufen",
step2Title: "Schritt 2: Workspace auswählen",
step2Html: "Einen Workspace-Namen eingeben: <input type='text' size=50 name='txtWorkspace'><br>...oder ein Workspace auswählen: <select name='selWorkspace'><option value=''>Wählen...</option></select>",
cancelLabel: "abbrechen",
cancelPrompt: "Diesen Import abbrechen",
statusOpenWorkspace: "Workspace wird geöffnet",
statusGetTiddlerList: "Abrufen der Liste von vorhandenen Workspaces",
errorGettingTiddlerList: "Fehler beim Abrufen der Liste der Tiddler, klicken Sie auf ABBRECHEN/CANCEL, um es nochmal zu probieren",
step3Title: "Schritt 3: Zu importierende Tiddler auswählen",
step3Html: "<input type='hidden' name='markList'></input><br><input type='checkbox' checked='true' name='chkSync'>Links dieser Tiddler zum Server erhalten, um nachfolgende Änderungen synchronisieren zu können</input><br><input type='checkbox' checked='false' name='chkSave'>Speichern der Details dieses Servers in einem 'systemServer'Tiddler namens:</input> <input type='text' size=25 name='txtSaveTiddler'>",
importLabel: "importieren",
importPrompt: "Diese Tiddler importieren",
confirmOverwriteText: "Wollen Sie wirklich folgende Tiddler überschreiben:\n\n%0",
step4Title: "Schritt 4: Importieren von %0 Tiddler",
step4Html: "<input type='hidden' name='markReport'></input>",
doneLabel: "Erledigt",
donePrompt: "Diesen Assistenten schließen",
statusDoingImport: "Tiddler werden importiert",
statusDoneImport: "Alle Tiddler importiert",
systemServerNamePattern: "%2 auf %1",
systemServerNamePatternNoWorkspace: "%1",
confirmOverwriteSaveTiddler: "Der Tiddler '%0' existiert bereits. Klicken Sie auf 'OK' um ihn mit den Details dieses Servers zu überschreiben, oder 'Abbrechen', um ihn unverändert zu lassen",
serverSaveTemplate: "|''Eingabe:''|%0|\n|''URL:''|%1|\n|''Workspace:''|%2|\n\nDieser Tiddler wurde automatisch erstellt, um Details dieses Servers aufzuzeichnen",
serverSaveModifier: "(System)",
listViewTemplate: {
columns: [
{name: 'Selected', field: 'Selected', rowName: 'title', type: 'Selector'},
{name: 'Tiddler', field: 'tiddler', title: "Tiddler", type: 'Tiddler'},
{name: 'Size', field: 'size', tiddlerLink: 'size', title: "Größe", type: 'Size'},
{name: 'Tags', field: 'tags', title: "Tags", type: 'Tags'}
],
rowClasses: [
]}
});
merge(config.macros.upgrade,{
wizardTitle: "Upgraden des Kerncodes von TiddlyWiki",
step1Title: "Update oder Reparatur dieses TiddlyWiki auf die aktuellste Version",
step1Html: "Sie sind dabei, auf die aktuellste Version des TiddlyWiki-Kerncodes upzugraden (von <a href='%0' class='externalLink' target='_blank'>%1</a>). Ihre Inhalte werden während dem Upgrade erhalten bleiben.<br><br>Bitte beachten Sie, dass Kerncode-Updates mit älteren Plugins kollidieren können. Wenn Sie Probleme mit der aktualisierten Datei beobachten, besuchen Sie bitte <a href='http://www.tiddlywiki.org/wiki/CoreUpgrades' class='externalLink' target='_blank'>http://www.tiddlywiki.org/wiki/CoreUpgrades</a>",
errorCantUpgrade: "Upgrade dieses TiddlyWiki nicht möglich. Sie können nur lokal abgespeicherte TiddlyWiki-Dateien upgraden",
errorNotSaved: "Sie müssen zunächst Änderungen speichern, bevor Sie ein Upgrade starten können",
step2Title: "Upgrade-Details bestätigen",
step2Html_downgrade: "Sie sind dabei, von der TiddlyWiki-Version %1 auf die Version %0 downzugraden.<br><br>Der Downgrade auf eine frühere Version von TiddlyWiki wird nicht empfohlen",
step2Html_restore: "Dieses TiddlyWiki scheint bereits die aktuellste Version des Kerncodes (%0) einzusetzen.<br><br>Sie können mit dem Upgrade fortsetzen, um sicherzustellen, dass der Kerncode nicht korrumpiert oder beschädigt wurde",
step2Html_upgrade: "Sie sind dabei, von der TiddlyWiki-Version %1 auf die Version %0 upzugraden",
upgradeLabel: "upgraden",
upgradePrompt: "Vorbereiten des Upgrade-Prozesses",
statusPreparingBackup: "Backup vorbereiten",
statusSavingBackup: "Backup-Datei speichern",
errorSavingBackup: "Ein Problem mit dem Speichern der Backup-Datei ist aufgetreten",
statusLoadingCore: "Kerncode laden",
errorLoadingCore: "Fehler beim Laden des Kerncodes",
errorCoreFormat: "Fehler im neuen Kerncode",
statusSavingCore: "Neuen Kerncode speichern",
statusReloadingCore: "Neuen Kerncode neu laden",
startLabel: "starten",
startPrompt: "Upgrade-Prozess starten",
cancelLabel: "abbrechen",
cancelPrompt: "Upgrade-Prozess abbrechen",
step3Title: "Upgrade abgebrochen",
step3Html: "Sie haben den Upgrade-Prozess abgebrochen"
});
merge(config.macros.sync,{
listViewTemplate: {
columns: [
{name: 'Selected', field: 'selected', rowName: 'title', type: 'Selector'},
{name: 'Tiddler', field: 'tiddler', title: "Tiddler", type: 'Tiddler'},
{name: 'Server Type', field: 'serverType', title: "Server-Typ", type: 'String'},
{name: 'Server Host', field: 'serverHost', title: "Server-Host", type: 'String'},
{name: 'Server Workspace', field: 'serverWorkspace', title: "Server-Workspace", type: 'String'},
{name: 'Status', field: 'status', title: "Status der Synchronisation", type: 'String'},
{name: 'Server URL', field: 'serverUrl', title: "Server-URL", text: "View", type: 'Link'}
],
rowClasses: [
],
buttons: [
{caption: "Diese Tiddler synchronisieren", name: 'sync'}
]},
wizardTitle: "Mit externen Servern oder Dateien synchronisieren",
step1Title: "Wählen Sie die Tiddler aus, die Sie synchronisieren möchten",
step1Html: '<input type="hidden" name="markList"></input>',
syncLabel: "synchronisieren",
syncPrompt: "Diese Tiddler synchronisieren",
hasChanged: "Verändert während Trennung",
hasNotChanged: "Unverändert während Trennung",
syncStatusList: {
none: {text: "...", display:'none', className:'notChanged'},
changedServer: {text: "Auf dem Server geändert", display:null, className:'changedServer'},
changedLocally: {text: "Im ausgesteckten Zustand geändert", display:null, className:'changedLocally'},
changedBoth: {text: "Im ausgesteckten Zustand und auf dem Server geändert", display:null, className:'changedBoth'},
notFound: {text: "Auf dem Server nicht gefunden", display:null, className:'notFound'},
putToServer: {text: "Aktualisierung auf dem Server gespeichert", display:null, className:'putToServer'},
gotFromServer: {text: "Aktualisierung vom Server abgerufen", display:null, className:'gotFromServer'}
}
});
merge(config.macros.annotations,{
});
merge(config.commands.closeTiddler,{
text: "schließen",
tooltip: "Diesen Tiddler schließen"});
merge(config.commands.closeOthers,{
text: "andere schließen",
tooltip: "Alle anderen Tiddler schließen"});
merge(config.commands.editTiddler,{
text: "bearbeiten",
tooltip: "Diesen Tiddler bearbeiten",
readOnlyText: "betrachten",
readOnlyTooltip: "Quellcode dieses Tiddlers betrachten"});
merge(config.commands.saveTiddler,{
text: "fertig",
tooltip: "Änderungen an diesem Tiddler speichern"});
merge(config.commands.cancelTiddler,{
text: "abbrechen",
tooltip: "Änderungen an diesem Tiddler verwerfen",
warning: "Wollen Sie wirklich Änderungen in '%0' verwerfen?",
readOnlyText: "fertig",
readOnlyTooltip: "Diesen Tiddler normal anzeigen"});
merge(config.commands.deleteTiddler,{
text: "löschen",
tooltip: "Diesen Tiddler löschen",
warning: "Wollen Sie '%0' wirklich löschen?"});
merge(config.commands.permalink,{
text: "Permalink",
tooltip: "Permalink für diesen Tiddler"});
merge(config.commands.references,{
text: "Referenzen",
tooltip: "Alle Tiddler zeigen, die auf diesen verweisen",
popupNone: "Keine Referenzen"});
merge(config.commands.jump,{
text: "springen",
tooltip: "Zu anderem, geöffneten Tiddler springen"});
merge(config.commands.syncing,{
text: "Synchronisierung läuft",
tooltip: "Synchronisation dieses Tiddlers mit einem Server oder einer externen Datei kontrollieren",
currentlySyncing: "<div>Aktuell am Synchronisieren mit <span class='popupHighlight'>'%0'</span> zu:</"+"div><div>Host: <span class='popupHighlight'>%1</span></"+"div><div>Workspace: <span class='popupHighlight'>%2</span></"+"div>", // Hinweis - Das Schließen des <div>-Tag verlassen
notCurrentlySyncing: "Derzeit keine Synchronisierung",
captionUnSync: "Synchronisierung dieses Tiddlers stoppen",
chooseServer: "Diesen Tiddler mit anderem Server synchronisieren:",
currServerMarker: "\u25cf ",
notCurrServerMarker: " "});
merge(config.commands.fields,{
text: "Felder",
tooltip: "Erweiterte Felder dieses Tiddlers anzeigen",
emptyText: "Keine erweiterten Felder für diesen Tiddler vorhanden",
listViewTemplate: {
columns: [
{name: 'Field', field: 'field', title: "Feld", type: 'String'},
{name: 'Value', field: 'value', title: "Wert", type: 'String'}
],
rowClasses: [
],
buttons: [
]}});
merge(config.shadowTiddlers,{
DefaultTiddlers: "[[GettingStarted]]",
MainMenu: "[[GettingStarted]]",
SiteTitle: "Mein TiddlyWiki",
SiteSubtitle: "ein wiederverwendbares nichtlineares, persönliches ~Web-Notizbuch",
SiteUrl: "",
SideBarOptions: '<<search>><<closeAll>><<permaview>><<newTiddler>><<newJournal "DD. MMM YYYY" "Journal">><<saveChanges>><<slider chkSliderOptionsPanel OptionsPanel "Optionen \u00bb" "Optionen von TiddlyWiki ändern">>',
SideBarTabs: '<<tabs txtMainTab "Zeitachse" "Zeitachse" TabTimeline "Alles" "Alle Tiddler" TabAll "Tags" "Alle Tags" TabTags "Mehr" "Weitere Listen" TabMore>>',
TabMore: '<<tabs txtMoreTab "Fehlend" "Fehlende Tiddler" TabMoreMissing "Waisen" "Verwaiste Tiddler" TabMoreOrphans "Schatten" "Tiddler mit Schatteneinträgen" TabMoreShadowed>>'
});
merge(config.annotations,{
AdvancedOptions: "Dieser Schatten-Tiddler bietet Zugang zu diversen erweiterten Optionen",
ColorPalette: "Diese Werte in diesem Schatten-Tiddler legen das Farbschema der Benutzerschnittstelle des TiddlyWiki fest",
DefaultTiddlers: "Die in diesem Schatten-Tiddler aufgelisteten Tiddler werden automatisch beim Start des TiddlyWiki angezeigt",
EditTemplate: "Die HTML-Vorlage in diesem Schatten-Tiddler legt das Aussehen von Tiddler während ihrer Bearbeitung fest",
GettingStarted: "Dieser Schatten-Tiddler bietet eine einfache Bedienungsanleitung",
ImportTiddlers: "Dieser Schatten-Tiddler bietet Zugang zum Import von Tiddler",
MainMenu: "Dieser Schatten-Tiddler dient als Container für das Hauptmenü in der linksseitigen Spalte des Bildschirms",
MarkupPreHead: "Dieser Tiddler wird an der Spitze der <head>-Sektion der HTML-Datei des TiddlyWiki eingefügt",
MarkupPostHead: "Dieser Tiddler wird am Ende der <head>-Sektion der HTML-Datei des TiddlyWiki eingefügt",
MarkupPreBody: "Dieser Tiddler wird an der Spitze der <body>-Sektion der HTML-Datei des TiddlyWiki eingefügt",
MarkupPostBody: "Dieser Tiddler wird am Ende der <body>-Sektion der HTML-Datei des TiddlyWiki unmittelbar nach dem Scriptblock eingefügt",
OptionsPanel: "Dieser Schatten-Tiddler dient als Container für das einblendbare Optionsfeld in der rechtsseitigen Seitenleiste",
PageTemplate: "Die HTML-Vorlage in diesem Schatten-Tiddler legt das allgemeine Aussehen des TiddlyWiki fest",
PluginManager: "Dieser Schatten-Tiddler bietet Zugang zum Plugin-Manager",
SideBarOptions: "Dieser Schatten-Tiddler dient als Container für das Optionsfeld in der rechtsseitigen Seitenleiste",
SideBarTabs: "Dieser Schatten-Tiddler dient als Container für das Tab-Panel in der rechtsseitigen Seitenleiste",
SiteSubtitle: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den zweiten Teil der Seitenüberschrift",
SiteTitle: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den ersten Teil der Seitenüberschrift",
SiteUrl: "Dieser Schatten-Tiddler sollte den vollständigen Ziel-URL der Veröffentlichung enthalten",
StyleSheetColors: "Dieser Schatten-Tiddler enthält CSS-Definitionen bezüglich der Farbe von Seitenelementen. ''DIESEN TIDDLER NICHT BEARBEITEN'', fügen Sie Ihre Änderungen stattdessen in den StyleSheet-Schatten-Tiddler ein",
StyleSheet: "Dieser Tiddler kann benutzerspezifische CSS-Definitionen enthalten",
StyleSheetLayout: "Dieser Schatten-Tiddler enthält CSS-Definitionen bezüglich dem Aussehen von Seitenelementen. ''DIESEN TIDDLER NICHT BEARBEITEN'', fügen Sie Ihre Änderungen stattdessen in den StyleSheet-Schatten-Tiddler ein",
StyleSheetLocale: "Dieser Schatten-Tiddler enthält CSS-Definitionen bezüglich lokale Übersetzungen",
StyleSheetPrint: "Dieser Schatten-Tiddler enthält CSS-Definitionen zum Drucken",
SystemSettings: "Dieser Tiddler wird zum Speichern von Konfigurationsoptionen für dieses TiddlyWiki-Dokument genutzt",
TabAll: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den Inhalt des 'Alles'-Tab in der rechtsseitigen Seitenleiste",
TabMore: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den Inhalt des 'Mehr'-Tab in der rechtsseitigen Seitenleiste",
TabMoreMissing: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den Inhalt des 'Fehlend'-Tab in der rechtsseitigen Seitenleiste",
TabMoreOrphans: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den Inhalt des 'Waisen'-Tab in der rechtsseitigen Seitenleiste",
TabMoreShadowed: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den Inhalt des 'Schatten'-Tab in der rechtsseitigen Seitenleiste",
TabTags: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den Inhalt des 'Tags'-Tab in der rechtsseitigen Seitenleiste",
TabTimeline: "Dieser Schatten-Tiddler enthält den Inhalt des 'Zeitachse'-Tab in der rechtsseitigen Seitenleiste",
ToolbarCommands: "Dieser Schatten-Tiddler legt fest, welche Befehle in Tiddler-Toolbars angezeigt werden",
ViewTemplate: "Die HTML-Vorlage in diesem Schatten-Tiddler legt das Aussehen der Tiddler fest"
});
// Uebersetzungen von Schatten-Tiddlern ausserhalb der offiziellen lingo.js
merge(config.shadowTiddlers,{
OptionsPanel: "Diese [[Interface-Einstellungen|InterfaceOptions]] zur Anpassung von TiddlyWiki werden in Ihrem Browser gespeichert\n\nIhr Benutzername zum Unterzeichnen Ihrer Einträge. Bitte als WikiWord (z.B. KlausBrandmüller) schreiben\n\n<<option txtUserName>>\n<<option chkSaveBackups>> [[Backups speichern|SaveBackups]]\n<<option chkAutoSave>> [[Automatisch speichern|AutoSave]]\n<<option chkRegExpSearch>> [[RegExp Suche|RegExpSearch]]\n<<option chkCaseSensitiveSearch>> [[Groß-/Kleinschreibung in Suche|CaseSensitiveSearch]]\n<<option chkAnimate>> [[Animationen aktivieren|EnableAnimations]]\n\n----\[[Erweiterte Optionen|AdvancedOptions]]\nPluginManager\nImportTiddlers",
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WikiWord: "Ein WikiWord ist ein Wort, das aus mehreren einzelnen Wörtern zusammengesetzt ist, in dem jedes Wort mit einem Großbuchstaben beginnt und eine individuelle Seite bezeichnet.",
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RegExpSearch: "Mit der [[RegExp Suche|RegExpSearch]] können Sie mit regulären Suchausdrücken flexible Suchanfragen vornehmen.",
CaseSensitiveSearch: "Die Unterscheidung der [[Groß-/Kleinschreibung in Suche|CaseSensitiveSearch]] tut genau dies.",
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OpenLinksInNewWindow: "Diese Funktion öffnet externe Links in einem neuen ~Browser-Fenster.",
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ConfirmBeforeDeleting: "Bei Aktivierung dieser Funktion fordert TiddlyWiki eine Bestätigung des Benutzers an, wenn ein Tiddler gelöscht werden soll."});
//}}}
Bestimmten Vorschriften und Regelungen unterliegender Weg der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen innerhalb einer Verwaltung. Der G. wird durch ein auslösendes Moment (eingehendes Schreiben, Telefonanruf etc.) in Gang gesetzt und stößt bestimmte, meist in einer Registraturordnung oder [[Geschäftsordnung]] vorgeschriebene Handlungen an. Er schlägt sich in Form von [[Vermerken|Vermerk]] und [[Verfügungen|Verfügung]] im Bearbeitungsprozess auf den [[Dokumenten|Dokument]] nieder und trägt dadurch zur Transparenz der Handlungsabläufe innerhalb einer Verwaltung bei. Ziel eines einheitlich geregelten G. ist die Nachvollziehbarkeit von Stand und Entwicklung der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Zu seinem Verlauf gehören in der Regel Eingang, Registrierung, Vergabe eines [[Aktenzeichens|Aktenzeichen]], Bearbeitung, Ausgang und Ablage. Der G. wird mit Hilfe unterschiedlicher Instrumente (z.B. [[Verfügungen|Verfügung]]) gesteuert.
Der G. dient der Nachvollziehbarkeit von Handlungen und der Dokumentation der Entscheidungen innerhalb einer Einrichtung. Er gewährleistet, dass der Stand der Dinge jederzeit aus den [[Akten|Akte]] ersichtlich ist. Der G. gilt daher – selbst wenn er nicht in schriftlicher Form niedergelegt ist – als verbindlich einzuhaltender Weg bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Um Einheitlichkeit und Verbindlichkeit zu gewährleisten, wird der G. meist in schriftlicher Form in der Registraturordnung oder [[Geschäftsordnung]] festgehalten. Der G. richtet sich nach Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Institution. Idealtypisch wird er durch ein in elektronischer Form oder in Papierform eingehendes Schriftstück (Eingang) angestoßen. In der Sprachregelung wird der Eingang „in den G. gegeben“, d.h. einem für die jeweilige Institution verbindlich geregelten Verfahrensablauf unterzogen. Das Schriftstück durchläuft dabei verschiedene Stationen mit unterschiedlichen Bearbeitungsstufen. In der Regel sind dies die [[Registratur]], in der es mit einem [[Aktenzeichen]] versehen und auf die nach dem Geschäftsverteilungsplan zuständige Organisationseinheit zur weiteren Bearbeitung ausgezeichnet wird. Dann erfolgt die Zuschreibung auf einen oder mehrere Bearbeiter, nach der Bearbeitung die Rückgabe in die [[Registratur]]. Verschiedene Instrumente stehen während dieser Arbeitsabläufe zur [[Verfügung]], um den G. zu steuern sowie transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Diese Instrumente kombinieren verbale Elemente in Form der [[Vermerke|Vermerk]] und [[Verfügungen|Verfügung]] mit visuellen Elementen, wie der Nutzung unterschiedlicher Farben zur Kennzeichnung hierarchischer Ebenen und Befugnisse.
Literatur:
Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, Stand: 1. Juni 2009; Angelika ~Menne-Haritz, Geschäftsprozesse der Öffentlichen Verwaltung. Grundlagen für ein Referenzmodell für Elektronische Bürosysteme, Heidelberg 1999 (Verwaltungsinformatik 19).
Grundlegende, schriftlich fixierte Vorschrift einer Einrichtung (i.d.R. einer Behörde) für den [[Geschäftsgang]], d.h. darüber, in welcher Reihenfolge, durch wen und mit welchen Hilfsmitteln anfallende Aufgaben zu bearbeiten sind, sowie über allgemeine Grundsätze der Arbeit und Organisation.
Vorläufer der G. sind in nicht schriftlich fixierten Gewohnheiten und Vorschriften zu sehen, welche die interne Arbeitsorganisation von Kanzleien des Früh- und Hochmittelalters regelten; eine frühe Form einer G. begegnet an der päpstlichen Kurie des 13. Jahrhunderts. Die schriftliche Fixierung der G. ist ein Ergebnis der Zunahme und Komplexität von Zuständigkeiten der Verwaltung im Verlauf der historischen Entwicklung. Behördenleitungen delegierten zunehmend die Erledigung von Aufgaben sowie die damit verbundenen Entscheidungsbefugnisse; hierfür waren eindeutige Regelungen für das jeweils anzuwendende Entscheidungsverfahren notwendig, die in G. ihren Niederschlag fanden. Erste schriftliche G. begegnen in Form der Kanzleiordnungen des späten Mittelalters und der Frühen Neuzeit. Die Vermehrung und Ausdifferenzierung des Behördenapparates sowie die fortschreitende Arbeitsteilung und die Professionalisierung der Mitarbeiter führten zu einer Zunahme der Verbreitung und des Umfangs sowie der Komplexität schriftlicher G.. Ab dem 19. Jahrhundert kann die G. vom Geschäftsverteilungsplan unterschieden werden: Dieser beschreibt abstrakt und systematisch die von einzelnen Abteilungen oder Personen einer Stelle wahrzunehmenden Aufgaben, während die G. allgemeine Verfahrensregeln für den Arbeitsprozess enthält. In heutiger Zeit haben sich die Gewichte nochmals verschoben: Regeln zum [[Geschäftsgang]] finden sich nun vornehmlich in Registraturordnungen, während G. zunehmend allgemeine Grundsätze der Arbeit, des Aufbaus und der Organisation einer Behörde sowie der Zusammenarbeit mit anderen Behörden enthalten.
G. sind interne Verfahrensregelungen. Sie legen fest, welche Personen oder Abteilungen einer Einrichtung (z.B. Poststelle, Abteilungsdirigent, Kanzlei) in welcher Reihenfolge bestimmte Arbeiten (z.B. die Erstellung eines Konzepts, dessen Bewilligung und Reinschrift, die Besiegelung einer Urkunde) auszuführen haben, welche Instrumente und Hilfsmittel (z.B. [[Verfügung]], [[Vermerk]], [[Tagebuch]]) dabei zum Einsatz kommen sollen, und in welchen Fällen die höheren Ebenen der internen Hierarchie mit einer Sache zu befassen sind. Die G. staatlicher Behörden kann als Verwaltungsvorschrift von der übergeordneten Stelle erlassen werden, doch i.d.R. wird sie von der Behördenleitung formuliert und bei Bedarf an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst. G. zielen darauf ab, eine sinnvolle Arbeitsteilung herzustellen, die Verwaltungstätigkeit einheitlich zu gestalten, Verantwortlichkeiten zu definieren und Rechenschaft über die Verwaltungstätigkeit zu ermöglichen.
Häufig begegnet der Begriff G. in abweichender Bedeutung als Bezeichnung für die Gesamtheit der Regelungen, welche die Verfahrensweise, Zusammensetzung und Leitung von Parlamenten und Regierungen vorschreiben.
Literatur:
Friedrich Beck/Eckart Henning (Hrsg.), Die archivalischen Quellen. Mit einer Einführung in die historischen Hilfswissenschaften, Köln/Weimar/Wien ^^4^^2004; Reinhart Beck, Sachwörterbuch der Politik, Stuttgart 1977; Peter Eichhorn u.a. (Hrsg.), Verwaltungslexikon, ~Baden-Baden ^^3^^2002; Klaus Fuchs, Organisationshandbuch für Behörden. Ein Leitfaden für Ausbildung und Praxis in der Verwaltung, ~Baden-Baden 2001; Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, Stand: 1. Juni 2009; Angelika ~Menne-Haritz, Geschäftsprozesse der Öffentlichen Verwaltung. Grundlagen für ein Referenzmodell für Elektronische Bürosysteme, Heidelberg 1999 (Verwaltungsinformatik 19).
eine Kombination aus dem [[Aktenzeichen]] und dem Kennzeichen der aktenführenden Stelle bzw. der Organisationseinheit, die laut Geschäftsverteilungsplan mit der Bearbeitung eines bestimmten [[Dokuments|Dokument]] beauftragt ist. Es dient der Kennzeichnung von Dokumenten zur Wahrung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit behördlicher Entscheidungsprozesse. Die Aufnahme des Aktenzeichens in das G. führt irrtümlicherweise oftmals zur synonymen Verwendung beider Begrifflichkeiten.
Neben dem [[Aktenzeichen]] und dem Kennzeichen für die aktenführende Stelle oder die Organisationseinheit enthält das G. unter Umständen auch das Namenskürzel des Bearbeiters oder der Bearbeiterin. Die verschiedenen Ziffernblöcke des G. werden meist durch einen Gedankenstrich voneinander abgegrenzt.
Literatur:
Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Stadt Mannheim – Stadtarchiv Mannheim/Fachbereich Personal und Organisation (Hrsg.), Akte, Vorgang und Vermerk – Ein kurzer Leitfaden zur Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung, Mannheim 2004.
eine Kombination aus elektronischer [[Akte]] und Papierakte, das heißt aus [[Dokumenten|Dokument]] in elektronischer und in Papierform. Sie wird dann gebildet, wenn aus rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht auf Papier verzichtet werden kann.
Bei der Einführung von [[Dokumentenmanagementsystemen|Dokumentenmanagementsystem]] in Behörden, jedoch nicht im privatwirtschaftlichen Bereich, stellt die H. bis zum völligen Wegfall der Papierdokumente den Regelfall dar.
Nach Knaack kann die H. in drei unterschiedlichen Ausprägungen existieren. Zunächst als vollständige Papierakte, in der ein Teil der Dokumente zusätzlich elektronisch vorliegt. Hierzu zählen beispielsweise Dokumente, die in Filesystemen (z.B. MS Explorer) verwaltet, ausgedruckt und der Papierakte beigelegt werden. In sofern sind streng genommen in jeder Behörde H. vorhanden, welche Textverarbeitungssysteme und ~E-Mail einsetzen. Die zweite Form der H. ist die Papierteilakte oder elektronische Teilakte, in welcher Papierdokumente in der Papierteilakte und elektronische Dokumente in der elektronischen Teilakte zusammengefasst werden. Zwischen den beiden Teilakten können Schnittmengen bestehen. Die dritte Form ist die der elektronischen [[Akte]] mit Restpapierakte. Hier umfasst die elektronische [[Akte]] alle Dokumente. Es entstehen lediglich Restpapiervorgänge, die beispielsweise aus rechtlichen Gründen zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen.
Eine Ablagestruktur bei H. besteht einerseits aus Papierbänden mit einzelnen Schriftstücken und andererseits aus elektronischen Vorgängen mit elektronischen Dokumenten. Bei der Bearbeitung von H. dienen Metainformationen dem Nachweis ihrer (virtuellen) Formierung und sollen eine einfache und flexible Recherche nach Papier- und elektronischem Schriftgut ermöglichen. Metainformationen sind Angaben über inhaltliche Merkmale und Ordnungsmerkmale von Papier- bzw. elektronischen Dokumenten, Vorgängen und Akten.
Bei der Nutzung von H. entsteht ein erhöhter organisatorischer wie technischer Aufwand zur Erhaltung der Vollständigkeit der Akten, da die einzelnen Dokumente nicht an einem Aufbewahrungsort vorliegen. Die Vorteile einer rein elektronischen Aktenführung sind bei der H. daher nur bedingt gegeben. Neben rechtlichen Gründen führt auch der Zweifel an den Möglichkeiten der Informationstechnik (Langzeitspeicherung, Datenverluste, Authentizität, etc.) dazu, dass die Umstellung von der H. auf die rein elektronische [[Akte]] verzögert wird.
Literatur:
~KBSt (Hrsg.), ~DOMEA-Konzept. Organisationskonzept 2.1. Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ~IT-gestützten Geschäftsgang (Schriftenreihe der ~KBSt; Bd. 61), Berlin 2005; Ildiko Knaack, Handbuch ~IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung. Grundlagen und ~IT-organisatorische Gestaltung des Einführungsprozesses, ~Baden-Baden 2003; Steffen Schwalm (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.
Vergabe von (vor)definierten oder frei gewählten Termini, alphabetisch oder hierarchisch strukturiert, zur Auffindung von Sachbetreffen, Personenbetreffen oder Toponymen in der Regel im Rahmen der Erstellung eines archivalischen oder archivischen Findmittels.
Von lateinisch „Index, Indicis“ in der Bedeutung von Anzeiger oder Verräter, im übertragenen Sinne auch von Kennzeichen, Register, Verzeichnis (etwa bei Seneca) und Titel (bei Cicero, Livius, Tibull).
Joseph Anton Rieger plädierte 1796 in seiner “Belehrung eines angehenden Archivars” für die Erstellung von definierten Indizes zur Erschließung von Reichstagsakten, denn ein “guter Index” erspare die “Muehe im Suchen” (Rieger, 45). Doch werden vermutlich schon vorher, zumindest ansatzweise, Indizes bei der Ordnung, Verzeichnung und Erschließung von [[Archivgut]] erstellt worden sein. Diese Technik setzte sich im Archivwesen umfänglich durch, so dass Heinrich Otto Meisner 1934 konstatieren konnte, der Ausdruck “Namen- und Sachweiser” (synonym zu “Index”) bedürfe “keiner Erläuterung im Zusammenhang mit Repertorien” (Meisner, 272).
Erstellung eines Hilfsmittels zur Auffindung von Sachbetreffen, Personenbetreffen oder Toponymen. Im Bereich des Archivwesens existieren für diesen Begriff keine abweichenden Bedeutungen.
Sina Westphal
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Heinrich Otto Meisner, Archivarische Berufssprache, in: Archivalische Zeitschrift 42/43 (1934), S. 260-280; Joseph Anton Rieger: Belehrung eines angehenden Archivars, Augsburg 1786; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979; Steffen Schwalm und Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.
Die K. eines Archivs umfasst analoge Karten, Pläne und Risse sowohl amtlicher Provenienz als auch aus Beständen der [[Ergänzungsdokumentation]], beispielsweise aus Nachlässen, Firmenarchiven oder sonstigem [[Sammlungsgut]]. Unter Karten versteht man vereinfachte Darstellungen der Erdoberfläche mit einem Maßstab bis etwa 1:10.000; bei einem Maßstab größer als etwa 1:10.000 spricht man von Plänen. Risse werden technische Zeichnungen genannt, die durch maßstäbliche Projektion auf eine Ebene reduzierte, meist verkleinerte Abbilder von Gebäuden o.Ä. darstellen.
In größeren Archiven setzt die kartographische Überlieferung zumeist mit einzelnen Stücken ab dem 16. Jahrhundert ein, um seit dem 18. Jahrhundert intensiver und differenzierter zu werden. Heutige K. beinhalten mit Katasterkarten, Flurkarten, Grenzkarten, Straßenkarten, Militärkarten, Stadtplänen, Bauplänen, Grundrissen etc. ganz unterschiedliches und zu vielfältigen Zwecken auswertbares Material. An Verwaltungsschriftgut umfasst die K. Bestände, die bereits beim Registraturbildner separat verwahrt wurden, beispielsweise aus behördlichen Plankammern sowie Kataster- oder Baubehörden. Integriert werden auch Karten, die aus konservatorischen Gründen im [[Archiv]] aus Akten selektiert werden. Neben provenienzgebundenem kartographischen Material finden sich in der K. Stücke nicht mehr zuzuordnender Herkunft oder [[Sammlungsgut]] wie gedruckte Karten zum Archivsprengel.
Ausschlaggebend für die gemeinsame, vom übrigen [[Archivgut]] getrennte Aufbewahrung sind nicht Herkunft und Entstehungszusammenhang, sondern Größe und Beschaffenheit des Kartenmaterials, die sich von anderen Archivalien unterscheiden und besondere Archivierungsanforderungen stellen. K. bilden eine eigene Abteilung in der Archivtektonik, deren innere Struktur aus lagerungstechnischen Gründen durch eine vom Format abhängige Aufbewahrung der Karten bestimmt wird. Aufgrund von Größe und Gewicht unterliegen Karten bei Lagerung und [[Benutzung]] besonders starken mechanischen Beanspruchungen, die die [[Bestandserhaltung]] zu berücksichtigen hat. Geeignet aufbewahrt werden Karten in Kartenplanschränken, wo sie plangelegt und, in säurefreie Mappen eingeschlagen, horizontal gelagert werden. Überformate lassen sich auf einen säurefreien Kern gerollt in einen Köcher verpacken oder hängend lagern. Schäden durch [[Benutzung]] kann durch die Vorlage von Digitalisaten oder Verfilmungen vorgebeugt werden.
Als Signatur tragen Karten oftmals eine bestandsunabhängige Lokatur. Sie gibt den Lagerungsort an, ohne Aussagen über die Povenienz zu treffen. Geschlossene Bestände größerer Kartenmengen ebenso wie Karten aus Deposita verwahrt man innerhalb der K. jedoch nicht selten gesondert und versieht sie mit Signaturen, die mit denen der abgebenden Stelle korrespondieren. Bei der Erschließung ist darauf zu achten, den ursprünglichen Provenienzzusammenhang kenntlich zu machen. Um dem Verlust wichtiger Informationen vorzubeugen, sind gegenseitige Verweise zwischen einer selektierten Karte und der sie ursprünglich enthaltenden [[Akte]] unverzichtbar, wobei auch die genaue Position der Karte innerhalb der [[Akte]] zu dokumentieren ist. Bei der Titelbildung sollten dargestellte Inhalte und Entstehungszweck erfasst werden. Typischerweise werden bei der Verzeichnung neben Signatur, Titel und Laufzeit sowie Blattzahl für die Quellengattung spezifische Informationen wie Urheber, Format, Maßstab, Ausführung (Trägermaterial und Technik) etc. aufgenommen und ggf. korrespondierende Archivalien, Angaben zur künstlerischen Gestaltung, Bearbeitungsvermerke sowie bei gedruckten Karten Erscheinungsort und Verlag angeführt.
Die digitale Karte weist die für die Zuordnung zur K. ausschlaggebenden Eigenarten analoger Karten nicht auf. Die besondere Anforderung, die sie stellt, ist die der elektronischen Archivierung. Digitale Karten werden oft aus Datenbanken heraus generiert, die weitere Informationen enthalten und von denen sie nicht sinnvoll separiert werden können. Angesichts der Umstellung vieler Registraturbildner auf solches digitales kartographisches Material und der veränderten Archivierung, die dies nach sich zieht, gilt es, besondere Aufmerksamkeit auf die Gewährleistung der Kontinuität kartographischer Überlieferung zu richten.
Die K. im hier verwendeten Sinne wird auch als Kartenabteilung bezeichnet, um sie von der ebenfalls gebräuchlichen engeren Definition des Begriffs als Sammlungsbestand provenienzunabhängiger Karten zu unterscheiden. Bedeutende K. v.a. in diesem engeren Sinne finden sich auch in Institutionen wie Bibliotheken oder Museen. Sie haben ihren Schwerpunkt oft bei gedruckten Karten.
Klara Deecke
Literatur:
Fritz Wolff (Bearb.), Fachbibliographie Karten in Archiven, <http://www.archivschule.de/service/bibliographien/auswahlbibliographie-karten-in-archiven.html> (28.5.2012); Fritz Wolff, Karten im Archiv, Marburg 1987 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 13); Sven Lautenschläger, Die Lagerung von Karten im Archiv, in: Der Archivar 62 (2009), S. 265-268; Martin Sagebiel, Erschließung und Bewahrung von Karten und Plänen in den staatlichen Archiven, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 33 (1991), S. 26-28; ~Hans-Martin Arnold, Digitale Karten. Eine Herausforderung für die Archive? Ein Bericht zu neuen Formen der kartographischen Überlieferung, in: ~Archiv-Nachrichten Niedersachsen 7 (2003), S. 81-88; Lothar Zögener/Egon Klemp (Hrsg.), Verzeichnis der Kartensammlungen in Deutschland, Wiesbaden ^^2^^1998.
K. (österr. Skartierung, engl. destruction, frz. élimination, span. destruccion de documentos, eliminación) ist die durch eine dazu berechtigte Instanz durchgeführte bzw. veranlasste irreversible Vernichtung von ausgesonderten (Verwaltungs-)Unterlagen und ggf. weiteren Artefakten (beispielsweise Filme und dreidimensionale Objekte), die mit „nicht [[archivwürdig|Archivwürdigkeit (-reife)]]“ oder „nicht [[archivfähig|Archivfähigkeit]]“ bewertet wurden und deren [[Aufbewahrungsfrist]]en abgelaufen sind. Die zu vernichtenden Objekte werden als Kassanda bezeichnet; zeitweise war auch der Ausdruck „Stampfmasse“ (Brenneke, S. 14) geläufig.
Historisch ist der Beginn der systematischen K. im Zeitalter der Französischen Revolution zu verorten. In den 1790er Jahren wurde mit dem „Bureau de Triage“ eine Kommission eingesetzt, die das vorrevolutionäre Schriftgut in Unterlagen einteilte, denen weiterhin ein Wert für die Verwaltung oder eine dauerhafte historische, wissenschaftliche oder künstlerische Bedeutung zukam, und solchen, die für unbedeutend erachtet wurden. Ausgesondertes Schriftgut wurde verbrannt oder zu Kartuschen verarbeitet.
Der Zweck der systematischen K. liegt darin, das Massenproblem modernen (Verwaltungs-) Schriftguts zu bewältigen. Mit dem Akt der physischen Vernichtung des Schriftgutes können die abgebenden Behörden bzw. – bei gegebener Zuständigkeit – die Archive ein externes Dienstleistungsunternehmen beauftragen. Hierbei muss allerdings gewährleistet bleiben, dass der Transport zum Ort der Vernichtung und das angewandte Vernichtungsverfahren den datenschutzrechtlichen Bestimmungen genügen und bestehende Geheimhaltungsvorschriften nicht verletzen.
Schriftgut, das ausschließlich in Papierform vorliegt, kann in der Regel durch mechanische Verfahren (Schreddern) vernichtet werden, wodurch – im Gegensatz zur Verbrennung – die Wiederverwendung des Rohmaterials grundsätzlich möglich bleibt. Für die Vernichtung analoger Kassanda, die – wie beispielsweise Filme – kein Schriftgut darstellen, sind dem Trägermaterial angemessene Verfahren anzuwenden. Bei digitalen Unterlagen und Objekten ist unter K. die irreversible Löschung der Kassanda zu verstehen. Es empfiehlt sich, erfolgte Kassationen zu protokollieren oder in einer Datenbank zu vermerken.
K. ist abzugrenzen von Schriftgutvernichtungen, die vollzogen wurden, ohne dass das betroffene Schriftgut zuvor ein Bewertungsverfahren durchlaufen hat. Derartige Vernichtungen werden häufig als „wilde“ oder „schwarze“ Kassationen bezeichnet.
Gunnar Wendt
Literatur:
Edgard Boutaric, Le vandalisme révolutionnaire. Les archives pendant la Révolution française, in: Revue des questions historiques 12 (1872), S. 325-396; Adolf Brenneke, Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens, Leipzig 1953; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt ^^7^^2007, Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin ^^3^^1979; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg ^^3^^2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Marburg ^^2^^1983, Theodore R. Schellenberg, Akten- und Archivwesen in der Gegenwart. Theorie und Praxis, München 1961
K. bezeichnet ein systematisch gegliedertes, meist hierarchisch aufgebautes Ordnungssystem zur Strukturierung von Einzelobjekten einer Gesamtheit nach gemeinsamen Merkmalen der Einzelobjekte. K. bezeichnet dabei sowohl das Ordnungssystem selbst als auch dessen Aufstellung sowie die Zuordnung von Einzelobjekten zu den einzelnen Kategorien des Ordnungssystems.
Die Wortbedeutung leitet sich von lateinisch classis, is f., die (Bürger-)Klasse, Abteilung, ab. Seit wann der Begriff im Archivwesen Verwendung findet, lässt sich nicht feststellen. Die Erstellung einer K. ist i.d.R. das Ergebnis einer inneren Ordnung eines Bestands. Nach Reimann kann die Erstellung einer K. an Hand folgender Gesichtspunkte entwickelt werden: 1. auf der Grundlage des [[Aktenplans|Aktenplan]] des Bestandsbildners, 2. auf der Basis der Aufgabengliederung oder des Geschäfts¬verteilungsplans des Bestandsbildners oder 3. ohne Berücksichtigung der Verwaltungsstruktur ausschließlich nach theoretischen Gesichts¬punkten.
Im Archivwesen wird der Begriff K. (auch Klassifizierung, Klassifikationsschema, Gliederung, Systematik) für die innere Ordnungsstruktur eines Archivbestandes verwendet. Für Strukturierungen oberhalb der Bestandsebene ist dagegen der Begriff [[Tektonik]] gebräuchlich. Im Französischen bezeichnet der Begriff classification ausschließlich die Einstufung von [[Dokumenten|Dokument]] nach Geheimhaltungsvorschriften. Im Englischen bezeichnet der Begriff classification das [[Ordnen]] von Material nach Kategorien. Dem deutschen K. entspricht im Französischen der Begriff plan de classement oder plan de classification, im Englischen der Begriff classification scheme oder classification plan.
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster 2004; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979; Steffen Schwalm, Rainer Ullrich (Hrsg.): LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.
im Rahmen der [[Schriftgutverwaltung|Schriftgutverwaltung]] der Existenzzeitraum einer [[Akte]], der in mehrere „Lebensphasen“ von der Entstehung der Akten bis zu ihrer Vernichtung oder Archivierung untergliedert wird.
Der Begriff des L. entstammt einem umfassenden Life Cycle Concept, das in den 1980er Jahren von den staatlichen Archiven der USA und Kanadas favorisiert wurde. In den 1990er Jahren fand es und damit auch der Begriff des „L.“ Verbreitung in Deutschland. Bezog er sich ursprünglich noch genauso auf analoge wie elektronische Akten, so wird er hier auffälligerweise vor allem im Zusammenhang mit der [[Benutzung]] und Archivierung digitaler Unterlagen genannt, prominent zum Beispiel im [[DOMEA-Konzept]].
In der Regel wird der L. einer [[Akte]] im angelsächsischen Raum nach dem folgenden oder einem ähnlichen Schema in vier Phasen aufgeteilt: 1. Entstehung oder Eingang und Registrierung einer [[Akte]], 2. aktive Phase der laufenden [[Benutzung]], 3. in- oder halbaktive Phase der nur noch seltenen [[Benutzung]], 4. Vernichtung oder Archivierung. Anzumerken ist dabei, dass die erste Phase sich sowohl auf die völlig neue „Schaffung“ einer [[Akte]] wie auch auf den Eingang einer bereits bestehenden [[Akte]] bei einer Behörde beziehen kann. Teilweise wird nach der ersten Phase noch eine Phase der Einordnung einer [[Akte]] nach ihrer rechtlichen, administrativen oder historischen Bedeutung eingeschoben, um gegebenenfalls Aufbewahrungspflichten zu ermitteln. So entstehen insgesamt fünf Phasen. Die Bezeichnungen der verschiedenen Lebensphasen basieren auf angelsächsischen Verwaltungstraditionen. Sie müssen deshalb in einem weiteren Schritt in die Begrifflichkeiten deutschsprachiger [[Schriftgutverwaltung]] übertragen werden: Während die so genannte aktive Phase der Akten die Organisation, [[Benutzung]] und Sicherung der Akten für laufende Verfahren bezeichnet und somit im deutschsprachigen Bereich der [[Benutzung]] durch den Sachbearbeiter und vielleicht schon der Aufbewahrung in der [[Registratur]] zuzuordnen ist, verweist die inaktive oder halbaktive Phase auf die Aufbewahrung in der [[Registratur]] oder schon in der Altregistratur. Die letzte Phase der Vernichtung oder Archivierung entspricht dann (anders als die Phase der Bewertung im ursprünglichen angelsächsischen Konzept) dem Prozess der archivischen Bewertung, bei dem über [[Kassation]] oder Übernahme ins [[Archiv]] entschieden wird. Die bereits erwähnte zunehmende Nennung des Begriffs „L.“ im Zusammenhang mit elektronischen Akten führt auch dazu, dass die verschiedenen Lebensphasen – gleichwohl analog zum klassischen Konzept – eher mit Begriffen der Informationstechnologie bezeichnet werden und dabei der technische Aspekt in den Vordergrund rückt. So ist hier beispielsweise von einer „Konzeptionsphase“, einer „Erstellungsphase“ und von „Pflegephasen“ die Rede.
Das Life Cycle Concept sieht vor, dass Akten vom Zeitpunkt ihrer Entstehung an durch alle Phasen des L. vom Archivar betreut und auch kontrolliert werden sollen, um eine spätere mögliche Archivierung von Anfang an sicherzustellen und zu erleichtern. Diese Idee – heute beim Life Cycle Concept meist mitgedacht – wurde zunächst allerdings zu wenig betont. Dies zeigt sich darin, dass die genannten Lebensphasen nur den Aufenthalt einer [[Akte]] in der Behörde bis zu ihrer Archivierung beschreiben. Deutlich davon abgesetzt wurde von den nordamerikanischen Archiven ein weiterer Abschnitt gesehen, der dann die Lebensphasen einer [[Akte]] im [[Archiv]] beschrieb. Hieran wurde bemängelt, dass durch diese Trennung in zwei Abschnitte die Vorstellung von einer Zusammenarbeit und einem Ineinandergreifen von [[Archiv]] und [[Schriftgutverwaltung]] (von archive und records management) eher gehemmt als gefördert wurde. Resultierend aus dieser Kritik entwickelte sich das Konzept des [[Records Continuums|Records Continuum]].
Literatur:
Jay Atherton, From Life Cycle to Continuum. Some Thoughts on the Records ~Management-Archives Relationship, in: Archivaria 21 (1985/1986), S. 43–51; Jackie Bettington u.a. (Hrsg.), Keeping Archives, Canberra ACT ^^3^^2008, S. 20–23; ~DOMEA-Organisationskonzept 2.1. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.1: 5. Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, S. 18-32; Gerald F. Ham, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago 1993; o.A., Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Unterlagen (INSAR Beilage 3), Luxemburg 1997; Michael Stemson, Confident Australian Records Managers pick up the Challenges of the Future. A review of the RMAA annual conference, September 14-17, 1997, in Perth WA., in: The Caldeson Consultancy.
L. bezeichnet im archivischen Sinne den Ort, an dem die [[Benutzung]] des Archivguts stattfindet.
Mit der zunehmenden Öffnung der Archive seit der Französischen Revolution wurden in den Archiven auch Arbeitsplätze für Forscher und andere Nutzer eingerichtet, an denen [[Archivgut]] eingesehen werden konnte. Die Öffnung der Archive für externe Nutzer bewirkte schließlich, dass bei der Planung von Archivzweckbauten oder der Adaption bestehender Bauten für die archivische Nutzung Lesesäle eingerichtet wurden.
Das grundsätzliche Verständnis von L. beschreibt in der Regel den physischen L., also einen Raum im Archivgebäude. Dieser erleichtert den Benutzungsbetrieb und ist somit ein wichtiger Bestandteil eines jeden Archivs. Allerdings ist nicht in jedem [[Archiv]] auch ein L. im Sinne eines separaten Raumes vorhanden. Der L. beinhaltet in der Regel mehrere Arbeitsplätze, die eine fachgerechte Sichtung der Archivalien durch die Nutzer ermöglichen. Neben den Arbeitsplätzen befinden sich im L. in der Regel auch die [[Findmittel|Findbuch]] zur Recherche und eine Handbibliothek. Der Benutzungsbetrieb in einem L. sollte so gestaltet sein, dass er der [[Bereitstellung]] zur Nutzung und gleichzeitig der fachgerechten Behandlung der Archivalien gerecht wird, d.h., dass auch [[bestandserhalterische Belange|Bestandserhaltung]] Berücksichtigung finden sollten.
Einen besonderen Bereich innerhalb des physischen L stellt der technische L. dar. Hierbei handelt es sich um einen Bereich, in dem technische Geräte für die Nutzung von Mikroformen oder Audio- und Videomaterial, Computer für die (Internet)Recherche oder das Einsehen von Digitalisaten sowie Reproduktionsgeräte (Scanner/Möglichkeiten für die Selbstfotografie) geboten werden. Als zentrale Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem L. gelten die Nutzeranmeldung und -verwaltung, die Bestellverwaltung, das [[Ausheben|Aushebung]] und das [[Reponieren]] des Archivguts. In der Regel ist im L. ein Mitarbeiter vorhanden, der die Beratung der Nutzer erbringt, Serviceleistungen und Formalia durchführt, eine Bestell- und Nutzerverwaltung führt und gleichzeitig auch als Beaufsichtigung der Nutzer fungiert und somit dem Schutz des Archivguts vor unsachgemäßer Behandlung dient. Die Nutzung im L. wird im Regelfall durch eine Lesesaalordnung geregelt, die auf der Grundlage von Rechtsvorschriften ([[Archivgesetz]] o.a.) vom [[Archiv]] erlassen werden.
Ausgehend von der idealtypischen Aufteilung des Archivbaus in öffentliche Räume, Büros und Magazine ist der L. Kern des öffentlichen Bereichs des Archivs. Aus diesem Grund kommt dem L. auch eine besondere Bedeutung zu: hier befindet sich die zentrale Schnittstelle zwischen Nutzer und [[Archiv]], so dass die Arbeit im L. auch als Teil der [[Öffentlichkeitsarbeit]] des Archivs verstanden werden kann.
Neben den physischen L. bekommt seit der verstärkten Nutzung des Internets und der modernen Informationstechnologien auch der digitale L. eine zunehmende Wichtigkeit. Ein digitaler L. kann verstanden werden als
1. die Auslagerung von zentralen Aufgaben des L. in einem [[Archiv]] in das Internet, beispielsweise das Stellen eines Nutzungsantrags, eine Nutzerberatung, die Recherche des Nutzers nach geeigneten Beständen in digitalen Findbüchern sowie die Vorbestellung der Archivalien für eine Einsicht im L. Die Einsicht in die Archivalien erfolgt dann weiterhin im physischen L., weshalb diese Form im engeren Sinn keinen digitalen L. darstellt.
2. die Nutzung von Digitalisaten und digitalem [[Archivgut]] in einem mit entsprechenden Geräten ausgestatteten Raum im [[Archiv]] (als Teil des technischen L.).
3. Die Einsicht in Digitalisate und digitales [[Archivgut]] vom heimischen Rechner aus. Ein Besuch im [[Archiv]] ist dann nicht mehr notwendig.
Während die erste Form bereits gängige Praxis ist, lässt sich die dritte Form bislang nur in beschränktem Umfang finden. Die Diskussion darüber, was in diesem Bereich sinnvoll und leistbar ist und wie weit die [[Bereitstellung]] für den Nutzer gehen sollte, läuft aktuell und lässt noch keine abschließende Beurteilung zu.
Der Begriff L. wird synonym zu Nutzungs- oder Benutzungssaal gebraucht. Im Englischen wird der L. als reference room, research room oder search room bezeichnet, im Französischen spricht man von salle de lecture.
Julia Kathke
Literatur:
Judith Matzke, Der Lesesaal des 21. Jahrhunderts auf dem Prüfstand. Eine Studie am Beispiel des Landesarchivs ~Baden-Württemberg, in: Hirsch, Volker (Hrsg.): Golden die Praxis, hölzern die Theorie? Ausgewählte Transferarbeiten des 41. und 42. wissenschaftlichen Kurses an der Archivschule Marburg 2011; Marcus Stumpf/Katharina Tiemann (Hrsg.), „Im (virtuellen) Lesesaal ist für Sie ein Platz reserviert...“. Archivbenutzung heute – Perspektiven für morgen. Beiträge des 21. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive in Kassel vom 14.-16. November 2012, Münster 2013; Hendrik Weingarten, Lesesaalorganisation im Niedersächsischen Landesarchiv, in: Hirsch, Volker (Hrsg.): Golden die Praxis, hölzern die Theorie? Ausgewählte Transferarbeiten des 41. und 42. wissenschaftlichen Kurses an der Archivschule Marburg 2011; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt 1999; Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste Fachrichtung Archiv, Münster 2004, S. 227-250; Reading room, in: Richard ~Pearce-Moses, A glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 326; Search room, in: Peter Walne (Hrsg.), Dictionary of archival terminology. English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, München/New York/London 1988, S. 245; Michel Duchein, Archive Buildings and Equipment, München/New York/London 1988, S. 79-87.
Das M. dient der dauerhaften Aufbewahrung physischer und elektronischer Unterlagen unter bestimmten rechtlichen, klimatischen, baulichen und technischen Vorgaben sowie Ordnungskriterien.
Seit den 1870er Jahren vollzog sich im [[Archiv]] die räumliche Trennung von M. und Verwaltung, die bis heute [[Bestand]] hat. Ein Bauboom von Archivzweckbauten setzte in den 1880er Jahren aufgrund der wachsenden Anzahl von Verwaltungsschriftgut ein. Damit ging auch ein gesteigertes Bewusstsein für die Ordnung und Zugänglichkeit sowie die Lagerungsbedingungen zum Schutz des Archivguts einher. Es entwickelte sich eine spezielle Bau- und Haustechnik für M. Klimatische, umwelttechnische und bauliche Anforderungen an den heutigen M.-bau enthält beispielsweise die DIN ISO 11977 aus dem Jahr 2005. Sie dient als maßgebende Richtlinie für die Aufbewahrung von [[Archivgut]].
Seit Mitte/Ende der 2000er Jahre wird verstärkt an der Entwicklung digitaler M. gearbeitet.
Das M. ist dauerhafter Aufbewahrungsort von [[Archivgut]] und dient dem Schutz vor Beschädigung und Verlusten desselben. Dies gilt sowohl für M.-räume und –gebäude als auch für ein digitales M. Sichergestellt wird der Schutz des Archivguts durch verschiedene Maßnahmen baulicher und technischer Art. Entsprechende Maßnahmen sind die Stadtortwahl und die Sicherung des M. gegen unbefugten Zutritt bzw. Zugriff. Aus diesem Grund ist die Zugänglichkeit zu M. nicht öffentlich, sondern dem Archivpersonal vorbehalten. Außerdem ist das M. von den Verwaltungsräumen eines Archivs zu trennen. Neben der Zugänglichkeit stehen auch klimatische, bauliche und technische Bedingungen unter Beobachtung und Kontrolle der Archivare.
Im M. wird [[Archivgut]] geordnet aufbewahrt, um die Zugänglichkeit zu gewährleisten.
Der M.-begriff muss um die Dimension des digitalen Magazins erweitert werden. Dieses dient der dauerhaften Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen unter bestimmten technischen Bedingungen.
Im archivischen Kontext entsprechen dem Begriff M. im Englischen a) stack, b) strongroom sowie c) storage und im Französischen a) magasin sowie b) depot.
Im deutschsprachigen Raum wird M. sowohl allgemein für einen Lagerraum als auch für das Patronenlager einer Waffe sowie für Zeitschriften verwendet.
Anne Mauch
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006, ND 2011, S.78; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LAD. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 89; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 368; Peter Walne, Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de terminologie archivistique, München ^^2^^1988, (ICA Handbook Series 7), Nr. 437; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1976, S. 48f; Mario Glauert, Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste, in: Mario Glauert/Sabine Ruhnau (Hrsg.), Verwahren, Sichern, Erhalten - Handreichungen zur Bestandserhaltung in Archiven, Potsdam 2005 (2. Aufl. 2006), (Veröffentlichungen der brandenburgischen Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken, Bd. 1), S. 29-54; Katja Leiskau, Archivzweckbauten im Kaiserreich. Entstehung und Etablierung einer neuen Bauaufgabe, in: Ein Haus für die Ewigkeit. Der Schweriner Archivbau und seine Familie, hrsg. von Andreas Röpke (Findbücher, Inventare und kleine Schriften des Landeshauptarchivs Schwerin 16, 2011) S. 11-30.
[[Projektbeschreibung]]
[[Sachthematischer_Index]]
[[Alphabetischer_Index]]
M. sind in großer Anzahl vorliegende gleichförmige [[Einzelfallakten|Akte]] der Verwaltung, die sich durch einen homogen strukturierten Aufbau auszeichnen und nach lediglich einem differierenden formalen Ordnungsmerkmal, wie bspw. Ort oder Person, abgelegt werden.
Bereits Hille benutzte 1901 den Begriff der „Massenpapiere“ (Hille, 28), wenn auch noch nicht dezidiert analog zur heutigen Verwendung. Vor allem ab 1945 traten M. aufgrund der Ausweitung staatlicher Verwaltungsaktivitäten vermehrt in den Behörden auf, haben jedoch in einigen Fällen eine weit längere Tradition, die bisweilen bis ins 19. Jh. zurückreicht. Der Begriff der M. hebt in diesem Zusammenhang nicht auf die Anzahl von Akten ab, sondern beschreibt das Phänomen, dass Behörden bei der Erledigung ihrer Aufgaben bestimmte Einzelaufgaben gleichförmig durchführen. Die bspw. bei der Planung, dem Bau und dem Umzug eines Sozialamts zwar auch reihenweise anfallenden Akten wären also keinesfalls M., wohl aber die bei der anschließenden Arbeit entstehenden Personal- oder Sozialhilfeakten. Andere Beispiele wären Kranken- oder Steuerakten.
Zur Genese und Geschichte des Terminus‘ vgl. v.a. Buchholz, Archivische Überlieferungsbildung, 99-103.
Da M. keiner inneren Struktur unterliegen, sondern vom Registraturbildner in der Regel chronologisch oder alphabetisch abgelegt werden, findet der Begriff der M. v.a. in der archivischen Bewertung Verwendung. Wurden M. in ihrem bleibenden Wert lange Zeit unterschätzt, so hat sich mittlerweile die Erkenntnis durchgesetzt, dass sie reale Einzelfälle abbilden und daher eine wichtige Rolle im Rahmen der Überlieferungsbildung spielen.
Zu diesem Zweck wurden im Laufe der Zeit verschiedene Verfahren zur Ermittlung der archivwürdigen Stichproben aus M. entwickelt, da eine [[Einzelbewertung|Bewertungsmethode]] aufgrund der großen Zahl und des Fehlens einer inneren Ordnung nicht sinnvoll erscheint. Solche Verfahren waren bspw. die Übernahme nur bestimmter Anfangsbuchstaben bei alphabetisch nach Namen, einzelner Jahrgänge bei chronologisch oder weniger Orte bei geographisch abgelegten M. (so genannte Samplebildung). Auch wird bisweilen angestrebt, auf der Grundlage einer mathematischen Berechnung eine statistisch auswertbare Auswahl zu überliefern, die für den bewerteten [[Bestand]] repräsentativ ist (u.a. Buchholz, Statistische Methoden).
Weitere Verwendung findet der Begriff der M. alsdann bei der [[Verzeichnung|Verzeichnen]]. Dabei nehmen sie insofern eine Sonderstellung ein, als diskutiert wird, ob eine oberflächliche Erschließung aufgrund deren Gleichförmigkeit ausreicht oder eine tiefere Verzeichnung dem Ziel der Archive, dem Nutzer möglichst umfassende Recherchemöglichkeiten zur [[Verfügung]] zu stellen, näher kommt. Fest steht, dass M. rascher erschlossen werden können als Sachakten, was aufgrund der oft großen Anzahl jedoch leicht in „Fließbandarbeit“ (Höötmann, 50) ausarten kann.
Im deutschen Sprachraum werden für M. synonym die Begriffe Serienakten, Fallakten, Parallelakten, massenhaft anfallende Einzelfallakten, Fallaktenserien, Parallelsachakten, Reihenakten, gleichförmige Einzelsachakten sowie Einzelakten verwendet. In der DDR ist zudem die Umschreibung als „parallele Betreffsakte“ nachweisbar (~Brachmann-Teubner, 250 f.). Im Englischen wird der Terminus „case files“ benutzt, im Französischen spricht man von „documents sériels“.
Richard Lange
Literatur:
Elisabeth ~Brachmann-Teubner (Red.), Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin ^^3^^1979, S. 191; Matthias Buchholz, Archivische Überlieferungsbildung im Spiegel von Bewertungsdiskussion und Repräsentativität, Köln ^^2^^2011 (Archivhefte 35), v.a. S. 99-103; Matthias Buchholz, Statistische Methoden als Werkzeug der Überlieferungsbildung bei „Massenakten“, in: Brandenburgische Archive 31 (2014), S. 24-27; Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, o. O. 2007, S. 18; Jens Heckl, Einleitung, in: ders. (Hrsg.), Unbekannte Quellen. „Massenakten“ des 20. Jahrhunderts. Untersuchungen seriellen Schriftguts aus normierten Verwaltungsverfahren, Düsseldorf 2010 (Veröffentlichungen des Landesarchivs ~Nordrhein-Westfalen 32), S. 11-14; ~Hans-Jürgen Höötmann, Erschließung von Massenakten, in: Erschließung von Archivgut. Möglichkeiten und Grenzen kommunaler Archivpflege durch Kreisarchive. Referate des 9. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) vom 1. bis 3.11.2000 in Reetzerhütten (Hoher Fläming), Münster 2001 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 13), S. 44-55; Georg Hille, Die Grundsätze bei Aktenkassationen, in: Korrespondenzblatt des Gesamtvereins der deutschen Geschichts- und Altertumsvereine 49 (1901), S. 26-31; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, ND Marburg 2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), S. 85 u. 88 f.; Richard ~Pearce-Moses, A Glossery of Archival & Records Terminology, Chicago 2005, S. 62; Steffen Schwalm u. Rainer Ulrich, Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 64; Bodo Uhl, Massenakten in bayerischen Staatsarchiven am Beispiel des Staatsarchivs München. Archivierung – Bestände – Probleme der Auswertung, in: Wolfgang Bick u.a. (Hrsg.), Sozialforschung und Verwaltungsdaten, Stuttgart 1984 (~Historisch-Sozialwissenschaftliche Forschungen 17), S. 47-66.
Ein N. ist im Allgemeinen das gesamte Vermögen einer verstorbenen Person. Im engeren, archivischen Kontext werden als N. nur die Unterlagen einer Person bezeichnet, die von einem [[Archiv]] oder gegebenenfalls einer Bibliothek oder einem Museum übernommen wurden. Die Zusammensetzung des N. ist durch das private, berufliche und gesellschaftliche Wirken des jeweiligen Nachlassers bzw. der jeweiligen Nachlasserin bestimmt und er kann daher alle Arten von [[Archivgut]] enthalten. N. gelangen als nichtamtliche Überlieferung durch Kauf, [[Schenkung]] oder als [[Depositum]] in das [[Archiv]].
Archivierte N. aus der Zeit vor dem 18. Jahrhundert gehen selten auf eine gezielte Sammeltätigkeit zurück. Häufiger sind sie als Teil der Überlieferung einer Familie, eines Gutes oder ähnlichem anzusehen und innerhalb entsprechender Archive (z.B. [[Adelsarchive|Adelsarchiv]], Gutsarchive) oder Bestände zu finden. Darüber hinaus sind vor dem 18. Jahrhundert verschiedentlich Privatdokumente von Personen erhalten, die wegen der fehlenden Geschlossenheit der Überlieferung jedoch meist nicht als N. bezeichnet werden. Eine gezieltere [[Sammlung|Sammeln/Sammlungstätigkeit]] von Nachlässen ist seit dem 18. Jahrhundert vor allem durch Privatpersonen und Bibliotheken zu erkennen, während Archive sich der Nachlasssammlung vermehrt erst im 19. Jahrhundert zuwendeten - vermutlich im Zuge der stärkeren Öffnung hin zur historischen Forschung. Heute sind Nachlassbestände in nahezu jedem [[Archiv]] anzutreffen, wenn auch in sehr unterschiedlichem Umfang. Grundlegende Forschungen zur Geschichte von N. in Archiven stehen insgesamt noch aus.
Eine archivwissenschaftliche Diskussion zu Überlieferung, [[Erschließung|Erschließen]] und Funktion von N. in Archiven entwickelte sich verstärkt in der 2. Hälfte des 20. Jahrhunderts und wird aktuell weitergeführt. Inwieweit und mit welchen Zielsetzungen es Aufgabe der Archive ist, N. zu sammeln, wird im Zusammenhang mit dem Stellenwert der [[nichtamtlichen Überlieferung|Ergänzungsdokumentation]] in Archiven diskutiert. Zudem findet eine Auseinandersetzung aber auch Zusammenarbeit mit anderen Institutionen statt, die ebenfalls N. archivieren - allen voran den Bibliotheken.
Unterschiedliche Erschließungstraditionen in Archiven und Bibliotheken spiegeln sich auch heute noch im unterschiedlichen Umgang mit N. wider. In Archiven fungiert der Nachlasser bzw. die Nachlasserin vor allem als Bestandsbildner, wobei der [[Bestand]] als geschlossene Überlieferung angesehen wird. Eine Einzelblattverzeichnung ist selten. In Bibliotheken steht eher die Autorenschaft des Nachlassers oder der Nachlasserin im Vordergrund, der oder die [[Dokumente|Dokument]] verfasst hat. Daher findet hier in größerem Maße eine Verzeichnung einzelner Autographen statt. Gleichzeitig ist die Verzeichnung in Bibliotheken durch eine größere Einheitlichkeit gekennzeichnet, da die „Regeln für die Erschließung von Nachlässen und Autographen“ (RNA) angewendet werden. Das Fehlen übergreifender Erschließungsgrundsätze im deutschen Archivwesen führt im Bereich der N. dazu, dass verschiedene Konzepte – wenn überhaupt vorhanden – parallel existieren, wenngleich eine Diskussion über Erschließungsstrategien bei N. in der Fachliteratur durchaus stattfindet.
Die Übernahme von N. in Archive, Bibliotheken und Museen ist nicht durch feste Zuständigkeiten geregelt. Oft ist daher schwer nachzuvollziehen, wo sich ein bestimmter N. befindet. Eine besondere Problematik besteht zudem in der häufigen Aufteilung eines N. auf verschiedene Institutionen. Ein institutionsübergreifender Nachweis von Nachlässen wird daher seit längerem angestrebt. 1966 wurde die Zentralkartei der Autographen (ZKA) an der Staatsbibliothek Berlin gegründet, ein Katalog, der die Autographen und N. von Schriftstellern und Schriftstellerinnen in verschiedenen Institutionen nachwies. Für N. in Archiven war die von Wolfgang A. Mommsen 1971 bzw. 1983 in zwei Teilen veröffentlichte Zusammenstellung von N. in den deutschen Archiven wegweisend. Die ZKA und Mommsen bilden die Grundlage für die heute wichtigsten Onlinerechercheportale zu N. in Deutschland. Während die Datenbank "Kalliope" bei der Staatsbibliothek Berlin auf der ZKA aufbaut, wurden die Nachweise von Mommsen in die "Zentrale Datenbank Nachlässe" (ZDN) des Bundesarchivs überführt. Beide Datenbanken werden ständig erweitert. Der Schwerpunkt von Kalliope liegt auf N. in Bibliotheken, der der ZDN auf N. in Archiven.
Vom Begriff des N. abzugrenzen ist der Vorlass, der noch zu Lebzeiten einer Person in das [[Archiv]] übernommen wird. Nach dem Tod der Person wird der Vorlass jedoch ebenfalls zum N. Der häufigen Zersplitterung von N. trägt der Begriff „Teilnachlass“ Rechnung, der in der Praxis auch in Bestandsbezeichnungen häufig verwendet wird, um zu kennzeichnen, dass weitere Teile eines Nachlasses an anderer Stelle überliefert sind. Die oft wechselhafte Überlieferungsgeschichte einzelner N. hat zum Versuch einer systematischen und präziseren Beschreibung vor allem durch Wolfgang A. Mommsen und Heinrich Otto Meisner geführt. Sie unterscheiden zwischen „echten Nachlässen“, die durch die Provenienz von einer Person gekennzeichnet sind, "angereicherten Nachlässen“, die durch Unterlagen auch fremder Provenienzen nachträglich ergänzt wurden und „unechten Nachlässen“, die eine nachträgliche Sammlung von Unterlagen zu einer Person durch andere darstellen.
N. stellen einen wichtigen Bestandteil der historischen Überlieferung dar. Sie dokumentieren die Handlungen, Motive, Gedanken und das persönliche Umfeld des Nachlassers bzw. der Nachlasserin. Sie ermöglichen dadurch auch eine individualisierte Perspektive auf politische, gesellschaftliche und kulturelle Entwicklungen. Über diesen genuinen Aussagewert hinaus ergänzen Nachlässe die amtliche Überlieferung. So können sie Lebensbereiche abbilden, die von der amtlichen Überlieferung gar nicht erfasst werden, oder sie ergänzen die offizielle amtliche Sicht durch individuelle Wahrnehmungen und Wertungen.
Natascha Noll
Literatur:
Ragna Boden, Steuerung der Nachlassübernahme mittels Übernahmekriterien, in: Volker Hirsch (Hrsg.), Archivarbeit - die Kunst des Machbaren. Ausgewählte Transferarbeiten des 39. und 40. wissenschaftlichen Kurses an der Archivschule Marburg, Marburg 2008, S. 47-79 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 47); Wolf Buchmann/Michael Hollmann, Die „Zentrale Datenbank Nachlässe“ und das Projekt eines Verbundfindmittels für Nachlässe in Deutschland, in: Frank M. Bischoff (Hrsg.), Benutzerfreundlich - rationell - standardisiert. Aktuelle Anforderungen an archivische Erschließung und Findmittel. Beiträge zum 11. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2007, S. 323-336 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 46); Hans Jürgen Höötmann, Grundzüge eines standardisierten Klassifikationsschemas für Nachlässe, in: Archivpflege in ~Westfalen-Lippe 60 (2004), S. 4-8; Eberhard Illner, Probleme der Nachlaßerschließung, in: Archivische Erschließung - Methodische Aspekte einer Fachkompetenz. Beiträge des 3. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg 1998, S. 95-107 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 30); Karljosef Kreter, Kalliope meets Mommsen - Autograph trifft Nachlass. Annäherungen zwischen Nachlässen und Autographensammlungen, in: ~Archiv-Nachrichten Niedersachsen 7 (2003), S. 89-98; Manuel Lange, Die zentrale Datenbank Nachlässe, in: Archiv und Wirtschaft 44 (2011), Heft 3, S. 117-121; Wolfgang A. Mommsen, Die Nachlässe in den deutschen Archiven (mit Ergänzungen aus anderen Beständen), Teil 1 Boppard am Rhein 1971, Teil 2 1983 (Verzeichnis der schriftlichen Nachlässe in deutschen Archiven und Bibliotheken Bd. 1), (Schriften des Bundesarchivs 17); Heinrich Otto Meisner, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Göttingen 1969; Brigitta Nimz, Die Erschließung von Nachlässen in Bibliotheken und Archiven, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 45 (1997), S. 43-49; Jochen Rath, Vom Nutzen (und Nachteil?) der Nachlässe in Archiven, in: Archivpflege in ~Westfalen-Lippe 67 (2007), S. 33-39; Regeln zur Erschließung von Nachlässen und Autographen (RNA). Betreut von der Staatsbibliothek zu Berlin - Preußischer Kulturbesitz und der Österreichischen Nationalbibliothek Wien, Stand 4.2.2010, <http://kalliope.staatsbibliothek-berlin.de/verbund/rna_berlin_wien_mastercopy_08_02_2010.pdf> (28.5.2012); Hermann Schreyer, Die Gliederung von Nachlässen - ein Beitrag über Ordnungsarbeiten an ~Nachlaß-Schriftgut, in: Archivmitteilungen 12 (1962), S. 14-20; Gunnar Teske, Von Mommsen bis Kalliope. Zentrale Nachweise von Nachlässen, in: Archivpflege in ~Westfalen-Lippe 67 (2007), S. 28-33; Jürgen Treffeisen, Archivische Grundsätze der Nachlasserschließung, in: Frank M. Bischoff (Hrsg.), Benutzerfreundlich - rationell - standardisiert. Aktuelle Anforderungen an archivische Erschließung und Findmittel. Beiträge zum 11. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2007, S. 299-322 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 46).
Der Begriff O. (von englisch Optical Character Recognition) steht für Optische Zeichenerkennung. Eine entsprechende O.-Software wandelt über einen Scanner eingelesene oder bereits in einem Grafikformat (z.B. PDF) vorliegende handschriftliche oder maschinengeschriebene Zeichen oder Strichmarkierungen (Barcodes) in Dateien im ~ASCII-Format (American Standard Code for Information Interchange) um, welche mit Textverarbeitungssoftware weiter bearbeitet werden können. Die O. ermöglicht eine elektronische Volltextrecherche aus Bilddateien gewonnener Textdateien und deren elektronische Ablage in [[Dokumentenmanagementsystemen|Dokumentenmanagementsystem]] (DMS).
Den Beginn der O.-Entwicklung markiert die Entstehung eigens für O.-Lesegeräte konzipierter maschinenlesbarer Schriftarten, deren Zeichen schnell und mit geringem Rechenaufwand unterschieden werden konnten. Als erste maschinenlesbare Schrift wurde im Jahr 1968 nach Vorgaben der ~US-amerikanischen Regierung die O.-A (Font A for Optical Character Recognition, DIN 66008, ISO 1073-1) für die maschinelle Erfassung von Formularen und ähnlichen [[Dokumenten|Dokument]] entwickelt. Die Schriftart O.-A zeichnet sich durch einander besonders unähnliche Zeichen aus. Nachfolger der in Europa nicht sonderlich beliebten abstrakten O.-A wurde die von Adrian Frutiger entwickelte O.-B (Font B for Optical Character Recognition, DIN 66009), welche im Jahr 1973 zum weltweiten ~ISO-Standard (ISO 1073-2) erhoben wurde. Der O.-B liegt ein feineres Grundraster zugrunde, und sie ähnelt im Gegensatz zur O.-A sehr viel stärker einer normalen serifenlosen Schrift. Eine handgeschriebenen Großbuchstaben und Ziffern nachempfundene Schriftart ist die O.-H (DIN 66225).
Dem eigentlichen O.-Prozess der Erkennung von Einzelzeichen als separierte Farbflächen geht eine dreistufige Strukturerkennung voraus: der Unterscheidung von Textblöcken und graphischen Elementen folgt die Erkennung von Zeilenstrukturen und schließlich die Separierung von Einzelzeichen. Die Erkennungsrate (Anteil korrekt erkannter Zeichen) hängt sowohl von der Qualität der Vorlage und des Scanners als auch von der verwandten O.-Software ab (proprietäre Software: u.a. ~FineReader von ABBYY, ~FormPro von O.-Systeme, ~OmniPage von Nuance Communications (früher ~ScanSoft), freie Software: u.a. ~OCRopus, ~GOCR).
Mit Methoden der Kontextanalyse – Intelligent Character Recognition (ICR) – können fehlerhafte O.-Ergebnisse korrigiert werden. Mit ICR kann eine „8“ in einem Buchstabenkontext zu einem „B“ korrigiert werden, aus dem O.-Ergebnis „8aum“ wird „Baum“. Industrielle Texterkennungssysteme sind meist kombinierte O./~ICR-Systeme. Die schwierige Erkennung von Fließhandschriften versucht die Intelligent Word Recognition (IWR), bei der die Einzelzeichen nicht eindeutig separiert und daher über herkömmliche O.-Methoden nicht erkannt werden können. Bisherige ~IWR-Methoden sind jedoch für eine Volltexterkennung nicht geeignet und Fließhandschriften somit maschinell (noch) nicht lesbar.
Markus Hasterok
Literatur:
Christian M. Strohmaier, Methoden der lexikalischen Nachkorrektur ~OCR-erfasster Dokumente, Diss., München 2005; Frank Moelter, Modellbildung und Analyse eines ~OCR-Systems mit verteilter künstlicher Intelligenz, 2001; Herbert F. Schantz, The history of OCR optical character recognition, Manchester 1982; Wolfgang Limper, OCR und Archivierung. Texterkennung, Dokumentation, Textrecherche, München 1993.
# Kategorisierung und Einsortierung von [[Archivgut]] anhand einer Gliederung in einen bestehenden oder neu zu bildenden [[Bestand]], meist nach dem [[Provenienzprinzip]]
# Aufgabe der [[Schriftgutverwaltung]]
Das O. von [[Archivgut]] erfolgt anhand einer bestehenden oder neu zu entwickelnden Gliederung. Zusammen mit dem [[Verzeichnen]] ist das O. von Archivalien Teil der Erschließung. Beides lässt sich nach Abschluss der Arbeit im Findmittel nachvollziehen. Der Begriff O. bezieht sich sowohl auf die [[Tektonik]] des Archivs als auch auf einen einzelnen [[Bestand]]. O. erfolgt entweder nach dem Provenienz- oder dem [[Pertinenzprinzip]]. Anfangs wurde in Archiven hauptsächlich nach dem [[Pertinenzprinzip]] geordnet, heute findet meist das [[Provenienzprinzip]] Anwendung.
Die Anordnung von Schrift- bzw. [[Archivgut]] nach bestimmten Kriterien ist eventuell seit den Anfängen des Archivwesens eine Aufgabe von Registratoren und Archivaren. Bei Heinrich Otto Meisner wird die theoretische Auseinandersetzung mit dem Begriff O. im Jahr 1934 greifbar. Meisner stellt das O. vor das [[Verzeichnen]]. Dabei kann entweder die Ordnung des Aktenplans der [[Registratur]] übernommen oder überarbeitet werden. Bei einer Überarbeitung besteht die Möglichkeit, den Geschäftszusammenhang der Behörden zu rekonstruieren oder mittels eines Fonds eine Strukturierung nach wissenschaftlichen Anforderungen vorzunehmen. Schwalm und Ullrich setzen den [[Vorgang]] des Ordnens ebenfalls vor das [[Verzeichnen]]. Heute werden diese beiden Arbeitsschritte meist in umgekehrter Reihenfolge vorgenommen ([[Bärsches Prinzip]]). Häufig geht ein grobes Vorordnen dem eigentlichen O. voraus.
Das Lexikon des Archivwesens der DDR sieht in der Ordnung eine Sicherungsfunktion und die Voraussetzung für die Auswertung von [[Archivgut]]. Der Begriff Ordnung wird hierbei durch zwei Arbeitsschritte definiert. Bei der Gliederung wird ein Ordnungsschema aus mehreren Gruppen entworfen, die daran anschließende Reihung setzt die Reihenfolge dieser Gruppen innerhalb dieser Gliederung fest.
Der Begriff O. findet im Englischen mit dem Begriff arrangement bzw. im Französischen mit classement ähnliche Entsprechungen. Allerdings ist das englische arrangement enger gefasst und wird vom Begriff classification, das ein O. durch eine Person, die nicht Registraturbildner ist, abgegrenzt.
Simon Karzel
Literatur:
Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, o.O. 2007, S.13; Heinrich Otto Meisner, Archivarische Berufssprache, in: Archivalische Zeitschrift 42/43 (1934), S. 260-280; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaften, Marburg ^^3^^2000, S. 81; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival & Records Terminology, Chicago 2005, S. 34, 72; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979, S. 210-211.
Das P. bezeichnet die Gliederung und Ordnung von Archivgut nach Sachbetreffen ohne Berücksichtigung der Entstehungszusammenhänge wie Herkunft, Registraturbildner oder ursprüngliche Ordnung.
Die Bezeichnung leitet sich von „pertinere“ (lat. betreffen, sich erstrecken auf) ab. Der Begriff Pertinenz bezeichnet somit allgemein die Zusammengehörigkeit, im Archivwesen speziell den inhaltlichen oder sachlichen Bezug einer Verzeichnungseinheit. Archivordnungen aus der Frühen Neuzeit sind in aller Regel durch die Gliederung ihrer Bestände nach dem P. gekennzeichnet. Ein bedeutsames Beispiel für eine auf dem P. basierende Archivsystematik stellen die so genannten „Brauerschen Rubriken“ im Generallandesarchiv Karlsruhe dar, die auf die 1801 verfasste Archivordnung von Johann Nikolaus Friedrich Brauer zurückgehen. Während im Bibliothekswesen das P. beibehalten wurde, ist im Archivwesen zumeist im Laufe des 19. Jahrhunderts seine Ablösung durch das [[Provenienzprinzip]] feststellbar. Gründe für die Aufgabe des P. waren die zunehmende Unübersichtlichkeit, Veränderungen in der Struktur des Staatswesens und massenhafter Aktenzuwachs durch die Vermehrung der Schriftlichkeit und die Ausweitung des von den Archiven übernommenen Schriftguts. Hinweise auf eine zeitgenössische Verwendung des Begriffs konnten nicht ausfindig gemacht werden. Stattdessen ist etwa im badischen Archivwesen des frühen 19. Jahrhunderts von „Rubriken“ bzw. von der „alphabetischen Physiokratie des Archivs“ (Rödel, 344) als Ordnungsprinzip die Rede. Möglicherweise entstand erst mit einem sich entwickelnden Provenienzbewusstsein der Begriff P. zum Zwecke der Abgrenzung.
Die Gliederung von Archivgut nach dem P. wird auf verschiedene Ursachen zurückgeführt. Maßgeblich war nicht zuletzt das Bedürfnis des verwahrenden Archivs bzw. des Archiveigentümers, möglichst rasch auf das Archivgut zu einem bestimmten Sachbetreff zugreifen zu können. Erklärlich ist das P. auch aus der Entwicklung von Archiven im heutigen Sinn aus Registraturen und Auswahlarchiven einzelner Registraturbildner, in denen eine Gliederung nach der Provenienz bis in das 19. Jahrhundert obsolet war.
Im Editionswesen hingegen wird unter P. die Gliederung von Werkausgaben einzelner Autoren nach thematischen Zusammenhängen (im Gegensatz zum Chronologieprinzip) verstanden.
Markus Seemann
Literatur:
Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin (Ost) 1979; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule 20); Volker Rödel, Der mühevolle Weg zu einem Einheitsarchiv. Die ersten Jahrzehnte des Badischen Generallandesarchivs, in: ders. (Hrsg.), Umbruch und Aufbruch. Das Archivwesen nach 1800 in Süddeutschland und im Rheinland. Tagung zum 200-jährigen Bestehen des Generallandesarchivs Karlsruhe am 18./19. September 2003 in Karlsruhe, Stuttgart 2005, S. 333-371 (Werkhefte der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg Serie A Heft 20).
vervielfältigter, in der Regel ein mit Text und Bild einseitig bedruckter großformatiger Aushang, der zum Zweck einer Mitteilung, Bekanntmachung oder zu Werbezwecken an eine Plakatwand, einem Plakatreiter, eine Litfaßsäule oder eine andere geeignete Fläche in der Öffentlichkeit angebracht und an eine unbekannte Gruppe von Empfängern gerichtet ist. Das P. wird auch als Anschlag, Anschlagzettel, Aushang oder Affiche bezeichnet und ist den [[Druckschriften]] zuzuordnen.
Der Begriff P. ist von dem lateinischen Wort placare (setzen, heften, befestigen) herzuleiten. Vorläufer des P. lassen sich in vorchristlicher Zeit nachweisen. Schon in Rom und Athen kannte man Anschläge. So ließ man Gesetzestexte und Senatsbeschlüsse auf Tafeln aus Marmor, Erz oder Holz (albae) an öffentlichen Plätzen anbringen. In Rom benutzte man seit dem 15. Jahrhundert den „Pasquino“ genannten Statutentorso zur Anbringung von witzigen und satirischen Mitteilungen. Auch in Frankreich waren derartige Anschläge bereits vor der Erfindung des Buchdruckes in Gebrauch. Schon 1407 wurde ein königliches Patent erlassen, welches das Anbringen von aufrührerischen Anschlägen verbot. Entscheidend für die Entstehung des eigentlichen P. war jedoch die Erfindung des Buchdruckes, der die massenhafte Produktion von gleichförmigen Mitteilungen ermöglichte. Als Vorgänger des P. muss deshalb auch das [[Flugblatt]] angesehen werden. Während des Befreiungskampfes gegen die spanischen Besatzer hatten die Niederländer [[Flugblätter|Flugblatt]] mit Klebstoff an Häuserwände und Mauern geplackt. Diese Papierbögen hießen plakatten. In Frankreich wurden hierfür die Begriffe plaque (Platte, Täfelchen) und placard (Anschlag) üblich. Im niedersächsischen Sprachgebiet benutzte man hingegen die Bezeichnung placken (kleben, heften). In Deutschland verwendete 1578 erstmals der Satiriker Johann Fischart (1546/1547-1591) das Wort P. in der Bedeutung einer öffentlichen Bekanntmachung der Obrigkeit. Unter einem P. wurde dabei bis ins 19. Jahrhundert vielfach eine obrigkeitliche, schriftliche Verordnung oder ein Erlass (mandatum, edictum) verstanden, welcher den Untertanen durch einen öffentlichen Anschlag bekannt gemacht wurde (z.B. an Kirchentüren, Stadttoren, Wirtshäusern oder Gerichtsstätten). Aufgrund der hohen Analphabetenrate in der Frühen Neuzeit wurde der öffentliche Anschlag häufig durch eine öffentliche Verlesung ergänzt. Im 16. und 17. Jahrhundert entwickelten sich Frühformen des Bildp. Dabei wurde für einzelne Warenangebote oder Auftritte von Gauklertruppen mit P. geworben, bei denen Texte mit Bildern kombiniert waren. Seit Ende des 17. Jahrhunderts entdeckte auch die Wirtschaft dieses Medium, doch erst mit der Erfindung der Lithografie durch Alois Senefelder (1771-1834) im Jahr 1798 wurde ein massenhafter Druck von großformatigen P. möglich. Im 18. Jahrhundert setzte man illustrierte P. ein, um Soldaten anzuwerben.
Im ausgehenden 19. Jahrhundert wurde im Zusammenhang mit der Industrialisierung und dem damit einhergehenden ökonomischen Wettbewerb das P. zum Massenmedium („Plakatbewegung“ oder „Postermania“). Das moderne Bildp. entstand und wurde entweder an besonders dafür errichteten Säulen (Anschlagsäulen, Litfaßsäulen) auf Straßen und Plätzen oder an mobilen Objekten angebracht und diente als Werbeinstrument für die aufkommende Markenartikelindustrie. In enger Verbindung mit diesen Entwicklungen ist auch die Erfindung neuer Druckverfahren bei der Herstellung von P. zu sehen (~Farbstein-Druck, Autotypie, ~Offset-Druck). Zudem wurde das P. im 19. Jahrhundert auch für die Kunst entdeckt und es entstanden erste Künstlerp. Als Pionier gilt hier neben Henri de ~Toulouse-Lautrec (1864-1901) der französische Lithograf Jules Chéret (1836-1932), der das Verfahren der Farblithografie vereinfachte. Besondere Bedeutung kam dem P. jedoch seit Mitte des 19. Jahrhunderts als Träger politischer Botschaften zu (politisches P.). Im Ersten und Zweiten Weltkrieg sowie in der DDR wurden P. von den politischen Parteien und Interessenvertretungen zur politischen Agitation und Propaganda instrumentalisiert und stellten trotz des Aufkommens neuer Massenmedien ein bedeutendes Informations- und Kommunikationsinstrument dar. Alle Strömungen der Bildenden Kunst (Jugendstil, Kubismus, Futurismus, Dadaismus, Expressionismus) hinterließen Spuren in der Werbegrafik und damit in der Gestaltung von P. So entwickelten sich verschiedene Stilrichtungen bei der Gestaltung von P. (z. B. „Internationaler Typographischer Stil“, „Postmodernes Design“, „Memphis“, „Retro“). Im Mittelpunkt bei der Gestaltung von P. steht jedoch weiterhin die öffentliche Vermittlung einer Botschaft mit Text und Bild. P. werden heute überwiegend zur Ankündigung von Veranstaltungen, zur Werbung oder zu Wahlzwecken verwendet. Die Gestaltung von P. erfolgt vornehmlich mit Computergrafikprogrammen, wodurch es zur Zurückdrängung von Künstlerp. kommt. Der Bedeutungsverlust des P. im Vergleich zu neuen Medien (Fernsehen, Internet) führte seit den späten 1950er Jahren zu einer verstärkt retrospektiven Betrachtungsweise. Deshalb wird das P. heute vielfach als historische Quelle gewürdigt und in Plakatsammlungen bewahrt.
Der Begriff des P. ist abzugrenzen vom Begriff des Posters. Poster dienen im Gegensatz zu P. zumeist nicht der öffentlichen Informationsvermittlung und haben meist dekorativen Zweck. Das P. ist ebenso vom [[Flugblatt]] abzugrenzen, da dieses eher kleinformatig ist und verteilt oder ausgelegt, jedoch nicht angeklebt oder angeheftet wird.
Björn Schmalz
Literatur:
Johann Heinrich Zedler, Grosses vollständiges Universallexikon aller Wissenschaften und Künste, Bd. 28: ~Pi-Pk, Leipzig 1741, S. 303; Johann Hübner, Neu-vermehrtes und verbessertes Reales Staats- Zeitungs- und Conversationslexicon, die allerneueste Auflage, Regensburg u.a. 1765, S. 835; Johann Theodor Jablonski, Allgemeines Lexicon der Künste und Wissenschafften, oder deutliche Beschreibung […] Redensarten, von neuem durchgesehen, verbessert und stark vermehret von Johann Joachim Schwaben, Bd. 1: ~A-M, Königsberg u.a. ^^3^^1767, S. 1068; Heinrich August Pierer, ~Universal-Lexikon der Gegenwart und Vergangenheit oder neuestes encyclopädisches Wörterbuch der Wissenschaften, Künste und Gewerbe, Bd. 13: ~Pfiff-Reidsville, Altenburg ^^4^^1861, S. 173; Joseph Kürschner, Kürschners ~Quart-Lexikon. Ein Buch für Jedermann, Berlin u.a. 1888, Sp. 2267; Meyers Großes ~Konversations-Lexikon, Bd. 15: ~Öhmichen-Plakatschriften, Leipzig 1908, S. 926; Brockhaus kleines ~Konversations-Lexikon, Bd. 2, Leipzig ^^5^^1911, S. 417; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Inneren der DDR (Hrsg.), Lexikon. Archivwesen der DDR, Berlin 1979, S. 219; Jacob Grimm/Wilhelm Grimm, Deutsches Wörterbuch, Bd. 13: ~P-Q, München 1991, Sp. 1882; Generaldirektion der staatlichen Archive in Bayern (Hrsg.), Plakate als Spiegel der politischen Parteien in der Weimarer Republik, München 1996, S. 9; ~Heinz-Günther Borck (Hrsg.), Krieg auf Plakaten. La Guerre par l’Affiche, Koblenz 2000, S. 11-13 (Veröffentlichungen der Landesarchivverwaltung ~Rheinland-Pfalz 85); Richard ~Pearce-Moses, A glossary of archival and records terminology, Chicago 2005, S. 299-300; Gunnar Teske, Sammlung und nichtstaatliche Überlieferung, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster ^^2^^2008, S. 151-152; Wikipedia, Plakat, <http://de.wikipedia.org/wiki/Plakat> (31.01.2012).
Die einheitliche Verwendung von Fachbegriffen ist im Archivwesen wie in anderen Berufsfeldern für eine reibungslose Verständigung von größter Bedeutung. Terminologische Klärung und Exaktheit erleichtert die Fachdiskussion, ist daneben aber auch hilfreich bei der Verständigung von Archivaren mit Benutzern, Verwaltungsmitarbeitern und weiterem, nicht-archivarischem Fachpersonal.
Versuche, gemeinsame Sprachregelungen unter den Archivaren zu entwickeln, gab es bereits seit dem frühen 20. Jahrhundert zum Beispiel durch Heinrich Otto Meisner. Sie führten jedoch nicht zu der Entstehung eines allgemein anerkannten Wörterbuchs. 1992 verfasste Angelika ~Menne-Haritz als Leiterin der Archivschule Marburg den Band „Schlüsselbegriffe der Archivterminologie“, der zunächst vornehmlich Ausbildungszwecken dienen sollte und mehrfach neu aufgelegt wurde. Ein Lexikon kann indes auch dieser Band nicht ersetzen.
Der Erstellung eines solchen terminologischen Gesamtwerks widmet sich ein mehrjährig angelegtes Projekt der Archivschule. Im Rahmen ihrer Ausbildung verfassen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Wissenschaftlichen Lehrgänge jeweils einzelne Beiträge zu zentralen Begriffen des Archivwesens, die gemeinsam diskutiert werden. Das Projekt wurde 2009 begonnen, als die Lehrenden Dr. Alexandra Lutz und Dr. Volker Hirsch sich gemeinsam mit dem 43. Wissenschaftlichen Lehrgang dem Themenschwerpunkt ~[[Schriftgutverwaltung]] widmeten. Sie stellten zu einschlägigen Begriffen jeweils eine Kurzdefinition, Hinweise auf Begriffsvarianten und Synonyme, ausführlichere Erläuterungen unter Berücksichtigung von Aufgabe, Funktion und Zweck des Terminus sowie Literaturhinweise zusammen. Seit Herbst 2010 können die Begriffe auf der Homepage der Archivschule eingesehen werden. 2011 folgte mit dem 45. Wissenschaftlichen Lehrgang die nächste Projektgruppe, die sich, unter der Leitung von Dr. Dominik Haffer, dem Themenfeld „Erschließung“ widmete. Der 46. Wissenschaftliche Lehrgang konzentrierte sich im darauf folgenden Frühjahr auf zentrale Archivbegriffe zum ~[[Sammlungsgut]]. Die inhaltliche Leitung übernahm wiederum Dr. Haffer. Zugleich wurde der Veröffentlichungsprozess für die Ausbildung im Rahmen des Faches „[[Öffentlichkeitsarbeit]]“ genutzt. Im Rahmen eines Unterrichtsprojekts haben die Referendare das ~Online-Lexikon konzipiert und die Einstellung ins Internet technisch umgesetzt. Zu ihren Aufgaben gehörte auch die Projektleitung. Die Federführung hierfür lag bei der Leiterin Dr. Irmgard Christa Becker. Der 47. bis 49. Wissenschaftliche Lehrgang ergänzten zwischen Juli 2013 und September 2015 Begriffe aus dem Themenfeld "Bewertung" und weiteren angrenzenden Gebieten.
Alle bisher erschienen Beiträge können nunmehr auf der Homepage eingesehen werden. Je nach Wunsch der Verfasser sind die Artikel namentlich gekennzeichnet oder nicht. Eine sukzessive Erweiterung durch zukünftige Lehrgänge ist geplant. Neben der ~Online-Veröffentlichung ist zudem langfristig eine Drucklegung geplant.
Grundsatz zur Ordnung und Abgrenzung von [[Archivgut]] bzw. Archivbeständen nach historischen Entstehungs- und/oder Überlieferungszusammenhängen. Die Provenienz, d.h. die Herkunft von [[Archivgut]] bzw. Archivbeständen, kann sich sowohl auf natürliche Personen als auch auf Institutionen beziehen.
Die theoretischen Grundlagen einer Archivordnung nach dem P. wurden im deutschsprachigen Raum am Ende des 18. und zu Beginn des 19. Jahrhunderts insbesondere von Philipp Ernst Spieß und Christian Heinrich Delius entwickelt. Diese Überlegungen korrespondierten mit den praktischen Bedürfnissen der Archive jener Zeit und den im Zuge der Säkularisierung und des Reichsdeputationshauptschlusses organisierten Übernahmen aus aufgelösten Behörden. In Frankreich wurden im Jahre 1841 die „instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départmentales et communales“ erlassen. Diese deklarierten den „respect des fonds“, also die Beibehaltung der Herkunft bzw. Integrität ohne eine Aussage zur inneren Struktur des Archivguts. In den vormals selbstständigen Archiven der Departements sollte somit die Herkunftsgemeinschaft der Archivalien gewährleistet bzw. bewahrt werden. Mit der Neuordnung des Ministerialarchivs in Dänemark im Jahre 1861 legte man hier der Aktenordnung ein striktes Registraturprinzip bzw. ein P. mit einer inneren Ordnung zugrunde. (vgl. Brenneke/Leesch, S. 86). In Preußen kam es in den 1870er Jahren in Folge der Übernahme der neu gebildeten Fachministerien zu ersten umfangreichen Reformbemühungen. Insbesondere die Verwaltung forderte einen raschen Zugriff auf Akten. Im Jahre 1881 wurde das P. mit dem „Regulativ für die Ordnungsarbeiten“ im Preußischen Geheimen Staatsarchiv eingeführt und 1896 auf alle preußischen Staatsarchive ausgeweitet. Mit dem Werk „Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven“ erfolgte 1898 die theoretische Verankerung des P. durch die niederländischen Archivare Samuel Muller, Johan A. Feith und Robert Fruin. Zur Mitte des 20. Jahrhunderts kam es in Deutschland zu einer Kritik an dem Verständnis von Provenienz als reine Erhaltung der ursprünglichen Registraturordnung (vgl. Brenneke/Leesch, S. 85ff.). Insbesondere Ingo Rösler aus der damaligen DDR sprach sich für eine Weiterentwicklung des P. hin zu einem Auswertungsstandpunkt aus (vgl. Rösler, S. 226). Diese archivtheoretischen Fachdiskussionen über die Loslösung vom P. flackerten bis in die 1980er Jahre hinein immer wieder auf. Bis heute hat sich das P. gegenüber dem [[Pertinenzprinzip]] in den meisten Archiven in Mitteleuropa durchgesetzt. Aus praktischen Erwägungen werden jedoch in vielen Archiven bspw. Karten, Pläne oder Fotos unabhängig von ihrer Provenienz gelagert. Im Jahr 1996 wurde die Bewahrung des P. im Code of Ethics des International Council on Archives festgeschrieben.
Das P. ist eine mögliche Voraussetzung für die Erschließung bzw. für die Ordnung von [[Archivgut]] und die Titelbildung bei Archivalien. Hierbei lassen sich mit Hilfe des P. Rückschlüsse auf die Herkunft des Archivgutes ziehen. Ebenso kann das P. auch zur Wiederherstellung einer historisch oder organisatorisch begründeten Ordnung von [[Archivgut]] dienen. Das P. steht im Gegensatz zum [[Pertinenzprinzip]].
Als archivische Gegenbegriffe sind die Pertinenz, das [[Pertinenzprinzip]] und die Sammlungs- oder Selektbestände zu nennen. In Verbindung mit dem P. stehen die Begriffe Provenienz, Provenienzstelle, funktionales P., Behördenprovenienz, Ressortprovenienz, freies Registraturprinzip und Verwaltungsstrukturprinzip.
Literatur:
Friedrich Beck/Eckard Henning (Hrsg.), Die archivalischen Quellen, Mit einer Einführung in die historischen Hilfswissenschaften, Köln ^^4^^2004; Adolf Brenneke/Wolfgang Leesch (Bearb.), Archivkunde, München 1953; Helmut Dahm, Behördenprovenienz und Ressortprovenienz, in: Der Archivar 16 (1963), S. 219-230; Gerhard Enders, Archivverwaltungslehre, Berlin ^^3^^1968 (Archivwissenschaft und historische Hilfswissenschaften 1); Heinrich Otto Meisner, Allgemeine archivische Schriftgutkunde und Fragen der Archivwissenschaft, in: Archivalische Zeitschrift 54 (1958), S. 49-73; Heinrich Otto Meisner, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Göttingen 1969; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Samuel Muller/Johan A. Feith/Robert Fruin, Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven. Für deutsche Archivare bearb. von Hans Kaiser, Leipzig 1905; Johannes Papritz, Organisationsformen der Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung, in: Der Archivar 10 (1957), Sp. 275-294; Ingo Rösler, Zu einigen Fragen der marxistischen Archivwissenschaft, in: Archivmitteilungen 6 (1967), S. 222-229; Georg Wilhelm Sante, Archive und Verwaltung - historische Provenienz und Probleme der Gegenwart, in: Der Archivar 10 (1957), Sp. 7-16; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Hansmartin Schwarzmaier, Die Einführung des Provenienzprinzips im Generallandesarchiv Karlsruhe, in: Der Archivar 43 (1990), Sp. 348-359; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin ^^3^^1979; Bodo Uhl, Die Bedeutung des Provenienzprinzips für Archivwissenschaft und Geschichtsforschung, in: Zeitschrift für bayerische Landesgeschichte 61 (1998), S. 97-121.
ein archivtheoretisches Konzept ([[Records Continuum]] model), das aus der Kritik zum Life Cycle Concept heraus den [[Lebenszyklus]] einer [[Akte]] von ihrer Entstehung bis ins Archiv hinein als eine Einheit sieht und eher die verschiedenen „Dimensionen“ einer [[Akte]] betont. In der Praxis soll damit das Über- und Ineinandergreifen von [[Schriftgutverwaltung|Schriftgutverwaltung]] und Archiv in den Vordergrund gerückt werden.
Nachdem beispielsweise Jay Atherton bereits in den 1980er Jahren ähnliche Ansätze vorgestellt hatte, wurde das R. C. model in den 1990ern unter anderem von Frank Upward in Australien entwickelt. Hintergrund war dabei offensichtlich auch das verstärkte Aufkommen der elektronischen [[Akte]]. Das R. C. model versteht sich als Antwort auf das Life Cycle Concept, das stark die verschiedenen Lebensphasen einer [[Akte]] unterscheidet und zudem eine klare Trennung zwischen Behörde und Archiv festschreibt. Dieser Trennung und der Betonung einer streng chronologischen und linearen Abfolge der Lebensphasen stellt das R. C. model eine Denkweise entgegen, die die Phasen deutlicher miteinander verbindet und die lineare Abfolge weniger hervorhebt. Es sollen alle Aspekte und Funktionen einer [[Akte]] verknüpft werden.
Stärker als die Lebensphasen betont das R. C. model deshalb vier funktionale, zeitgleich zu verstehende Dimensionen einer [[Akte]]: creation, capture, organisation und pluralisation. Mit creation wird dabei die Entstehung der [[Akte]] als eine „Spur“ oder eine Aufzeichnung eines bestimmten geschäftlichen Handelns bezeichnet. Capture steht für die Dimension der [[Akte]] als ein Nachweis für dieses Handeln. Mit organisation wird die Dimension der [[Akte]] als Teil des korporativen Gedächtnisses einer bestimmten Organisation gesehen. Pluralisation schließlich steht für die Verbreitung oder „Vervielfältigung“ einer [[Akte]] im breiteren gesellschaftlichen Gedächtnis und somit in der Geschichte.
Das R. C. model versteht sich als strategisches Planungskonzept, mithilfe dessen von Anfang an Standards, [[Bewertungskriterien|Bewertungskriterium]] u.a. festgesetzt werden können, die für [[Schriftgutverwaltung]] und Archiv gemeinsam gelten. So soll beispielsweise für elektronische Akten die sichere Aufbewahrung und Lesbarkeit der Daten durch gemeinsame und einheitliche Metadaten sichergestellt werden. [[Schriftgutverwaltung]] und Archiv werden also als Einheit gesehen und wechselseitig integriert. Zwischen beiden Bereichen soll es zur Zusammenarbeit kommen: Der Schriftgutverwalter (records manager) ist für die Belange der Archivierung mitverantwortlich und hat diese im Blick, der Archivar berät und unterstützt den Schriftgutverwalter bei seiner Arbeit. Beide erarbeiten gemeinsam Konzepte für den gesamten [[Lebenszyklus]] einer [[Akte]].
Während die zuletzt genannten praktischen Vorstellungen der Zusammenarbeit von [[Schriftgutverwaltung]] und Archiv mittlerweile auch in Deutschland Verbreitung finden – allerdings fälschlicherweise eher mit dem Begriff des Life Cycle Concept in Verbindung gebracht werden – wurden die theoretischen Grundlagen des R. C. model hierzulande kaum rezipiert.
Literatur:
Jay Atherton, From Life Cycle to Continuum: Some Thoughts on the Records ~Management-Archives Relationship, in: Archivaria 21 (1985/1986), S. 43–51; Jackie Bettington u.a. (Hrsg.), Keeping Archives, Canberra ACT ^^3^^2008; Michael Stemson, Confident Australian Records Managers pick up the Challenges of the Future. A review of the RMAA annual conference, September 14-17, 1997, in Perth WA., in: The Caldeson Consultancy; Upward, Frank, In Search of the Continuum: Ian ~MacLean’s ‘Australian Experience’ Essays on Recordkeeping, in: Sue ~McKemmish/Michael Pigott (Hrsg.), The Records Continuum. Ian ~MacLean and Australian Archives First Fifty Years, Clayton Vic. 1994, S. 110–130. Für Hinweise sei Karen Anderson, Perth WA (Australien) / Härnösand (Schweden) gedankt.
Im angelsächsischen Raum gebräuchlicher Oberbegriff zur Beschreibung der Gesamtheit an Arbeitsschritten, welche die Erstellung, Nutzung, [[Aussonderung]], Archivierung und Löschung von Aufzeichnungen betreffen, die im Rahmen der Geschäftsführung öffentlicher und privater Institutionen entstehen. Er nimmt den gesamten [[Lebenszyklus]] geschäftsrelevanter Dokumente in den Blick und ist durch die internationale Norm ISO 15489 standardisiert. Im Deutschen wird häufig der Begriff [[Schriftgutverwaltung]] synonym verwendet, obwohl er nicht alle Aspekte des R.M. einschließt.
R.M. bildete sich Ende der 1970er Jahre in Großbritannien als Disziplin heraus und etablierte sich zu Beginn der 1980er Jahre als Tätigkeitsfeld wie auch als Berufsbezeichnung. Der Begriff des R.M. wurde zuerst in Australien in der nationalen Norm „AS 4390 R.M.“ standardisiert. Diese Norm stellte weltweit den ersten gelungenen Versuch dar, für den Bereich der [[Schriftgutverwaltung]] eine einheitliche Regelung zu entwickeln, welche die Arbeitsabläufe, Methoden und Technologien festschreibt, die den gesamten [[Lebenszyklus]] von Dokumenten betreffen, von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung. Ende 1996 wurde die australische Norm bei der ~International-Standardization-Organization (ISO) mit dem Ziel vorgelegt, sie in den Rang einer internationalen Norm zu erheben. Die Erarbeitung eines internationalen Standards für R.M. erwies sich durch die verschiedenen nationalen Traditionen in der [[Schriftgutverwaltung]] wie auch ein unterschiedliches Verständnis von [[Registratur]] und Archiv als schwierig. Das Normungsvorhaben wurde deshalb aufgeteilt in eine Qualitätsnorm (ISO 15489), die die allgemeinen Bedingungen für [[Schriftgutverwaltung]] definiert und einen technischen Fachbericht (technical report), der verschiedene Verfahren der [[Schriftgutverwaltung]] anbietet. Erste Entwürfe wurden 1999 verabschiedet, die letzte Fassung stammt vom Dezember 2002.
Die ISO 15489 definiert R.M. als „field of management, responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records.” Sie wurde in Deutschland unverändert vom Deutschen Institut für Normung als ~DIN-Norm übernommen. Die deutsche Fassung DIN ISO 15489 übersetzt R.M. als „[[Schriftgutverwaltung]]“ und erklärt es als eine „als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und [[Aussonderung]] von Schriftgut.“ Gemäß der ISO 15489 bildet die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten Unternehmen oder bei öffentlichen Einrichtungen im Zuge der Geschäftstätigkeit bzw. der Aufgabenerfüllung entstehen, den Gegenstand von R.M. Gemäß dieser weiten Begriffsbestimmung regelt die Norm wiederum den Umgang von Unterlagen unabhängig von deren physischen Beschaffenheit oder ihrer logischen Struktur, d.h. die normierten Bestimmungen des R.M. gelten für herkömmliche Papierregistraturen ebenso wie für die Verwaltung digitaler Dokumente mit Hilfe elektronischer Systeme.
Literatur:
Nils Brübach, Internationale Normung für die Schriftgutverwaltung. Die ISO 15489 "Archives and Records Management", in: Der Archivar 53 (2000), S. 122-125; Margret Crockett, Records Management in the UK: Issues and Trends, in: Alexandra Lutz (Hrsg.), Zwischen analog und digital. Schriftgutverwaltung als Herausforderung für Archive. Beiträge zum 13. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2009, S. 73-82 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 49); Gerald Ham, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago 1993; Peter M. Toebak, Records Management. Ein Handbuch, Baden 2007; Michael Wettengel, Internationale Normung in der Schriftgutverwaltung. Zur Veröffentlichung der DIN ISO 15489-1, in: Arbido 11-12 (2002), S. 19-20.
Das R. (von lat. res gestae (= die getanen Dinge); engl. brief) bezeichnet die Zusammenfassung des wesentlichen Inhalts einer Quelle unter Berücksichtigung von Namens- und Ortsinformationen und dient als Ersatz für eine vollständige Textwiedergabe.
Die Regestierung ist grundsätzlich zur [[Erschließung|Erschließen]] allen gleichförmigen Massenschriftguts geeignet. Praktisch finden Regesten in erster Linie als Erschließungsform von Urkunden Anwendung. Aber zum Beispiel auch für Rechnungen und Kopierbücher liegen einschlägige Regestenwerke vor. Oftmals werden Regesten eines Ausstellers als Regestensammlungen zusammengefasst, um neben den Quellen per se auch einen Überblick zu den Handlungen und Reisen des Ausstellers zu gewährleisten.
Regesten existieren bereits seit dem Mittelalter, als man sie zur Erstellung von Inventaren und Registern nutzte. Heute wird zwischen wissenschaftlichen und archivischen Regesten unterschieden. Wissenschaftliche Regesten sind seit dem 18. Jahrhundert belegt und setzten sich während des 19. Jahrhunderts im Rahmen größerer Editionsprojekte wie den Regesta Imperii oder den Papstregesten durch. Sie streben eine tiefer gehende Erschließung an, die vorbehaltlich der erforderlichen Ressourcen auch im Archiv entstehen. Ziel wissenschaftlicher Regesten ist die Einbettung der Quellen in ihren Kontext.
Das Archivregest dient dagegen der inhaltlichen Erschließung von Einzeldokumenten, um Bestände zugänglich zu machen. Für die archivische Nutzung von Regesten wurden erste Richtlinien im Jahre 1898 in Bayern konzipiert, die ohne Nachwirkung blieben. In jüngerer Zeit werden zwei Anforderungen an das Archivregest gestellt: Es soll möglichst vielen Nutzerinteressen entsprechen und zugleich ist der Personalaufwand bei der Erstellung zu begrenzen. In der archivfachlichen Diskussion ist vor diesem Hintergrund wiederholt für eine verkürzte Regestenform plädiert worden, da das Vollregest nicht mehr zeitgemäß sei. Hierbei wird insbesondere auf den zu hohen, nicht realisierbaren Arbeitsaufwand hingewiesen. So macht die Masse an Archivgut möglichst kurze, knappe Regesten erforderlich, insbesondere weil das [[Findbuch]] nur als Ausgangspunkt für die Recherchen des Nutzers dient. Darüber hinaus erfolgte eine Anpassung der Regestenform an die Erschließungssoftware unterschiedlicher Archivverwaltungen.
In der Ausführung ist zwischen drei Varianten von Regesten zu differenzieren, die sich in ihrem Informationsgehalt und ihrer Funktion unterscheiden: Kopf-, Kurz- und Vollregest. Das Kopfregest umfasst allein Orts- und Personennamen sowie den Hauptgegenstand der Quelle in aller Kürze. Es wird Vollregesten oder Editionen vorangestellt, um Informationen zu dem zentralen Inhalt der Stücke zu geben. Daneben findet es auch Anwendung bei der Erschließung von Akten. Im Kurzregest sind die Hauptnamens- und die Hauptsachinformationen eines Dokuments enthalten. Am umfassendsten fällt das Vollregest mit allen Namens- und Sachinformationen aus, mit dem Ziel einer genauen, erschöpfenden Aussage über den Inhalt einer Quelle. Dabei ist eine kurze und klare Ausdrucksweise zu berücksichtigen. Vollregesten enthalten mitunter Zitate aus dem Originaltext, um dem Benutzer Möglichkeiten der Textnutzung und Textinterpretation zu erhalten und ihn nicht an die Formulierung des Regests zu binden.
Die Gestaltung eines Regests kann durchaus differieren und wird abhängig vom Regestentyp für gewöhnlich von dem Bearbeiter oder dem Herausgeber der Reihe vorgegeben. Grundsätzlich sollte das R. jedoch den Rechtsinhalt, alle Namen, Orte und das Datum enthalten, so dass trotz abweichender Vorgehensweisen bei der Regestierung die Grundformen stets gewahrt bleiben.
Abgesehen von der Erschließung wird der Begriff R. in der älteren Literatur auch für Register verwandt.
Patrick Sturm
Literatur:
Art. Register, in: Lexikon des Mittelalters, Bd. VII, Stuttgart 1999, Sp. 581-586; Karl Ernst Demandt (Bearb.), Regesten der Grafen von Katzenelnbogen 1060-1486, Band III: Rechnungen, Besitzverzeichnisse, Steuerlisten und Gerichtsbücher 1295-1486, Wiesbaden 1956 (Veröffentlichungen der Historischen Kommission für Nassau XI); Thomas Frenz, Art. Regest, in: Lexikon des gesamten Buchwesens, Bd. 6, 2003, S. 224; ~Hans-Werner Goetz, Proseminar Geschichte: Mittelalter, Stuttgart ^^2^^2000, S. 103-105, 275; Walter Heinemeyer, Richtlinien für die Regestierung von Urkunden. Herausgegeben vom Arbeitskreis für Editionsgrundsätze, in: Blätter für deutsche Landesgeschichte LG 101 (1965), S. 1-7; Christl Karnehm (Bearb.), Die Korrespondenz Hans Fuggers von 1566 bis 1594. Regesten der Kopierbücher aus dem Fuggerarchiv, 2 Bde. (Quellen zur neueren Geschichte Bayerns III), München 2003; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), Nachdr. der 3. durchges. Aufl. Marburg 2011, S. 92; Heinz Quirin, Einführung in das Studium der mittelalterlichen Geschichte, Stuttgart ^^5^^1991, S. 115-117; Francesco Roberg, Findbuch – Regest – Edition – Abbildung. Zur archivischen Erschließung von Urkunden, in: Archivar 64 (2011), S. 174-180; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979, S. 231; Söhnke Thalmann, Stand und Perspektiven der Urkundenerschließung im Niedersächsischen Landesarchiv, Transferarbeit 2009; Karsten Uhde / Volker Hirsch, Grundsätze für die Textbearbeitung im Fachbereich Historische Hilfswissenschaften [in der Fassung vom 26. April 2009], vgl. [http://www.archivschule.de/DE/ausbildung/transkriptionsrichtlinie/(Zugriff 05.02.2014)].
räumliche oder funktionelle Institution für die Verwaltung von Schriftgut, in der Regel in laufende R. und Altregistratur unterschieden. In ersterer befindet sich das Schriftgut, das noch für die Bearbeitung gebraucht wird. Die Altregistratur verwaltet die Unterlagen, deren Bearbeitung abgeschlossen ist und voraussichtlich nur noch selten zur Bearbeitung benötigt wird. Das Archiv entscheidet nach Ablauf der [[Aufbewahrungsfrist]] über die [[Archivwürdigkeit|Archivwürdigkeit (-reife)]] der Unterlagen und verwahrt das als archivwürdig eingestufte Schriftgut dauerhaft. Die laufende R. wird auch als Schriftgutablage bezeichnet. Als synonyme Bezeichnungen findet man auch die Begriffe lebende Ablage oder laufende [[Schriftgutverwaltung]], für die Altregistratur die Begriffe Altablage oder Altschriftgutverwaltung. Im deutschen Sprachgebrauch wird fälschlicherweise oftmals die Altregistratur als Archiv bezeichnet.
Die R. entstand im Verlauf des 16. Jahrhunderts im Zuge der funktionalen Ausdifferenzierung aus der Kanzlei heraus. R. und Archiv blieben vielfach bis ins 17. und 18. Jahrhundert identisch. Sie dienten ausschließlich der [[Schriftgutverwaltung]] und Rechtssicherung innerhalb einer Behörde und waren der Öffentlichkeit nicht zugänglich. Aufgaben und Stellung der R. wurden in Kanzlei-, Geschäfts- oder Registraturordnungen festgelegt. Ende des 18. Jahrhunderts trat neben die ursprünglich rein rechtlich-administrative Funktion der historische und wissenschaftliche Wert des Schriftguts. Durch diesen Dualismus von Verwaltung und Wissenschaft entwickelten sich Registraturwesen und Archiv im Verlauf des 19. Jahrhunderts auseinander. Die R. war demnach nur noch für die [[Schriftgutverwaltung]] innerhalb der Behörde verantwortlich. Zur Erledigung der Aufgaben der R. entstand im Laufe der Zeit ein System von Registraturhilfsmitteln. Mit der Zunahme der Verwaltungsaufgaben und damit einhergehend der Schriftgutproduktion zum Ende des 19. Jahrhunderts wurde der Umfang der Registraturen oft so groß, dass eine Aufteilung in dezentrale Abteilungsregistraturen notwendig wurde. Auch wurden traditionelle Registraturhilfsmittel, wie Registraturpläne oder Aktenverzeichnisse, nicht mehr flächendeckend eingesetzt. Das Amt des Registrators erfuhr einen Bedeutungsverlust, so dass oft unausgebildetes Personal und nicht Verwaltungsfachleute die [[Schriftgutverwaltung]] und den [[Geschäftsgang]] überwachten und die Betreuung der Registraturen übernahmen.
Mit dem Übergang des Schriftgutes von der Altregistratur in das Archiv erfolgt eine rechtliche Umwandlung der Unterlagen zu Archivgut. Zu den Aufgaben des Archivs zählen die Bewertung, Übernahme, Erschließung, Konservierung der Unterlagen sowie die [[Bereitstellung]] für die Öffentlichkeit.
Literatur:
Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (Hrsg.), Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis, Köln 2000; Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (Hrsg.), Terminologie der Schriftgutverwaltung, Köln ^^2^^1995; Peter Eichhorn u.a. (Hrsg.), Verwaltungslexikon, ~Baden-Baden ^^3^^2002; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard 1993; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg ^^3^^2000; Der Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung/Der Bundesminister des Innern (Hrsg.), Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, Frankfurt a.M. ^^2^^1989; Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster ^^2^^2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979.
Unter R. (engl. refile, frz. magasinage) versteht man das Zurücklegen von analogem Archivgut an seinen ursprünglichen Platz im Magazin.
Archivgut kann auf Antrag einem Nutzer zur Einsichtnahme in den [[Lesesaal]] des Archivs oder in ein anderes Archiv zur [[Verfügung]] gestellt werden ([[Bereitstellung]]). Dafür wird das Archivgut aus dem Magazin geholt ([[Ausheben|Aushebung]]). Nach Ende der [[Benutzung]] wird das Archivgut von einem Mitarbeiter wieder in das Magazin an die Stelle zurückgebracht, wo es ausgehoben wurde. Somit ist das R. Teil der Magazinverwaltung.
Beim R. ist - wie auch beim [[Ausheben|Aushebung]] - ein pfleglicher Umgang mit dem Archivgut unerlässlich, um Schäden zu vermeiden und es lange nutzbar für Interessierte zu erhalten ([[Bestandserhaltung]]).
Das Verb R. kommt ursprünglich aus der Medizin und ist noch heute gebräuchlich, um das Einrenken von ausgekugelten Gelenken zu beschreiben. Ab wann und wie R. als Begriff Einzug in die Verwaltungswissenschaften und die Archivwissenschaft gehalten hat, ist nicht eindeutig festzustellen.
Jessica Jakubiak
Literatur:
Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde, ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste Fachrichtung Archiv, Münster 2004 ;Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, 2., überarb. Aufl., Marburg 1999; Richard ~Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago 2005. S. 337; Maria Kobold/Jana Moczarski, Bestandserhaltung: Ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken. Bad Homburg v. d. Höhe 2013 (Hessische Historische Kommission Darmstadt). S. 134 – 136. ;<http://wikide.genealogy.net/Reponieren>;
http://www.atelierstrebel.ch/1_ausheben_reponieren.shtml>;<http://de.wikipedia.org/wiki/Reponieren>; <http://www.clioonlne.de/site/lang__ru/mid__11088/ModeID__0/PageID__162/40208135/default.aspx>(20.06.2014)
Als R. wird die inhaltlich unveränderte Umwandlung von analogen Findmitteln (Kataloge, Karteien, Findbücher etc.) in ein digitales und damit weiter bearbeitbares und recherchierbares Format bezeichnet.
Erste Verwendung fand der Begriff im deutschen Bibliothekswesen Ende des 20. Jahrhunderts, zuvor war seit Ende der 1960er Jahre im amerikanischen Bibliothekswesen die Bezeichnung „retrospective conversion“ in Gebrauch. Für die Digitalisierung der Findmittel von Archiven wird der Begriff seit Beginn des 21. Jahrhunderts genutzt.
Als R. wird neben der vollständigen Texterfassung – rein manuell oder mit Hilfe von Texterkennungsprogrammen und anschließender Nachbearbeitung – auch die Erfassung analoger Daten als Bilddateien mit anschließender digitaler (Teil-)Indizierung bezeichnet. Letztere wird als Bildindizierung oder ~Image-Indexing bezeichnet; die Eingabe der Daten für einen Index erfolgt dabei i.d.R. manuell. Die vollständige Texterfassung ist trotz der Verwendung von Texterkennungsprogrammen meist teurer, ermöglicht allerdings anders als die Bildindizierung eine Volltextsuche im gesamten Inhalt. R. wird als bildungs- und forschungspolitisch sinnvoll erachtet, da im digitalen Zeitalter für viele Nutzer nur das digital Recherchierbare existent erscheint. Nicht digitalisierte und online bereit gestellte Findmittel werden daher oft nicht wahrgenommen und genutzt. Vor diesem Hintergrund unterstützt die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) Maßnahmen zur R., u.a. die Koordinierungsstelle [[Retrokonversion]] an der Archivschule Marburg.
Der Begriff R. setzt sich aus den lateinischen Worten „retro“ (=rückwärts) und „conversio“ (=Umwandlung, Umkehr) zusammen. Übersetzt bedeutet [[Retrokonversion]] demnach „Rückumwandlung“. Da im Archivwesen fast ausschließlich Findmittel digitalisiert werden, die zuvor nicht in digitaler Form vorlagen, ist der Begriff irreführend – korrekt wäre Konversion –, er hat sich allerdings in der Fachsprache durchgesetzt und ist heute allgemein anerkannt. Zu erklären ist diese Begriffsbildung als Ableitung aus den im Bibliothekswesen gebräuchlichen Bezeichnungen Rekatalogisierung, retroperspektive Katalogisierung und retroperspektive Katalogkonversion. Von der Arbeitsgruppe für Retroperspektive Katalogisierung wurde R. 1989 wie folgt definiert: „Retrospektive Katalogkonversion ([[Retrokonversion]]) bedeutet die Umformung von bereits bestehenden Katalogen von der konventionellen in maschinenlesbare Form. Dieser Prozess unterscheidet sich von der Retrospektiven Katalogisierung, die die Erstkatalogisierung von älteren Bibliotheksbeständen meint, die bisher noch nicht katalogisiert wurden.“ (Fabian, S. 227). Abzugrenzen ist die R. zudem von der Retrodigitalisierung. Letztere hat die Digitalisierung analoger Datenträger – wie beispielsweise analoge Akten – zum Ziel, wohingegen sich R. nur auf Findmittel bezieht. Zu beachten ist auch, dass der amerikanische Begriff „retrospective conversion“ die Transformation elektronischer Daten in ein Nachfolgeformat einschließt.
Jan Ludwig
Literatur:
Claudia Fabian, Altbestandskatalogisierung als Gemeinschaftsaufgabe Europas. Bericht über die International Conference on Retrospective Cataloguing in Europe, 15th to 19th century materials, vom 28. bis 30. November 1990 in München, in: Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie 38 (1991), Heft 1, S. 227-235, hier S. 227; Ulrich Fischer/Wilfried Reininghaus, ~DFG-Vorstudie „Retrokonversion archivischer Findmittel“. Die wichtigsten Ergebnisse des Projekts, in: Der Archivar 59 (2006), Sp. 329-333; Severin Corsten u.a. (Hrsg.), Lexikon des gesamten Buchwesens. Band Phraseologie – ~Schütz-Hufeland, Eintrag: Rekatalogisierung, Stuttgart ^^2^^2003; <http://de.wikipedia.org/wiki/Retrokonversion> (12.3.2011); <http://www.archivschule.de/forschung/retrokonversion-252/koordinierungsstelle-retrokonversion/> (12.3.2011).
!!Vorarchivischer Prozess
*Schriftgut
**[[Akte]]
**[[Archivgut]]
**[[Audiovisuelle Dokumente]]
**[[Dokument]]
**[[Dossier]]
**[[Hybridakte]]
**[[Massenakten]]
**[[Vorgang]]
*[[Schriftgutverwaltung]] / [[Records Management]]
**[[Ablieferung]]
**[[Aktenplan]]
**[[Aktenzeichen]]
**[[Anbietung (-spflicht)]]
**[[Archivgesetz]]
**[[Aufbewahrungsfrist]]
**[[Aussonderung]]
**[[Behördenberatung]]
**[[Dokumentenmanagementsystem]]
**DOMEA-Konzept
**[[Elektronisches Records Management System]]
**[[Fachverfahren]]
**[[Geschäftsgang]]
**[[Geschäftsordnung]]
**[[Geschäftszeichen]]
**[[Kassation]]
**[[Registratur]]
**[[Signatur, elektronische]]
**[[Signatur, digitale]]
**[[Tagebuch]]
**[[Vermerk]]
**[[Verfügung]]
**[[Verschlusssache]]
**[[Vorgangsbearbeitungssystem]] (auch: [[Vorgangsbearbeitung, elektronische]])
**[[Weglegesache]]
**[[Zwischenarchiv]]
*Archivtheoretische Konzepte zur [[Schriftgutverwaltung]]
**[[Lebenszyklus]]
**[[Records Continuum]]
!!Archivarische Aufgaben
*Archivische Grundprinzipien
**[[Pertinenzprinzip]]
**[[Provenienzprinzip]]
**[[Sprengel]]
**[[Tektonik]]
*Bewerten
**[[Ablieferung]]
**[[Anbietung (-spflicht)]]
**[[Archivfähigkeit]]
**[[Archivwürdigkeit (-reife)]]
**[[Aussonderung]]
**[[Bewertungskriterium]]
**[[Bewertungsmethode]]
**[[Bewertungsmodell]]
**[[Kassation]]
**[[Zwischenarchiv]]
*[[Erschließen]]
**[[Beständeübersicht]]
**[[Bärsches Prinzip]]
**[[Encoded Archival Description]]
**[[Enthält-Vermerk]]
**[[Findbuch]]
**[[Indizieren]]
**[[Klassifikation]]
**[[Ordnen]]
**[[Regest]]
**[[Retrokonversion]]
**[[Sachthematisches Inventar]]
**[[Verzeichnen]]
*[[Bereitstellen|Bereitstellung]]
**[[Archivführer]]
**[[Archivportal]]
**[[Aushebung]]
**[[Benutzung]]
**[[Bereitstellung]]
**[[Digitalisieren]]
**[[Lesesaal]]
**[[Magazin]]
**[[OCR]]
**[[Reponieren]]
**[[Schutzfrist]]
**[[Verschlusssache]]
**[[Zugang]]
*[[Sammeln]]
**[[Depositalvertrag]]
**[[Depositum]]
**[[Druckschriften]]
**[[Ergänzungsdokumentation]]
**[[Flugblatt]]
**[[Fotosammlung]]
**[[Kartensammlung]]
**[[Nachlass]]
**[[Plakat]]
**[[Sammlungsgut]]
**[[Schenkung]]
**[[Tondokumente]]
*[[Bestandserhaltung]]
**[[Bestand]]
**[[Bestandserhaltung]]
**[[Ersatzverfilmung]]
**[[Sicherungsverfilmung]]
*[[Öffentlichkeitsarbeit]]
**[[Archivpädagogik]]
**[[Öffentlichkeitsarbeit]]
!!Archivtypen
*[[Adelsarchiv]]
*[[Archiv]]
*[[Familienarchiv]]
Unter einem s. I. versteht man ein Findmittel, das Archivalien entweder eines Bestandes oder beständeübergreifend zu ausgewählten thematischen Stichpunkten erfasst.
Ausgehend vom mittelalterlichen Begriff inventarium (Verzeichnis) verschaffen Inventare allgemein einen Überblick über die Zusammensetzung einer aus verschiedenen Stücken bestehenden Einheit, sei es ein Archivbestand oder eine Schiffsladung. Die Entstehung und Entwicklung von s. I. als Recherchehilfsmittel in Archiven kann aufgrund des mangelhaften Forschungsstandes kaum nachvollzogen werden. Im heutigen archivischen Kontext sind mehrere Varianten, z. B. das analytische oder das Vollinventar, vom s. I. zu unterscheiden. Sie dienen dazu, das in Archiven mehrheitlich beachtete [[Provenienzprinzip]] für den Nutzer in das [[Pertinenzprinzip]] zu übertragen. Letzteres wird oft unbewusst von Nutzern angewendet, wenn sie mit einer konkreten Fragestellung an das Archiv herantreten. Zur Information der Nutzer erstellt, werden s. I. in aller Regel veröffentlicht. Die Auswertung kann entweder nur die im Archiv verwahrten Archivalien umfassen, oder auch weitere Quellen, z. B. Bibliotheksbestände, einschließen. Ein s. I. kann daher zwar die Nutzung der Archivbestände vereinfachen, jedoch lassen sich verschiedene Einwände formulieren. Die Erstellung einer derartigen Übersicht ist ausgesprochen aufwändig und verlangt vom Bearbeiter einerseits die hervorragende Kenntnis der Bestände, sollen die Betreffe zu einem Stichpunkt möglichst erschöpfend erfasst werden. Andererseits setzen s. I. ein hohes Abstraktionsvermögen voraus, da die Bedeutung eines Archivale für unterschiedlichste Fragestellungen berücksichtigt werden muss. Beinhaltet ein s. I. die Bestände mehrerer Archive, so ist die Menge der anfallenden Daten nur noch von Arbeitsgruppen aus mehreren Personen zu bewältigen. Angesichts des unvermeidbar begrenzten Forschungsüberblicks des Bearbeiters und des selten vollständigen Erschließungszustands eines Archivs können s. I. allerdings nie vollständig sein. Um zu verhindern, dass sie allzu schnell veralten, sind s. I. nur bei abgeschlossenen Beständen ratsam. Zudem führt der mit der Erstellung verbundene Aufwand dazu, dass sie hauptsächlich für Bestände oder Bestandsgruppen erarbeitet werden, die stark genutzt werden. Einheitliche Kriterien für die Anlage von s. I. existieren nicht, so dass die Ausführlichkeit der Angaben je nach Werk oder Herausgeber stark variiert.
Der Begriff Spezialinventar wird oft synonym verwandt. Dagegen stellen die englischen bzw. französischen Äquivalente inventory und guide bzw. inventaire und guide (de recherche oder thématique) keine exakten Entsprechungen dar.
Es bleibt abzuwarten, ob und inwieweit die Bedeutung zumindest von gedruckten s. I. durch die Suchfunktion in archivischen ~Internet-Auftritten oder Datenbanken zurückgehen wird. Diese er-möglichen eine je nach Tiefe der Verzeichnung mehr oder weniger ausführliche Übersicht auf Basis des aktuellen Forschungs- und Erschließungsstands.
Thomas Krämer
Literatur:
Adolf Brenneke/Wolfgang Leesch (Hrsg.), Archivkunde. Bd. 2: Internationale Auswahlbibliografie, München u.a. ^^2^^1993, S. 92; Richard ~Pearce-Moses (Hrsg.), A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago, Ill. 2005, S. 217-218; Volker Beckmann, Spezialinventar und -bibliografie: Archivalien, Sammlungsgut und Literatur zur deutsch-jüdischen Geschichte des 19./20. Jahrhunderts in ~Ostwestfalen-Lippe. Herford 2004, <http://forge.fh-potsdam.de/~ABD/wa/Diplomarbeiten/Diplomarbeiten_Dokumente/Diplomarbeit_Volker_Beckmann.pdf> (14.3.2011); Direction des Archives de France (Hrsg.), Dictionnaire de terminologie archivistique, Paris 2007, S. 21; Kathleen Feeney, Retrieval of Archival Finding Aids using ~World-Wide-Web Search Engines, in: American Archivist, 62 (1999), S. 208; Peter Honigmann, Die Akten des Exils. Betrachtungen zu den mehr als hundertjährigen Bemühungen um die Inventarisierung von Quellen zur Geschichte der Juden in Deutschland, in: Der Archivar, 54 (2001), S. 23-31; Hellmut Kretzschmar, Gedanken über Archivinventare, in: Archivalische Zeitschrift, 50/51 (1955), S. 185-191; Brigitta Nimz, Archivische Erschließung, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster 2004, S. 118; Mechthild Maenecke, Spezialinventare als theoretisches Problem. Begriffsklärung, in: Archivmitteilungen, 41 (1991), S. 137; Heinrich O. Meisner, Archivarische Berufssprache, in: Archivalische Zeitschrift, 42/43 (1934), S. 267-270; ders.: Grundzüge einer deutschen Archivterminologie. Referentenentwurf des Ausschusses für deutsche Archivsprache, in: Archivmitteilungen, 4 (1960), S. 149; Sabine Richter, Die formale Beschreibung von Dokumenten in Archiven und Bibliotheken. Perspektiven des Datenaustauschs. Master’s Thesis des Zusatzstudiengangs Bibliotheks- und Informationswissenschaft der FH Köln. Köln 2005, <http://www.afz.lvr.de/archivberatung/themen_und_texte/erschliessung/richter2004.pdf> (14.3.2011); Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg 2000, S. 87 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20).
Unter S. bzw. Sammlungstätigkeit im [[Archiv]] versteht man die systematische Suche, Beschaffung, Zusammenstellung, [[Ordnung|Ordnen]], [[Verzeichnung|Verzeichnen]] und (Auf)bewahrung von Unterlagen unterschiedlicher Herkunft nach inhaltlichen oder formalen Kriterien sowie die Einwerbung und Übernahme privater Sammlungen als [[Depositum]], durch Kauf oder [[Schenkung]]. Sammlungen werden zur [[Erschließung|Erschließen]] und Ergänzung der amtlichen Bestände angelegt und sollen in Übereinstimmung mit den Dokumentationszielen des Archivs dazu beitragen, die Gesellschaft in all ihren Facetten zu dokumentieren und eine möglichst aussagekräftige Überlieferung zu bilden.
Zu Beginn des 19. Jahrhunderts dienten Archive in erster Linie als Sicherungsort für die Rechtsnachweise und sahen es zunächst nicht als ihre Aufgabe, Sammlungen anzulegen. Das änderte sich jedoch grundlegend mit dem zunehmenden Geschichtsbewusstsein der breiteren Öffentlichkeit: 1879 forderte der Gesamtverein der deutschen Geschichts- und Altertumsvereine die Archive im Hinblick auf eine umfassende Dokumentation der Geschichte für die Nachwelt zum Anlegen von Sammlungen auf. Seitdem wird in der Fachliteratur über die Bedeutung der Sammlungstätigkeit diskutiert. Brenneke/Leesch, Enders und Löhr halten die Sammlungstätigkeit lediglich für eine „Nebenaufgabe“ (Brenneke/Leesch, S. 38) des Archivars. Booms und Haase dagegen plädieren mit dem Ziel einer umfassenden „Dokumentation des öffentlichen Lebens“ (Booms, S. 40) für das S. Die meisten Archivgesetze sehen die Übernahme nichtamtlicher Unterlagen vor, sofern ein öffentliches Interesse an besagten Unterlagen besteht, und stellen das Anlegen von Sammlungen damit dem Ermessen der Archive anheim.
Die Gründe für die Sammlungstätigkeit der Archive sind vielfältig. Setzte vor dem Hintergrund von Kriegsverlusten, gezielter Aktenvernichtung und dem mit der Zunahme von [[massenhaft gleichförmigem Schriftgut|Massenakten]] einhergehenden Informationsverlust in der amtlichen Überlieferung in den 1960er Jahren eine vermehrte Sammlungstätigkeit in den Archiven ein, so wird gegenwärtig auch deswegen gesammelt, weil die gesellschaftliche Lebenswelt durch die Beteiligung verschiedener Einrichtungen und Gruppen an der Gestaltung des öffentlichen Lebens und durch die zunehmende Individualisierung der Gesellschaft im amtlichen Schriftgut nicht mehr in ausreichendem Maße dokumentiert wird.
Wegen der Bedeutung vieler Sammlungen für die Überlieferung wird die Sammlungstätigkeit heute im Allgemeinen zu den zentralen Aufgaben der Archive gezählt, sollte aus fachlichen Gründen jedoch in „klar festgelegte[n] Grenzen“ (~Bull-Reichenmiller, S. 266) erfolgen. In den „Richtlinien für die [[Ergänzungsdokumentation]] im Landesarchiv ~Baden-Württemberg“ vom 16. April 2008 beispielsweise heißt es, dass sich die Sammlungstätigkeit des Landesarchivs auf Unterlagen beschränken müsse, die „zusätzliche Informationen über die Tätigkeit staatlicher Stellen enthalten“, in privatrechtlichen Einrichtungen entstehen, die zuvor staatlich waren, oder für das Land von „hohem Erinnerungswert“ seien (Richtlinien, S. 1). Vor diesem Hintergrund wird in vielen Archiven auf Sammelstrategien und Akquisitionskonzepte wie etwa die Überlieferungsbildung im Verbund und die Abstimmung mit anderen kulturellen Einrichtungen wie Museen, Bibliotheken oder Universitäten gesetzt. Weitere Kriterien für die Übernahme von Sammlungen und [[Sammlungsgut]] können u.a. die Abschätzung der kulturhistorischen Bedeutung einer Sammlung in Bezug auf die Geschichte des Archivsprengels und das Dokumentationsprofil des Archivs, die Authentizität und Originalität, die innere Kohärenz sowie der materielle Zustand einer Sammlung sein.
Juliane Henzler
Literatur:
Hans Ammerich/Ulrich Helbach, Sammlungen in kirchlichen Archiven. Eine Einführung in die Thematik, in: Archivische Sammlungen, Speyer 1997 (Beiträge zum Archivwesen der katholischen Kirche Deutschlands 5), S. 5-10; Götz Bettge, Nichtamtliches Archivgut – Ballast oder Notwendigkeit, in: Aufgaben kommunaler Archive: Anspruch und Wirklichkeit. Referate des 5. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) vom 29. bis 31. Oktober 1996 in Wernigerode/Harz, Münster 1997 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 9), S. 46-53; Hans Booms, Gesellschaftsordnung und Überlieferungsbildung. Zur Problematik archivarischer Quellenbewertung, in: Archivalische Zeitschrift 68, 1972, S. 3-40; ~Hans-Stephan Brather, Registraturgut – Archivgut – Sammlungen. Beiträge zu einer Diskussion, in: Archivmitteilungen 5 (1962), S. 158-167; Adolf Brenneke/Wolfgang Leesch (Bearb.), Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens, Leipzig 1953; Reinhold Brunner, Ballast oder zentrale Archivkategorie? Zum Stellenwert von ~Sammlungsgut in kommunalen Archiven, in: Norbert Reimann/Uwe Schaper/Michael Scholz (Hrsg.), Sammlungen in Archiven, Berlin/Potsdam 2006 (Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv 3), S. 23-41; Margareta ~Bull-Reichenmiller, Sammlungen und Sammeltätigkeit im Hauptstaatsarchiv Stuttgart, in: Gregor Richter (Hrsg.), Aus der Arbeit des Archivars. Festschrift für Eberhard Gönner, Stuttgart 1986 (Veröffentlichungen der Staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 44), S. 265-280; Gerhart Enders, Archivverwaltungslehre, Berlin 1962 (Archivwissenschaft und historische Hilfswissenschaften 1); Carl Haase, Kassation – eine Überlebensfrage für die Archive, in: Der Archivar 26/3 (1973), Sp. 395-400; Wolfgang Löhr, Archiv, Teil 6: Kommunalarchivische Sammlungen, Berlin 1994; Bernd Ottnand, Dokumentation – insbesondere zeitgeschichtliche Sammlungen – aus der Sicht der Staatsarchive, in: Der Archivar 17/1 (1964), Sp. 67-76; Positionspapier „Das historische Erbe sichern! Was ist aus kommunaler Sicht Überlieferungsbildung?“ Empfehlung der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (26. April 2004), online unter <http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Positionspapier_Ueberlieferungsbildung.pdf> (14.4.2012); Richtlinien für die Ergänzungsdokumentation im Landesarchiv ~Baden-Württemberg vom 16. April 2008, online unter <http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/42375/Richtlinien_Ergaenzungsdokumentation_160408.pdf> (14.4.2012); Uwe Schaper, Bedeutung der nichtamtlichen Überlieferung für Kommunalarchive, in: Marcus Stumpf/Katharina Tiemann (Hrsg.), Nichtamtliches Archivgut in Kommunalarchiven, Teil 1: Strategien, Überlieferungsbildung, Erschließung. Beiträge des 19. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) in Eisenach vom 10.-12. November 2010, Münster 2011, S. 9-21; Wilfried Schöntag, Nichtstaatliches Archivgut: Gefährdungen und Möglichkeiten der Sicherung in Zeiten knapper Ressourcen, in: Robert Kretzschmar (Hrsg.), Nichtstaatliche und audiovisuelle Überlieferung. Gefährdungen und Lösungswege zur Sicherung, Stuttgart 1997 (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 8), S. 25-31; Gunnar Teske, Sammlungen und nichtamtliche Überlieferung, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster ^^2^^2008, S. 141-164; Alice van Diepen, Zur Entwicklung von Kriterien für den Erwerb privater Archive und Sammlungen, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 62 (2005), S. 7-12.
Unter S. im [[Archiv]] versteht man die systematische Suche, Beschaffung, Zusammenstellung, [[Ordnung|Ordnen]], [[Verzeichnung|Verzeichnen]] und (Auf)bewahrung von Unterlagen unterschiedlicher Herkunft nach inhaltlichen oder formalen Kriterien sowie die Einwerbung und Übernahme privater Sammlungen als [[Depositum]], durch Kauf oder [[Schenkung]]. Sammlungen werden zur [[Erschließung|Erschließen]] und [[Ergänzung|Ergänzungsdokumentation]] der amtlichen Bestände angelegt und sollen in Übereinstimmung mit den Dokumentationszielen des Archivs dazu beitragen, die Gesellschaft in all ihren Facetten zu dokumentieren und eine möglichst aussagekräftige Überlieferung zu bilden.
Zu Beginn des 19. Jahrhunderts dienten Archive in erster Linie als Sicherungsort für die Rechtsnachweise und sahen es zunächst nicht als ihre Aufgabe, Sammlungen anzulegen. Das änderte sich jedoch grundlegend mit dem zunehmenden Geschichtsbewusstsein der breiteren Öffentlichkeit: 1879 forderte der Gesamtverein der deutschen Geschichts- und Altertumsvereine die Archive im Hinblick auf eine umfassende Dokumentation der Geschichte für die Nachwelt zum Anlegen von Sammlungen auf. Seitdem wird in der Fachliteratur über die Bedeutung der S. diskutiert. Brenneke/Leesch, Enders und Löhr halten die S. lediglich für eine „Nebenaufgabe“ (Brenneke/Leesch, S. 38) des Archivars. Booms und Haase dagegen plädieren mit dem Ziel einer umfassenden „Dokumentation des öffentlichen Lebens“ (Booms, S. 40) für das S. Die meisten Archivgesetze sehen die Übernahme nichtamtlicher Unterlagen vor, sofern ein öffentliches Interesse an besagten Unterlagen besteht, und stellen das Anlegen von Sammlungen damit dem Ermessen der Archive anheim.
Die Gründe für die S. der Archive sind vielfältig. Setzte vor dem Hintergrund von Kriegsverlusten, gezielter Aktenvernichtung und dem mit der Zunahme von [[massenhaft gleichförmigem Schriftgut|Massenakten]] einhergehenden Informationsverlust in der amtlichen Überlieferung in den 1960er Jahren eine vermehrte S. in den Archiven ein, so wird gegenwärtig auch deswegen gesammelt, weil die gesellschaftliche Lebenswelt durch die Beteiligung verschiedener Einrichtungen und Gruppen an der Gestaltung des öffentlichen Lebens und durch die zunehmende Individualisierung der Gesellschaft im amtlichen Schriftgut nicht mehr in ausreichendem Maße dokumentiert wird.
Wegen der Bedeutung vieler Sammlungen für die Überlieferung wird die S. heute im Allgemeinen zu den zentralen Aufgaben der Archive gezählt, sollte aus fachlichen Gründen jedoch in „klar festgelegte[n] Grenzen“ (~Bull-Reichenmiller, S. 266) erfolgen. In den „Richtlinien für die [[Ergänzungsdokumentation]] im Landesarchiv ~Baden-Württemberg“ vom 16. April 2008 beispielsweise heißt es, dass sich die S. des Landesarchivs auf Unterlagen beschränken müsse, die „zusätzliche Informationen über die Tätigkeit staatlicher Stellen enthalten“, in privatrechtlichen Einrichtungen entstehen, die zuvor staatlich waren, oder für das Land von „hohem Erinnerungswert“ seien (Richtlinien, S. 1). Vor diesem Hintergrund wird in vielen Archiven auf Sammelstrategien und Akquisitionskonzepte wie etwa die Überlieferungsbildung im Verbund und die Abstimmung mit anderen kulturellen Einrichtungen wie Museen, Bibliotheken oder Universitäten gesetzt. Weitere Kriterien für die Übernahme von Sammlungen und [[Sammlungsgut]] können u.a. die Abschätzung der kulturhistorischen Bedeutung einer S. in Bezug auf die Geschichte des Archivsprengels und das Dokumentationsprofil des Archivs, die Authentizität und Originalität, die innere Kohärenz sowie der materielle Zustand einer S. sein.
Juliane Henzler
Literatur:
Hans Ammerich/Ulrich Helbach, Sammlungen in kirchlichen Archiven. Eine Einführung in die Thematik, in: Archivische Sammlungen, Speyer 1997 (Beiträge zum Archivwesen der katholischen Kirche Deutschlands 5), S. 5-10; Götz Bettge, Nichtamtliches Archivgut – Ballast oder Notwendigkeit, in: Aufgaben kommunaler Archive: Anspruch und Wirklichkeit. Referate des 5. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) vom 29. bis 31. Oktober 1996 in Wernigerode/Harz, Münster 1997 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 9), S. 46-53; Hans Booms, Gesellschaftsordnung und Überlieferungsbildung. Zur Problematik archivarischer Quellenbewertung, in: Archivalische Zeitschrift 68, 1972, S. 3-40; ~Hans-Stephan Brather, Registraturgut – Archivgut – Sammlungen. Beiträge zu einer Diskussion, in: Archivmitteilungen 5, 1962, S. 158-167; Adolf Brenneke/Wolfgang Leesch (Bearb.), Archiv¬kunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens, Leipzig 1953; Reinhold Brunner, Ballast oder zentrale Archivkategorie? Zum Stellenwert von ~Sammlungsgut in kommunalen Archiven, in: Norbert Reimann/Uwe Schaper/Michael Scholz (Hrsg.), Sammlungen in Archiven, Berlin/Potsdam 2006 (Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv 3), S. 23-41; Margareta ~Bull-Reichenmiller, Sammlungen und ~Sammeltätigkeit im Hauptstaatsarchiv Stuttgart, in: Gregor Richter (Hrsg.), Aus der Arbeit des Archivars. Festschrift für Eberhard Gönner, Stuttgart 1986 (Veröffentlichungen der Staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 44), S. 265-280; Gerhart Enders, Archivverwaltungslehre, Berlin 1962 (Archivwissenschaft und historische Hilfswissenschaften 1); Carl Haase, Kassation – eine Überlebensfrage für die Archive, in: Der Archivar 26/3, 1973, Sp. 395-400; Wolfgang Löhr, Archiv, Teil 6: Kommunalarchivische Sammlungen, Berlin 1994; Bernd Ottnand, Dokumentation – insbesondere zeitgeschichtliche Sammlungen – aus der Sicht der Staatsarchive, in: Der Archivar 17/1, 1964, Sp. 67-76; Positionspapier „Das historische Erbe sichern! Was ist aus kommunaler Sicht Überlieferungsbildung?“ Empfehlung der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (26. April 2004), online unter <http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Positionspapier_Ueberlieferungsbildung.pdf> [14.4.2012]; Richtlinien für die ~Ergänzungsdokumentation im Landesarchiv ~Baden-Württemberg vom 16. April 2008, online unter <http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/42375/Richtlinien_Ergaenzungsdokumentation_160408.pdf> [14.4.2012]; Uwe Schaper, Bedeutung der nichtamtlichen Überlieferung für Kommunalarchive, in: Marcus Stumpf/Katharina Tiemann (Hrsg.), Nichtamtliches Archivgut in Kommunalarchiven, Teil 1: Strategien, Überlieferungsbildung, Erschließung. Beiträge des 19. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) in Eisenach vom 10.-12. November 2010, Münster 2011, S. 9-21; Wilfried Schöntag, Nichtstaatliches Archivgut: Gefährdungen und Möglichkeiten der Sicherung in Zeiten knapper Ressourcen, in: Robert Kretzschmar (Hrsg.), Nichtstaatliche und audiovisuelle Überlieferung. Gefährdungen und Lösungswege zur Sicherung, Stuttgart 1997 (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg 8), S. 25-31; Gunnar Teske, Sammlungen und nichtamtliche Überlieferung, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster ^^2^^2008, S. 141-164; Alice van Diepen, Zur Entwicklung von Kriterien für den Erwerb privater Archive und Sammlungen, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 62, 2005, S. 7-12.
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S. umfasst zum einen Materialien, die unter einem bestimmten thematischen Gesichtspunkt von einem Archiv gezielt gesammelt werden ([[Sammeln]]), zum anderen privates Schriftgut, das außerhalb der Registraturen der Verwaltung des Archivträgers entstanden ist. S. dieser beiden Kategorien wird zumeist vom Archiv aktiv eingeworben und zeichnet sich durch seinen nichtamtlichen Charakter aus.
S. und Archivgut - auch als nichtamtliches und amtliches Archivgut bezeichnet - werden häufig als Gegenbegriffe verwendet. Es handelt sich dabei allerdings nicht um eine Einteilung oder Kategorisierung von Archivaliengattungen. Vielmehr hebt die Unterscheidung auf den Entstehungszusammenhang der Unterlagen und Materialien ab. Trotzdem gibt es Archivaliengattungen, die traditionell als S. bezeichnet werden. So werden u.a. Zeitungen und Zeitungsausschnitte, [[Plakate|Plakat]] und [[Flugblätter|Flugblatt]], [[Fotos|Fotosammlung]] und Filme in Sammlungen zusammengestellt. Unter privatem Schriftgut versteht man beispielsweise [[Nachlässe|Nachlass]], Vereins- und Verbandsschriftgut oder Unterlagen politischer Parteien.
Eine Sonderform der archivischen Sammlungen stellen die Selekte dar. Sie bestehen aus charakteristischen Unterlagen, die aus lagerungstechnischen Gründen aus Archivbeständen herausgenommen und unter Verweis auf ihre Provenienz separat zusammengefasst wurden. Auch wenn Selekte in Archiven oft als Sammlungen bezeichnet werden, so können die dort aufbewahrten Archivalien nicht als S. im engeren Sinne gelten, da sie zumeist zusammen mit dem Ursprungsbestand bei einer regulären Übernahme in ein Archiv gelangt sind und deshalb zum amtlichen Archivgut gehören.
Ziel archivischer Sammlungen ist es, die Geschichte des jeweiligen Archivsprengels zu dokumentieren. Dabei soll das S. die amtlichen Archivbestände ergänzen ([[Ergänzungsdokumentation]]). Während bisher Archivgut durch Definitionen in archivwissenschaftlichen Publikationen oftmals wichtiger eingeschätzt wurde als S., tendiert die neuere Archivwissenschaft dazu, amtliche und nichtamtliche Überlieferung gleichwertig zu behandeln. In aktuellen Archivgesetzen allerdings wird noch immer eine wertende Unterscheidung getroffen.
Archivisches S. wird von jenem in Museen und Bibliotheken abgegrenzt. Dabei ist lediglich eine grobe Unterscheidung möglich: Museen sammeln 3-~D-Objekte, Bibliotheken interessieren sich vor allem für Bücher, während in Archiven in der Regel zweidimensionale Materialien mit Unikatcharakter aufbewahrt werden. Überschneidungen ergeben sich im Bereich von Nachlässen und ähnlichem und erfordern eine genaue Absprache zwischen den kulturellen Einrichtungen.
Johanne Maria Küenzlen
Literatur:
Hans Ammerich/Ulrich Helbach, Sammlungen in kirchlichen Archiven - eine Einführung in die Thematik, in: Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland (Hrsg.), Archivische Sammlungen, Speyer 1997, S. 5-10 (Beiträge zum Archivwesen der katholischen Kirche Deutschlands 5); Irmgard Christa Becker, Grundfragen der kommunalen Überlieferungsbildung, in: Norbert Reimann/Uwe Schaper/Michael Scholz (Hrsg.), Sammlungen in Archiven, Berlin/Potsdam 2006, S. 9-21 (Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv 3); Götz Bettge, Nichtamtliches Archivgut - Ballast oder Notwendigkeit, in: Westfälisches Archivamt (Hrsg.), Aufgaben kommunaler Archive: Anspruch und Wirklichkeit, Münster 1997, S. 46-50 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 9); ~Hans-Stephan Brather, Registraturgut - Archivgut - Sammlungen: Beiträge zu einer Diskussion, in: Archivmitteilungen XII (1962), Heft 5, S. 158-167; Adolf Brenneke, Archivkunde: Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des Europäischen Archivwesens, Leipzig 1953; Reinhold Brunner, Ballast oder zentrale Archivkategorie? Zum Stellenwert von Sammlungsgut in kommunalen Archiven, in: Norbert Reimann/Uwe Schaper/Michael Scholz (Hrsg,), Sammlungen in Archiven, Berlin/Potsdam 2006, S. 23-41 (Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv 3); Heinrich Otto Meisner, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Göttingen 1969; Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Band 1, Teil I: Einführung, Grundbegriffe, Terminologie, Marburg ^^2^^1983; Uwe Schaper, Bedeutung der nichtamtlichen Überlieferung für Kommunalarchive, in: Marcus Stumpf/Katharina Tiemann (Hrsg.), Nichtamtliches Archivgut in Kommunalarchiven - Teil 1: Strategien, Überlieferungsbildung, Erschließung. Beiträge des 19. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) in Eisenach vom 10. – 12. November 2010, Münster 2011, S. 9-21; Gunnar Teske, Sammlungen und nichtamtliche Überlieferung, in: Nobert Reimann, Praktische Archivkunde: Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster ^^3^^2008, S.141-164; Thomas Trumpp, Sammlungen in der Überlieferungsbildung und -abgrenzung des Bundesarchivs, in: Heinz Beberach/Hans Booms (Hrsg.), Aus der Arbeit des Bundesarchivs: Beiträge zum Archivwesen, zur Quellenkunde und Zeitgeschichte, Boppard am Rhein 1978, S. 273-280.
Eine S. ist eine Zuwendung, durch die jemand aus seinem Vermögen einen anderen bereichert, sofern beide Teile darüber einig sind, dass die Zuwendung unentgeltlich, also unabhängig von einer Gegenleistung erfolgt (§ 516 BGB). Im weiteren Sinne kann der Begriff auch den der S. zu Grunde liegenden Vertrag oder den Schenkungsgegenstand bezeichnen. Für Archive stellt die S. – neben etwa dem Kauf oder der letztwilligen [[Verfügung]] – eine Möglichkeit dar, nichtamtliches Archivgut zu erwerben.
Das deutsche Bundesarchivgesetz thematisiert die Annahme von Schenkungen nicht, unter den Landesarchivgesetzen lediglich jenes des Landes Brandenburg. Dort heißt es: „Das Brandenburgische Landeshauptarchiv übernimmt auch Archivgut anderer Herkunft, insbesondere [...] 4. Unterlagen aufgrund letztwilliger Verfügungen und Schenkungen“ (§14 (3) ~BbgArchivG). Gemäß des Bundesarchivgesetzes Österreichs kann das Österreichische Staatsarchiv für den Bund durch Schenkungen und letztwillige Verfügungen Vermögen erwerben. Dafür bedarf es allerdings der Zustimmung des Bundeskanzlers im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen (§17 (1) ~BarchG).
Die 2003 vom Bundesinnenministerium erlassene „Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Förderung von Tätigkeiten des Bundes durch Leistungen Privater (Sponsoring, Spenden und sonstige Schenkungen)“ definiert den Umgang mit Zuwendungen von Geld-, Sach- oder Dienstleistungen durch Private an Dienststellen des Bundes, mit der der Sponsor eine Tätigkeit der Verwaltung mit dem Ziel fördert, dadurch einen gewerblichen oder sonst öffentlichkeitswirksamen Vorteil zu erreichen. Gemäß dieser ist durch die beschenkte Behörde zu beachten, dass öffentliche Aufgaben grundsätzlich durch Haushaltsmittel zu finanzieren sind und derartige Leistungen entsprechend nur ergänzenden Charakter haben dürfen. Sponsoring in Kultur, Bildung und Wissenschaft ist zulässig, wenn eine Beeinflussung der Verwaltung sowie der Anschein einer Beeinflussung auszuschließen ist. Die Annahme bedarf der schriftlichen Einwilligung der obersten Dienstbehörde. Sponsoring ist gegenüber der Öffentlichkeit offenzulegen und aktenkundig zu machen.
Bei der S. handelt es sich um einen Schuldvertrag, der nur einseitig – nämlich für den alleinig eine Leistung erbringenden Schenker – verpflichtend ist (§ 516 (1) BGB). Im Gegensatz zu einer Gefälligkeit ist die S. durch ihren Vertragscharakter rechtlich bindend. Ein der S. vorausgehendes Schenkungsversprechen (d.h. die Willenserklärung des Schenkers) bedarf der notariellen Beurkundung; ein Mangel derselben wird durch den Vollzug der S. geheilt (§ 518 BGB). Anders als der Verkäufer haftet der Schenker bei Leistungsstörungen sowie Rechts- und Sachmängeln lediglich bei Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 521 BGB). Eine Sonderform der S. stellt die Handschenkung dar, die formlos, ohne vorangegangene Zusage und im gegenseitigen Einvernehmen, dass keine Gegenleistung erfolgt, vollzogen wird (z.B. Geburtstagsgeschenk).
Eine S. kann rückgängig gemacht oder verweigert werden, wenn sie die Verarmung des Schenkers zur Folge hat (§ 518 BGB); in diesem Fall kann der Schenker bzw. das für ihn zuständige Sozialamt Schenkungen der letzten zehn Jahre zurückfordern. Weiterhin kann die S. bei grobem Undank des Beschenkten gegen den Schenker zurückgefordert werden (§ 530 BGB), und zwar innerhalb eines Jahres nach Bekanntwerden der Verfehlung. Als grober Undank gilt etwa schwere Beleidigung, grundlose Strafanzeige, körperliche Misshandlung oder Bedrohung des Lebens.
Die S. kann mit einer Auflage verbunden werden. Der Schenker kann die Vollziehung der Auflage verlangen, wenn er seinerseits geleistet hat. Liegt die Vollziehung der Auflage im öffentlichen Interesse, so kann nach dem Tod des Schenkers auch die zuständige Behörde die Vollziehung verlangen. Unterbleibt die Vollziehung, kann der Schenker die Herausgabe des Geschenks nach den Vorschriften über die Herausgabe einer ungerechtfertigten Bereicherung verlangen. Allerdings kann die Vollziehung verweigert werden, wenn die Höhe der erforderlichen Aufwendungen den Wert der S. übertrifft (§§ 525-527 BGB).
Einen Sonderfall stellt die S. von Todes wegen dar. Sie unterliegt grundsätzlich den erbrechtlichen Formvorschriften (§ 2301 (1) BGB). Eine S. von Todes wegen liegt vor, wenn die Zuwendung erst nach dem Tode des Schenkers vollzogen wird (§ 163 BGB) und die vertragliche Leistungsverpflichtung durch das Überleben des Beschenkten bedingt ist (meist in Form einer aufschiebenden Bedingung nach § 158 (1) BGB). Wird die S. jedoch bereits zu Lebzeiten des Schenkers vollzogen, sind die allgemeinen Schenkungsregeln (§§ 516ff. BGB) anwendbar (§ 2301 (2) BGB).
Mirko Crabus
Literatur:
Siegfried Becker/Klaus Oldenhage, Bundesarchivgesetz. Handkommentar, ~Baden-Baden 2006; Brandenburgisches Archivgesetz, <http://www.landeshauptarchiv-brandenburg.de/netCmsFrames.aspx?PageID=52&ItemID=71&NavIndex=01.04> (30.5.2012); Bundesarchivgesetzblatt für die Republik Österreich. 162. Bundesgesetz über die Sicherung, Aufbewahrung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz), <http://www.oenb.at/de/img/bundesarchivgesetz_tcm14-15126.pdf> (30.5.2012); Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) mit den Nebengesetzen zum Verbraucherschutz, Mietrecht und Familienrecht, Regensburg ^^3^^2009; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); o.A., Art. „Schenkung“, <http://de.wikipedia.org/wiki/Schenkung> (30.5.2012); Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005 (Archival Fundamentals series 2); Rainer Polley, Rechtsfragen II. Spezialprobleme des Erwerbs, der Erschließung, der Benutzung und der Verwertung von Nachlassdokumenten. Referat auf der Fortbildungsveranstaltung der Archivschule Marburg AK 12 „Nachlässe. Privates Schriftgut in Archiven“ vom 21.-23.10.2011; Dieter Strauch, Das Archivalieneigentum. Untersuchungen zum öffentlichen und privaten Sachenrecht deutscher Archive, Köln 1998 (Landschaftsverband Rheinland, Archivberatungsstelle Rheinland, Archivhefte 31).
Gesamtheit aller Tätigkeiten bei der Anlage und Verwaltung von Unterlagen, d.h. das [[Ordnen]], Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und [[Aussondern|Aussonderung]] von Schriftgut. Ziel ist es, aus den Dokumenten und Akten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der genannten Stellen nachvollziehbar zu halten. S. wird auch als Bezeichnung für die Institution verwendet, die mit diesen Aufgaben betraut ist.
Als synonyme Begriffe werden Aktenführung oder [[Records Management]] verwendet. Ersterer umfasst jedoch nur einen Teil der Aufgaben, während letzterer zahlreiche weitere Tätigkeiten aus allen Phasen des [[Lebenszyklus]] beinhaltet und damit über das in Deutschland verbreitete Verständnis von S. hinausgeht.
Mit der Entwicklung des Aktenwesens im 15. und 16. Jahrhundert und dem folgenden Zuwachs an Schriftgut wurden bald andere Formen der Ordnung und Registrierung von Schriftgut notwendig, um weiterhin einen gezielten Zugriff auf die Unterlagen zu gewährleisten. Bis zum 19. Jahrhundert bildeten sich standardisierte Abläufe und Hilfsmittel der S. heraus, im Verlauf des 19. Jahrhunderts wurde die Entwicklung zur organisatorisch selbständigen S. abgeschlossen. Den starken Anstieg der Schriftgutproduktion seit der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts konnte die traditionelle S. nicht mehr bewältigen. Die so genannte Büroreform, die in den 1920er Jahren ihren Höhepunkt erreichte, versuchte deshalb Vereinfachungen in der S. durchzusetzen und zahlreiche Hilfsmittel wie Tagebücher abzuschaffen. Als neues Ordnungskriterium wurde das [[Aktenzeichen]] eingeführt. Der Beruf des Registrators erfuhr eine Abwertung, da die Sachbearbeiterablage favorisiert wurde. Vor allem in der Ablagetechnik setzte sich die Büroreform durch, zum Beispiel wurden fadengeheftete Akten durch Schnellhefter und Stehordner ersetzt.
Die S. verfolgt den Zweck, die Rechtssicherung, Nachvollziehbarkeit und Kontinuität von Verwaltungshandeln zu gewährleisten. Für die Aufgaben des Ordnens, Registrierens, Bereitstellens, Aufbewahrens und [[Aussonderns|Aussonderung]] bedient sie sich verschiedener organisatorischer Hilfsmittel. Durch das [[Ordnen]] wird das Schriftgut zu Akten und Aktenbeständen zusammengefasst, in der Regel auf der Basis eines Aktenplans. Das Registrieren bedeutet das Erfassen formaler und inhaltlicher Merkmale von Dokumenten, Akten und Aktenbeständen. Es dient vor allem dem Nachweis der Akten in einem Aktenverzeichnis und der Terminüberwachung, zum Beispiel bei Wiedervorlagen oder bei Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Das Bereitstellen umfasst alle Tätigkeiten, die das rechtzeitige und vollständige Vorlegen von Schriftgut, zum Beispiel durch das Beifügen von Akten, sowie die Erteilung von Auskünften und das Wiedervorlegen sicherstellen. Das Ablegen und Aufbewahren beinhaltet sowohl das technische Vereinigen der Schriftstücke mit den dazugehörigen Akten nach der Bearbeitung als auch alle damit verbundenen Beschriftungsarbeiten. Auch die Prüfung des rechtzeitigen Übergangs von der Bearbeitung in die [[Registratur]]/Altregistratur und die Auswahl geeigneter Schriftgutbehälter und Lagerungsorte gehören zu dieser Aufgabe. Das abschließend bearbeitete Schriftgut, auf das selten oder nicht mehr zugegriffen wird, wird in die Altregistratur (siehe [[Registratur]]) zurückgelegt und schließlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Archiv angeboten. Hierdurch wird der Umfang der Akten in der Altregistratur verringert und die dauerhafte Aufbewahrung [[archivwürdiger|Archivwürdigkeit (-reife)]] Unterlagen gewährleistet.
Die Mindestanforderungen an die S. werden als Empfehlungen für öffentliche und private Organisationen in zwei internationalen Normen (DIN ISO 15489-1 Information und Dokumentation - S. und DIN ISO 23081-1: Metadaten für Verfahren zur S.) definiert. Die Organisation der S., ihre Ziele und die Umsetzung der Aufgaben werden darüber hinaus vor allem in Geschäftsordnungen sowie als ergänzende Anweisungen in Registraturordnungen und -richtlinien, Aktenordnungen und Verfügungen geregelt.
Literatur:
Botho Brachmann, Die Schriftgutverwaltung in Staat und Wirtschaft, Berlin 1965; Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (Hrsg.), Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis, Köln 2000; Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (Hrsg.), Terminologie der Schriftgutverwaltung, Köln ^^2^^1995; DIN ISO 15489-1 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung – Teil 1: Allgemeines, Berlin 2002; DIN ISO 15489-1 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung – Teil 2: Richtlinien, Berlin 2004; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard 1993; Der Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung/Der Bundesminister des Innern (Hrsg.), Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, Frankfurt a.M. ^^2^^1989; Cornelia Vismann, Akten. Medientechnik und Recht, Frankfurt a.M. ^^2^^2001.
Eine [[Schutzfrist]] (Sperrfrist) (engl.: access date [mehrdeutig] – frz.: délai de communicabilité) ist ein durch eine (Rechts-)Norm definierter Zeitraum, in dem das betroffene Archivgut zur [[Benutzung]] durch Dritte in der Regel nicht vorgelegt werden darf. In bestimmten Fällen kann dies auch die Provenienzstelle selbst betreffen, bei der die Unterlagen entstanden sind. Unter besonderen Voraussetzungen können bestimmte Schutzfristen – ggf. unter Bedingungen und/oder Auflagen – auf Antrag verkürzt werden.
Durch die Öffnung von Archiven für breitere Benutzergruppen und die Öffentlichkeit wurde es notwendig, den [[Zugang]] zu Archivgut zu regeln. Umgesetzt wurde dies beispielsweise durch die Definition von Grenzjahren, bis zu denen Archivgut vorgelegt wurde, während jüngere Unterlagen für die [[Benutzung]] gesperrt blieben. Später mögen auch differenziertere Fristenregelungen Anwendung gefunden haben, die neben besonderen Bestimmungen des jeweiligen Archivträgers auch bestehende, für die [[Benutzung]] von Archivgut relevante, gesetzliche Vorgaben umsetzten. Während die S. (S.) zunächst in Archivsatzungen und Benutzungsordnungen verankert waren, aggregieren die seit 1987 in Deutschland entstandenen Archivgesetze des Bundes und der Länder die unterschiedlichen S. (S.) als allgemein verbindliche Grundlage für den [[Zugang]] zu amtlichem Archivgut in öffentlichen Archiven.
S. (S.) regeln auf normativer Grundlage (Archivgesetze und/oder Benutzungsordnungen) den Ausgleich zwischen den konkurrierenden Rechtsgütern der Freizügigkeit der Archivbenutzung einerseits und der Wahrung von schutzwürdigen Belangen betroffener natürlicher oder juristischer Personen, der Verwaltung oder des Staates andererseits. Beide Interessen sind im Grundgesetz verfassungsrechtlich begründet (z.B. Grundrecht der Informations- und Wissenschaftsfreiheit gegen Grundrecht der informationellen Selbstbestimmung) und damit gleichermaßen zu beachten. In der Regel werden Archivalieneinheiten bei der Verzeichnung dahingehend überprüft, ob sie mit einer S. (S.) zu belegen und entsprechend zu kennzeichnen oder aber – im Ausnahmefall – sofort zugänglich sind. In Fällen, in denen die Erschließungsdaten schutzpflichtige Informationen preisgeben oder entsprechende Rückschlüsse zulassen, sind diese gleichermaßen von einer Veröffentlichung und [[Benutzung]] ausgeschlossen. Die S. (S.) schützen im Archivgut enthaltene sensible Daten und Informationen vor unzulässigen Zugriffen. Dabei ist es nicht das Ziel, den [[Zugang]] zu Archivgut länger zu verweigern bzw. die [[Benutzung]] stärker zu begrenzen als es dem Schutzzweck dient. Die Vergabe von S. (S.) liegt nicht im Belieben des einzelnen Archivs, sondern ist durch Auslegung und Anwendung der gesetzlichen Grundlagen zwingend erforderlich. Andererseits sind Archivalieneinheiten auch zwingend zur [[Benutzung]] freizugeben, wenn der Zeitraum abgelaufen oder der Schutzzweck entfallen ist. Mit dem Antrag auf Schutzfristverkürzung besteht für interessierte potentielle Benutzer die Möglichkeit, überprüfen zu lassen, ob aufgrund von S. (S.) gesperrte Unterlagen in besonderen Fällen doch vorgelegt werden können. Dies kann zutreffen, wenn der Benutzer bestimmte Bedingungen erfüllt (z. B. Nachweis von Lebensdaten, die eine [[Benutzung]] erlauben oder Beibringung der Zustimmung der Betroffenen zur [[Benutzung]]). Alternativ muss das Archiv im Rahmen der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften prüfen, ob die Schutzinteressen ggf. durch geeignete Maßnahmen hinreichend gewährleistet werden können. Solche Maßnahmen können in der Vorlage von geschwärzten Duplikaten bestehen oder in Bedingungen und/oder Auflagen für den Benutzer (z.B. Anonymisierungspflicht). Es besteht kein Anspruch auf Schutzfristverkürzung, jedoch zumeist auf eine ermessensfehlerfreie Bescheidung des Antrags.
S. (S.), die im Bundes- oder den Landesarchivgesetzen definiert sind, betreffen in der Regel öffentliches, d.h. staatliches und in der Regel auch kommunales, amtliches Archivgut sowie dasjenige gleichgestellter Institutionen. Die einzelnen Archivgesetze können hinsichtlich der Geltungsbreite differieren. Nicht-staatliche und private Archive, die bei der Ausgestaltung ihrer Benutzungsbedingungen den Archivgesetzen nicht unterliegen, können in ihrer Satzung oder Benutzungsordnung freiwillig auf Archivgesetze verweisen und damit die S. (S.) der öffentlichen Archive übernehmen.
Im Archivwesen der Bundesrepublik Deutschland sind grundsätzlich drei Arten von S. (S.) zu unterscheiden, die sich in ihrer konkreten Ausgestaltung (v.a. in der Dauer) zwischen einzelnen Bundesländern und dem Bund unterscheiden können:
1. Der allgemeinen S. als Regelschutzfrist unterliegt grundsätzlich alles öffentliche amtliche Archivgut und schließt dieses für einen bestimmten Zeitraum nach Entstehung von der [[Benutzung]] durch Dritte aus. Sie soll das Verwaltungshandeln schützen und ist in den einzelnen Landesarchivgesetzen und dem Bundesarchivgesetz geregelt. Die allgemeine S. kann bei Vorliegen bestimmter Bedingungen in der Regel auf Antrag verkürzt werden.
2. Die S. für personenbezogene Unterlagen wird in der Regel nach dem Todesjahr bzw. hilfsweise nach dem Geburtsjahr der betroffenen Person berechnet, in einigen Archivgesetzen bei fehlender Feststellbarkeit der Lebensdaten auch mittels einer bestimmten Frist nach Entstehung der Unterlagen. Eine Schwierigkeit stellt die Definition von „personenbezogenen Unterlagen“ dar bzw. die Definition der Art und Dichte personenbezogener Informationen, deren Feststellung in Archivgut die S. auslösen. S. für personenbezogene Unterlagen sollen den Persönlichkeitsschutz betroffener lebender und verstorbener Menschen gewährleisten und können nur unter besonderen Umständen und Wahrung der schutzwürdigen Belange verkürzt werden.
3. S. nach Geheimhaltungsvorschriften sind in der Regel die strengsten und längsten S. und beginnen nach Entstehung der betroffenen Unterlagen zu laufen. Sie sind auf bestimmte, als besonders schutzbedürftig eingestufte Informationen anzuwenden und basieren auf Schutznormen außerhalb der engeren Archivgesetzgebung. Dazu zählt beispielsweise Schriftgut, das dem Steuer-, Bank-, Sozial- oder Arztgeheimnis unterliegt. Für S. auf Grundlage von Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung besteht grundsätzlich keine Möglichkeit zur Verkürzung. Neben letztgenannten fallen auch [[Verschlusssachen|Verschlusssache]] unter diese Rubrik.
Von S. (S.) sind andere Gründe des Versagens oder der Einschränkung der [[Benutzung]] von Archivgut abzugrenzen, wie die Sperrung von Beständen aus konservatorischen oder archivorganisatorischen Gründen sowie aufgrund z. B. von Urheberrechten. Zu unterscheiden ist auch die [[Aufbewahrungsfrist]] (vornehmlich für Registraturgut, bei vorzeitiger Übernahme auch von Archivgut), die den Zeitraum definiert, in dem die Provenienzstelle Schriftgut vorzuhalten hat. Privates Archivgut, auch in staatlichen Archiven, kann zusätzlichen und/oder anderen Fristenregelungen unterworfen sein, jedoch sind auch hier die datenschutzrechtlichen Normen zu beachten.
Die Begriffe „Sperrfrist“ und „[[Schutzfrist]]“ sind synonym zu verwenden, wobei „[[Schutzfrist]]“ in jüngerer Zeit verbreiteter ist, da er den positiv konnotierten Zweck und die rechtliche Begründung betont und weniger die negative Folge einer Sperrung von Archivgut für die [[Benutzung]].
Lukas Storch
Literatur:
Irmgard Christa Becker (Hrsg.), Festlegung und Verkürzung. Beiträge zum Workshop der Archivschule Marburg am 3. Mai 2011, Marburg 2012 (Veröffentlichungen der Archivschule 54); Stefan Ittner, Zugangsregelungen zu Archivgut in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder, in: Perspektive Bibliothek 1.1 (2012), S. 196-215; Angelika ~Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006, ND 2011 (Veröffentlichungen der Archivschule 20), S. 99; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 3; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 116; Peter Walne (Hrsg.), Dictionary of Archival Terminology – Dictionaire de terminologie archivistique, ^^2^^München 1988, S. 11.
Standardisiertes Verfahren zur Kopie von Archivgut auf Mikrofilmbänder und deren externe Lagerung zum Schutz der Überlieferung im Katastrophenfall.
Grundlage für die S. ist die 1954 von der UNESCO beschlossene Haager Konvention zum Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten, 1954 und 1999 ergänzt durch zwei Zusatzprotokolle. Mit der Anerkennung der Haager Konvention durch die Bundesrepublik Deutschland übernahm der Bund die Verpflichtung, schon in Friedenszeiten durch präventive Maßnahmen zur Bewahrung von Kulturgut beizutragen. Als solches definiert wird in der Haager Konvention „bewegliches und unbewegliches Gut, das für das kulturelle Erbe aller Völker von großer Bedeutung ist“ (Haager Konvention, Artikel 1), was neben beispielsweise Baudenkmälern, Büchern oder Kunstwerken auch die Schriftgutüberlieferung der Archive einschließt.
Vor diesem Hintergrund entwickelte das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe ein Programm zur bundesweiten Mikroverfilmung von für die Geschichte Deutschlands besonders bedeutenden Archivalien. Infolgedessen wurden im Rahmen der Bundesauftragsverwaltung bei verschiedenen Ländern Verfilmungsstellen eingerichtet, die im August 1961 die Arbeit aufnahmen. Die Reihenfolge, in der das Archivgut verfilmt wird, erfolgt nach Dringlichkeitsstufen, um zu gewährleisten, dass zuerst die wertvollsten Bestände gesichert werden. Gegenwärtig gibt es im Bundesarchiv, im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz und in zwölf Landesarchiven Verfilmungsstellen, bei denen Fachpersonal unter Einhaltung technischer Standards Archivalien einscannt und die schwarz-weiß Aufnahmen auf 35mm-Mikrofilm speichert. Die belichteten Filmbänder werden anschließend auf Großrollen aufgezogen und stapelweise in speziell entwickelten Edelstahlbehältern verpackt. Ein- bis zweimal pro Jahr erfolgt dann der Transport der gefüllten Fässer in den zentralen Bergungsort der Bundesrepublik, den Barbarastollen in Oberried im Schwarzwald, der durch das Völkerrecht besonders geschützt und mit einem dreifachen Kulturgutschutzzeichen gekennzeichnet ist. Dort werden die verpackten Filme in 400 Metern Tiefe bei einer konstanten Temperatur von 10 Grad Celsius eingelagert. Auf diese Weise wird eine Ersatzüberlieferung angelegt, die das Original im Falle der Zerstörung ersetzen kann.
Vorbereitet und begleitet wurde bzw. wird die Umsetzung der S. von dem 1956 gegründeten Fototechnischen Ausschuss der Archivreferentenkonferenz, der inzwischen umbenannt wurde in Ausschuss zur Sicherung und Nutzung durch bildgebende Verfahren – Fototechnik. Dieser beförderte durch die Erarbeitung der 1987 publizierten Grundsätze zur Durchführung der S. von Archivalien die Standardisierung des technischen Verfahrens. Auch initiierte der Ausschuss die Umstellung der S. von Acetat- auf Polyesterfilm, nachdem in den 1970er Jahren die mangelnde Haltbarkeit der Acetatfilme offenkundig geworden war. Nach der Wiedervereinigung Deutschlands wurden dann mehr als 8 Millionen Meter Mikrofilm auf Acetatbasis mit Aufnahmen von Schriftgut aus den Archiven der DDR auf Polyesterfilm übertragen. Gegenwärtig bemüht sich der Ausschuss besonders um die Akzeptanz des Mikrofilms als Sicherungsmedium in der Öffentlichkeit, scheint dieses doch im Zeitalter der Digitalisierung überholt. Zuletzt betonte der Ausschuss in der Saarbrücker Erklärung vom September 2013 die Vorzüge des Mikrofilms, insbesondere die technische und chemische Stabilität sowie die kostengünstige Langzeitlagerung. Allerdings werden auf der Basis von Mikrofilmen zum Teil auch Digitalisate zugunsten einer Schutz- oder Ersatzdigitalisierung angefertigt, die zur Nutzung bereitgestellt werden können und so der [[Bestandserhaltung]] der Originale dienen.
Fremdsprachige Synonyme für S. sind security microfilming und microfilmage de sécurité.
Carina Schmidt
Literatur:
Grundsätze zur Durchführung der Sicherungsverfilmung von Archivalien in der Fassung vom 1. März 1987, in: Der Archivar 40, Heft 3 (1987), Sp. 461-471; Konvention zum Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten vom 14. Mai 1954 (Haager Konvention), <http://www.unesco.de> (13.02.2014); Lexikon Archivwesen der DDR, red. von Elisabeth ~Brachmann-Teubner, 3. Auflage, Berlin 1979; Bernhard Preuss, 50 Jahre Bundessicherungsverfilmung, in: Bevölkerungsschutz 3 (2011), S. 2-7; Saarbrücker Erklärung des Ausschusses Sicherung und Nutzung durch bildgebende Verfahren – Fototechnik vom 26.09.2013, <http://www.bbk.bund.de> (13.02.2014); Uwe Schaper, Sicherungsverfilmung in Traumstadt – Der Fototechnische Ausschuss der ARK, in: Angelika ~Menne-Haritz / Rainer Hofmann (Hrsg.), Archive im Kontext. Öffnen, Erhalten und Sichern von Archivgut in Zeiten des Umbruchs, Düsseldorf 2010 (Schriften des Bundesarchivs 72), S. 405- 416; Steffen Schwalm / Rainer Ullrich (Hrsg.), Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Peter Walne (Hrsg.), Dictionary of archival terminology / Dictionnaire de terminologie archivistique, 2. Auflage, München 1988.
ein Verfahren bzw. Konzept zur elektronischen Signierung von [[Dokumenten|Dokument]], das auf kryptographischen Techniken beruht. Die d.S. kann die eigenhändige Unterschrift als Beglaubigungsmittel bei elektronischen Dokumenten ersetzen. In der Literatur wird die d.S. fälschlicherweise häufig mit der [[elektronischen Signatur|Signatur, elektronische]] gleichgesetzt, wobei die d.S. ein technisches Verfahren beschreibt, während es sich bei der elektronischen Signatur um einen weiter gefassten Rechtsbegriff handelt.
Die d.S. basiert auf einem Verschlüsselungsverfahren, das die Sicherheit der elektronischen Signatur gewährleistet. Nach heutigem Wissensstand sind asymmetrische Kryptographieverfahren die einzige Technologie, die die im deutschen Signaturgesetz von 2001 geforderte Sicherheit gewährleistet. Kennzeichnend dafür ist, dass der Signatar ein weltweit einmaliges Schlüsselpaar generiert, dessen einer Schlüssel geheim, der andere Schlüssel öffentlich ist. Mit Hilfe des so genannten ~Hash-Verfahrens wird der ~Bit-String des zu signierenden Dokuments auf einen charakteristischen Wert komprimiert. Dass bedeutet, dass ein einer Quersumme ähnlicher Wert ermittelt wird, der als ~Hash-Wert bezeichnet wird. Dieser Wert ist wie ein Fingerabdruck für das elektronische [[Dokument]]. Dieser Fingerabdruck wird mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt und dem [[Dokument]] beigefügt. Sowohl das [[Dokument]], als auch die Signatur und der öffentliche Schlüssel werden an den Empfänger geschickt. Der Empfänger überprüft die Signatur, indem er mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels erneut den ~Hash-Wert des Dokuments errechnet. Wenn die ~Hash-Werte, die mit Hilfe des geheimen und des öffentlichen Schlüssels gebildet wurden, übereinstimmen, ist sichergestellt, dass das [[Dokument]] sicher und integer ist. Den öffentlichen Schlüssel kann sich der Empfänger vom Absender schicken lassen, aber er kann ihn sich auch von einem so genannten vertrauenswürdigen Dritten geben lassen.
Literatur:
Pauline Puppel, Überlegungen zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente. Der elektronische Rechtsverkehr in der Fachgerichtsbarkeit von ~Rheinland-Pfalz, Koblenz 2007; Pauline Puppel, Zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente, in: Archivalische Zeitschrift 89 (2007), S. 345-368; Udo Schäfer, Authentizität. Elektronische Signaturen oder Ius Archivi?, in: Udo Schäfer/Rainer Hering (Hrsg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren, Hamburg 2004, S. 13-31.
elektronische Daten, die mit anderen elektronischen Informationen wie Daten, Datenbanken, [[Dokumenten|Dokument]] oder Registern verknüpft werden, und die dazu dienen, den Unterzeichner bzw. Urheber eines elektronischen Dokuments zweifelsfrei zu identifizieren sowie die Vollständigkeit und Unverfälschtheit der elektronischen Informationen zu gewährleisten. Die e.S. bildet damit ein Äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift im konventionellen Schriftverkehr und ist vom Gesetzgeber unter bestimmten Voraussetzungen – die in der Regel mit dem Vorliegen bestimmter Sicherheitsvorkehrungen erfüllt sind – als solches anerkannt.
Der Begriff der e.S. ist in der Europäischen Signaturrichtlinie 1999/93/EG als Rechtsbegriff eingeführt worden. Der in der Vergangenheit oft synonym gebrauchte Begriff der [[digitalen Signatur|Signatur, digitale]] ist dagegen deutlich enger gefasst und bezeichnet nur ein ganz bestimmtes technisches Verfahren bzw. Konzept zur elektronischen Signierung, das auf mathematischer Verschlüsselung beruht. Als Rechtsbegriff umfasst die e.S. verschiedene Methoden zur Authentifizierung und Integritätssicherung elektronischer Dokumente. Er ist vom Gesetzgeber bewußt sehr weit gefasst worden, um die e.S. nicht an eine bestimmte Technologie zu koppeln und sich zukünftigen Technologien nicht zu verschließen. Im nationalen Recht ist er inzwischen durch das Gesetz über die Rahmenbedingungen elektronischer Signaturen (~SigG) vom 16. Mai 2001 verankert worden.
E.S. lassen sich in verschiedenen Ausprägungen erzeugen, denen im deutschen Signaturgesetz bestimmte Stufen der Rechtssicherheit zugeordnet sind. Das deutsche Signaturgesetz unterscheidet in dieser Hinsicht drei Sicherheitsstufen, nämlich die einfache, fortgeschrittene, und die qualifizierte e.S. Eine vierte, im Gesetz nur implizit erwähnte Form der e.S. stellen jene qualifizierten e.S. dar, die durch einen geprüften und akkreditierten Anbieter vergeben worden sind. Mit ihnen ist die vierte und zurzeit höchste Sicherheitsstufe der e.S. erreicht.
Literatur:
Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (Hrsg.), Grundlagen der elektronischen Signatur (2008), online unter: <https://www.bsi.bund.de/cae/servlet/contentblob/487196/publicationFile/31102/esig_pdf.pdf> (21.9.2010); Florian Kunstein, Die elektronische Signatur als Baustein der elektronischen Verwaltung. Analyse des rechtlichen Rahmens elektronischer Kommunikation im Verwaltungsverfahren unter besonderer Berücksichtigung der Kommunalverwaltung, Berlin 2005, online unter: <http://www.jurawelt.de/sunrise/media/mediafiles/13757/tenea_juraweltbd88_kunstein.pdf> (21.9.2010); Pauline Puppel, Überlegungen zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente. Der elektronische Rechtsverkehr in der Fachgerichtsbarkeit von ~Rheinland-Pfalz, Koblenz 2007; Pauline Puppel, Zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente, in: Archivalische Zeitschrift 89 (2007), S. 345-368; Udo Schäfer, Authentizität. Elektronische Signaturen oder Ius Archivi?, in: Udo Schäfer/Rainer Hering (Hrsg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren, Hamburg 2004, S. 13-31; Signaturgesetz (~SigG), online unter: <http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/sigg_2001/gesamt.pdf> (12.9.2010), Signaturverordnung (~SigV), online unter: <http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/sigv_2001/gesamt.pdf> (21.9.2010).
[img[Archivschule|LogoImSchild_1.png]] Terminologie der Archivwissenschaft
Zuständigkeitsbereich eines Archivs. Der S. wird durch Rechtsnormen geschaffen und kann 1) geografisch, 2) organisatorisch (politisch/thematisch/verwaltungstechnisch) und 3) zeitlich begrenzt sein.
S. spiegeln meist die historischen Entwicklungen des jeweiligen Territoriums bzw. der abgebenden Stellen wider. Analog zu Aufgabenverlagerungen der [[Registraturbildner| Registratur]] verändert sich die Ausdehnung des S.s, was sich in der Bildung neuer Bestände, dem Abschluss oder der thematischen Veränderung bestehender Bestände ausdrückt.
Der S. legt fest, in welchem Bereich ein Archiv die alleinige Verantwortung für die Betreuung der [[Registraturbildner|Registratur]], die Bewertung von Unterlagen sowie die Übernahme, Aufbewahrung, Nutzbarmachung und Erhaltung von Archivgut übernimmt. [[Registraturbildende Stellen|Registratur]] erhalten durch die S.festlegung einen eindeutigen Ansprechpartner in Archivierungsfragen, während Archive untereinander ihre Kompetenzen abgrenzen können. Dem Benutzer ermöglicht die Kenntnis des S.s eine erste Übersicht über die in einem Archiv zu erwartenden Unterlagen. Neben der archivfachlichen Verwendung wird die Bezeichnung zur Kennzeichnung der Zuständigkeitsbereiche anderer öffentlicher Stellen, besonders von Kirchgemeinden, genutzt.
Auf S.veränderungen reagieren Archive in unterschiedlicher Weise. Dem Standortprinzip zufolge werden alle Unterlagen eines mehrere moderne Archivs. umfassenden [[Registraturbildners| Registratur]] ungeteilt dem Archiv übergeben, in dessen S. sich der Standort der betreffenden Stelle befindet. Demgegenüber sieht das Territorialitätsprinzip eine Aufteilung von Beständen nach [[Ortsbetreff|Pertinenzprinzip]] vor. Eine Kompromissvariante stellt das so genannte preußische Territorialprinzip dar, bei dem einige Unterlagen entsprechend der neuen S.grenze aufgeteilt, andere ungeteilt einem Archiv zugeordnet werden. In Deutschland war das Standortprinzip vor dem Hintergrund des Kalten Krieges lange Zeit umstritten. Auch heute sind gewisse Vorbehalte im innerstaatlichen Bereich zu beobachten, wenn das Gebiet eines S.s durch die Umgestaltung von Verwaltungsgrenzen verändert wird. Häufig wird dann auf regionale Identitäten Rücksicht genommen und eine konsequente Abgabe entsprechend der neuen Zuständigkeiten vermieden. Stattdessen werden „dynamische (historische) S.“ (Papritz, 55) gebildet, bei denen Altbestände im Erstarchiv verbleiben und nur die nach der Grenzänderung entstandenen Unterlagen dem neuen Archiv zufallen.
In der Praxis kann die Abgabe von Archivalien mit Sonderbenutzungsrechten für die abgebende Stelle verknüpft werden und durch Verfilmung und Digitalisierung der Originale im abgebenden Archiv ein (konstruierter) Gesamtbestand erhalten bleiben.
Carl Christian Wahrmann
Literatur:
Botho Brachmann/Manfred Kossok (Hrsg.), Archivwesen der Deutschen Demokratischen Republik. Theorie und Praxis, Berlin 1984; Direction des Archives de France (Hrsg.), Dictionnaire de terminologie archivistique, o.O. 2002 (Stichwort: pertinence territoriale), <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3226> (28.03.2013); Gerhart Enders, Archivverwaltungslehre. Hrsg. von Eckart Henning. Nachdruck der 3., durchgesehenen Auflage, Leipzig 2004; Heinrich Otto Meisner, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Göttingen 1969; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Band 3, Marburg 1998, S. 49-56; Richard ~Pearce-Moses (Hrsg.), A Glossary of Archival and Records Terminology <http://www2.archivists.org/glossary/terms/a/archival-jurisdiction> (28.03.2013); Norbert Reimann/Wolfgang Bockhorst (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv. 2., überarbeitete Auflage, Münster 2008; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR. Berlin ^^3^^1979; Peter Walne (Hrsg.), Dictionary of archival terminology. English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, München ^^2^^1988 (Stichwort Archival Jurisdiction); <http://www.archive-bw.de/sixcms/detail.php?template=glossar_gesamt&id=10075&buchst> (28.03.2013); <http://www.archivschule.de/publikation/digitale-texte/anforderungen-an-archivische-homepage-2.html> (28.03.2013); <http://www.fami-portal.de/lexicon/lexikon/archiv/archivsprengel/index.htm> (28.03.2013).
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analog oder elektronisch geführtes Verzeichnis, in dem die [[Registratur]] eingegangene Schreiben sowie eventuell einzelne Stationen ihres Verbleibs und ihrer Bearbeitung in chronologischer Folge festhält. Das T. wird auch als Geschäftstagebuch, Journal, Diarium und Registrande bezeichnet.
Vorläufer des T. sind die (Auslauf-)Register spätmittelalterlicher Kanzleien und die Kopialbücher. Diese enthielten vollständige Abschriften ausgehender bzw. eingegangener Schriftstücke. In der Neuzeit traten in den deutschen Territorialstaaten zusätzlich sog. Einlaufregister auf, die chronologische Einträge eingegangener Schreiben enthielten. In den kollegialen Behörden des 18. Jahrhunderts war es üblich, die Eintragungen über eingegangene Schriftstücke mit Protokollen der Beratungen über ihren Inhalt zu verknüpfen. Als voll entwickeltes ~Standard-Hilfsmittel der [[Registratur]] begegnet das T. im 19. Jahrhundert. Es wurde üblicherweise für ein Kalenderjahr geführt und war i.d.R. in tabellarischer Form vorgedruckt. Es enthielt keine Protokollauszüge mehr, dafür aber häufig mehr als zehn Spalten für knappe Eintragungen zu jedem Schritt der Bearbeitung eines eingegangenen Schreibens. Die Betreffe eingegangener Schreiben wurden manchmal in gesonderten Indices verzeichnet. In manchen Registraturen wurde das T. in ein Eingangs- und ein Ausgangs- bzw. Abgangsjournal unterteilt. Dies geschah aus Rücksicht auf die unterschiedliche Bearbeitungsdauer eingegangener Schreiben; das Ausgangs- bzw. Abgangsjournal ermöglichte es, auch die Ausgänge sofort anhand des Datums wiederzufinden. Das Bemühen, angesichts der wachsenden Zahl von Eingängen überschaubare Sachgebiete zusammenzufassen, resultierte manchmal in der Führung getrennter T. in verschiedenen Abteilungen einer Behörde; dies verkomplizierte allerdings die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Häufige Sonderformen des T. waren Konzeptenjournale für den Verkehr mit der Kanzlei und Erlassjournale für Minister- oder Allerhöchste Erlasse. Insbesondere die Führung solcher Sonderjournale und besonderer Regelungen (z.B. für die Eintragung eiliger Sachen) zeigen die Tendenz, das T. durch übermäßige Differenzierung zu überfrachten. Dies ging zu Lasten der eigentlich angestrebten Übersichtlichkeit und Beschleunigung des Geschäftsprozesses. Als Folge dieser Entwicklung und der wachsenden Zahl von Eingängen wurde das T. während der Büroreform im 1. Drittel des 20. Jahrhunderts weitgehend abgeschafft und z.T. durch Registraturhilfsmittel (Ordnungskartei, Einsenderkartei, Posteingangs- u. Ausgangsbuch u.a.) ersetzt, die das eingegangene Schriftgut nicht mehr in demselben Umfang erfassen und an Genauigkeit hinter diesem zurückstehen.
Im Einzelnen werden im T. unter der Journalnummer in direkter Abfolge die Daten des Schriftstücks und seines Eingangs, sein Betreff, der Name des Absenders, ggf. weitere datierte Eintragungen über die Stationen und [[Verfügungen|Verfügung]] während seiner Bearbeitung und zuletzt das [[Aktenzeichen]] festgehalten. Damit dokumentiert das T. – üblicherweise im Rahmen einer Tabellenzeile – den Weg eines Schriftstücks von seinem Eingang bis zum Abschluss der Beschäftigung des Adressaten mit seinem Inhalt, d.h. bis zur Ein- bzw. Zusammenfügung des in der Sache angefallenen Schriftverkehrs in bzw. zu einer bestimmten [[Akte]].
Das T. dient dem Nachweis der eingegangenen Schreiben, dem Wiederauffinden von Schriftstücken und – in der Funktion einer Checkliste – der Strukturierung des [[Geschäftsgangs|Geschäftsgang]]. Es vermittelt Informationen über Umfang, Form und Inhalt der Tätigkeit der jeweiligen Verwaltung. Die im T. enthaltenen Informationen können sowohl für die archivische Arbeit (Bewertung, Bestandsbeschreibung im Rahmen der [[Erschließung|Erschließen]], Recherche) als auch für Zwecke der wissenschaftlichen Forschung (Verwaltungs- und Territorialgeschichte, statistische Auswertung) von Wert sein.
Literatur:
Adolf Brenneke/Wolfgang Leesch (Bearb.), Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens, Bd. 1: Leipzig 1953; Gerhart Enders, Archivverwaltungslehre, Archivwissenschaft und Historische Hilfswissenschaften, Berlin ^^3^^1968 (Schriftenreihe des Instituts für Archivwissenschaft der ~Humboldt-Universität zu Berlin 1); Staatliche Archivverwaltung (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin ^^3^^1979; Angelika ~Menne-Haritz, Geschäftsprozesse der Öffentlichen Verwaltung. Grundlagen für ein Referenzmodell für Elektronische Bürosysteme, Heidelberg 1999 (Verwaltungsinformatik 19); Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster ^^2^^2008.
[von griech: tektonike = Baukunst]
Meist hierarchische Gliederung aller Bestände eines Archivs in Gruppen oder Abteilungen.
Der Gedanke einer hierarchischen Gruppierung von Archivbeständen findet sich bereits in den frühen archivwissenschaftlichen Werken des 16. Jahrhunderts. So ist etwa im //Summarische[n] Bericht, was es mit einer künstlichen und vollkommenen [[Registratur]] für eine Gestalt hat//, von Jacob von Rammingen (Heidelberg 1571) eine Archivordnung nach drei Obergruppen (//causae domini, negocia subditorum, causae extraneorum//) vorgeschlagen, die alle drei jeweils wieder in die Untergruppen //Realia// und //Personalia// unterteilt werden.
Der Begriff T. geht offenbar auf Brennecke zurück (Brennecke, Archivkunde, S. 99).
Die Gliederung der Archivbestände im Rahmen der T. kann nach verschiedenen Gesichtspunkten wie [[Provenienz|Provenienzprinzip]], zeitlicher Zäsur, Archivgutart oder Archivkörper erfolgen. In den staatlichen Archiven der DDR war die Gliederung nach Gesellschaftsepochen gemäß der Geschichtstheorie des Marxismus (Feudalismus, Kapitalismus, Sozialismus) verbindlich vorgeschrieben (OVG §§ 9-11).
Den Benutzern ermöglicht die T. einen ersten systematischen Zugriff auf das Archivgut und spiegelt zudem oft die historische Entwicklung der Verwaltungsgliederung innerhalb des jeweiligen Archiv[[sprengel]]s wider. Der Archivar ordnet neueingegangene Bestände in die T. ein.
In der Architektur bezeichnet der Begriff T. die Zusammenfügung starrer Teile zu einem zusammenhängenden Gebilde.
Als Teilbereich der Geologie befasst sich die T. mit dem Bau der Erdkruste, den Lagerungsverhältnissen der Gesteine und ihren Veränderungen im Lauf der Erdgeschichte.
Literatur:
O.A., Art. "Tektonik (Archivwesen)", in: Wikipedia, <http://de.wikipedia.org/wiki/Tektonik_%28Archivwesen%29> (15.3.2011); o.A., Art. "Tektonik", in: Staatliche Archivverwaltung des Ministerium des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979; o.A., Art. "Tektonik", in: Meyers Enzyklopädisches Lexikon, Bd. 23, Mannheim u.a. o.J.; Art. "Tektonik", in: Der Große Brockhaus, Bd. 11, Wiesbaden ^^16^^1957; Adolf Brennecke, Archivkunde, Leipzig 1953, ND München 1988; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterial für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Staatliche Archivverwaltung im Ministerium des Innern der DDR (Hrsg.), Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik, 1964; Jan Bo Lennart/Daniel Strömberg (Hrsg./Übers.), The earliest Predecessors of archival Science. Jacob von Rammingen’s two Manuals of Registry and archival Management, Lund 2010 (ND der Ausgabe von 1571).
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|''Name:''|TiddlersBarPlugin|
|''Description:''|A bar to switch between tiddlers through tabs (like browser tabs bar).|
|''Version:''|1.2.5|
|''Date:''|Jan 18,2008|
|''Source:''|http://visualtw.ouvaton.org/VisualTW.html|
|''Author:''|Pascal Collin|
|''License:''|[[BSD open source license|License]]|
|''~CoreVersion:''|2.1.0|
|''Browser:''|Firefox 2.0; InternetExplorer 6.0, others|
!Demos
On [[homepage|http://visualtw.ouvaton.org/VisualTW.html]], open several tiddlers to use the tabs bar.
!Installation
#import this tiddler from [[homepage|http://visualtw.ouvaton.org/VisualTW.html]] (tagged as systemConfig)
#save and reload
#''if you're using a custom [[PageTemplate]]'', add {{{<div id='tiddlersBar' refresh='none' ondblclick='config.macros.tiddlersBar.onTiddlersBarAction(event)'></div>}}} before {{{<div id='tiddlerDisplay'></div>}}}
#optionally, adjust StyleSheetTiddlersBar
!Tips
*Doubleclick on the tiddlers bar (where there is no tab) create a new tiddler.
*Tabs include a button to close {{{x}}} or save {{{!}}} their tiddler.
*By default, click on the current tab close all others tiddlers.
!Configuration options
<<option chkDisableTabsBar>> Disable the tabs bar (to print, by example).
<<option chkHideTabsBarWhenSingleTab >> Automatically hide the tabs bar when only one tiddler is displayed.
<<option txtSelectedTiddlerTabButton>> ''selected'' tab command button.
<<option txtPreviousTabKey>> previous tab access key.
<<option txtNextTabKey>> next tab access key.
!Code
***/
//{{{
config.options.chkDisableTabsBar = config.options.chkDisableTabsBar ? config.options.chkDisableTabsBar : false;
config.options.chkHideTabsBarWhenSingleTab = config.options.chkHideTabsBarWhenSingleTab ? config.options.chkHideTabsBarWhenSingleTab : false;
config.options.txtSelectedTiddlerTabButton = config.options.txtSelectedTiddlerTabButton ? config.options.txtSelectedTiddlerTabButton : "closeOthers";
config.options.txtPreviousTabKey = config.options.txtPreviousTabKey ? config.options.txtPreviousTabKey : "";
config.options.txtNextTabKey = config.options.txtNextTabKey ? config.options.txtNextTabKey : "";
config.macros.tiddlersBar = {
tooltip : "see ",
tooltipClose : "click here to close this tab",
tooltipSave : "click here to save this tab",
promptRename : "Enter tiddler new name",
currentTiddler : "",
previousState : false,
previousKey : config.options.txtPreviousTabKey,
nextKey : config.options.txtNextTabKey,
tabsAnimationSource : null, //use document.getElementById("tiddlerDisplay") if you need animation on tab switching.
handler: function(place,macroName,params) {
var previous = null;
if (config.macros.tiddlersBar.isShown())
story.forEachTiddler(function(title,e){
if (title==config.macros.tiddlersBar.currentTiddler){
var d = createTiddlyElement(null,"span",null,"tab tabSelected");
config.macros.tiddlersBar.createActiveTabButton(d,title);
if (previous && config.macros.tiddlersBar.previousKey) previous.setAttribute("accessKey",config.macros.tiddlersBar.nextKey);
previous = "active";
}
else {
var d = createTiddlyElement(place,"span",null,"tab tabUnselected");
var btn = createTiddlyButton(d,title,config.macros.tiddlersBar.tooltip + title,config.macros.tiddlersBar.onSelectTab);
btn.setAttribute("tiddler", title);
if (previous=="active" && config.macros.tiddlersBar.nextKey) btn.setAttribute("accessKey",config.macros.tiddlersBar.previousKey);
previous=btn;
}
var isDirty =story.isDirty(title);
var c = createTiddlyButton(d,isDirty ?"!":"x",isDirty?config.macros.tiddlersBar.tooltipSave:config.macros.tiddlersBar.tooltipClose, isDirty ? config.macros.tiddlersBar.onTabSave : config.macros.tiddlersBar.onTabClose,"tabButton");
c.setAttribute("tiddler", title);
if (place.childNodes) {
place.insertBefore(document.createTextNode(" "),place.firstChild); // to allow break line here when many tiddlers are open
place.insertBefore(d,place.firstChild);
}
else place.appendChild(d);
})
},
refresh: function(place,params){
removeChildren(place);
config.macros.tiddlersBar.handler(place,"tiddlersBar",params);
if (config.macros.tiddlersBar.previousState!=config.macros.tiddlersBar.isShown()) {
story.refreshAllTiddlers();
if (config.macros.tiddlersBar.previousState) story.forEachTiddler(function(t,e){e.style.display="";});
config.macros.tiddlersBar.previousState = !config.macros.tiddlersBar.previousState;
}
},
isShown : function(){
if (config.options.chkDisableTabsBar) return false;
if (!config.options.chkHideTabsBarWhenSingleTab) return true;
var cpt=0;
story.forEachTiddler(function(){cpt++});
return (cpt>1);
},
selectNextTab : function(){ //used when the current tab is closed (to select another tab)
var previous="";
story.forEachTiddler(function(title){
if (!config.macros.tiddlersBar.currentTiddler) {
story.displayTiddler(null,title);
return;
}
if (title==config.macros.tiddlersBar.currentTiddler) {
if (previous) {
story.displayTiddler(null,previous);
return;
}
else config.macros.tiddlersBar.currentTiddler=""; // so next tab will be selected
}
else previous=title;
});
},
onSelectTab : function(e){
var t = this.getAttribute("tiddler");
if (t) story.displayTiddler(null,t);
return false;
},
onTabClose : function(e){
var t = this.getAttribute("tiddler");
if (t) {
if(story.hasChanges(t) && !readOnly) {
if(!confirm(config.commands.cancelTiddler.warning.format([t])))
return false;
}
story.closeTiddler(t);
}
return false;
},
onTabSave : function(e) {
var t = this.getAttribute("tiddler");
if (!e) e=window.event;
if (t) config.commands.saveTiddler.handler(e,null,t);
return false;
},
onSelectedTabButtonClick : function(event,src,title) {
var t = this.getAttribute("tiddler");
if (!event) event=window.event;
if (t && config.options.txtSelectedTiddlerTabButton && config.commands[config.options.txtSelectedTiddlerTabButton])
config.commands[config.options.txtSelectedTiddlerTabButton].handler(event, src, t);
return false;
},
onTiddlersBarAction: function(event) {
var source = event.target ? event.target.id : event.srcElement.id; // FF uses target and IE uses srcElement;
if (source=="tiddlersBar") story.displayTiddler(null,'New Tiddler',DEFAULT_EDIT_TEMPLATE,false,null,null);
},
createActiveTabButton : function(place,title) {
if (config.options.txtSelectedTiddlerTabButton && config.commands[config.options.txtSelectedTiddlerTabButton]) {
var btn = createTiddlyButton(place, title, config.commands[config.options.txtSelectedTiddlerTabButton].tooltip ,config.macros.tiddlersBar.onSelectedTabButtonClick);
btn.setAttribute("tiddler", title);
}
else
createTiddlyText(place,title);
}
}
story.coreCloseTiddler = story.coreCloseTiddler? story.coreCloseTiddler : story.closeTiddler;
story.coreDisplayTiddler = story.coreDisplayTiddler ? story.coreDisplayTiddler : story.displayTiddler;
story.closeTiddler = function(title,animate,unused) {
if (title==config.macros.tiddlersBar.currentTiddler)
config.macros.tiddlersBar.selectNextTab();
story.coreCloseTiddler(title,false,unused); //disable animation to get it closed before calling tiddlersBar.refresh
var e=document.getElementById("tiddlersBar");
if (e) config.macros.tiddlersBar.refresh(e,null);
}
story.displayTiddler = function(srcElement,tiddler,template,animate,unused,customFields,toggle){
story.coreDisplayTiddler(config.macros.tiddlersBar.tabsAnimationSource,tiddler,template,animate,unused,customFields,toggle);
var title = (tiddler instanceof Tiddler)? tiddler.title : tiddler;
if (config.macros.tiddlersBar.isShown()) {
story.forEachTiddler(function(t,e){
if (t!=title) e.style.display="none";
else e.style.display="";
})
config.macros.tiddlersBar.currentTiddler=title;
}
var e=document.getElementById("tiddlersBar");
if (e) config.macros.tiddlersBar.refresh(e,null);
}
var coreRefreshPageTemplate = coreRefreshPageTemplate ? coreRefreshPageTemplate : refreshPageTemplate;
refreshPageTemplate = function(title) {
coreRefreshPageTemplate(title);
if (config.macros.tiddlersBar) config.macros.tiddlersBar.refresh(document.getElementById("tiddlersBar"));
}
ensureVisible=function (e) {return 0} //disable bottom scrolling (not useful now)
config.shadowTiddlers.StyleSheetTiddlersBar = "/*{{{*/\n";
config.shadowTiddlers.StyleSheetTiddlersBar += "#tiddlersBar .button {border:0}\n";
config.shadowTiddlers.StyleSheetTiddlersBar += "#tiddlersBar .tab {white-space:nowrap}\n";
config.shadowTiddlers.StyleSheetTiddlersBar += "#tiddlersBar {padding : 1em 0.5em 2px 0.5em}\n";
config.shadowTiddlers.StyleSheetTiddlersBar += ".tabUnselected .tabButton, .tabSelected .tabButton {padding : 0 2px 0 2px; margin: 0 0 0 4px;}\n";
config.shadowTiddlers.StyleSheetTiddlersBar += ".tiddler, .tabContents {border:1px [[ColorPalette::TertiaryPale]] solid;}\n";
config.shadowTiddlers.StyleSheetTiddlersBar +="/*}}}*/";
store.addNotification("StyleSheetTiddlersBar", refreshStyles);
config.refreshers.none = function(){return true;}
config.shadowTiddlers.PageTemplate=config.shadowTiddlers.PageTemplate.replace(/<div id='tiddlerDisplay'><\/div>/m,"<div id='tiddlersBar' refresh='none' ondblclick='config.macros.tiddlersBar.onTiddlersBarAction(event)'></div>\n<div id='tiddlerDisplay'></div>");
//}}}
/***
|Name|TiddlyLockPlugin|
|Source|http://www.minormania.com/tiddlylock/tiddlylock.html|
|Version|1.2|
|Author|Richard Hobbis|
|License|[[Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License|http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/]]|
|Type|plugin|
|Overrides|config.macros.newTiddler.onClickNewTiddler()<br>config.commands.cancelTiddler.handler()<br>config.commands.deleteTiddler.handler<br>config.commands.editTiddler.handler()<br>config.commands.saveTiddler.handler()<br>saveChanges()<br>checkUnsavedChanges()|
|Description|Automatically locks and unlocks the TiddlyWiki as required, allowing multiple users to edit the TiddlyWiki without fear of overwriting other users' changes.|
!!!Usage
<<<
Simply import TiddlyLockPlugin into your TiddlyWiki!
<<<
!!!Installation
<<<
Import (or copy/paste) ''this tiddler'' into your TiddlyWiki and make sure it's tagged with <<tag systemConfig>>. Reload your TiddlyWiki to enable TiddlyLock.
<<<
!!!Configuration
<<<
None required!
<<<
!!!Revision History
<<<
''2010.07.06 [1.2.0]'' Allow the location of the Lock File to be specified by the user, instead of defaulting to the location of the TiddlyWiki file. The default location is the same folder as the TiddlyWiki file itself, however this can be changed by editing ''//this html file//'' in a text editor and search for {{{TiddlyLock.LockPath = '';}}} The folder will be created if it doesn't exist.
''2010.07.06 [1.2.0]'' Upgraded this TiddlyWiki to core version 2.6
''2008.05.15 [1.1.0]'' Upgraded source TiddlyWiki to use core version 2.4. Tested and verified TiddlyLock under version 2.4.
''2007.06.22 [1.0.4]'' Added locking on 'new tiddler' which also traps 'new journal'. Tweaked messages.
''2007.06.20 [1.0.3]'' Fixed an issue that occurred when a user navigated away from the TiddlyWiki without saving outstanding changes.
''2007.05.10 [1.0.2]'' Implemented a timestamp to track the last update time. This fixes the multi-browser edit issue and also removes the need for a password.
''2007.05.08 [1.0.1]'' Function overrides are now done using apply() ensuring clean upgrades (thanks Martin!)
''2007.05.01 [1.0.0]'' Initial Release
<<<
!!!Known Issues
<<<
*Monkey Pirate TiddlyWiki (MPTW) adds a ''disable'' button to the toolbar for systemConfig tiddlers. This button is available even when the TW is marked as readOnly and therefore it's possible for two users to disable/enable plugins at the same time. In this case, whoever saves the TW last will 'win' and their changes will be saved. Note that this is only an issue if there are no other unsaved changes in both browsers - TiddlyLock still handles all other changes.
<<<
!!!Credits
<<<
This feature was developed by Richard Hobbis (rhobbis [at] hotmail [dot] com).
<<<
!!!Code
***/
//{{{
// Convert a date to UTC YYYYMMDDHHMMSSMMM string format
// This is the same as the builtin function convertToYYYYMMDDHHMMSSMMM() but
// without the '.' in the middle - this allows simple date comparisons
Date.prototype.TLConvertToYYYYMMDDHHMMSSMMM = function()
{
return(String.zeroPad(this.getUTCFullYear(),4)
+ String.zeroPad(this.getUTCMonth()+1,2)
+ String.zeroPad(this.getUTCDate(),2)
+ String.zeroPad(this.getUTCHours(),2)
+ String.zeroPad(this.getUTCMinutes(),2)
+ String.zeroPad(this.getUTCSeconds(),2)
+ String.zeroPad(this.getUTCMilliseconds(),4));
}
// namespace for TiddlyLock
TiddlyLock = {};
// Load/Last Update timestamp
TiddlyLock.TimeStamp = new Date().TLConvertToYYYYMMDDHHMMSSMMM();
// Lockfile
TiddlyLock.LockPath = ''; // custom values *must* include trailing '\\'
TiddlyLock.OldLockData = '';
TiddlyLock.LockData = '';
TiddlyLock.LockFile = TLLockPath();
// define messages
TiddlyLock.Msg = {
Locked: 'File locked',
Unlocked: 'File unlocked',
LockFailed: 'Failed to lock file',
UnlockFailed: 'Failed to unlock file',
ReadOnly: 'Now in Read-Only mode.',
Changed: 'This file has been changed by someone else.',
Reload: 'Reload this file before editing.'};
// create/update the lock file
function TLSave(timeStamp,lockedBy)
{
var lockedText='';
if (lockedBy!='')
{
lockedText=timeStamp+'##'+lockedBy;
}
else lockedText=timeStamp+'##';
var lockSave=saveFile(TiddlyLock.LockFile,lockedText);
TiddlyLock.TimeStamp = timeStamp;
return false;
}
// Create/update the lock file to prevent other users from editing the TW
function TLLock()
{
clearMessage();
lockSave = TLSave(new Date().TLConvertToYYYYMMDDHHMMSSMMM(),config.options.txtUserName);
displayMessage(TiddlyLock.Msg.Locked,'');
return false;
}
// Clear the lock file if necessary, but only if I have it locked, setting the
// timestamp in the lockfile to the specified value
function TLUnlock(timeStamp)
{
if ((store && store.isDirty && !store.isDirty())
&& (story && story.areAnyDirty && !story.areAnyDirty())
&& TLIsLocked()
&& TLIsLockedByMe())
{
lockSave=TLSave(timeStamp,'','');
displayMessage(TiddlyLock.Msg.Unlocked,'');
TiddlyLock.OldLockData = TiddlyLock.LockData;
}
return false;
}
// Get the contents of the lock file, if it exists
function TLLockPath()
{
var lockPath,pathRoot,p,fileName;
var fullPath=document.location.toString();
if(TiddlyLock.LockPath!='') pathRoot=TiddlyLock.LockPath; // location of lock file is defined by TiddlyLock.LockPath
else pathRoot=getLocalPath(fullPath); // location of lock file is derived from the wiki filename
if((p=pathRoot.lastIndexOf('\\'))!=-1) pathRoot=pathRoot.substr(0,p+1); // truncate any trailing filename (derived paths only)
fileName=getLocalPath(fullPath); // full wiki file name, including path
if((p=fileName.lastIndexOf('\\'))!=-1) fileName=fileName.substr(p+1); // truncate everything up to the last slash
if((p=fileName.lastIndexOf('.'))!=-1) fileName=fileName.substr(0,p); // remove any existing extension
fileName=fileName+'.lck'; // add new extension
return pathRoot+fileName;
}
// Get the contents of the lock file, if it exists
function TLLockData()
{
return loadFile(TiddlyLock.LockFile);
}
// Get the contents of the lock file, if it exists
function TLIsLocked()
{
TiddlyLock.LockData = TLLockData();
if (TiddlyLock.LockData
&& ( TLLockedBy(TiddlyLock.LockData)!='' // someone has it locked
|| TiddlyLock.TimeStamp < TLLockedTimeStamp(TiddlyLock.LockData) // changed by someone else but not currently locked
)
)
return true;
else
return false;
}
// check if locked by me
function TLIsLockedByMe()
{
if(TiddlyLock.LockData == TiddlyLock.TimeStamp+'##' + config.options.txtUserName)
return true;
else
return false;
}
// returns just the timestamp portion of the supplied lock file contents
function TLLockedTimeStamp(lockData)
{
if(lockData)
return lockData.split('##')[0];
else
return '';
}
// returns just the username portion of the supplied lock file contents
function TLLockedBy(lockData)
{
if(lockData)
return lockData.split('##')[1];
else
return '';
}
// display a message if locked or changed
function TLChangesAllowed()
{
if(TLIsLocked() && !TLIsLockedByMe())
{
readOnly=true;
if(TLLockedBy(TiddlyLock.LockData))
{
displayMessage(TiddlyLock.Msg.Locked+' by '+TLLockedBy(TiddlyLock.LockData));
alert(TiddlyLock.Msg.Locked+' by '+TLLockedBy(TiddlyLock.LockData)+'. '+TiddlyLock.Msg.ReadOnly);
}
else
{
displayMessage(TiddlyLock.Msg.Changed+' '+TiddlyLock.Msg.Reload);
alert(TiddlyLock.Msg.Changed+' '+TiddlyLock.Msg.Reload);
}
return false;
}
else
return true;
}
//*********************************************
// OVERRIDE STANDARD FUNCTIONS
//*********************************************
//
// OVERRIDE onClickNewTiddler()
//
TiddlyLock.onClickNewTiddler = config.macros.newTiddler.onClickNewTiddler;
config.macros.newTiddler.onClickNewTiddler = function(event,src,title)
{
if (TLChangesAllowed())
{
TiddlyLock.OldLockData = TiddlyLock.LockData;
TLLock();
var ret = TiddlyLock.onClickNewTiddler.apply(this,arguments);
return ret;
}
}
//
// OVERRIDE checkUnsavedChanges()
//
TiddlyLock.checkUnsavedChanges = checkUnsavedChanges;
checkUnsavedChanges = function(event,src,title)
{
var ret = TiddlyLock.checkUnsavedChanges.apply(this,arguments);
if(TLIsLocked() && TLIsLockedByMe())
lockSave=TLSave(TLLockedTimeStamp(TiddlyLock.OldLockData),'','');
return ret;
}
//
// OVERRIDE cancelTiddler()
//
TiddlyLock.cancelTiddler = config.commands.cancelTiddler.handler;
config.commands.cancelTiddler.handler = function(event,src,title)
{
var ret = TiddlyLock.cancelTiddler.apply(this,arguments);
TLUnlock(TLLockedTimeStamp(TiddlyLock.OldLockData));
return ret;
}
//
// OVERRIDE deleteTiddler()
//
TiddlyLock.deleteTiddler = config.commands.deleteTiddler.handler;
config.commands.deleteTiddler.handler = function(event,src,title)
{
if (TLChangesAllowed())
{
TiddlyLock.OldLockData = TiddlyLock.LockData;
TLLock();
var ret = TiddlyLock.deleteTiddler.apply(this,arguments);
return ret;
}
}
//
// OVERRIDE editTiddler()
//
TiddlyLock.editTiddler = config.commands.editTiddler.handler;
config.commands.editTiddler.handler = function(event,src,title)
{
if (TLChangesAllowed())
{
TiddlyLock.OldLockData = TiddlyLock.LockData;
TLLock();
}
var ret = TiddlyLock.editTiddler.apply(this,arguments);
return ret;
}
//
// OVERRIDE saveChanges()
//
TiddlyLock.saveChanges = saveChanges;
saveChanges = function(onlyIfDirty)
{
if(TLChangesAllowed())
{
var ret = TiddlyLock.saveChanges.apply(this,arguments);
TLUnlock(new Date().TLConvertToYYYYMMDDHHMMSSMMM());
return ret;
}
else
return false;
}
//
// OVERRIDE saveTiddler()
//
TiddlyLock.saveTiddler= config.commands.saveTiddler.handler;
config.commands.saveTiddler.handler=function(event,src,title)
{
var ret = TiddlyLock.saveTiddler.apply(this,arguments);
TLUnlock(new Date().TLConvertToYYYYMMDDHHMMSSMMM());
return ret;
}
//}}}
T. sind akustisch fixierte Informationen in Form von Tönen, Lauten und/oder Geräuschen, ggf. in einer Kombination bzw. einem kompositorischen Arrangement. T. können auf verschiedenen Tonträgern gespeichert sein. Dies kann in analoger (= in Amplitudenform = Ausschlagweite) oder digitaler Form (= Schallschwingungen als Zahlencode) erfolgen. Die Aufzeichnung der T. erfordert ein Aufzeichnungsgerät. Die Reproduktion und Rezeption kann nur mit Hilfe technischer Hilfsmittel erfolgen, damit aber (theoretisch) eine beliebige Wiederholbarkeit des konservierten akustischen Ereignisses sicherstellen und eine (Massen-)Rezeption ermöglichen.
Die Aufzeichnung von T. begann am Ende des 18. Jahrhunderts mit mechanischen Notenwalzen, die das Herz mechanischer Musikinstrumente stellten. Wegweisende technische Erfindungen zur Aufzeichnung bzw. Abspielung von T. lassen sich ab dem letzten Drittel des 19. Jahrhunderts finden. Die Erfindung des Phonographen durch Thomas Alva Edison 1877 etablierte die Aufzeichnung und Wiedergabe mit mechanisch bearbeiteten und ausgelassenen Zylindern. Es folgten Nadel-, Licht- und Magnettonverfahren. Nach den Metall- und Wachszylindern sowie den Schallfolien setzte sich ab Ende der 1880er Jahre vor allem die Schallplatte (aus unterschiedlichen Materialien wie z.B. Wachs, Schellack, Bakelit oder Vinyl) durch (z.B. auf Geräten wie dem 1888 erfundenen Grammophon abgespielt). Ab 1928 kam das Tonband auf; ab 1935 das Magnettonband bzw. das Magnetophon. Eine große Verbreitung zur Rezeption von T. begann mit dem Radio. In der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts waren Tonbänder, Kassetten (Compact Cassette, ab 1963) und Schallplatten die technischen Medien mit der weitesten Verbreitung. Die technische Umsetzung der Stereophonie stärkte seit den 1950er Jahren die Erfolgsgeschichte der Tonaufzeichnung. Seit den 1980er Jahren setzten sich Tonträger für digitale Formate durch (als Formate häufig verwendet: ~MPEG- und ~WAVE-Formate), die über optische Laufwerke ausgelesen werden. Dies umfasst z.B. Tonträger wie Compact Disc (CD, ~CD-Audio ab 1982, ~CD-R ab 1994), Digitale Audio Tapes (DAT, ab 1987), Minidisc (MD, ab 1992), Digitale Versatile (Video) Disc (DVD, ab 2000) oder Blu(e)-~Ray-Disc (BD, ab 2006/2007) bzw. ~PC-Festplatte. Digital aufgenommene bzw. digitalisierte T. bedürfen keiner materiellen Fixierung auf solchen materiellen Zwischenträgern mehr, sie können als Datei den Charakter eines entmaterialisierten Files erhalten, nehmen damit aber einen „flüchtigen“ Charakter an. Die verschiedenen Tonträger unterscheiden sich im Aufnahmeverfahren, in der Speicherkapazität, der Tonqualität, dem Material und der Größe. Verschiedene Tonträgerformate können zur gleichen Zeit aktuell sein (z.B. Radioübertragung, Schallplatte und Kassette), andere folgten bzw. verdrängten ältere Techniken und ließen diese „historisch“ werden (z.B. die digitalen Formate gegenüber den analogen Techniken Schallplatte und Kassette). Manche verschwanden nach kurzer Zeit wieder vom Markt, weil sie keine Akzeptanz und Verbreitung fanden. Die Wiedergabe von T. auf älteren Trägern wird schwieriger, wenn die entsprechenden Wiedergabegeräte veralten, kaum noch verfügbar und benutzbar sind und die T. vorher nicht auf andere Trägermedien zur Sicherung migriert wurden.
Aufzeichnen und Wiedergabe von T. kann verschiedenen Zwecken dienen: als Erinnerungsstütze, zur Informationsvermittlung, zur Unterhaltung, zur Aufführung künstlerischer Werke, als Dokumentation zu Beleg-, Beweis- oder Nachvollziehbarkeitszwecken (Rechtsverfahren, Zeitzeugenaussagen, etc.). T. sind in der Regel als „Traditionsquelle“ einzuordnen, da der organisatorische Aufwand die Absicht zur Aufzeichnung und damit zur Dokumentation für die Zukunft voraussetzt. Die Produktion kann sowohl als Eigenaufnahme als auch als industrielle Massenproduktion erfolgt sein. Das Produkt kann ebenso veröffentlicht wie unveröffentlicht vorliegen.
T. können und sollen Wirkungen auf ihre Hörer ausüben. Daher können sie mit unterschiedlichen Absichten eingesetzt werden: Sie können unterhalten, informieren, bilden und beeinflussen (werbend, meinungsbildend bis hin zu politisch indoktrinierend, manipulierend). Ob eine solche Wirkung erreicht wird, hängt von den Interessen, der Rezeption und der Empfänglichkeit des Hörers sowie dem Kontext der Hörsituation ab. Wer von der ins Auge gefassten Adressatenschaft tatsächlich vom Tondokument erreicht wird, lässt sich in der Regel nicht näher bestimmen.
Der Verbreitungsgrad bestimmter T. kann ganz unterschiedlich sein: vom Massenprodukt einer ~Musik-CD und vom großen Hörerkreis des Radios bis hin zu einer privaten Aufzeichnung als Gedankenstütze, die nicht für eine Öffentlichkeit gedacht war. Entsprechend variiert die Art der Aneignung bzw. der sozialen Praxis dabei.
Problematisch ist die Abgrenzung von T. zu audiovisuellen Medien wie Film, Video sowie multimedialen Anwendungen des digitalen Bereichs, die ein breites Potential an Sinnvermittlungsformen nutzen können, bei denen der Ton einen Bestandteil des Dokuments ausmacht, der aber mit einem bildlichen, filmischen oder graphischen Teil verknüpft wird.
T. werden aufgrund der erforderlichen technischen Voraussetzungen zur Wiedergabe bzw. Rezeption bei historisch gewordenen Formaten und der benötigten Lagerungsbedingungen (z.B. Klima) häufig in Spezialarchiven (Medien-/Schallarchive, häufig bei Senderanstalten) aufbewahrt. Dabei kann sich der praktische Zugang zu Dokumenten in Produzentenhand restriktiv gestalten.
Für den wissenschaftlichen und den archivischen Umgang mit der Quellengattung Ton muss der doppelte Quellencharakter von T. berücksichtigt werden: Zum einen muss der Tonträger als Gegenstand und den häufig darauf angebrachten Angaben zum Inhalt des Trägers berücksichtigt werden, zum anderen umfasst der eigentliche [[Inhalt]] Sinndeutungen aus der Komposition von Sprache, Geräuschen, Tönen etc., der über eine reine Textgestalt hinausgeht und damit ein besonders anspruchsvolles methodisches Herangehen bei der Analyse erfordert.
Katrin Minner
Literatur:
O.A., Art. „Tondokumente“, in: Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin (Ost) 1979, S. 275-276; Bodo Brachmann, Moderne Quellengattungen. Neue Medien und Massenmedien, in: Friedrich Beck/Eckart Henning (Hrsg.), Die archivalischen Quellen, Köln ^^3^^2003; Roland Gööck, Erfindungen der Menschheit. Druck – Grafik – Musik – Foto – Film, Blaufelden o.J.; Stefan Gööck, Technische Probleme der ~AV-Überlieferung im Sächsischen Staatsarchiv / Archivzentrum Hubertusburg (Wermsdorf), in: Archive in Thüringen (2010), S. 48-57 [Tagungsband: Audiovisuelle Medien in Archiven]; Michael Krischak, Tondokumente in Kommunalarchiven. Von der Übernahme bis zur Nutzbarmachung, Norderstedt 2010; Memoriav (Hrsg.), Bilder und Töne entziffern, Baden 2009; Edzard Schade, Audio- und Videodokumente als Quellen für die Kommunikations- und Medienforschung, in: Kurt Deggeler/Ursula ~Ganz-Blätter/Ruth Hungerbühler (Hrsg.), Gehört – Gesehen. Das audiovisuelle Erbe und die Wissenschaft, Baden / Lugano 2007, S. 49-63; Hans Schubert, Historie der Schallaufzeichnung, Frankfurt a.M. 1983/2002 (Deutsches Rundfunkarchiv), <http://www.dra.de/rundfunkgeschichte/radiogeschichte/pdf/historie_der_schallaufzeichnung.pdf> (2.2.2012); Frank Wonneberg, Vinyl Lexikon: Fachbegriffe, Sammlerlatein, Praxistipps, Berlin 2007; Hartmann Wunderer, Tondokumente, in: ~Hans-Jürgen Pandel/Gerhard Schneider (Hrsg.), Handbuch Medien im Geschichtsunterricht, Schwalbach/Ts. ^^5^^2010, S. 500-514.
ein Instrument zur Ablaufsteuerung in Entscheidungsprozessen bei schriftlicher Vorgangsbearbeitung und damit in der Regel eine schriftliche Weisung oder Erledigungsanordnung. Sie wird schriftlich auf dem [[Dokument]] angebracht und bei elektronischen Unterlagen als Metadatum angehängt. Über Verfügungsketten lässt sich der Bearbeitungsprozess eines Schriftstückes nachvollziehen, womit der Forderung nach Aktenmäßigkeit und Schriftlichkeit von Verwaltungshandeln Genüge getan wird.
Zum ersten Mal wurde 1808 die V. ausdrücklich als Steuerungsinstrument in Preußen erwähnt (§ 12 der Geschäftsinstruktion für die Regierungen in sämtlichen Provinzen vom 26. Dezember 1808).
Für V. werden in der Regel Abkürzungen verwendet. Beispiele sind die Zuschreibung, die zdA-V. oder die Wiedervorlageverfügung (WV). Der Bearbeiter dokumentiert die Erledigung einer V. durch einen [[Vermerk]] oder Abzeichnung mit seiner Paraphe und dem Datum. Zudem wird der Begriff V. auch in anderer Bedeutung verwendet. So wird die Weisung einer übergeordneten Behörde an eine nachgeordnete als V. bezeichnet. Gemäß Verwaltungsverfahrensgesetz ist die V. die Anweisung einer Behörde nach außen in Form eines Bescheids, also ein Verwaltungsakt. V. sind verbindlich für die Empfänger (Gebot/Verbot). Man unterscheidet hier zwischen Einzel- und Allgemeinverfügung. Diese Begriffsverwendung entstand im 19. Jahrhundert und löste Begriffe wie Reskript oder Dekret ab.
Literatur:
Jörn Eckert, Verfügung, in: Handwörterbuch zur deutschen Rechtsgeschichte 5 (1998), S. 719-721; Peter Eichborn/Peter Friedrich (Hrsg.), Verwaltungslexikon, ~Baden-Baden ^^3^^2003; Jacob Grimm/ Wilhelm Grimm, Deutsches Wörterbuch Bd. 25, Leipzig 1956; Heinrich Otto Meisner, Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, Leipzig 1952; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterial für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Angelika ~Menne-Haritz, Geschäftsprozesse der Öffentlichen Verwaltung. Grundlagen für ein Referenzmodell für Elektronische Bürosysteme, Heidelberg 1999 (Schriftenreihe Verwaltungsinformatik 19).
eine knappe, schriftliche, meist abgekürzte Notiz oder Anmerkung auf eingehenden, internen und ausgehenden Schriftstücken. Bei elektronischen [[Dokumenten|Dokument]] wird der V. als Metadatum angehängt. In Behördensphäre und Aktenkunde dient der V. der Nachvollziehbarkeit von Verwaltungshandeln.
Zweck der Bearbeitungsvermerke ist in der behördlichen Verwendung und aktenkundlichen Untersuchung die Nachweisbarkeit der Bearbeitung und die Nachvollziehbarkeit des [[Geschäftsganges|Geschäftsgang]].
Besonders vielfältig und gut aufgearbeitet ist die Verwendung von Bearbeitungsvermerken im [[Geschäftsgang]] der mittelalterlichen Kanzlei des Papstes. Auch im neuzeitlichen Aktenwesen werden seit der Entstehung von [[Akten|Akte]] V. verwendet. Diese Entwicklung beginnt im 14. und 15. Jahrhundert und findet ihre volle Ausbildung im 18. Jahrhundert. Bis ins 19. Jahrhundert wird hierbei auch die lateinische Sprache verwendet. Mit der Büroreform im 20. Jahrhundert scheint in einzelnen Verwaltungszweigen die Verwendung von V. abgebaut worden zu sein.
Daneben existiert die begriffliche Sonderform des Aktenvermerks. Ein Aktenvermerk ist ein internes Verwaltungsschriftstück ohne Weisungs- oder Entscheidungscharakter, das nach dem Prinzip der Schriftlichkeit des Verwaltungshandelns über Nichtschriftliches informiert oder einen Sachstand unter bestimmten Aspekten zusammenfasst. Anlass kann beispielsweise die Verschriftlichung einer mündlichen Erledigung sein
Literatur:
Thomas Frenz, Papsturkunden des Mittelalters und der Neuzeit, Stuttgart 2000 (Historische Grundwissenschaften in Einzeldarstellungen 2); Michael Hochedlinger, Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, Wien/München 2009; Jürgen Kloosterhuis, Amtliche Aktenkunde der Neuzeit. Ein hilfswissenschaftliches Kompendium; in: Archiv für Diplomatik 45 (1999), S. 465-561; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterial für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Gerhard Schmid, Aktenkunde des Staates (Lehrbriefe für das Fachschulfernstudium für Archivare), Potsdam o. J.
Die gegenwärtige Bundes- und Landesgesetzgebung definiert regelmäßig den Begriff der V. in Sicherheitsüberprüfungsgesetzen, wonach V. Tatsachen, Gegenstände oder Erkenntnisse sind, die aufgrund eines öffentlichen Interesses, nach einer Einstufung in eine Geheimhaltungsstufe (Klassifizierung) nicht der Allgemeinheit, sondern nur einem besonders privilegierten Personenkreis zugänglich sind.
Der Rechtsbegriff V. begegnet erstmals 1935. Es werden gegenwärtig, abhängig vom Grad der Schutzbedürftigkeit der V., vier unterschiedliche Geheimhaltungsstufen unterschieden: 1. streng geheim (~VS-Str. Geh.); 2. geheim (~VS-Geh.); 3. [[Verschlusssache]] – vertraulich (~VS-Vertr.); 4. [[Verschlusssache]] – nur für den Dienstgebrauch (~VS-NfD). Die Einstufung von V. erfolgt durch Vertreter einer Behörde, die eine besondere Sicherheitsüberprüfung durchlaufen haben, aufgrund von Verschlusssachenanweisungen, basierend auf Sicherheitsüberprüfungsgesetzen auf Bundes- bzw. Landesebene und kann – etwa bei Abgabe an Archive – geändert oder aufgehoben (Deklassifizierung) werden.
V. sind gemäß § 2 Abs. 1 ~BArchG [[anbietungspflichtig|Anbietung (-spflicht)]]. Im Zuge der Übernahme von V. ist die anbietende Behörde zur Prüfung der V.-Einstufung verpflichtet. Regelungen für die Übernahme von V. bestehen gegenwärtig nur beim Bundesarchiv und dem Landesarchiv ~Baden-Württemberg – dort bestehen eigene Verschlusssachenarchive. Die Verwahrung von V. in (staatlichen) Archiven unterliegt strengen Bedingungen. V. müssen in besonders gesicherten Bereichen aufbewahrt werden – den Verwahrgelassen oder V.-magazinen, bzw. Geheimarchiven. Für V. der untersten Stufe (~VS-NfD) gelten im Archiv keine besonderen Regelungen. Für alle übrigen V. müssen, wie in Behörden, die mit allen archivalischen/archivischen Fachfragen betrauten Mitarbeiter einen besonderen Sicherheitsstatus erwerben (Sicherheitserklärung, Sicherheitsüberprüfung). Eine Änderung oder Aufhebung der Einstufung von V. im Archiv ist weiter nur durch die abgebende Behörde und nicht durch Archivare möglich. Die Einsicht in V. im Archiv ist [[Benutzern|Benutzung]] nicht generell verwehrt. V. sind Benutzern entweder unter der Voraussetzung der Deklassifizierung durch die abgebende Stelle und/oder einer erfolgreichen Sicherheitsüberprüfung des Benutzers zugänglich. Ausnahmen hiervon bilden V. von Rechtsvorgängern der Bundesrepublik oder ihren Teilen, die – von Einzelfällen abgesehen, in denen eine erneute Einstufung durch Behörden der Bunderepublik Deutschland erfolgte – frei zugänglich sind.
[[Verschlusssache]], die (engl.: classified document, ~ material, ~ information, ~ matter; frz.: affaire interne, information protégée, renseignement protégé; span.: información clasificada; russ.: cекретны документ)
Hermann Kinne
Literatur:
Markus Hasterok, Umgang mit Verschlusssachen (VS) im Archiv in: Dominik Haffer (Hrsg.), „The Hitchhiker’s Guide to the Archival World.“ Räume und Grenzen der Archivwissenschaft. Ausgewählte Transferarbeiten des 45. und 46. Wissenschaftlichen Lehrgangs an der Archivschule Marburg, Marburg 2014 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 58), S. 11-45. (mit Verweis auf die einschlägigen Gesetze und maßgebliche Literatur); Jens Niederhut / Uwe Zuber (Hrsg.), Geheimschutz transparent? Verschlusssachen in staatlichen Archiven, Essen 2010; ~Klaus-Volker Gießler, Verschlußsache im Spannungsfeld zwischen Sicherheit und Forschungsfreiheit – Erfahrungen aus dem Bundesarchiv, in: Klaus Oldenhage (Hrsg.), Archiv und Geschichte. FS für Friedrich P. Kahlenberg, Düsseldorf 2010, S. 376; Siegfried Becker, Klaus Oldenhage, Bundesarchivgesetz. Handkommentar, ~Baden-Baden 2006; Udo Schäfer, Rechtsvorschriften über Geheimhaltung sowie Berufs- und besondere Amtsgeheimnisse im Sinne der Archivgesetze des Bundes und der Länder – Grundzüge einer Dogmatik, in: Rainer Polley (Hrsg.), Archivgesetzgebung in Deutschland - Ungeklärte Rechtsfragen und neue Herausforderungen. Beiträge des 7. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg 2003, (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 38), S. 39-69, bes. S. 57ff.
Das Signieren sowie formale und inhaltliche Beschreiben von Archivalien in einem Hilfsmittel zu ihrer Wiederauffindung und [[Benutzung]].
Beim V. erhält jede zu verzeichnende Archivalie, z.B. eine Urkunde, [[Akte]], Karte etc., als Verzeichnungseinheit eine Signatur, durch die sie eindeutig identifiziert und unter der die jeweilige Verzeichnungseinheit in einem Hilfsmittel nachgewiesen wird. Derartige Hilfsmittel sind vor allem Findbücher (handschriftlich, maschinenschriftlich oder gedruckt) und Datenbanken. In ihnen erfolgt außerdem die i.d.R. systematische Beschreibung der Verzeichnungseinheit, die immer aus einem Titel und dem Entstehungszeitpunkt oder -zeitraum (Laufzeit) der Verzeichnungseinheit besteht. Meist kommt eine weitergehende inhaltliche Beschreibung durch einen [[Enthält-Vermerk]] und ggf. weitere Informationen hinzu. Die formale Beschreibung umfasst u.a. Größe, Umfang, Gestaltung, Überlieferung und Erhaltungszustand der Verzeichnungseinheit. Je ausführlicher die Beschreibung der Verzeichnungseinheit geschieht, desto größer ist deren Verzeichnungstiefe.
In der Regel erfolgt auf das V. mehrerer, zu einem [[Bestand]] gehöriger Verzeichnungseinheiten deren Ordnung (vgl. [[Bärsches Prinzip]]). Aus diesen beiden Arbeitsschritten, ggf. ergänzt durch weitere, besteht die Erschließung eines Bestandes.
In Meisners „Archivischer Berufssprache“ (S. 274) wird die Verzeichnung noch nicht als eigenständige archivische Tätigkeit definiert, sondern als Teil der „Ordnungsarbeiten“ an einem [[Bestand]] begriffen. Die Verzeichnung aufzuhebender Archivalien in einem [[Findbuch]] nennt Meisner „Repertorisierung“, ihre Verzeichnung in einem Namen- und Sachweiser „Indizierung“. Die Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der DDR belegen und verdeutlichen die veränderte Auffassung vom V. als ein wesentlicher, vom [[Ordnen]] abzugrenzender Teil der Erschließungsarbeiten, wie sie auch heute im deutschen Sprachraum noch Gültigkeit hat. Im Englischen entspricht der Begriff description weitgehend der Verzeichnung.
Dominik Kuhn
Literatur:
Heinrich Otto Meisner, Archivische Berufssprache, in: Archivalische Zeitschrift 42/43 (1934), S. 260-280; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006.; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich, Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR Berlin 1979; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der DDR, Berlin 1964.
In der Terminologie der öffentlichen Verwaltung wird der Begriff in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet: In der so genannten Prozesssicht bezeichnet der V. die konkrete Einzelmaßnahme einer Behörde, in der Objektsicht die darauf bezogenen [[Dokumente|Dokument]]. Seit der Einführung von elektronischen Vorgangsbearbeitungssystemen in Behörden gewinnt diese Differenzierung an Gewicht. Synonym für den prozessbezogenen Vorgangsbegriff wird der Begriff „Workflow“ verwendet, für den objektbezogenen oft irrtümlich der Begriff [[Akte]].
Seine historischen Wurzeln hat der V. als Form der schriftlichen Verwaltungsarbeit in der Kollegialität der Verwaltung des 18. Jahrhunderts. In der damals in ihren zentralen Elementen noch vorrangig mündlich geprägten Verwaltungsform begann sich mit der Herausbildung von Zuständigkeiten bei den Ratsmitgliedern und der Nutzung von [[Verfügungen|Verfügung]] fortschreitend die Form des Einsatzes von Schriftlichkeit und damit der V. zu entwickeln.
In der Prozesssicht wird der Begriff V. als konkrete Einzelmaßnahme (Geschäftsvorfall) einer Organisation im Rahmen der Umsetzung ihrer Aufgaben verwendet, als kleinste operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme mit einem abgeschlossenen, maßnahmenbezogenen Arbeitsergebnis. Es handelt sich also um eine Folge von Bearbeitungsschritten (z.B. Nachweis des Posteingangs, Mitzeichnung), die von einem Bearbeiter oder mehreren Bearbeitern in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.
In der Objektsicht bezeichnet V. Dokumente in Papierform als auch in elektronischer Form, die bei einer Einzelmaßnahme einer Organisation angefallen und gemeinsam und chronologisch geordnet abgelegt sind. Ein V. ist ein Gliederungselement der Aktenbildung. Es handelt sich hierbei um die „unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft“ (Schatz, Behördenschriftgut) und damit die unterste Stufe der Aktenbildung. Der V. kann aus einem einzigen Schriftstück bestehen, aber auch, abhängig von Umfang und Bearbeitungsdauer einer Angelegenheit, mehrere Aktenordner umfassen. Der V. ist die Zusammenfassung eines Eingangs und der Folgeschriftstücke bis zur Büroverfügung, die den Geschäftsvorfall abschließt. In der Regel steht am Anfang eines V.es ein eingehendes Schreiben oder ein [[Vermerk]], dem Entwürfe ausgehender Schreiben oder weitere interne Schriftstücke folgen, die sich klar ersichtlich auf die bereits vorhandenen Schriftstücke beziehen.
Literatur:
Oliver Berndt, ~Dokumenten-Management-Systeme. Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied/Kriftel/Berlin 1994; ~KBSt (Hrsg.), ~DOMEA-Konzept. Organisationskonzept 2.1. Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ~IT-gestützten Geschäftsgang (Schriftenreihe der ~KBSt Bd. 61), Berlin 2005; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, München ^^2^^2000 (Schriften des Bundesarchivs 43); Ildiko Knaack, Handbuch ~IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung. Grundlagen und ~IT-organisatorische Gestaltung des Einführungsprozesses, ~Baden-Baden 2003; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Angelika ~Menne-Haritz, Was ist der Vorgang und was steckt dahinter? Paradoxien im Entscheidungsprozeß der Verwaltung, Antrittsvorlesung im Wintersemester 1998/99, Speyer 1999 (Speyerer Vorträge 49); Rudolf Schatz, Behördenschriftgut. Aktenbildung, Aktenverwaltung, Archivierung, Boppard 1961 (Schriften des Bundesarchivs 8); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979.
siehe [[Vorgangsbearbeitungssystem]]
ein ~IT-System bzw. eine Softwarelösung, die mit dem Ziel eingesetzt wird, Geschäftsvorfälle vom Beginn der Bearbeitung bis zu ihrem Abschluss ~IT-gestützt bearbeiten und elektronisch dokumentieren zu können. Im Ergebnis der elektronischen Vorgangsbearbeitung entstehen – analog zur konventionellen, d.h. papiergestützten Vorgangsbearbeitung – idealerweise Vorgänge bzw. [[Akten|Akte]].
Die Einführung elektronischer V. kann als Reaktion auf das Eindringen elektronischer Kommunikations- und Verfahrensformen in die öffentliche Verwaltung im Zuge von Rationalisierungsbemühungen verstanden werden. Konzeptionelle Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung gehen in die zweite Hälfte der 1990er Jahre zurück. Die Einführung von V. setzte in der öffentlichen Verwaltung nach der Verabschiedung eines Projekts zur Einführung von V. in der Bundesverwaltung durch das Bundeskabinett 1996 ein. 1997 wurden die standardmäßigen Anforderungen an Vorgangsbearbeitungssysteme im DOMEA-Konzept definiert. Im selben Jahr begann in einem Pilotprojekt die Einführung des Dokumentenmanagementsystems ~DoRIS im Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen, 2003 folgte unter dem Namen DOMEA ein Pilotprojekt zur elektronischen Vorgangsbearbeitung im Bundesministerium der Finanzen. Entgegen der Erwartungen der früheren Jahre sind die Verwaltungen der Bundesrepublik, sei es auf Bundes-, Länder- oder kommunaler Ebene, bis zum heutigen Tag von einer flächendeckenden elektronischen Vorgangsbearbeitung jedoch noch weit entfernt.
Bis zur vollständigen Umstellung auf elektronische Vorgangsbearbeitung in den Verwaltungen entstehen oftmals hybride Formen, d.h. aus Papier- und elektronischen Dokumenten bestehende Unterlagen. Bis dahin dienen V. nicht zuletzt dazu, zumindest die vollständige elektronische Dokumentation der entstehenden Unterlagen zu gewährleisten.
Neben den Dokumenten selbst, die die Bearbeitung auslösen oder die im Laufe der Bearbeitung entstehen, bilden V. auch die im Laufe des Bearbeitungsprozesses durch die Bearbeiter erfolgten Bearbeitungsschritte als Metainformationen elektronisch ab. Diese informieren etwa über den Stand der Bearbeitung und die weitere Verfahrensweise (Bearbeitungs- und Geschäftsgangsvermerke) oder sie enthalten die Unterschriften der Bearbeiter oder Beteiligten (Zeichnungen, Mitzeichnungen und Kenntnisnahmen). Im Unterschied zu Dokumentenmanagementsystemen wird im Rahmen der elektronischen Vorgangsbearbeitung über die Dokumentation der Unterlagen hinaus die Abfolge der einzelnen Bearbeitungsschritte innerhalb des Geschäftsgangs (Workflow) elektronisch gesteuert.
Literatur:
Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (BBB) (Hrsg.), Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Eine Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs, Sonderdruck der Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, Köln ^^2^^2005; Andrea Hänger u.a., Vorgangsbearbeitungssysteme in Bundesministerien, Koblenz 2006 (Materialien aus dem Bundesarchiv, Heft 18); Andrea Hänger, Der Stand der Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung in den Bundesbehörden, in: Alexandra Lutz (Hrsg.), Zwischen digital und analog. Schriftgutverwaltung als Herausforderung für Archive, Marburg 2009, S. 157-170 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg; 49); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.
[[Dokument]] oder [[Vorgang]] der für eine gegebene Behörde von keinem oder nur sehr untergeordnetem Interesse ist und daher von einer dazu berechtigten Person durch Anbringen einer entsprechenden [[Verfügung]] als W. eingestuft und nach Ablauf einer bestimmten, in der Regel ein Jahr dauernden Frist ohne weitere Prüfung vernichtet werden kann. W.n müssen folglich dem zuständigen Archiv nicht zur Übernahme angeboten werden. Die Einstufung als W. ist ein Instrument der [[Schriftgutverwaltung]], das typischerweise in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt wird.
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, ^^3^^2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.
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Z. bezeichnet eine in einem einmaligen [[Vorgang]] als Ergebnis einer Bewertung in ein Endarchiv übernommene abgeschlossene Gruppe von Unterlagen derselben [[Provenienz|Provenienzprinzip]], welche physisch wie rechtlich in den Besitz eines Archivs transferiert wird. Der Abschluss des Vorgangs wird durch die Vergabe einer Zugangsnummer dokumentiert.
Ein Z. kann auf verschiedene Arten in ein Archiv gelangen, z.B. als [[Schenkung]], [[Depositum]], Kauf oder [[Nachlass]]. Ist ein Archiv für die Betreuung staatlicher oder kommunaler Behörden zuständig, kann ein Z. Endprodukt einer gesetzlich geregelten [[Anbietung|Anbietung (-spflicht)]] [[auszusondernder|Aussonderung]] Unterlagen dieser Behörden sein. Er besteht in diesem Fall aus denjenigen Unterlagen, welche im Rahmen der Bewertung durch den Facharchivar als überlieferungswürdig eingestuft und zur Übernahme gekennzeichnet werden. Endgültig zum Z. werden die Unterlagen allerdings erst dann, wenn das Archiv nicht nur die physische (z.B. durch Verbringung in ein Magazin), sondern auch die intellektuelle (durch die Vergabe einer Zugangsnummer und die Aufnahme rudimentärer Informationen über Ursprung und Inhalt) Kontrolle über die Unterlagen erlangt hat.
Die Kennzeichnung einer Gruppe von Unterlagen als Z. dient als Zwischenschritt zwischen Übernahme und [[Verzeichnung|Verzeichnen]]. Während sie einerseits eine erste Lagerung und möglicherweise inhaltliche [[Nutzung|Benutzung]] der Unterlagen ermöglicht, verhindert sie gleichzeitig Ihre Vermengung mit bereits vorhandenen Beständen und damit die Auflösung des sachlichen Zusammenhangs der übernommenen Materialien.
Z. im hier definierten Sinne darf nicht mit Z. im Sinne von Zugänglichkeit verwechselt werden, da dieser nicht die physisch fassbaren Unterlagen, sondern die Möglichkeit der Einsicht in diese bezeichnet.
Literatur:
Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2006, ND 2011, S. 106; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008, S. 141; Richard ~Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago 2005, S. 3f.
Ein Z. ist ein vorübergehender Lagerungsort für Unterlagen, die von der Verwaltung nicht mehr ständig benötigt werden, deren [[Aufbewahrungsfrist]]en aber noch nicht abgelaufen sind. Es ist räumlich, oder auch nur organisatorisch, Teil des Archivs, in dem die Unterlagen später endgültig verwahrt werden, dem sogenannten Endarchiv.
Für die Verwaltung schafft das Z. eine Entlastung ihrer [[Registratur]]en, es ersetzt die Altregistratur und bietet den Unterlagen durch sachgemäße Lagerungsbedingungen frühzeitig Schutz vor Licht, Feuchtigkeit und ungünstiger Temperatur. Eine schnelle und einfache Rückleihe ermöglicht der Verwaltung zudem den permanenten Zugriff auf ihre Unterlagen. In einigen Fällen ist das Z. auch für die Erarbeitung und Durchsetzung einheitlicher Ordnungen des Schriftguts zuständig ([[Behördenberatung]]).
Aus Sicht des Endarchivs fördert die Führung eines Z. die regelmäßige und vollständige Abgabe aller anzubietenden Unterlagen. Außerdem ermöglicht es den Archivaren eine frühzeitige und konzentrierte Bewertung, orientiert an der Gesamtüberlieferung eines Registraturbildners. Im Z. bleiben die Unterlagen Eigentum der Registraturbildner. Erst mit Ablauf der [[Aufbewahrungsfrist]] erfolgt eine Umwidmung: Unterlagen, die als [[archivwürdig|Archivwürdigkeit (-reife)]] beurteilt wurden, gehen als Archivgut in das Eigentum des Archivs über, sie werden in das Endarchiv zur dauerhaften Aufbewahrung verbracht. Nicht-archivwürdige Unterlagen werden bereits im Z. vernichtet ([[Kassation]]).
Z.e gibt es auf staatlicher Ebene bei mehreren Landesarchiven; die Z.e des Bundes sind die größten derartigen Einrichtungen. Sie entwickelten sich in den 1960er Jahren vor dem Hintergrund einer rasanten Zunahme des Verwaltungsschriftguts, die die Registraturen der obersten Bundesbehörden vor organisatorische Schwierigkeiten stellte. Zugleich war das Bundesarchiv angesichts des massenhaften Anfalls von [[Akte]]n immer weniger in der Lage, seine Bewertungsentscheidungen in den einzelnen Registraturen zu treffen. Die Z.e des Bundes haben ihren Standort in St. ~Augustin-Hangelar, in Hoppegarten bei Berlin (je nach Sitz der Organisationseinheiten in Bonn oder Berlin) und in Freiburg (für das Bundesministerium der Verteidigung mit Geschäftsbereich). Am Z.-verfahren nehmen nur die obersten Bundesbehörden teil.
Auf kommunaler Ebene existieren mehrere Z.e, eines der bekanntesten und ältesten ist das Z. der Stadt Mannheim, das 1966 errichtet wurde.
Im Ausland werden Zwischenarchive z.T. als „Limbo“ (Vorhölle) bezeichnet. In der DDR wurde 1951 zentral die Einführung sogenannter „Verwaltungsarchive“ angewiesen. Sie erfüllten für einen oder mehrere Registraturbildner Z.-funktionen, blieben aber organisatorisch Bestandteil der jeweiligen Behörden, Wirtschaftsorgane oder wissenschaftlichen Einrichtungen. Die Fachaufsicht über die Verwaltungsarchive lag jedoch bei der Staatlichen Archivverwaltung und den jeweils zuständigen Staatsarchiven. Der einmal festgelegte archivische Wert des Schriftguts eines Verwaltungsarchivs bestimmte darüber, ob seine Akten überhaupt dem Endarchiv zur abschließenden Bewertung angeboten wurden. War dies nicht der Fall, so diente das Verwaltungsarchiv nur der Aufbewahrung der Unterlagen bis zum Ablauf der [[Aufbewahrungsfrist]], danach wurden sie vollständig vernichtet.
Mirjam Sprau
Literatur:
Botho Brachmann, Archivwesen der Deutschen Demokratischen Republik. Theorie und Praxis, Berlin 1984; Irmtraut ~Eder-Stein/Gerhard Johann, Das ~Bundesarchiv-Zwischenarchiv. Aufgaben, Funktion und Unterbringung, in: Der Archivar 32 (1979), Sp. 291-300; I. ~Eder-Stein, Praktische Erfahrungen mit dem Bundesarchiv – Zwischenarchiv, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 13 (1980), S. 43-46; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt ^^8^^2010; ~Franz-Josef Jakobi/Hannes Lambacher, Auf dem Weg zum Zwischenarchiv? Zur Zusammenarbeit zwischen Archiv und kommunalen Dienststellen – Ein Diskussionsbeitrag, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 32 (1990), S. 20-27; Volker Jäger, Ein Zwischenarchiv der sächsischen Landesverwaltung im Kontext von Immobilienmanagement und archivischen Fachaufgaben, in: Archive im gesellschaftlichen Reformprozess. Referate des 74. Deutschen Archivtags 2003 in Chemnitz, Siegburg 2004 (Der Archivar Beiband 9), S. 181-188; Friedrich P. Kahlenberg, Das Zwischenarchiv des Bundesarchivs. Institution zwischen Behörde und Archiv, in: Archivalische Zeitschrift 64 (1968), S. 27-40; Lexikon Archivwesen der DDR. Hrsg. von der Staatlichen Archivverwaltung des Ministerium des Innern der DDR, Berlin 1979; Angelika ~Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg ^^3^^2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20); Ulrich Nieß, Das Mannheimer Zwischenarchiv. Eine Bilanz der ersten dreißig Jahre, in: Robert Kretzschmar (Hrsg.), Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen. Zur Praxis der archivischen Bewertung in ~Baden-Württemberg, Stuttgart 1997 (Werkhefte der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg A 7), S. 137-159; Brigitta Nimz, Archivische Erschließung, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster 2004, S. 97-125; H.-D. Oppel, Das Zwischenarchiv in der kommunalen Verwaltung – Praktische Erfahrungen und Probleme am Beispiel Bocholt, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 13 (1980), S. 27-36; Beatrix Pusch, Die Funktion eines größeren Zwischenarchivs am Beispiel der Kreisverwaltung Soest, in: Rickmer Kießling (Hrsg.), Übernahme und Bewertung von kommunalem Schriftgut, ~Datenmanagement-Systeme, Münster 2000 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 12), S. 31-38; Matthias Rest, Die Zwischenarchive des Bundes im Spannungsfeld zwischen Sicherung und Nutzung, in: Archive und Forschung. Referate des 73. Deutschen Archivtags 2002 in Trier, Siegburg 2003 (Der Archivar Beiband 8), S. 205-219; Kerstin Risse, Schriftgutverwaltung und Archivierung in ~DDR-Ministerien – Anspruch und Realität der Verwaltungsarchive, in: Irmgard Christa Becker/Volker Hirsch/Annegret ~Wenz-Haubfleisch (Hrsg.), Neue Strukturen – bewährte Methoden? Was bleibt vom Archivwesen der DDR. Beiträge zum 15. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2011 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 53), S. 265-290; Uwe Schaper, Endarchiv und Zwischenarchiv – zwei Rechtskreise, in: Brandenburgische Archive. Mitteilungen aus dem Archivwesen des Landes Brandenburg 10 (1997), S. 17-19; Rudolf Schatz, Niemandsland zwischen Behörden und Archiven (England – Frankreich – Deutschland), in: Archivalische Zeitschrift 62 (1966), S. 66-86; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich, Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; R. Stahlschmidt, Praktische Erfahrungen des Ministerialarchivs ~Nordrhein-Westfalen zum Problemkreis der Zwischenarchivierung, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 13 (1980), S. 37-42; Harald Stockert, Zwischenarchiv als strategische Chance für die archivische Zukunft im digitalen Zeitalter, in: Archive im gesellschaftlichen Reformprozess. Referate des 74. Deutschen Archivtags 2003 in Chemnitz, Siegburg 2004 (Der Archivar Beiband 9), S. 189-199; Gabriele Viertel, Records Management/Vorfeldbetreuung und Zwischenarchiv – Überforderung oder Arbeitsgrundlage?, in: Brigitta Nimz (Hrsg.), Aufgaben kommunaler Archive – Anspruch und Wirklichkeit, Münster 1997 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 9), S. 35-45; Wolfram Werner, Das Zwischenarchiv des Bundesarchivs in Hangelar, eine finale Erfolgsstory? Polemische Bemerkungen zum Thema „Mit Defiziten leben“, in: Mitteilungen aus dem Bundesarchiv 2 (1994), H. 1, S. 22-25; Wolfram Werner, Zwischenarchiv ~Dahlwitz-Hoppegarten für die Akten der obersten Bundesbehörden im Großraum Berlin, in: Mitteilungen aus dem Bundesarchiv 5 (1997), H. 3, S. 42-45.
ein Verfahren bzw. Konzept zur elektronischen Signierung von Dokumenten, das auf kryptographischen Techniken beruht. Die d.S. kann die eigenhändige Unterschrift als Beglaubigungsmittel bei elektronischen Dokumenten ersetzen. In der Literatur wird die d.S. fälschlicherweise häufig mit der elektronischen Signatur gleichgesetzt, wobei die d.S. ein technisches Verfahren beschreibt, während es sich bei der elektronischen Signatur um einen weiter gefassten Rechtsbegriff handelt.
Die d.S. basiert auf einem Verschlüsselungsverfahren, das die Sicherheit der elektronischen Signatur gewährleistet. Nach heutigem Wissensstand sind asymmetrische Kryptographieverfahren die einzige Technologie, die die im deutschen Signaturgesetz von 2001 geforderte Sicherheit gewährleistet. Kennzeichnend dafür ist, dass der Signatar ein weltweit einmaliges Schlüsselpaar generiert, dessen einer Schlüssel geheim, der andere Schlüssel öffentlich ist. Mit Hilfe des so genannten Hash-Verfahrens wird der Bit-String des zu signierenden Dokuments auf einen charakteristischen Wert komprimiert. Dass bedeutet, dass ein einer Quersumme ähnlicher Wert ermittelt wird, der als Hash-Wert bezeichnet wird. Dieser Wert ist wie ein Fingerabdruck für das elektronische [[Dokument]]. Dieser Fingerabdruck wird mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt und dem Dokument beigefügt. Sowohl das Dokument, als auch die Signatur und der öffentliche Schlüssel werden an den Empfänger geschickt. Der Empfänger überprüft die Signatur, indem er mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels erneut den Hash-Wert des Dokuments errechnet. Wenn die Hash-Werte, die mit Hilfe des geheimen und des öffentlichen Schlüssels gebildet wurden, übereinstimmen, ist sichergestellt, dass das Dokument sicher und integer ist. Den öffentlichen Schlüssel kann sich der Empfänger vom Absender schicken lassen, aber er kann ihn sich auch von einem so genannten vertrauenswürdigen Dritten geben lassen.
Literatur: Puppel, Pauline, Überlegungen zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente. Der elektronische Rechtsverkehr in der Fachgerichtsbarkeit von Rheinland-Pfalz, Koblenz 2007; Puppel, Pauline, Zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente, in: Archivalische Zeitschrift 89 (2007), S. 345-368; Schäfer, Udo, Authentizität. Elektronische Signaturen oder Ius Archivi?; in Ders. / Rainer Hering (Hrsg.): Digitales Verwalten – Digitales Archivieren, Hamburg 2004, S. 13-31.
elektronische Daten, die mit anderen elektronischen Informationen wie Daten, Datenbanken, Dokumenten oder Registern verknüpft werden, und die dazu dienen, den Unterzeichner bzw. Urheber eines elektronischen Dokuments zweifelsfrei zu identifizieren sowie die Vollständigkeit und Unverfälschtheit der elektronischen Informationen zu gewährleisten. Die e.S. bildet damit ein Äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift im konventionellen Schriftverkehr und ist vom Gesetzgeber unter bestimmten Voraussetzungen – die in der Regel mit dem Vorliegen bestimmter Sicherheitsvorkehrungen erfüllt sind – als solches anerkannt.
Der Begriff der e.S. ist in der Europäischen Signaturrichtlinie 1999/93/EG als Rechtsbegriff eingeführt worden. Der in der Vergangenheit oft synonym gebrauchte Begriff der digitalen Signatur ist dagegen deutlich enger gefasst und bezeichnet nur ein ganz bestimmtes technisches Verfahren bzw. Konzept zur elektronischen Signierung, das auf mathematischer Verschlüsselung beruht. Als Rechtsbegriff umfasst die e.S. verschiedene Methoden zur Authentifizierung und Integritätssicherung elektronischer Dokumente. Er ist vom Gesetzgeber bewußt sehr weit gefasst worden, um die e.S. nicht an eine bestimmte Technologie zu koppeln und sich zukünftigen Technologien nicht zu verschließen. Im nationalen Recht ist er inzwischen durch das Gesetz über die Rahmenbedingungen elektronischer Signaturen (SigG) vom 16. Mai 2001 verankert worden.
E.S. lassen sich in verschiedenen Ausprägungen erzeugen, denen im deutschen Signaturgesetz bestimmte Stufen der Rechtssicherheit zugeordnet sind. Das deutsche Signaturgesetz unterscheidet in dieser Hinsicht drei Sicherheitsstufen, nämlich die einfache, fortgeschrittene, und die qualifizierte e.S.. Eine vierte, im Gesetz nur implizit erwähnte Form der e.S. stellen jene qualifizierten e.S. dar, die durch einen geprüften und akkreditierten Anbieter vergeben worden sind. Mit ihnen ist die vierte und zurzeit höchste Sicherheitsstufe der e.S. erreicht.
Literatur: Grundlagen der elektronischen Signatur, hrsg. vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik, 2008, unter: http://www.bsi.bund.de > Themen > Elektronische Signatur > Rechtliche Rahmenbedingungen (21.9.2010); Kunstein, Florian, Die elektronische Signatur als Baustein der elektronischen Verwaltung. Analyse des rechtlichen Rahmens elektronischer Kommunikation im Verwaltungsverfahren unter besonderer Berücksichtigung der Kommunalverwaltung, Berlin 2005, unter: http://www.jurawelt.de/sunrise/media/mediafiles/13757/tenea_juraweltbd88_kunstein.pdf (21.9.2010); Puppel, Pauline, Überlegungen zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente. Der elektronische Rechtsverkehr in der Fachgerichtsbarkeit von Rheinland-Pfalz, Koblenz 2007; Puppel, Pauline, Zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente, in: Archivalische Zeitschrift 89 (2007), S.345-368; Schäfer, Udo, Authentizität. Elektronische Signaturen oder Ius Archivi?, in: Ders. / Rainer Hering (Hrsg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren, Hamburg 2004, S.13-31; Signaturgesetz (SigG), unter: http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/sigg_2001/gesamt.pdf (12.9.2010), Signaturverordnung (SigV), unter: http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/sigv_2001/gesamt.pdf (21.9.2010).
Gesamtheit aller Tätigkeiten, die auf die „werbende Selbstdarstellung“ (Booms, 17) eines Archivs in der Öffentlichkeit zielen. Externe Ö. richtet sich an eine historisch interessierte Öffentlichkeit, in der sowohl Geschichtskenntnisse und Geschichtsbewusstsein, als auch Kenntnisse über Bestände, Kompetenzen und Tätigkeitsfelder eines Archivs verbreitet werden sollen. Interne Ö. richtet sich an den Archivträger bzw. die abgebenden Stellen und dient der Verbesserung des Verhältnisses zwischen [[Archiv]] und übriger Verwaltung.
Der Gedanke an eine historisch interessierte Öffentlichkeit spielte in den Archiven erst seit der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts eine bedeutendere Rolle, als sich ein breiteres Bewusstsein dafür auszuprägen begann, dass Archive nicht nur für wissenschaftliche, sondern auch private Forschungen zugänglich sein sollten. Mit den ersten Dauerausstellungen Ende des 19. und Anfang des 20. Jahrhunderts entstanden erste Ansätze externer Ö. Gemäß der engen Verbindung von historischem und archivarischem Arbeiten präsentierte man darüber hinaus vor allem eigene Forschungsarbeiten und Veröffentlichungen. In den späten 1960er Jahren wurde verstärkt die historische und politische Verantwortung der Archivare reflektiert und die Vermittlung von Wissen über das eigene Arbeiten an eine breite Öffentlichkeit zunehmend als Teil der eigenen Aufgabe verstanden.
In der archivfachlichen Diskussion wird im Zusammenhang mit dem archivarischen Berufsbild bis heute darüber debattiert, welchen Umfang Ö. im archivischen Arbeitsalltag einnehmen sollte. Während die kommunalen Archive Ö. seit den 1960er Jahren als integralen Bestandteil der Fachaufgaben verstehen, geht die generelle Richtung der Diskussion im staatlichen Archivwesen derzeit dahin, Ö. neben Bewertung, [[Erschließung|Erschließen]], [[Bestandserhaltung]] und [[Bereitstellung]] für die [[Benutzung]] als eine weitere archivische Kernaufgabe zu begreifen.
Unabhängig von allen Fachdiskussionen sind die meisten Archive auf dem Gebiet der Ö. tätig. In der Praxis hängen Umfang und Form der Ö. von der Art des Archives, seiner Beständestruktur, dem Selbstverständnis der Mitarbeiter, dem Standort, dem bereits vorhandenen kulturellen Umfeld, den Räumlichkeiten, den personellen und finanziellen Ressourcen sowie den konzeptionellen Vorgaben des Archivträgers ab. Erfolgreiche Ö. setzt darüber hinaus Überlegungen hinsichtlich der konkreten Zielgruppen und deren Nutzungsinteressen voraus.
Externe Ö. kann mit der [[Bereitstellung]] von (Erschließungs-)Informationen (auch durch [[Retrokonversion]] von Findmitteln), Ausstellungen, Vorträgen, Tagen der offenen Tür, Führungen, [[Archivpädagogik]] und Bildungsveranstaltungen wie Kursen oder Tagungen eine Vielzahl von Aktivitäten umfassen. Interne Ö. nimmt mit der Organisation von Führungen, Behördentagen und der [[Bereitstellung]] von Informationen zur [[Schriftgutverwaltung]] und zur Übernahme ebenfalls verschiedene Formen an ([[Behördenberatung]]).
Mit dem Internet, Publikationen, Pressearbeit und Werbung stehen archivischer Ö. verschiedene Medien zur [[Verfügung]]. Der Ausbau digitaler Informationsmöglichkeiten und virtueller Zugänge zu [[Archivgut]] hat im Bereich externer Ö. in den letzten Jahren besondere Bedeutung gewonnen. Durch Zusammenarbeit der Archive untereinander, z. B. im Rahmen von [[Archivportal]]en, oder mit anderen Kultureinrichtungen kann, gerade auch durch ästhetisch ansprechende Präsentationen, besondere Breitenwirkung erzielt werden.
In kulturpolitischer Hinsicht zielt Ö. darauf ab, die Rolle von Archiven als lokal-, regional- oder landesgeschichtlichen Informationsdienstleistern im gesellschaftlichen Bewusstsein zu verankern. Indem durch Ö. [[Benutzung]] ermöglicht und gefördert wird, kommen Archive ihrem Auftrag innerhalb der demokratischen Gesellschaft nach. Gleichzeitig soll die durch Ö. idealerweise erzielte Verbesserung des gesellschaftlichen Images der Archive dazu beitragen, im Wettbewerb mit anderen Kultureinrichtungen um finanzielle und personelle Mittel nicht zu unterliegen.
In der archivwissenschaftlichen Diskussion werden die Begriffe Ö., Historische Bildungsarbeit, Public Relations und Archivmarketing nicht klar voneinander abgegrenzt. Booms zufolge setzte sich im deutschen Archivwesen der Begriff der Ö. gegenüber dem älteren Ausdruck „Public Relations“ durch, da allgemein das „Bedürfnis nach einer marktfernen Bezeichnung“ bestand (Booms, 17). Wenn Ö. seit einigen Jahren im Rahmen des Archivmarketings als wichtiger Pfeiler von Marketingstrategien betrachtet wird, lässt sich dies im Umkehrschluss als Indiz für die Entwicklung hin zu einer „marktnäheren“ Betrachtung des Archivwesens deuten. Historische Bildungsarbeit wird dagegen vielfach als Teilbereich der Ö. verstanden und betont die Rolle von Archiven als Kultureinrichtungen.
Karola Brüggemann
Literatur:
Hans Booms, Öffentlichkeitsarbeit der Archive – Voraussetzungen und Möglichkeiten. Vortrag des 45.
Deutschen Archivtages, in: Der Archivar 23 (1970), Sp. 16-30; Horst Conrad/Gunnar Teske, Archivische Öffentlichkeitsarbeit, in: Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste Fachrichtung Archiv, hrsg. von Norbert Reimann, Münster 2008, S. 265-275; Alexandra Lutz, Vom „bloßen Geklapper“ zur „zwingenden Notwendigkeit“? Eine Untersuchung zu den Formen und den Stellenwert der Öffentlichkeitsarbeit in Staatsarchiven fünf verschiedener Bundesländer und dem Bundesarchiv am Standort Koblenz, <http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/47190/transf_lutz_oeffent.pdf> (10.2.2014); Peter Müller, Zwischen Informationsdienstleistung und Kulturevent. Zur Positionierung der Archive in der Postmoderne, in: Positionierung und Profilierung der Archive neben und mit anderen Kulturinstitutionen. Vorträge im Rahmen des 62. Südwestdeutschen Archivtages am 11. Mai 2002 in Mosbach, hrsg. von Robert Kretzschmar, Stuttgart 2003, S. 79-91; Clemens Rehm, Spielwiese oder Pflichtaufgabe? Archivische Öffentlichkeitsarbeit als Fachaufgabe, in: Archivar 51 (1998), Sp. 205-218; Julia Sobotta, Ausstellungen im Kontext des Archivmarketingkonzepts. Eine Untersuchung der Ausstellungen des Hauptstaatsarchives Stuttgart von 2001 bis 2011, < http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/54077/Transferarbeit2012_Sobotta.pdf> (10.2.2014); Gerhard Taddey, Öffentlichkeitsarbeit – eine Aufgabe der Staatsarchive?, in: Archiv und Öffentlichkeit. Aspekte einer Beziehung im Wandel. Zum 65. Geburtstag von Hansmartin Schwarzmaier, hrsg. von Konrad Krimm und Herwig John, Stuttgart 1997 (Werkhefte der staatlichen Archivverwaltung ~Baden-Württemberg, Serie A, Heft 9), S. 267-274.
Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. (Hrsg.), Archive und Öffentlichkeit. 76. Deutscher Archivtag 2006 in Essen, Neustadt a.d. Aisch 2007.